Lleoliad: Siambr - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP ac o bell. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Julie Owens 01267 224088
Rhif | eitem | ||||
---|---|---|---|---|---|
YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb. |
|||||
DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol. |
|||||
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Gan gyfeirio at gofnod 3.2 o'r cyfarfod ar 11 Mawrth 2022, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa'r Awdurdod mewn ymateb i adolygiad Archwilio Cymru o drefniadau'r Cyngor i gynllunio a darparu ei wasanaethau gwastraff yn gynaliadwy. Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o Wasanaethau Gwastraff yr Awdurdod.
Bu'r Pwyllgor yn ystyried y cynllun gweithredu a atodwyd wrth yr adroddiad a oedd yn ceisio mynd i'r afael â'r 8 argymhelliad allweddol a oedd yn deillio o ganfyddiadau'r archwiliad, ynghyd â chrynodeb o Brosiect y Strategaeth Wastraff.
Adroddwyd bod 7 o'r 8 prif argymhelliad wedi'u cwblhau, a bod yr argymhelliad arall yn ymwneud â gweithredu cynllun i fynd i'r afael yn gynaliadwy â nifer uchel yr achosion o dipio anghyfreithlon, drwy gyhoeddi Cynllun Ansawdd Amgylcheddol Lleol, gwaith partneriaeth parhaus drwy gyfrwng y prosiect 'Caru Cymru' a ffurfio gr?p gorchwyl a gorffen craffu.
Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-
· Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch y gwasanaeth casglu sbwriel newydd, rhoddwyd trosolwg o'r strategaeth cyfathrebu ac ymgysylltu i'r Aelodau, a oedd yn cynnwys darparu pecynnau gwybodaeth a blychau gwydr i bob cartref. Hefyd byddai ymgyrch ar y cyfryngau cymdeithasol a phresenoldeb mewn grwpiau cymunedol a phwyntiau Hwb er mwyn rhoi sylw'n uniongyrchol i unrhyw bryderon neu ymholiadau gan drigolion. Dywedwyd y gallai pobl hefyd gofrestru i gael gwasanaeth e-bost a/neu neges destun lle byddai neges atgoffa'n cael ei chyflwyno cyn y diwrnodau casglu.
· Yn sgil ymholiad gan Aelod, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Amgylcheddol a Gwastraff Dros Dro byddai'r ddarpariaeth banciau poteli bresennol yn aros yn y tymor byr yn dilyn cyflwyno'r gwasanaeth casglu gwastraff diwygiedig, ac wedyn byddai adolygiad yn cael ei gynnal gyda'r bwriad o ddarparu cyfleusterau mewn lleoliadau strategol yn y tymor hwy, yn seiliedig ar y galw. Yn hyn o beth, rhoddwyd sicrwydd i Aelodau y byddai unrhyw ad-drefnu o'r cyfleusterau banciau poteli yn cael ei adolygu gan y pwyllgor craffu priodol.
· Anogwyd yr Aelodau i nodi'r cynnydd sylweddol a wnaed i fynd i'r afael ag argymhellion Archwilio Cymru, a roddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y materion a glustnodwyd wedi cael eu hunioni neu fod hynny'n digwydd ar y pryd. O ystyried yr adroddiad cadarnhaol, cynigiwyd y gallai'r adolygiad o'r gwasanaethau ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3. |
|||||
DIWEDDARIAD RHAGLEN WAITH ARCHWILIO CYMRU Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad chwarterol Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru, ar 30 Medi 2022, a oedd yn rhoi crynodeb o'r rhaglen waith ar gyfer llywodraeth leol, ynghyd â diweddariad ar y gwaith arolygu, gan gynnwys yr archwiliadau ariannol a pherfformiad sy'n berthnasol i Gyngor Sir Caerfyrddin.
Mewn ymateb i sylw a wnaed gan Aelod, fe wnaeth Cynrychiolydd Archwilio Cymru fanylu ar y broses ymgynghori oedd ar waith rhwng Archwilio Cymru a'r Cyngor cyn cyhoeddi adroddiadau ar eu gwefan. Tynnodd y Pwyllgor sylw at yr amser hir a allai fynd rhwng Archwilio Cymru yn cyhoeddi adroddiadau a'r is-adran berthnasol yn cyflwyno cynllun gweithredu i'r Pwyllgor. Gofynnwyd felly bod y Swyddogion yn rhoi dull ar waith i roi gwybod i'r Pwyllgor am gyhoeddiadau perthnasol Archwilio Cymru cyn bwrw ymlaen drwy'r broses reoli fewnol ar gyfer datblygu cynllun gweithredu. Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y strwythur wedi cael ei roi ar waith i roi sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch y camau a gymerwyd gan y Cyngor i fynd i'r afael ag unrhyw argymhellion gan Archwilio Cymru. Fodd bynnag, cytunwyd y byddai dull i hysbysu'r Pwyllgor ynghylch cyhoeddi adroddiadau Archwilio Cymru yn amserol yn cael ei ystyried gan y Tîm Rheoli Corfforaethol.
Tynnodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol sylw'r Pwyllgor at y gwaith Archwilio Ariannol ar gyfer 2021/22. O ran archwilio Datganiad o Gyfrifon y Cyngor ar gyfer 2021/22, dywedwyd bod y diystyru statudol ar gyfer trin asedau seilwaith wedi'i roi ar waith ers hynny, ac yn unol â'r awdurdod dirprwyedig a ddarparwyd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, cadarnhawyd mai Sir Gaerfyrddin oedd y Cyngor cyntaf yng Nghymru i gwblhau ei Ddatganiad o Gyfrifon 2021/22 gyda barn archwilio ddiamod. Ar ben hynny, atgoffwyd y Pwyllgor fod archwiliad Datganiad Cyfrifon 2021/22 y Cronfa Bensiwn a'r archwiliad ar gyfer Harbwr Porth Tywyn 2021/22 wedi cael eu cwblhau gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf ar 21 Hydref 2022.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL
|
|||||
Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2022/23 Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23. Dywedwyd bod cyfradd gwblhau o 49% wedi'i chyflawni hyd yma, a hynny yn erbyn targed o 55%. Bu i'r Pwyllgor adolygu'r cynnydd a wnaed mewn perthynas â chyflwyno'r rhaglen archwilio, ac, o ystyried y materion staffio presennol, cynigiwyd gohirio'r meysydd canlynol i 2023/24:
· Carbon Sero Net, ar sail yr adolygiad a wnaed gan Archwilio Cymru. · Cynllunio'r Gweithlu, ar y sail bod is-gr?p penodol o'r Tîm Trawsnewid yn ei le i adolygu materion cynllunio'r gweithlu. · Diogelu Data, ar y sail y byddai'n amserol adolygu prosesau ar ôl deddfu deddfwriaeth newydd yn 2023.
Cyfeiriodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at archwiliadau'r Grant Gwella Cymorth Consortia Rhanbarthol a'r Grant Datblygu Disgyblion a oedd wedi rhagori'n sylweddol ar y dyddiau archwilio a ddyrannwyd. Eglurwyd bod yr oedi, yn bennaf, wedi'i briodoli i faterion yn ymwneud â'r pandemig coronafeirws, a'r symud o ERW i Partneriaeth, a oedd wedi ymestyn cyfnod yr archwilio ac wedi arwain at gymhlethdodau ychwanegol yn gysylltiedig ag aelodaeth ddiwygiedig y consortia a'r Swyddogion oedd yn gyfrifol am reoli prosesau o ddydd i ddydd. Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod trefniadau wedi'u cryfhau i helpu'r adran i nodi meysydd i'w gwella. Nodwyd ymhellach y byddai gwerthusiad ar ôl y prosiect yn cael ei wneud rhwng yr adran a'r adain archwilio, gyda'r bwriad o ddatblygu ymhellach a chanfod meysydd gwelliant pellach yn y dyfodol.
Cafwyd trafodaeth ar yr anawsterau recriwtio parhaus a'r cyfyngiadau ariannol heriol oedd yn wynebu'r Awdurdod; problemau roedd y sector cyhoeddus cyfan yn eu hwynebu'n genedlaethol. Yn hyn o beth, cafodd ei gydnabod gan Swyddogion y gallai fod angen atal recriwtio un o'r ddwy swydd wag bresennol yn yr adain archwilio er mwyn cynorthwyo i gydbwyso'r gyllideb. Tynnodd y Pwyllgor sylw at waith allweddol yr adain Archwilio wrth gefnogi rheolaethau mewnol a chynnal trefn briodol o fewn yr Awdurdod ac yr oedd angen eu hariannu'n ddigonol. Pwysleisiodd y Pwyllgor y dylai'r rhaglen waith archwilio ar gyfer 2023/24 adlewyrchu'r adnoddau oedd ar gael, i sicrhau bod rhaglen waith realistig ac effeithiol yn cael ei chyflwyno.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL
|
|||||
CYNNYDD O RAN ARGYMHELLION YR ADRODDIAD RHEOLEIDDIO Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed ar argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol, yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Archwilio ddilyn argymhellion adroddiadau rheoleiddiol.
Mynegodd y Cadeirydd ei siom mewn perthynas â nifer yr anghysonderau o fewn yr adroddiad, ynghyd â pheth hen wybodaeth, a phwysleisiodd fod angen cryfhau prosesau mewnol i sicrhau bod adroddiadau'r dyfodol yn cael eu hadolygu cyn eu cyhoeddi. Esboniodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth fod yr adroddiad yn benllanw i'r data a'r wybodaeth a ddarparwyd gan Swyddogion Arweiniol y Gwasanaeth, a rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai adborth yn cael ei roi i'r Swyddogion priodol i dynnu sylw at y gofyniad am riportio cywir.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad. |
|||||
BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Ystyriodd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith ar gyfer cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am 2022/23, a oedd yn nodi'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod, yn ogystal â rhaglen o sesiynau datblygu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau gyflawni eu rôl yn effeithiol ar y Pwyllgor.
Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adroddiad Cwynion Blynyddol wedi'i ohirio hyd at fis Mawrth 2023 oherwydd problemau adnoddau.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Blaenraglen Waith 2022/23. |
|||||
COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I’R PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO: Dogfennau ychwanegol: |
|||||
GRWP LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL 20 MEDI, 2022 Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Medi, 2022. |
|||||
GRWP LLYWIO RHEOLI RISG 02 RHAGFYR, 2022 Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 2 Rhagfyr 2022. |
|||||
PANEL GRANTIAU 26 MEDI, 2022 Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 26 Medi 2022. |
|||||
LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO AR: Dogfennau ychwanegol: |
|||||
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyfeiriwyd at gywiriad teipio oedd yn ofynnol mewn perthynas â chofnod 8 yn ymwneud â'r Rheolau Gweithdrefn Ariannol, a nodwyd ar dudalen 107 o ddogfennaeth y cyfarfod. Cadarnhawyd y byddai'r cofnodion yn cael eu diweddaru i ddatgan "monies being held at the year end...”.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, ar yr amod y byddai'r cywiriad yn cael ei wneud, lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 30 Medi, 2022, i nodi eu bod yn gywir.</AI21><AI22>
Cafodd y Pwyllgor wybod bod yr adolygiad dilynol ar y pwnc "Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y Dyfodol" wedi'i ohirio ac roedd disgwyl iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ar 17 Mawrth 2023.
Tynnwyd sylw'r Pwyllgor gan y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at baragraff 4 o gofnod 4 yn ymwneud â 'Rhan Bii: Prydau Ysgol - Gofynion Dietegol Arbennig' Diweddariad Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23. Dywedodd y Pwyllgor fod y Pennaeth Mynediad at Addysg wedi rhoi diweddariad i gywiro'r datganiad a wnaed i'r Pwyllgor yngl?n ag ail-gofrestru alergenau neu anghenion dietegol arbennig ar gyfer disgyblion blwyddyn 6 ysgolion cynradd sy'n pontio i flwyddyn 7 ysgolion uwchradd. Yn hyn o beth, eglurwyd bod y broses ail-gofrestru wedi'i chynnal trwy'r system ParentPay yn hytrach na'r ffurflen gais derbyniadau. Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y broses bresennol yn casglu'r wybodaeth ofynnol am alergenau ac anghenion dietegol arbennig yr holl ddisgyblion, gan gynnwys y rhai sy'n gymwys i gael prydau ysgol am ddim, oherwydd roedd yn ofynnol i bob rhiant/gwarcheidwad ymgymryd â'r broses ail-gofrestru ar y system ParentPay. Ar ben hynny, nodwyd bod sylw'n cael ei roi i gynnwys alergenau ac anghenion dietegol arbennig ar y ffurflen gais derbyniadau, ond byddai'n rhaid i unrhyw ddiwygiadau a wnaed fod yn destun cytundeb rhanbarthol.
Er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i fonitro ei weithredoedd a'i atgyfeiriadau, gwnaed cais am i Swyddogion archwilio'r posibilrwydd o gyflwyno naill ai Log Gweithredu i gyd-fynd â'r cofnodion, neu adroddiad i fanylu ar y rhesymau dros beidio â chyflwyno eitemau o fewn Blaenraglen Waith y Pwyllgor. |
|||||
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd wedi ei gynnal ar 21 Hydref, 2022, gan eu bod yn gywir.
Wrth gloi'r cyfarfod, rhoddodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wybod i'r Aelodau am y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r broses recriwtio ar gyfer y swydd wag fel Aelod Lleyg oedd ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a chadarnhawyd bod y swydd wedi'i hailhysbysebu tan 23 Ionawr 2023. |