Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr D. Price a H.B. Shepardson.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi yn gofnod cywir cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd oedd wedi ei gynnal ar 27^ain Tachwedd, 2015.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran Cynllun Datblygu'r Aelodau 2105/16 gan gynnwys y rhaglenni ychwanegol oedd wedi eu hychwanegu'n ddiweddar, yn sgil ceisiadau gan aelodau. Dosbarthwyd yn y cyfarfod gopi diwygiedig arall a oedd yn cynnwys rhoi sylw i Ddynladdiad Corfforaethol a Sgiliau Cyfryngau.

Atgoffwyd Arweinwyr y Grwpiau a'u Dirprwyon o'u rôl o ran clustnodi anghenion datblygu aelodau eu plaid.  Byddai unrhyw anghenion ychwanegol a godai o hyn yn sylfaen i gynllun y flwyddyn nesaf neu, pe byddid yn barnu eu bod yn faterion brys, byddid yn eu hychwanegu at y cynllun presennol.

Yr oedd yr adroddiad ynghylch Asesiad Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru, a oedd wedi ei gyhoeddi ym mis Ionawr 2016, yn cynnwys awgrymiadau ynghylch gwella'r meysydd canlynol yng nghyswllt datblygu'r aelodau:-

·       Datblygu a darparu hyfforddiant i helpu'r Aelodau i ddeall eu rolau a'u cyfrifoldebau, ac adnewyddu'r hyfforddiant hwn wrth i Aelodau symud o rôl i rôl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod ceisiadau wedi dod i law am hyfforddiant ynghylch y Gymraeg. Awgrymwyd, gan fod cymaint o wahaniaeth o ran anghenion pobl, y dylid cysylltu â'r aelodau i gael gwybodaeth am eu hanghenion ac yna gellid trefnu hyfforddiant yn unol â'r anghenion hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Rhwydwaith Swyddogion Gwasanaethau Aelodau Cymru, a oedd yn cael ei gefnogi gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, wedi cael trafodaeth yn ei gyfarfod diwethaf ynghylch cael ymagwedd gyffredinol ledled Cymru at Raglenni Sefydlu Aelodau. Nodwyd bod yr Awdurdodau Lleol a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, yn draddodiadol, wedi bod yn cydweithio er mwyn cynllunio a chefnogi gweithgareddau sefydlu ar gyfer aelodau newydd yng Nghymru ar ôl etholiadau lleol, a chytunwyd y byddai Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn llunio cwricwlwm sefydlu y byddai modd ei gydgysylltu ar draws yr awdurdodau i arbed arian ac amser.

Eglurwyd bod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi llunio dogfen ymgynghori ynghylch sefydlu, a gofynnwyd am farn y Pwyllgor am y rhaglenni Sefydlu Aelodau ar gyfer aelodau etholedig newydd ac aelodau etholedig a fyddai'n dychwelyd ar ôl etholiadau Llywodraeth Leol 2017.

Byddai barn y Pwyllgor yn cael ei defnyddio'n bennaf i glustnodi adnoddau a gweithgareddau sefydlu ac i drefnu deunyddiau a darparwyr lle nad oedd y rhain yn bod eisoes. Hefyd byddai'r ymatebion i'r ymgynghoriad yn sylfaen i drafodaethau'r Rhwydwaith Swyddogion Gwasanaethau â'r is-adrannau perthnasol yn Llywodraeth Cymru ynghyd â darparwyr posibl eraill o ran cymorth a datblygu i aelodau, ac yn sylfaen i ystyriaethau Llywodraeth Cymru ynghylch hyfforddiant gorfodol i gynghorwyr.

Y farn oedd y dylid ystyried cynnwys cyrff sector gwirfoddol/cyrff allanol yn unrhyw raglenni/darpariaeth hyfforddiant.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL ARGYMELL BOD Y CYNGOR yn gweithredu'r rhaglen sefydlu gydgysylltiedig i'r aelodau fel yr oeddid wedi'i hamlinellu yn yr adroddiad, ac yn ystyried y posibiliadau o ran cynnwys cyrff sector gwirfoddol/cyrff allanol.

Yr oedd Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi cyhoeddi ei Adroddiad Blynyddol ym mis Chwefror 2016, a gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried ei benderfyniadau a'i argymhellion, a chyflwyno argymhellion i'r Cyngor eu cynnwys yng Nghynllun Cyflogau a Lwfansau'r Cynghorwyr ac Aelodau Cyfetholedig ar gyfer 2016/17.

Yr oedd Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2016 yn helaethu maes gorchwyl y Panel er mwyn cwmpasu newidiadau i gyflogau Prif Swyddogion Awdurdodau neu Brif Gynghorau.  Daethai'r rhan hon o'r Ddeddf i rym ar ddiwedd Ionawr 2016.

Yr oedd Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol, wrth bennu lefel y cyflogau a'r lwfansau ar gyfer 2016/17, wedi penderfynu na fyddai cynnydd yn y gydnabyddiaeth ariannol o ystyried y cyfyngiadau parhaus ar wariant llywodraeth leol.  Fodd bynnag yr oedd wedi cyflwyno dwy lefel o gydnabyddiaeth ariannol ar gyfer Aelodau Byrddau Gweithredol (ac eithrio Arweinwyr a Dirprwy Arweinwyr) ac ar gyfer Cadeiryddion Pwyllgorau fel bod pob awdurdod lleol yn gallu rhoi ystyriaeth i'r gwahaniaethau o ran cyfrifoldebau a allai fod gan swyddi penodol. Eglurwyd taw mater i bob Cyngor oedd penderfynu ar y lefel a delid yn unol â'r amgylchiadau lleol.  Fodd bynnag yr oedd y Panel yn barnu bod gwahaniaethau mewn nifer o achosion rhwng cyfrifoldebau portffolios Aelodau Byrddau Gweithredol a Chadeiryddion Pwyllgorau, ac y dylid adlewyrchu hyn yn lefel y gydnabyddiaeth ariannol.  Dywedwyd y byddai'r Panel yn rhoi ystyriaeth i ba raddau y defnyddid yr ymagwedd hyblyg hon pan fyddai’n monitro'r atodlen cydnabyddiaeth ariannol yn yr hydref.

Gofynnwyd am farn y Pwyllgor am y taliadau i Aelodau Byrddau Gweithredol, Cadeiryddion Pwyllgorau, Penaethiaid Dinesig a Dirprwy Benaethiaid Dinesig, ynghyd â'r Lwfansau Cynhaliaeth a'r Lwfansau Llety, Cydnabyddiaeth Ariannol Cadeiryddion Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu, a thalu Ffïoedd Aelodau Cyfetholedig ar gyfer blwyddyn y cyngor 2016/17.  

Gofynnwyd a oedd angen cael dau Ddirprwy Arweinydd yn enwedig o ystyried bod yr Awdurdod yn ceisio arbed arian. Cytunodd y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith i gyfleu sylwadau'r Pwyllgor i'r Arweinydd. Fodd bynnag, atgoffodd y Pwyllgor fod y cyfrifoldeb dros benodi Aelodau'r Bwrdd Gweithredol a'r Dirprwy Arweinwyr a thros lunio eu portffolios wedi ei ddirprwyo i'r Arweinydd, yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd fawr ddim gwahaniaeth o ran y swm a delid gan fod y lwfans yn cael ei rannu rhwng y ddau Ddirprwy Arweinydd.

PENDERFYNWYD ARGYMELL I'R CYNGOR

6.1     nodi bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi penderfynu mai'r cyflog sylfaenol ar gyfer aelodau etholedig prif awdurdodau lleol yn 2016/17 fydd £13,300 o hyd;

6.2     cadw'r drefn bresennol o ran lefel yr uwch-gyflog a delir i Aelodau'r Bwrdd Gweithredol yn 2016/17;

6.3     cadw'r drefn bresennol o ran lefel yr uwch-gyflog a delir i Gadeiryddion Pwyllgorau yn 2016/17;

6.4     cadw'r drefn bresennol o ran lefel y cyflog a delir i Gadeirydd ac i Is-gadeirydd y Cyngor yn 2016/17;

6.5     cadw'r drefn bresennol o ran y cyfraddau ad-dalu costau cynhaliaeth yn 2016/17, a'r drefn bresennol o ran bod pob llety dros nos i aelodau yn cael ei drefnu drwy'r Uned Gwasanaethau Democrataidd;

6.6      parhau â'r arfer presennol o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod Mesur Llywodraeth Lleol (Cymru) 2011 yn datgan bod yn rhaid i Awdurdodau Lleol drefnu ar gyfer y canlynol:

(a)      bod pob un sy'n aelod o'r Awdurdod yn llunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau'r unigolyn fel aelod o'r Awdurdod yn ystod y flwyddyn y mae'r adroddiad yn berthnasol iddi;

(b)      bod pob un sy'n aelod o Weithrediaeth yr Awdurdod yn llunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau'r unigolyn fel aelod o'r Weithrediaeth yn ystod y flwyddyn y mae'r adroddiad yn berthnasol iddi; a

(c)      bod yr Awdurdod yn cyhoeddi'r holl adroddiadau blynyddol a luniwyd gan ei aelodau a chan aelodau ei Weithrediaeth.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am nifer yr adroddiadau blynyddol oedd wedi eu cwblhau am 2014/15, a gofynnwyd i'r Pwyllgor gymeradwyo'r canllawiau drafft a'r templed ar gyfer yr adroddiadau blynyddol o 2015/16 ymlaen.

Mynegwyd siom ynghylch bod cyn lleied o'r aelodau yn llunio adroddiad blynyddol.  Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd wybod i'r Pwyllgor fod negeseuon atgoffa'n cael eu hanfon yn rheolaidd at yr aelodau ynghylch y mater hwn. Ychwanegodd fod y templed wedi ei ddiwygio, a'r gobaith oedd y byddai rhagor o'r cynghorwyr yn llunio adroddiadau yn sgil darparu gwell canllawiau a thempled symlach.

Dywedwyd nad oedd dim canllawiau ar gael i'r aelodau newydd ynghylch sut oedd llunio adroddiad blynyddol ac nad oedd y mater yn cael sylw ychwaith yn y sesiynau hyfforddiant ar gyfer aelodau newydd. Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i gynnwys y wybodaeth hon yn y Llawlyfr i'r Aelodau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL ARGYMELL I'R CYNGOR

7.1 bod yr adroddiad yn cael ei nodi;

7.2 cymeradwyo canllawiau a thempled diwygiedig yr adroddiadau blynyddol

      ar gyfer 2015/16 ymlaen, fel y nodwyd yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnal gwaith maes ynghylch yr Asesiad Corfforaethol o Gyngor Sir Caerfyrddin yn ystod mis Hydref 2015. Eglurwyd taw diben yr Asesiad Corfforaethol oedd darparu datganiad sefyllfa ynghylch gallu'r Awdurdod i wella'n barhaus.

Yr oedd Cyngor Sir Caerfyrddin wedi cael canmoliaeth arbennig gan Swyddfa Archwilio Cymru am feddu ar weledigaeth oedd wedi ei sefydlu'n dda ac oedd yn cael ei gyrru yn ei blaen gan gyd-arweinyddiaeth gadarn o du'r Bwrdd Gweithredol a'r Tîm Rheoli Corfforaethol.  Hefyd yr oedd cydnabyddiaeth wedi'i rhoi i'r fframwaith clir o gynlluniau a strategaethau trefnus a oedd yn trosi'r canlyniadau lefel uchel a gytunwyd rhwng y Cyngor a'i bartneriaid yn flaenoriaethau ar gyfer gweithredu, gan sicrhau bod ethos cryf o wella parhaus yn amlwg ym mhopeth a wnâi'r Cyngor.

Eglurwyd taw cyfrifoldeb Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd oedd sicrhau bod cyfleoedd rhesymol ar gael i'r Cynghorwyr o ran hyfforddiant a datblygu, ynghyd â pharatoi adroddiadau ac argymhellion i'r Cyngor ynghylch darpariaeth o'r fath. Hefyd y Pwyllgor hwn oedd yn gyfrifol am hybu a chefnogi llywodraethu da gan y Cyngor.

Yr oedd adroddiad yr Asesiad Corfforaethol yn cynnwys awgrymiadau ynghylch gwella llywodraethu yn y meysydd canlynol:-

·       Datblygu blaenraglenni gwaith er mwyn sicrhau bod yr holl bwyllgorau perthnasol yn cyhoeddi rhaglen sydd wedi ei diweddaru ac sy'n eiddo i aelodau'r pwyllgor;

·       Cyhoeddi cofrestr o'r penderfyniadau dirprwyedig;

·       Datblygu a darparu hyfforddiant i helpu'r Aelodau i ddeall eu rolau a'u cyfrifoldebau, ac adnewyddu'r hyfforddiant hwn wrth i Aelodau symud o rôl i rôl;

·       Adolygu maes gorchwyl y Pwyllgor Archwilio er mwyn sicrhau bod y pwyllgor yn darparu'r hyn a ddisgwylir ganddo.

Mewn perthynas â'r awgrymiadau uchod, rhoddwyd fersiwn drafft o Flaenraglen Waith 2016/17 gerbron y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

8.1 nodi Adroddiad Asesiad Corfforaethol 2015;

8.2 cymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 2016/17.