Lleoliad: Siambr, Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP ac o bell. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Janine Owen 01267 224030
Rhif | eitem | |||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: |
||||||||||
DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion:
|
||||||||||
DIWEDDARIAD RHAGLEN WAITH ARCHWILIO CYMRU PDF 82 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion:
Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth yn absenoldeb cynrychiolydd Archwilio Cymru. Roedd yr adroddiad yn cynnwys Rhaglen Waith Archwilio Cymru a'r diweddariad chwarterol ynghylch yr Amserlen, ar 30 Mehefin 2023.
Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:-
·
Mewn perthynas â gosod
yr amcanion llesiant a nodwyd ar dudalen 12 yr adroddiad, diolchwyd
am yr adroddiad a oedd wedi'i ddosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor yr
wythnos diwethaf. Yn ogystal, eglurodd y Rheolwr Polisi
Corfforaethol a Phartneriaeth fod yr adolygiad digidol wedi dod i
law, a bod disgwyl iddo gael ei gyhoeddi ar wefan Archwilio Cymru
yn yr wythnos nesaf. Rhoddwyd gwybod
i'r Aelodau y byddai'r ddau adroddiad yn cael eu dwyn gerbron y
Pwyllgor gydag ymateb gan Gyngor Sir Gaerfyrddin i'w
ystyried. · Mewn ymateb i ymholiad ynghylch yr adroddiad cyfrifeg ar yr ISO 260 a phryd y byddai'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol mai'r bwriad eleni oedd bod yr adroddiad a'r datganiadau cyfrifon ar gael i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Hydref.
PENDERFYNODD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.
|
||||||||||
Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2023/24 PDF 99 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24. Adroddwyd mai'r gyfradd gwblhau hyd yma oedd 33% o gymharu â tharged cwblhau o 35%. Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed mewn perthynas â chyflwyno'r rhaglen archwilio yn briodol.
Yna ystyriodd y Pwyllgor yr adolygiad ar y Gyflogres, a atodwyd i'r adroddiad fel Rhan B. Tynnwyd sylw Aelodau'r Pwyllgor at y materion allweddol a nodwyd yn yr adroddiad.
Rhoddwyd sylw i'r sylwadau canlynol a godwyd gan y Pwyllgor:-
· O ran yr ymarfer Ardystio Gweithwyr, cododd yr aelodau bryderon a gwneud sylwadau yn mynegi siom ac anfoddhad ynghylch y materion glustnodwyd yn yr adroddiad. Cydnabu Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y mater hwn yn un pwysig yr oedd angen mynd i'r afael ag ef, gan egluro mai pwynt yr ymarfer ardystio gweithwyr oedd rhoi sicrwydd bod cronfeydd data yn adlewyrchiad cywir o'r wybodaeth. Wrth gydnabod yr heriau oedd gan reolwyr mewn perthynas â'u blaenoriaethau beunyddiol, dywedyd bod hyn yn rhan bwysig o reolaeth fewnol, felly roedd yr argymhellion yn yr adolygiad i'w gweithredu fel mesur i sicrhau bod y gwaith angenrheidiol yn gyflawn.
Awgrymwyd yn gryf pe bai cyfradd ymateb wael arall, dylid rhoi mwy o bwysau. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai ardystiadau nad oeddent yn dod law pan fyddai ceisiadau'n cael eu cyflwyno gyntaf yn cael eu hanfon ymlaen at Bennaeth y Gwasanaethau Ariannol, a fyddai wedyn yn atgoffa rheolwyr o'u cyfrifoldebau o ran yr Ardystiad. Rhoddwyd sicrwydd y byddai methiannau pellach i ddychwelyd Ardystiadau wedyn yn cael eu hanfon ymlaen at Benaethiaid Gwasanaeth.
Mynegwyd, gan fod y mater hwn wedi dod i sylw'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd blaenorol, ei bod yn rhwystredig dysgu bod yr un problemau'n dal i godi. Dywedwyd ei bod fel pe bai gan reolwyr agwedd hunanfodlon i ryw raddau, a allai esbonio'r gyfradd ymateb wael barhaus.
Mewn ymateb i ymholiad ynghylch amseriad canlyniadau'r ymarfer, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol mai'r dyddiad cau ar gyfer adrannau oedd diwedd mis Medi 2023, pryd byddai sylw brys yn cael ei roi i unrhyw faterion oedd heb eu hunioni. At hynny, pwysleisiwyd y byddid yn mynd i ymdrech sylweddol er mwyn sicrhau cyfradd ymateb well. Felly, roeddid yn rhagweld y byddai cyfradd well o lawer yn cael ei hadrodd i'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi adroddiad cynnydd y Diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2023/24.
|
||||||||||
ADRODDIAD BLYNYDDOL GWRTH-DWYLL A GWRTH-LYGREDD 2022/23 PDF 106 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu i'r Pwyllgor gael er ystyriaeth Adroddiad Atal Twyll ac Arferion Llwgr Blynyddol2022/23 sy'n rhoi crynodeb o weithgareddau swyddogaeth Atal Twyll y Cyngor ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23.
Mae ystod a natur amrywiol y gwasanaethau a gweithgareddau, ynghyd â maint ei weithrediadau a’i gyllidebau, yn anochel yn creu perygl twyll ac arferion llwgr i Gyngor Sir Caerfyrddin, o ffynonellau mewnol ac allanol fel ei gilydd. Mae Llywodraethu Corfforaethol da yn mynnu bod yn rhaid i’r Awdurdod ddangos yn glir ei ymrwymiad i fynd i’r afael â thwyll ac arferion llwgr ac i ymdrin yn gyfartal â chyflawnwyr o’r tu mewn ac o’r tu allan i’r Cyngor.
Rhoddwyd sylw i'r sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:
· roedd tudalen 6 yr adroddiad yn nodi bod cynnydd sylweddol wedi bod yn 2022/23 yng nghanlyniadau'r atgyfeiriadau o ran y cyfanswm a rwystrwyd, a oedd yn cyrraedd cyfanswm o £11m. Wrth gydnabod bod hwn yn gyflawniad aruthrol y dylid ei nodi, gofynnwyd pam fod y deunydd ysgrifenedig ynghylch camau ataliol/rhagweithiol a ddosbarthwyd wedi gostwng ers y flwyddyn flaenorol? Dywedodd y Prif Archwilydd nad oedd y wybodaeth y gofynnwyd amdani yn hysbys iddi ar y pryd, ac felly byddai'n dosbarthu'r wybodaeth honno i Aelodau'r Pwyllgor tu allan i'r cyfarfod. Ychwanegodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adran Safonau Masnach yn cynnal amrywiaeth o weithgareddau hyrwyddo yn rheolaidd a fyddai, mewn cydweithrediad â'r adran Safonau Masnach, yn cael eu hadlewyrchu yn adroddiadau'r dyfodol.
· Cafodd y tîm Safonau Masnach ei ganmol am sicrhau sawl euogfarn, yn enwedig o gofio bod y prosesau dan sylw mor hirfaith. Yn ogystal, mynegwyd diolch iddynt am eu gwaith gwych yn atal twyll a adlewyrchwyd yn yr adroddiad.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Adroddiad Atal Twyll ac Arferion Llwgr Blynyddol 2022/23.
|
||||||||||
POLISI CWYNION Y CYNGOR ADRODDIAD BLYNYDDOL 2022-23 PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: [Noder: Gan iddynt ddatgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, arhosodd Mr. M. MacDonald a'r Cynghorydd Alex Evans yn y cyfarfod, ond ni chymerasant ran yn y trafodaethau na'r bleidlais ddilynol.]
Cafodd y Pwyllgor, er ystyriaeth, Adroddiad Blynyddol Polisi Cwynion y Cyngor am 2022-23, a oedd yn cynnwys manylion am y broses g?ynion corfforaethol a gwasanaethau i oedolion, a 'r data am g?ynion / canmoliaeth a ddaeth i law yn ystod 2022-23.
Wrth gyflwyno'r adroddiad, dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y bu cynnydd sylweddol mewn cwynion am y cyfnod hwn o'i gymharu â'r llynedd. Eglurwyd bod tua 500 o g?ynion yn cael eu priodoli'n bennaf i'r newid yn y gwasanaeth gwastraff a gyflwynwyd yn gynnar yn 2023. Hysbyswyd yr Aelodau, o ystyried bod y newidiadau'n rhai mawr eu natur, a oedd wedi effeithio ar bob cartref yn Sir Gaerfyrddin, ynghyd ag ardal ddaearyddol y gwasanaeth, nad oedd y cynnydd yn anarferol. Fodd bynnag, adroddwyd bod gwersi i'w dysgu o'r cwynion a dderbyniwyd mewn cysylltiad â'r newid yn y gwasanaeth gwastraff, a byddai'r gwersi hynny'n cael eu hystyried mewn unrhyw newid i'r gwasanaeth yn y dyfodol.
Rhoddwyd sylw i'r sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:
· Dywedwyd bod heriau mawr o ran y newid yn y gwasanaeth gwastraff ac y dylid dysgu llawer o wersi.
· Wrth gyfeirio at nifer yr atgyfeiriadau at yr Ombwdsmon o ran ymdrin â chwynion, gofynnwyd beth oedd yn cael ei wneud i fynd i'r afael â chwynion oedd yn cyrraedd swyddfa'r Ombwdsmon ac i ddysgu oddi wrthynt. Rhoddodd y Rheolwr Cymorth Busnes, Gweinyddiaeth ac Is-adran y Gyfraith sicrwydd y byddai data cwynion gan Swyddfa'r Ombwdsmon yn cyfrannu at adroddiadau corfforaethol yn y dyfodol a fyddai, wrth godi ymwybyddiaeth, yn galluogi nodi tueddiadau a dysgu gwersi.
· Dywedwyd bod y Pwyllgor wedi derbyn yr adroddiad Cwynion diwethaf ym mis Mawrth 2023 lle gwnaed nifer o sylwadau. Er ei bod yn braf gweld rhai gwelliannau yn ansawdd yr adroddiad, mynegwyd pryderon cryf bod materion sylfaenol yr oedd angen rhoi sylw iddynt o hyd.
· Roedd yr Adroddiad Cwynion yn adroddiad cyfansawdd a oedd yn cynnwys Cwynion Corfforaethol a'r rhai a gwmpesir gan Reoliadau Gweithdrefn G?ynion y Gwasanaethau Cymdeithasol 2014. Yng ngoleuni hyn, dywedwyd bod yn rhaid i Adroddiad Blynyddol y Cyngor gydymffurfio â gofynion y Rheoliadau a'r Canllawiau Statudol a gyhoeddwyd yn unol â hynny.
Yn ogystal, dywedwyd bod Rheoliadau a Chanllawiau 2014 yn cynnwys yr holl Wasanaethau Cymdeithasol, h.y. cwynion Gwasanaethau Plant ac Oedolion ond bod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth gyfyngedig am hynny.
Wrth dynnu sylw at y ffaith bod y Rheoliadau Gofal Cymdeithasol yn nodi 10 diwrnod gwaith ar gyfer datrys cwynion Cam 1 a 25 diwrnod gwaith ar gyfer Cam 2, dywedwyd nad oeddid wedi cydymffurfio â'r amserlenni ar gyfer Cam 1 a Cham 2. Mynegwyd yn gryf nad oedd yr adroddiad wedi rhoi digon o wybodaeth berthnasol i aelodau'r Pwyllgor ynghylch pryd yr ymatebwyd i'r cwynion Cam 1 y tu allan i'r amserlenni hyn, a ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6. |
||||||||||
LLYTHYR BLYNYDDOL YR OMBWDSMON 2022/2023 CYNGOR SIR CAERFYRDDIN PDF 129 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: [Noder: Gan iddo ddatgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, arhosodd Mr M. MacDonald yn y cyfarfod, ond ni chymerodd ran yn y trafodaethau na'r bleidlais ddilynol.]
Cafodd y Pwyllgor lythyr blynyddol 2022/23 gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i'w ystyried.
Bob blwyddyn mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn rhoi llythyr i bob Cyngor Sir yng Nghymru ar ffurf taflen ffeithiau ynghyd â'r data cysylltiedig er mwyn helpu i adolygu perfformiad.
Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r llythyr a'r pwyntiau allweddol a ddeilliai o'r llythyr a'r daflen ffeithiau atodol fel roeddent wedi'u crynhoi yn yr adroddiad.
Nodwyd yn yr adroddiad, fel y dangosir yn Atodiad C, nad oedd adroddiadau wedi'u cyhoeddi yn erbyn Cyngor Sir Gaerfyrddin yn 20222/23, naill ai wedi'u cadarnhau neu heb eu cadarnhau.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon 2022/2023.
|
||||||||||
RHEOLAU GWEITHDREFN CONTRACTAU DIWYGIEDIG PDF 114 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Derbyniodd y Pwyllgor, i'w hystyried, y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau diwygiedig a oedd wedi cael eu hadolygu a'u diweddaru er mwyn ystyried nifer o newidiadau yng ngweithdrefnau caffael y Cyngor a newidiadau mewn terminoleg yn sgil y DU yn gadael yr UE.
Roedd y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau wedi cael eu diweddaru yn dilyn canlyniadau'r gr?p Gorchwyl a Gorffen a benodwyd gan Dîm Rheoli Corfforaethol yr Awdurdod ym mis Medi 2022 ac a gafodd y dasg o adolygu trefniadau caffael a fframweithiau o fewn Cyngor Sir Caerfyrddin. Roedd y Gr?p yn cynnwys swyddogion o'r timau caffael, datblygu economaidd, y gyfraith a'r amgylchedd. Cymeradwywyd yr argymhellion hyn gan Rag-gyfarfod y Cabinet ar 3 Gorffennaf 2023 a arweiniodd at wneud y diwygiadau hyn i Reolau Gweithdrefnau Contractau'r Cyngor.
Nododd yr Aelodau y newidiadau a wnaed fel y nodwyd yn yr adroddiad.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r
newidiadau yn y Rheolau Gweithdrefnau Contractau, fel y nodwyd yn
yr adroddiad.
|
||||||||||
LOG GWEITHREDU'R PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO PDF 100 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Ystyriodd y Pwyllgor ei Gofnod o'r Camau Gweithredu a oedd yn cynnwys gwybodaeth am gynnydd mewn perthynas â'r camau gweithredu oedd yn codi o gyfarfodydd blaenorol.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.
|
||||||||||
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: |
||||||||||
GORCHYMYN I'R CYHOEDD ADAEL Y CYFARFOD WEDI YSTYRIED HOLL AMGYLCHIADAU'R ACHOS AC WEDI CYNNAL PRAWF BUDD Y CYHOEDD GALL Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO YSTYRIED NAD YW'R EITEMAU CANLYNOL I'W CYHOEDDI AM EU BOD YN CYNNWYS GWYBODAETH EITHRIEDIG FEL Y'I DIFFININR YM MHARAGRAFF 14 O RHAN 4 O ATODLEN 12A I DDEDDF, LLYWODRAETH LEOL 1972, FEL Y'I NEWIDIWYD GAN ORCHYMYN LLYWODRAETH LEOL (MYNEDIAD AT WYBODAETH) (AMRYWIO) (CYMRU) 2007. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: |
||||||||||
ARCHWILIO CYMRU: GWERSI O YMOSODIADAU SEIBR - YMATEB CYNGOR SIR GÂR Cofnodion: Ar ôl cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod rhif 11 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig am faterion ariannol neu faterion busnes unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).
Yr oedd y prawf budd y cyhoedd o ran y mater hwn yn ymwneud â'r ffaith fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth fanwl am faterion a dyheadau busnes ac ariannol yr ymgeiswyr. Yn yr achos hwn, yr oedd y budd i'r cyhoedd o ran cadw cyfrinachedd yn drech na'r budd i'r cyhoedd o ran tryloywder ac atebolrwydd, gan fod Archwilio Cymru wedi rhannu'r adroddiad yn gyfrinachol ac wedi cynghori ei fod yn cael ei ystyried mewn sesiwn breifat oherwydd y byddai ei gynnwys yn hwyluso neu'n peri ymosodiadau seiber ar gyrff cyhoeddus.
Gofynnodd y Pwyllgor, yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2023, am i ddatganiad safbwynt cyfrinachol gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ymhen 6 mis, er mwyn rhoi sicrwydd bod y cwestiynau a godwyd yn Adroddiad Seiber Archwilio Cymru yn cael sylw boddhaol.
Cymeradwyodd y Pwyllgor y wybodaeth a roddwyd yn yr adroddiad.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.
|
||||||||||
ADRODDIAD ARCHWILIAD MEWNOL - DIOGELU Cofnodion: Ar ôl cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod rhif 11 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig am faterion ariannol neu faterion busnes unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno)(Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).
Yr oedd y prawf budd y cyhoedd o ran y mater hwn yn ymwneud â'r ffaith fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth fanwl am faterion a dyheadau busnes ac ariannol yr ymgeiswyr. Yn yr achos hwn, yr oedd y budd i'r cyhoedd o ran cadw cyfrinachedd yn drech na'r budd i'r cyhoedd o ran tryloywder ac atebolrwydd, gan y byddai'r diffygion a nodwyd yn cynyddu'r risg o unigolion anaddas yn cael eu recriwtio hyd nes y byddai mesurau yn cael eu cyflwyno i fynd i'r afael â'r diffygion hynny.
Derbyniodd y Pwyllgor yr Adroddiad Archwilio Mewnol ar Ddiogelu gan fod un neu fwy o Wendidau Rheoli Sylfaenol wedi cael eu nodi.
Wrth ystyried y wybodaeth gyflwynwyd, cynigiwyd bod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad pellach ar y mater hwn ymhen 12 mis. Eiliwyd y cynnig hwn.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad a bod adolygiad 12 mis yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.
|
||||||||||
ADRODDIAD ARCHWILIAD MEWNOL - CARDIAU LLES Cofnodion:
Ar ôl cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod rhif 11 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig am faterion ariannol neu faterion busnes unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).
Yr oedd y prawf budd y cyhoedd o ran y mater hwn yn ymwneud â'r ffaith fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth fanwl am faterion a dyheadau busnes ac ariannol yr ymgeiswyr. Yn yr achos hwn, yr oedd y budd i'r cyhoedd o ran cadw cyfrinachedd yn drech na'r budd i'r cyhoedd o ran tryloywder ac atebolrwydd, gan y byddai'r diffygion a nodwyd yn cynyddu'r risg o unigolion anaddas yn cael eu recriwtio hyd nes y byddai mesurau yn cael eu cyflwyno i fynd i'r afael â'r diffygion hynny.
Derbyniodd y Pwyllgor yr Adroddiad Archwilio Mewnol ar Gardiau Llesiant fel un neu fwy o'r Gwendidau Rheoli Sylfaenol a nodwyd.
Wrth ystyried y wybodaeth gyflwynwyd, cynigiwyd bod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad pellach yn dilyn adolygiad ymhen 6 mis. Eiliwyd y cynnig hwn.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad a bod adolygiad 6 mis yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ddechrau 2024/25.
|