Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr H.I. Jones, S. Matthews a H.B. Shepardson ynghyd â’r Cynghorydd L.M. Stephens – Aelod o’r Bwrdd Gweithredol dros Adnoddau Dynol, Effeithlonrwydd a Chydweithio.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r Cynghorydd D.O. Thomas i’w gyfarfod cyntaf ers cael ei benodi’n aelod o’r Pwyllgor yn ddiweddar.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at salwch diweddar y Cynghorydd H.I. Jones ac estynnodd ei ddymuniadau am wellhad buan.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau personol.

Ni chafwyd dim datganiadau ynghylch chwip waharddedig.

Nid oedd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

Rhoddwyd rhestr i'r Pwyllgor o'r eitemau a fyddai'n cael eu hystyried yn y cyfarfod oedd i'w gynnal ar 5 Rhagfyr 2016.

Cafodd y Pwyllgor ddiweddariad ar y rhaglen ‘Trawsnewid i Wneud Cynnydd’ (TIC) ac fe nododd fod y fenter, a sefydlwyd yn 2012 mewn ymateb i’r heriau ariannol sylweddol yr oedd yr Awdurdod Lleol yn eu hwynebu, wedi bod o gymorth i adnabod, neu’n helpu i gyflawni, arbedion effeithlonrwydd gwerth dros £7m. Cafodd y Pwyllgor drosolwg hefyd o adolygiad o weithrediad y System Rheoli Datblygu a gynhaliwyd gan yr Adain Gynllunio.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried y diweddariad: 

·         Cyfeiriwyd at yr arbedion gwerth £7m a gyflawnwyd ers 2012, a gofynnwyd am ddadansoddiad bras ohonynt a gofynnwyd hefyd a oedd y mwyafrif o’r arbedion a gyflawnwyd yn gysylltiedig â gostyngiadau staff a allai ddwyn goblygiadau o ran cadw arbenigedd o fewn adrannau.

Rhoddodd Rheolwr y Rhaglen TIC wybod bod tua 60% o’r arbedion yn rhai nad oeddent yn gysylltiedig â staff ac yn cwmpasu amrywiaeth o swyddogaethau’r Cyngor a oedd yn cynnwys arbedion o £165k (ers 2013) ar bost allanol trwy ostwng nifer y llythyrau a anfonir yn y post dosbarth cyntaf, £45k trwy ostwng nifer y peiriannau ffrancio o 17 i 5, dros £400k trwy ostwng costau argraffu a £2m ar gostau cerbydau. O ran gostyngiadau staff, roedd y rheiny’n ymwneud â staff a oedd wedi mynegi dewis i adael eu cyflogaeth gyda’r awdurdod dan ei gynllun diswyddo, gydag achosion busnes manwl yn cael eu cyflwyno a’u cymeradwyo cyn y diswyddiadau hynny. Mewn rhai achosion, roedd niferoedd y staff wedi cynyddu er mwyn creu arbedion/incwm ychwanegol neu adfer mwy o ddyledion.

O ran y Gwasanaeth Cynllunio’n benodol, roedd arbedion gwerth £65k wedi cael eu cyflawni o ganlyniad i ymadawiadau tri aelod o staff dan y cynllun diswyddo yn dilyn cyflwyno arferion gweithio newydd.

·             Roedd un maes yr oedd aelodau etholedig yn cael cwynion yn aml yn ei gylch yn ymwneud â’r amser y mae’n ei gymryd i brosesu ceisiadau cynllunio. Gofynnwyd sut yr oedd y Gwasanaeth Cynllunio wedi mynd i’r afael â’r mater hwn.

Rhoddodd y Rheolwr Rheoli Datblygu wybod bod y drefn ar gyfer prosesu ceisiadau’n arfer bod yn seiliedig ar dargedau gyda’r mwyafrif yn cael eu prosesu o fewn 52-55 diwrnod. Roedd y gwasanaeth bellach wedi cyflwyno system a oedd yn golygu bod ceisiadau’n cael eu rhagddilysu cyn eu cofrestru, gan olygu bod yr amser prosesu ar gyfartaledd wedi gostwng i 28-33 diwrnod. Fodd bynnag, roedd deddfwriaeth, sy’n ei gwneud yn ofynnol cynnal cyfnod ymgynghori o 21 diwrnod mewn perthynas â cheisiadau cynllunio, yn cyfyngu ar y cyfleoedd i leihau’r ffrâm amser honno ymhellach.

·             Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch blaenoriaethu prosiectau i’w cynnwys o fewn y Rhaglen TIC, hysbyswyd y pwyllgor eu bod yn cael eu cyflwyno trwy nifer o ffynonellau e.e. ceisiadau gan adrannau gwasanaethau, y Tîm Rheoli Corfforaethol a Seminarau Aelodau. Roedd y ceisiadau hynny’n cael eu rhoi gerbron Bwrdd y Rhaglen TIC i gael eu hasesu ar gyfer eu cynnwys ac i benderfynu faint o flaenoriaeth fydd yn cael ei rhoi iddynt o fewn y Rhaglen.

·             O ran yr arbedion gwerth £7m a oedd eisoes  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr amser cyfyngedig sydd ar gael i’r Pwyllgor drafod yr holl eitemau ar yr agenda a gyflwynwyd gerbron i’w hystyried y diwrnod hwnnw, ac awgrymodd y dylai’r eitem ar yr Adroddiad Blynyddol ar Berfformiad 2016 (Cynllunio) gael ei gohirio er mwyn ei hystyried rywbryd yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL ohirio’r eitem ar yr Adroddiad Blynyddol ar Berfformiad 2016 (Cynllunio) er mwyn ei hystyried yn un o gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol.

Cyflwynwyd Adroddiad Monitro Blynyddol 2015/16 ar Gynllun Datblygu Lleol Sir Gaerfyrddin i’r Pwyllgor ei ystyried. Nodwyd fod y cynllun wedi cael ei lunio yn unol â gofynion Deddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol 2004 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru erbyn 31 Hydref 2016. Roedd yr adroddiad yn cynrychioli llinell sylfaen y gallai’r adran ei defnyddio i fonitro gweithrediad y Cynllun ac adnabod unrhyw dueddiadau hirdymor a allai olygu bod angen ystyried diwygiadau posibl yn y dyfodol. Roedd yr Adroddiad Monitro Blynyddol ar gael fel rhan o ymgynghoriad anffurfiol hefyd, y tu allan i ofynion statudol, gan roi’r cyfle i gyflwyno safbwyntiau a fyddai, os oeddent yn briodol, yn gallu goleuo cynnwys Adroddiadau Monitro Blynyddol dilynol.

Codwyd y materion canlynol mewn perthynas â’r adroddiad:-

·        Cyfeiriwyd at y gyfradd unedau manwerthu gwag o 17% yng Nghanol Tref Llanelli a gofynnwyd sut y gallai mabwysiadu Gorchymyn Datblygu Lleol (GDLl) ddylanwadu ar y gyfradd hon.

Cadarnhaodd y Rheolwr Blaengynllunio fod yr Awdurdod wedi cydnabod y gyfradd uchel o ran unedau manwerthu gwag, a oedd wedi cael ei chamystumio i ryw raddau gan lwyddiant Canolfan Siopa Elli. Mae Tasglu wedi cael ei sefydlu i fynd i’r afael â materion parhaus yng nghanol tref Llanelli gan greu dull cydgysylltiedig o’i adfywio gan gynnwys mynd i’r afael ag unedau gwag a bywiogrwydd. Gellid mabwysiadu GDLl a’i ddefnyddio fel offeryn i ddylanwadu ar weithrediad Hawliau Datblygu a Ganiateir trwy fabwysiadu dull hyblyg er mwyn hwyluso’r broses o gyflwyno newid defnydd posibl ar gyfer unedau manwerthu. Gallai hynny gynnwys newid y defnydd cynllunio ar gyfer lloriau uwch unedau manwerthu o ddefnydd storio i ddefnydd preswyl, a chaniatáu ystod eang o ddefnyddiau masnachol ar gyfer unedau ar loriau gwaelod yn hytrach na chyfyngu eu defnydd i ddefnydd manwerthu.

Hysbysodd hefyd mai un ffactor arall sy’n dylanwadu ar Ganol Tref Llanelli yw llwyddiant y ganolfan siopa ar gyrion y dref yn Nhrostre, a Pemberton, ac un o nodau’r Tasglu oedd cynorthwyo Canol y Dref i ymateb i bwysau o’r fath. Gallai cyflwyno’r GDLl gynorthwyo gyda’r broses honno trwy ganiatáu i’r newidiadau awgrymedig mewn defnydd y cyfeirir atynt uchod gael eu gwneud trwy’r broses hysbysu, yn hytrach na thrwy gyflwyno cais cynllunio ffurfiol. Yn y bôn, gellid teilwra’r GDLl er mwyn ateb gofynion penodol ardal. Fodd bynnag, byddai angen i’r defnydd ohono gael ei fonitro a’i adolygu er mwyn sicrhau bod canlyniadau a ddymunir yn cael eu cyflawni.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch darparu safleoedd ar gyfer teithwyr, cadarnhaodd y Pennaeth Cynllunio fod Llywodraeth Cymru yn gosod dyletswydd statudol ar bob awdurdod lleol i asesu’r angen am safleoedd o’r fath, ac i ddarparu’r safleoedd hynny o fewn ei ardal. Roedd y CDLl wedi nodi bod angen casglu gwybodaeth bellach yn y cyswllt hwnnw.

·        Yn codi o’r uchod, gofynnwyd am eglurhad o’r sefyllfa lle gallai rhywun gaffael llain o dir at ddiben darparu safle ar gyfer teithwyr. Dywedodd y Pennaeth Cynllunio y byddai angen i rywun sy’n ymgymryd â menter o’r fath ymgeisio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwynwyd yr adroddiad ar yr adolygiad o’r Polisi ynghylch Mynediad at Dai Cymdeithasol y Cyngor i’r Pwyllgor ei ystyried yn dilyn ymgynghoriad eang a oedd wedi cynnwys grwpiau gwleidyddol y Cyngor, Partneriaid sy’n Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, Shelter, Wallace, y Fforwm 50+, y rhwydwaith tenantiaid a thrwy anfon neges e-bost at ryw 6,000 o denantiaid ar Gofrestr Tai Cymdeithasol y Cyngor. Nodwyd mai’r prif newidiadau i’r polisi oedd:

·        gwneud y polisi’n symlach,

·        Rhoi blaenoriaeth i bobl o fewn Sir Gaerfyrddin a’r rhai oedd â chysylltiad â’r Sir;

·        Gostwng nifer y bandiau cymhwysol o bedwar i ddau

·        Cael gwared ar y system pwyntiau.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·        Cyfeiriwyd at fandiau A a B a’r ddarpariaeth ynddynt ar gyfer cartrefu pobl ddigartref. Mynegwyd pryder fod pobl ddigartref yn dal yn ddigartref ni waeth ym mha fand yr oeddent yn cael eu categoreiddio.

Hysbyswyd y Pwyllgor mai’r rheswm dros gynnwys categori digartref yn y ddau fand oedd er mwyn symleiddio’r broses. Roedd Band A yn ymdrin ag ymgeiswyr a aseswyd dan Ran 2 o Ddeddf Tai (Cymru) 2014 ac yr oedd dyletswydd dan Adran 75 wedi cael ei derbyn mewn perthynas â hwy. Roedd y rheiny’n cynnwys ymgeiswyr â phlant, menywod beichiog, y rhai sy’n dioddef cam-drin domestig, aelodau o’r Lluoedd Arfog a’r cyn-droseddwyr hynny nad ydynt yn cael eu cyfrif mwyach yn bobl y rhoddir blaenoriaeth iddynt ond yr ystyrir eu bod yn agored i niwed ac yn dioddef cyflyrau iechyd meddwl neu feddygol. Roedd Band B yn ymdrin ag ymgeiswyr a oedd yn ddigartref neu’n wynebu bygythiad o ddigartrefedd ond nad oeddent yn bobl y rhoddir blaenoriaeth iddynt.

·        Cyfeiriwyd at gap Llywodraeth y DU o £20k ar fudd-daliadau ac at yr effaith bosibl y gallai hynny ei chael ar bobl yn dod yn ddigartref. Hysbyswyd y Pwyllgor fod swyddogion ar hyn o bryd yn gweithio ar effaith bosibl y cap trwy wasanaeth cyngor ar dai holistaidd a fyddai’n defnyddio pob modd sydd ar gael iddo i helpu a chynghori pobl y gallai’r cap effeithio arnynt. Gallai hynny gynnwys symud tenantiaid i eiddo llai, gan felly ryddhau eu cartref i gael ei ddyrannu i deulu mwy.

Hefyd, roedd swyddogion yn Adain Refeniw a Budd-daliadau’r Cyngor yn cynnal ymarfer modelu a oedd yn ystyried faint o deuluoedd y gallai’r cap effeithio arnynt, a gallai canlyniad yr ymarfer hwnnw gael ei rannu gydag aelodau o’r Pwyllgor. Yn genedlaethol, roedd Shelter Cymru wedi amcangyfrif y gallai oddeutu 400 o deuluoedd ddod yn ddigartref o ganlyniad i gyflwyno’r cap.

·        Cyfeiriwyd at bwyslais y polisi ar gartrefu pobl sy’n byw yn y sir ar hyn o bryd, neu’r rhai sy’n dymuno adleoli i’r sir a hwythau’n bobl a chanddynt gysylltiad â’r ardal. Gofynnwyd a fyddai’r polisi’n eithrio’r holl bobl eraill nad ydynt yn perthyn i’r categorïau hynny rhag ymgeisio am dai cymdeithasol gyda’r cyngor, a allai fod yn niweidiol i gynaliadwyedd economaidd.

Hysbyswyd y Pwyllgor na fyddai’r polisi’n rhagwahardd unrhyw un rhag gwneud cais i gael ei gynnwys ar gofrestr tai cymdeithasol y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 9.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr amser cyfyngedig sydd ar gael i’r Pwyllgor drafod yr holl eitemau ar yr agenda a gyflwynwyd gerbron i’w hystyried y diwrnod hwnnw, ac awgrymodd y dylai’r eitem ar Adroddiad Monitro Cyllideb Cyfalaf a Refeniw 2016/2017 gael ei gohirio er mwyn ei hystyried rywbryd yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL y byddai’r eitem ar Adroddiad Monitro Cyllideb Cyfalaf a Refeniw 2016/2017 yn cael ei gohirio er mwyn ei hystyried rywbryd yn y dyfodol.

Cyflwynwyd Adroddiad Hanner Blwyddyn Cwynion a Chanmoliaeth ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill – 30 Medi 2016 i’r Pwyllgor ei ystyried a rhoddodd y Pwyllgor sylw arbennig i’r materion a oedd yn ymwneud â’i gylch gwaith, h.y. Adran 9.4 Hamdden a Thai ac Adran 9.4 Gwasanaethau Cynllunio ac Eiddo.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Am 1.00 p.m. tra’r oedd Cofnod 11 uchod yn cael ei ystyried, dygwyd sylw’r Pwyllgor at Reol 9.1 yn y Rheolau Gweithdrefn Gorfforaethol, “Hyd y Cyfarfod” a Rheol 23.1 yn y Rheolau Gweithdrefn Gorfforaethol, “Atal”. Gan fod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo am dair awr,

PENDERFYNWYD atal Rheolau Gweithdrefn y Cyngor i’w gwneud yn bosibl ystyried y busnes a oedd yn weddill ar yr agenda.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn nodi’r cynnydd a oedd wedi cael ei wneud o ran camau gweithredu, ceisiadau neu atgyfeiriadau a oedd yn deillio o gyfarfodydd blaenorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r eglurhad a ddarparwyd am beidio â chyflwyno adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad am beidio â chyflwyno adroddiad. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016 fel cofnod cywir.