Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Emlyn Dole (Cyngor Sir Caerfyrddin), y Cynghorydd Rob Steward (Cyngor Abertawe), Mark James (Cyngor Sir Caerfyrddin), Phil Roberts (Cyngor Abertawe) a Jo Hendy (Cyngor Sir Penfro).

Dywedodd y Cadeirydd fod Rheolwr-gyfarwyddwr ERW, Ms Betsan O'Connor wedi ei secondio i Lywodraeth Cymru a diolchodd iddi am ei gwaith.

NEWID TREFN Y MATERION

Cytunodd y Cyd-bwyllgor, ar gais y Cadeirydd, i amrywio trefn y busnes ar yr agenda er mwyn symud Eitem 10 (Cynnig Adolygu a Diwygio ERW) i'w thrafod ar ôl Eitem 6 (Gohebiaeth).

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Mewn perthynas ag Eitem 7 ar yr Agenda - Cyllideb, awgrymodd y Swyddog Monitro y dylid diwygio penderfyniad 7.2, er eglurdeb, i ddarllen fel a ganlyn:

7.2.    “bod penderfyniad ynghylch y camau gweithredu y gellir eu cymryd pe na fyddai Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn talu ei gyfran o'r Cyfraniad Awdurdodau Lleol (£250k) ar gyfer 2018-19 yn cael ei atal am y tro. Nodi sefyllfa Cyngor Castell-nedd Port Talbot."

Yn ogystal, dywedwyd y dylid dileu'r term "Cyfarwyddwr Arweiniol" mewn perthynas â chynrychiolydd CNPT yn Eitem 6.1 er mwyn osgoi dryswch o ran swydd Cyfarwyddwr Arweiniol ERW. [Y cynrychiolydd yw'r Cyfarwyddwr Addysg yn CNPT.]

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Hydref 2018 gan eu bod yn gywir, yn amodol ar y newidiadau uchod.

Cofnod 6.1 - Adolygiadau Llywodraeth Cymru o'r Grant Gwella Addysg a'r Grant Datblygu Disgyblion

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr archwiliad gwerth am arian a gynhaliwyd gan Rod Alcott a gofynnodd a oedd unrhyw adborth ar gael. Yn anffodus nid oedd adborth ar gael gan fod Ruth Conway yn absennol.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd yr eitem yn berthnasol i'r cyfarfod heddiw gan nad oedd diweddariad wedi dod i law.

GR?P CYNGHORWYR - CRAFFU AR ERW

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried llythyr dyddiedig 1 Chwefror 2019 gan y Cynghorydd Alex Thomas, Cadeirydd y Gr?p Cynghorwyr - Craffu ar ERW, a oedd yn rhoi ymatebion i faterion a godwyd yng nghyfarfod y Gr?p Cynghorwyr - Craffu ar ERW ar 10 Ionawr 2019. Nodwyd y cynhaliwyd y cyfarfod ychwanegol hwn er mwyn trafod cynnydd Rhaglen Adolygu a Diwygio ERW a bod Cadeirydd Cyd-bwyllgor ERW, Prif Weithredwr Arweiniol ERW, a Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro ERW wedi cael eu gwahodd. Mynegodd y Cadeirydd ei gwerthfawrogiad i Mr Geraint Rees am ei gyflwyniad o'r Rhaglen Adolygu a Diwygio.

NODWYD.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried Cynnig Adolygu a Diwygio ERW ynghylch rôl a strwythur ERW yn y dyfodol. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod y cynnig wedi'i lywio gan broses ymgysylltu helaeth gydag Arweinwyr Adran Addysg y chwe Awdurdod Lleol a thros 300 o benaethiaid ledled y rhanbarth. Dywedwyd hefyd bod symud y Rhaglen Adolygu a Diwygio yn ei blaen yn hanfodol gan y bydd llawer o gontractau staff yn dod i ben ar ddiwedd mis Mawrth ac y byddai cwricwlwm newydd yn cael ei gyhoeddi dros y Pasg.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried y cynnig:

·         Gwnaed nifer o sylwadau i groesawu'r gwaith o ymgysylltu â Chyfarwyddwyr Addysg a phenaethiaid.

·         Croesawyd tabl yn y cynnig a amlinellai gyfrifoldebau'r Rhanbarth, yr Awdurdodau Lleol a'r Ysgolion. Awgrymwyd y gellid gyflwyno colofn ychwanegol mewn perthynas â chyfrifoldebau'r Cyfarwyddwyr Addysg.

·         Gwnaed nifer o sylwadau i awgrymu bod lles a llesiant staff yn bryderon mawr a bod angen gwneud penderfyniad ynghylch y strwythur staffio ar frys o ystyried bod y contractau ar fin dod i ben.

·         Roedd rhai o'r sylwadau'n awgrymu bod cyllid yn bryder mawr mewn perthynas â'r cynnig. Mewn ymateb i sylw ynghylch cyfraniadau Awdurdodau Lleol, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddarparu £500k ychwanegol o gyllid "Adolygu a Diwygio" ar gyfer 2019-20, sy'n golygu ei bod yn bosibl y bydd cyfraniadau Awdurdodau Lleol yn dyblu, yn hytrach na phedryblu. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod y cyllid yn cael ei roi yn amodol ar gael ei gymeradwyo gan y Gweinidog ac yn amodol ar gyfraniad pob un o'r chwe Awdurdod Lleol, a bod y Cyd-bwyllgor yn cytuno ar fethodoleg cyllid cynaliadwy.

·         O ystyried y pryderon ynghylch cyllido, awgrymwyd bod llythyr yn cael ei anfon i Lywodraeth Cymru i ofyn am hyblygrwydd o ran defnyddio'r Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol i gyllido darpariaeth tîm canolog craidd ERW.

·         O ystyried y pryderon ynghylch llesiant staff a'r angen i roi sicrwydd i staff, awgrymwyd bod y Strwythur Staffio'n cael ei gymeradwyo'n annibynnol i Gyllideb 2019-20.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

7.1       gymeradwyo cynnig Adolygu a Diwygio ERW fel model waith, yn amodol ar drafodaethau pellach am y gyllideb;

7.2       bod cyfanswm y cyfraniad Awdurdod Lleol ar gyfer 2019-20 yn parhau i fod yn £250k;

7.3       anfon llythyr i Lywodraeth Cymru a chynnwys y canlynol:-

1.    penderfyniad unfrydol y Cyd-bwyllgor i gymeradwyo cynnig Adolygu a Diwygio ERW fel model waith;

2.    gofyn bod £750k o'r Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol yn cael ei neilltuo.Dylai cytundeb Llywodraeth Cymru barhau am o leiaf 5 mlynedd a byddai Awdurdodau Lleol yn ymrwymo i gyfrannu cyfanswm o £250k o leiaf bob blwyddyn dros yr un cyfnod;

3.    ceisio eglurdeb mewn perthynas â'r £500k o gyllid Adolygu a Diwygio ychwanegol.

7.4     fel ffordd ymlaen, byddai ERW yn cyllido swyddi'r Rheolwr-gyfarwyddwr a staff gweinyddol yn unig.

Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa ariannol ar gyfer 2018-19 a oedd yn rhoi gwybodaeth fanwl a phenodol am y canlynol:

·         Cyllideb y Tîm Canolog 2018-19

·         Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·         Dyraniadau Grant 2018-19

·         Grantiau 2018-19 - Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Blaenoriaethau Cynllun Busnes ERW 2018-19

·         Rhaglen Adolygu a Diwygio ERW

·         Risgiau

·         Cronfeydd wrth gefn.

Roedd tabl cyllido wedi'i ddiweddaru a oedd yn cynnwys cyllid ychwanegol y Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol wedi'i ddosbarthu i'r Pwyllgor. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor mai cyfanswm y cyllid grant ychwanegol oedd £4.542 miliwn.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor y gallai'r cyfraniad blynyddol arfaethedig o'r cronfeydd wrth gefn i'r tîm canolog ar gyfer 2018-19 godi i £85k os na fydd Castell-nedd Port Talbot yn talu ei gyfran o'r Cyfraniad Awdurdod Lleol. Dywedodd Cyngor Castell-nedd Port Talbot y bydd o bosibl yn rhoi gwybod o dynnu'n ôl o ERW erbyn 31 Mawrth 2019.

CYTUNWYD

8.1.1        Bod y newidiadau i Gyllideb y Tîm Canolog 2018-19 yn cael eu cymeradwyo;

8.1.2        Bod penderfyniad ynghylch y camau gweithredu o ran CCNPT yn gwrthod talu ei gyfran o'r Cyfraniad Awdurdod Lleol gwerth £250k ar gyfer 2018-19 yn cael ei atal am y tro.

8.1.3        Cymeradwyo'r dyraniad o £30k sy'n weddill o'r cyllid £250k gan Lywodraeth Cymru ar gyfer y Rhaglen Adolygu a Diwygio;

8.1.4        Bod y cyllid grant ychwanegol sy'n gyfanswm o £4.542 miliwn ers y cyfarfod diwethaf yn cael ei nodi.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried adroddiad ar Reoliadau Ariannol a Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau Cyngor Sir Penfro er defnydd ERW. Roedd y Cyd-bwyllgor wedi penderfynu defnyddio Rheoliadau Ariannol ei Awdurdod Arweiniol ar gyfer Cyllid, a Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau ei Awdurdod Lleol ar gyfer Contractau a Gweithdrefnau. Dywedwyd mai Cyngor Sir Penfro oedd yr Awdurdod Arweiniol a oedd yn gyfrifol am y ddau faes ac roedd wedi cymeradwyo Rheoliadau Ariannol a Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau diwygiedig ym mis Rhagfyr 2018.

CYTUNWYD

8.2.1      bod Rheoliadau Ariannol diwygiedig Cyngor Sir Penfro (Tachwedd 2018) yn cael eu mabwysiadu er defnydd ERW;

8.2.2      bod Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau Cyngor Sir Penfro (Rhagfyr 2018) yn cael eu mabwysiadu er defnydd ERW;

8.2.3      bod Cadeirydd ERW (neu'r Is-gadeirydd os bydd hi'n absennol) yn cael ei chymeradwyo'n Aelod Annibynnol y Cabinet at ddibenion y Rheoliadau Ariannol a'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried y flaenraglen waith archwilio mewnol ar gyfer 2018/19.

CYTUNWYD i gymeradwyo'r flaenraglen waith archwilio mewnol ar gyfer 2018/19.

Cafodd y Cyd-bwyllgor y Gofrestr Risg Gorfforaethol ar gyfer 2018-19 a oedd yn cynnwys risgiau busnes strategol (bygythiadau) a allai gael effaith niweidiol ar gyflawni Gweledigaeth ac Amcanion ERW fel y'u hamlinellwyd yng Nghynllun Busnes ERW.

Dywedwyd bod y Gofrestr Risg wedi'i diweddaru ac roedd rhai o'r risgiau wedi symud i gategorïau eraill ers cyfarfod blaenorol y Cyd-bwyllgor, yn sgil cyngor gan Swyddog Adran 151 y rhanbarth a'r adborth gan Fwrdd Gweithredol ERW.

CYTUNWYD bod:

9.1      y Gofrestr Risg yn cael ei derbyn;

9.2      yr ychwanegiad o'r lefelau goddefgarwch y cytunwyd arnynt yng nghyfarfod blaenorol y Cyd-bwyllgor yn cael ei nodi;

9.3      bod yr argymhelliad i gael gwared â'r risg mewn perthynas â Llety'r Tîm Canolog yn cael ei gymeradwyo.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried adroddiad ynghylch trefniadau presennol ar gyfer neilltuo swyddogaethau Awdurdod Lleol a Chytundebau Lefel Gwasanaeth. Nodwyd mai'r Cyd-bwyllgor sy'n gyfrifol am benodi Awdurdod Arweiniol ar gyfer pob un o'r swyddogaethau arweiniol ac roedd wedi gwneud hynny ar gyfer Cytundeb Cyfreithiol 2014. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod rhai o'r swyddogaethau Awdurdod Lleol wedi newid ers y Cytundeb Cyfreithiol hwnnw ac roedd y Cytundebau Lefel Gwasanaeth mewn perthynas â swyddogaethau ychwanegol wedi cael eu sefydlu gan yr Awdurdodau Arweiniol perthnasol, heb gael cydymffurfiaeth ffurfiol y Cyd-bwyllgor.

CYTUNWYD bod:

10.1       swyddogaethau'r Awdurdodau Arweiniol a amlinellir yng Nghytundeb Gwasanaeth 2014 yn cael eu nodi;

10.2       bod y trefniadau presennol o ran neilltuo swyddogaethau Awdurdod Arweiniol lle bo newidiadau wedi'u rhoi ar waith, yn enwedig swyddogaeth Cyngor Sir Penfro fel Awdurdod Arweiniol o ran Contractau a Chaffael ar gyfer Adnoddau Dynol, yn cael eu cymeradwyo;

10.3       bod y trefniadau presennol o ran neilltuo swyddogaethau ychwanegol yn amodol ar Gytundebau Lefel Gwasanaeth yn cael eu cymeradwyo.

Cytunodd y Cyd-bwyllgor, ar gais y Cadeirydd, i ohirio trafod yr eitem hon tan y cyfarfod nesaf.

O ystyried penderfyniad blaenorol y Cyd-bwyllgor (gweler Eitem 7 ar y Cofnod) o ran y Cynnig Adolygu a Diwygio, dywedodd Mr Geraint Rees y byddai'n cyhoeddi datganiad i'r staff er mwyn rhoi gwybod iddynt fod y Cyd-bwyllgor wedi cymeradwyo'r Strwythur Staffio newydd yn unfrydol ac y byddai'n gweithio i ddatrys materion cyllidebol mor gyflym â phosibl. Nododd hefyd y byddai'n dechrau gweithio i sicrhau capasiti'r Tîm Canolog ar gyfer y cyfnod dros dro cyn i'r strwythur newydd gael ei weithredu. Ni chafwyd unrhyw wrthwynebiadau.

WEDI YSTYRIED HOLL AMGYLCHIADAU'R ACHOS AC WEDI CYNNAL PRAWF BUDD Y CYHOEDD GALL YR PWYLLGOR AR Y CYD ERW FARNU NAD YW'R EITEMAU CANLYNOL I'W GYHOEDDI AM EI FOD YN CYNNWYS GWYBODAETH EITHRIEDIG FEL Y'I DIFFINNIR YM MHARAGRAFF 12, 13 A 15 O RAN 4 O ATODLEN 12A I DDEDDF LLYWODRAETH LEOL 1972, FEL Y'I NEWIDIWYD GAN ORCHYMYN LLYWODRAETH LEOL (MYNEDIAD AT WYBODAETH) (AMRYWIO) (CYMRU) 2007.

CYTUNWYD, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) 2007, orchymyn i'r cyhoedd adael y cyfarfod tra oedd yr eitemau canlynol yn cael ei hystyried, gan fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffiniwyd ym mharagraffau 13 a 15 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor nad oedd cworwm mwyach ac felly nid oedd yn gallu ystyried yr eitem hon na gwneud penderfyniad ffurfiol.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor nad oedd cworwm mwyach ac felly nid oedd yn gallu ystyried yr eitem hon na gwneud penderfyniad ffurfiol.