Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Gan gyfeirio at gofnod 3.2 o'r cyfarfod ar 11 Mawrth 2022, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa'r Awdurdod mewn ymateb i adolygiad Archwilio Cymru o drefniadau'r Cyngor i gynllunio a darparu ei wasanaethau gwastraff yn gynaliadwy.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o Wasanaethau Gwastraff yr Awdurdod.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y cynllun gweithredu a atodwyd wrth yr adroddiad a oedd yn ceisio mynd i'r afael â'r 8 argymhelliad allweddol a oedd yn deillio o ganfyddiadau'r archwiliad, ynghyd â chrynodeb o Brosiect y Strategaeth Wastraff.

Adroddwyd bod 7 o'r 8 prif argymhelliad wedi'u cwblhau, a bod yr argymhelliad arall yn ymwneud â gweithredu cynllun i fynd i'r afael yn gynaliadwy â nifer uchel yr achosion o dipio anghyfreithlon, drwy gyhoeddi Cynllun Ansawdd Amgylcheddol Lleol, gwaith partneriaeth parhaus drwy gyfrwng y prosiect 'Caru Cymru' a ffurfio gr?p gorchwyl a gorffen craffu.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-

·       Mynegwyd pryder y byddai nifer yr achosion o dipio anghyfreithlon yn cynyddu yn dilyn y newidiadau oedd ar fin digwydd i'r gwasanaeth casglu sbwriel, ynghyd â'r problemau gweithredol oedd yn gysylltiedig â'r gwasanaeth casglu gwastraff swmpus. Rhoddwyd sicrwydd bod yr adran yn barod ar gyfer yr heriau a ragwelwyd mewn ymateb i newidiadau o fewn y gwasanaeth, a chadarnhawyd bod adnoddau wedi'u dyrannu ar gyfer darparu rhaglen addysg a gorfodi mewn perthynas â rhyngweithio ynghylch y cynllun casglu o ymyl y ffordd a thipio anghyfreithlon. Adroddwyd ymhellach bod adolygiad strategol o'r gwasanaeth casglu gwastraff swmpus yn cael ei gynnal a byddai adroddiad yn cael ei ystyried gan y Cabinet maes o law.

·       Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch y gwasanaeth casglu sbwriel newydd, rhoddwyd trosolwg o'r strategaeth cyfathrebu ac ymgysylltu i'r Aelodau, a oedd yn cynnwys darparu pecynnau gwybodaeth a blychau gwydr i bob cartref. Hefyd byddai ymgyrch ar y cyfryngau cymdeithasol a phresenoldeb mewn grwpiau cymunedol a phwyntiau Hwb er mwyn rhoi sylw'n uniongyrchol i unrhyw bryderon neu ymholiadau gan drigolion. Dywedwyd y gallai pobl hefyd gofrestru i gael gwasanaeth e-bost a/neu neges destun lle byddai neges atgoffa'n cael ei chyflwyno cyn y diwrnodau casglu.

·       Yn sgil ymholiad gan Aelod, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Amgylcheddol a Gwastraff Dros Dro byddai'r ddarpariaeth banciau poteli bresennol yn aros yn y tymor byr yn dilyn cyflwyno'r gwasanaeth casglu gwastraff diwygiedig, ac wedyn byddai adolygiad yn cael ei gynnal gyda'r bwriad o ddarparu cyfleusterau mewn lleoliadau strategol yn y tymor hwy, yn seiliedig ar y galw.  Yn hyn o beth, rhoddwyd sicrwydd i Aelodau y byddai unrhyw ad-drefnu o'r cyfleusterau banciau poteli yn cael ei adolygu gan y pwyllgor craffu priodol.

·       Anogwyd yr Aelodau i nodi'r cynnydd sylweddol a wnaed i fynd i'r afael ag argymhellion Archwilio Cymru, a roddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y materion a glustnodwyd wedi cael eu hunioni neu fod hynny'n digwydd ar y pryd. O ystyried yr adroddiad cadarnhaol, cynigiwyd y gallai'r adolygiad o'r gwasanaethau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad chwarterol Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru, ar 30 Medi 2022, a oedd yn rhoi crynodeb o'r rhaglen waith ar gyfer llywodraeth leol, ynghyd â diweddariad ar y gwaith arolygu, gan gynnwys yr archwiliadau ariannol a pherfformiad sy'n berthnasol i Gyngor Sir Caerfyrddin.

Mewn ymateb i sylw a wnaed gan Aelod, fe wnaeth Cynrychiolydd Archwilio Cymru fanylu ar y broses ymgynghori oedd ar waith rhwng Archwilio Cymru a'r Cyngor cyn cyhoeddi adroddiadau ar eu gwefan. Tynnodd y Pwyllgor sylw at yr amser hir a allai fynd rhwng Archwilio Cymru yn cyhoeddi adroddiadau a'r is-adran berthnasol yn cyflwyno cynllun gweithredu i'r Pwyllgor. Gofynnwyd felly bod y Swyddogion yn rhoi dull ar waith i roi gwybod i'r Pwyllgor am gyhoeddiadau perthnasol Archwilio Cymru cyn bwrw ymlaen drwy'r broses reoli fewnol ar gyfer datblygu cynllun gweithredu.  Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y strwythur wedi cael ei roi ar waith i roi sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch y camau a gymerwyd gan y Cyngor i fynd i'r afael ag unrhyw argymhellion gan Archwilio Cymru.  Fodd bynnag, cytunwyd y byddai dull i hysbysu'r Pwyllgor ynghylch cyhoeddi adroddiadau Archwilio Cymru yn amserol yn cael ei ystyried gan y Tîm Rheoli Corfforaethol.

Tynnodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol sylw'r Pwyllgor at y gwaith Archwilio Ariannol ar gyfer 2021/22.  O ran archwilio Datganiad o Gyfrifon y Cyngor ar gyfer 2021/22, dywedwyd bod y diystyru statudol ar gyfer trin asedau seilwaith wedi'i roi ar waith ers hynny, ac yn unol â'r awdurdod dirprwyedig a ddarparwyd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, cadarnhawyd mai Sir Gaerfyrddin oedd y Cyngor cyntaf yng Nghymru i gwblhau ei Ddatganiad o Gyfrifon 2021/22 gyda barn archwilio ddiamod. Ar ben hynny, atgoffwyd y Pwyllgor fod archwiliad Datganiad Cyfrifon 2021/22 y Cronfa Bensiwn a'r archwiliad ar gyfer Harbwr Porth Tywyn 2021/22 wedi cael eu cwblhau gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf ar 21 Hydref 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23.  Dywedwyd bod cyfradd gwblhau o 49% wedi'i chyflawni hyd yma, a hynny yn erbyn targed o 55%. Bu i'r Pwyllgor adolygu'r cynnydd a wnaed mewn perthynas â chyflwyno'r rhaglen archwilio, ac, o ystyried y materion staffio presennol, cynigiwyd gohirio'r meysydd canlynol i 2023/24:

·       Carbon Sero Net, ar sail yr adolygiad a wnaed gan Archwilio Cymru.

·       Cynllunio'r Gweithlu, ar y sail bod is-gr?p penodol o'r Tîm Trawsnewid yn ei le i adolygu materion cynllunio'r gweithlu.

·       Diogelu Data, ar y sail y byddai'n amserol adolygu prosesau ar ôl deddfu deddfwriaeth newydd yn 2023.

Cyfeiriodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at archwiliadau'r Grant Gwella Cymorth Consortia Rhanbarthol a'r Grant Datblygu Disgyblion a oedd wedi rhagori'n sylweddol ar y dyddiau archwilio a ddyrannwyd.  Eglurwyd bod yr oedi, yn bennaf, wedi'i briodoli i faterion yn ymwneud â'r pandemig coronafeirws, a'r symud o ERW i Partneriaeth, a oedd wedi ymestyn cyfnod yr archwilio ac wedi arwain at gymhlethdodau ychwanegol yn gysylltiedig ag aelodaeth ddiwygiedig y consortia a'r Swyddogion oedd yn gyfrifol am reoli prosesau o ddydd i ddydd.  Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod trefniadau wedi'u cryfhau i helpu'r adran i nodi meysydd i'w gwella. Nodwyd ymhellach y byddai gwerthusiad ar ôl y prosiect yn cael ei wneud rhwng yr adran a'r adain archwilio, gyda'r bwriad o ddatblygu ymhellach a chanfod meysydd gwelliant pellach yn y dyfodol.

Cafwyd trafodaeth ar yr anawsterau recriwtio parhaus a'r cyfyngiadau ariannol heriol oedd yn wynebu'r Awdurdod; problemau roedd y sector cyhoeddus cyfan yn eu hwynebu'n genedlaethol. Yn hyn o beth, cafodd ei gydnabod gan Swyddogion y gallai fod angen atal recriwtio un o'r ddwy swydd wag bresennol yn yr adain archwilio er mwyn cynorthwyo i gydbwyso'r gyllideb.  Tynnodd y Pwyllgor sylw at waith allweddol yr adain Archwilio wrth gefnogi rheolaethau mewnol a chynnal trefn briodol o fewn yr Awdurdod ac yr oedd angen eu hariannu'n ddigonol. Pwysleisiodd y Pwyllgor y dylai'r rhaglen waith archwilio ar gyfer 2023/24 adlewyrchu'r adnoddau oedd ar gael, i sicrhau bod rhaglen waith realistig ac effeithiol yn cael ei chyflwyno.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed ar argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol, yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Archwilio ddilyn argymhellion adroddiadau rheoleiddiol.

Mynegodd y Cadeirydd ei siom mewn perthynas â nifer yr anghysonderau o fewn yr adroddiad, ynghyd â pheth hen wybodaeth, a phwysleisiodd fod angen cryfhau prosesau mewnol i sicrhau bod adroddiadau'r dyfodol yn cael eu hadolygu cyn eu cyhoeddi.  Esboniodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth fod yr adroddiad yn benllanw i'r data a'r wybodaeth a ddarparwyd gan Swyddogion Arweiniol y Gwasanaeth, a rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai adborth yn cael ei roi i'r Swyddogion priodol i dynnu sylw at y gofyniad am riportio cywir.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith ar gyfer cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am 2022/23, a oedd yn nodi'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod, yn ogystal â rhaglen o sesiynau datblygu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau gyflawni eu rôl yn effeithiol ar y Pwyllgor.

Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adroddiad Cwynion Blynyddol wedi'i ohirio hyd at fis Mawrth 2023 oherwydd problemau adnoddau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Blaenraglen Waith 2022/23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y

Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Medi, 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 2 Rhagfyr 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 26 Medi 2022.

Cyfeiriwyd at gywiriad teipio oedd yn ofynnol mewn perthynas â chofnod 8 yn ymwneud â'r Rheolau Gweithdrefn Ariannol, a nodwyd ar dudalen 107 o ddogfennaeth y cyfarfod. Cadarnhawyd y byddai'r cofnodion yn cael eu diweddaru i ddatgan "monies being held at the year end...”.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, ar yr amod y byddai'r cywiriad yn cael ei wneud, lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 30 Medi, 2022, i nodi eu bod yn gywir.</AI21><AI22>

Cafodd y Pwyllgor wybod bod yr adolygiad dilynol ar y pwnc "Trosolwg

a Chraffu - Addas ar gyfer y Dyfodol" wedi'i ohirio ac roedd disgwyl iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ar 17 Mawrth 2023.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor gan y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at baragraff 4 o gofnod 4 yn ymwneud â 'Rhan Bii: Prydau Ysgol - Gofynion Dietegol Arbennig' Diweddariad Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23. Dywedodd y Pwyllgor fod y Pennaeth Mynediad at Addysg wedi rhoi diweddariad i gywiro'r datganiad a wnaed i'r Pwyllgor yngl?n ag ail-gofrestru alergenau neu anghenion dietegol arbennig ar gyfer disgyblion blwyddyn 6 ysgolion cynradd sy'n pontio i flwyddyn 7 ysgolion uwchradd.  Yn hyn o beth, eglurwyd bod y broses ail-gofrestru wedi'i chynnal trwy'r system ParentPay yn hytrach na'r ffurflen gais derbyniadau. Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y broses bresennol yn casglu'r wybodaeth ofynnol am alergenau ac anghenion dietegol arbennig yr holl ddisgyblion, gan gynnwys y rhai sy'n gymwys i gael prydau ysgol am ddim, oherwydd roedd yn ofynnol i bob rhiant/gwarcheidwad ymgymryd â'r broses ail-gofrestru ar y system ParentPay.  Ar ben hynny, nodwyd bod sylw'n cael ei roi i gynnwys alergenau ac anghenion dietegol arbennig ar y ffurflen gais derbyniadau, ond byddai'n rhaid i unrhyw ddiwygiadau a wnaed fod yn destun cytundeb rhanbarthol.

Er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i fonitro ei weithredoedd a'i atgyfeiriadau, gwnaed cais am i Swyddogion archwilio'r posibilrwydd o gyflwyno naill ai Log Gweithredu i gyd-fynd â'r cofnodion, neu adroddiad i fanylu ar y rhesymau dros beidio â chyflwyno eitemau o fewn Blaenraglen Waith y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd wedi ei gynnal ar 21 Hydref, 2022, gan eu bod yn gywir.

Wrth gloi'r cyfarfod, rhoddodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wybod i'r Aelodau am y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r broses recriwtio ar gyfer y swydd wag fel Aelod Lleyg oedd ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a chadarnhawyd bod y swydd wedi'i hailhysbysebu tan 23 Ionawr 2023.