Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd A.G. Morgan.

Dywedodd y Cadeirydd fod Syr David Lewis yn bresennol am y tro olaf fel yr Aelod Allanol â Phleidlais, a diolchodd iddo am ei gyfraniad at waith y Pwyllgor gan ddymuno'n dda iddo i'r dyfodol.

Diolchodd Syr David i'r Cadeirydd am ei sylwadau.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y trefniadau i benodi Aelod Allanol â Phleidlais newydd ar waith eisoes. Awgrymwyd y gallai fod yn briodol, petai angen, sefydlu panel rhestr fer a fyddai'n cynnwys tri aelod ac a fyddai'n gytbwys yn wleidyddol. Byddai hynny'n dibynnu ar nifer y ceisiadau a ddeuai i law.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r awgrym uchod, a bod y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd ac un o aelodau Plaid Cymru ar y Pwyllgor yn gwasanaethu ar y panel rhestr fer.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2015/16.  Yr oedd Rhan A ar ffurf adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio 2015/16 ynghyd â matrics sgorio o ran yr argymhellion, yr oedd Rhan B yn grynodeb o'r adroddiadau terfynol gorffenedig am 2015/16 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2015 tan y presennol), ac yr oedd Rhan C yn manylu ar Argymhellion Blaenoriaeth 1 ynghylch adolygu systemau eraill ac archwiliadau o'r sefydliad.   

Rhoddwyd sylw i'r mater canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Cyfeiriwyd at yr adolygiad o'r system derbyn arian parod a oedd dan sylw yn y cyfarfod diwethaf, a rhoddwyd Gwybod i'r Pwyllgor fod y Rheolau Gweithdrefn Ariannol yn cael eu hailysgrifennu ar hyn o bryd ac y byddent yn cynnwys cynnal archwiliadau di-rybudd ar hap o'r staff sy'n gyfrifol am dderbyn arian parod;

·       O ran yr adolygiad o'r cyfleusterau hamdden ym Mharc Gwledig Pen-bre ac ym Mharc Arfordirol y Mileniwm a oedd wedi'i gynnal ar gais Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol, rhoddodd y Pennaeth Hamdden sicrwydd i'r Pwyllgor fod y gwendidau a ddaethai i'r golwg yn cael eu hunioni ac y byddai'r swyddogion yn cydweithio'n agos â'r Adain Archwilio. Byddai hyn yn cynnwys sicrhau bod pawb yn cydymffurfio bob amser â'r Rheolau Gweithdrefn Ariannol Corfforaethol, a bod y materion iechyd a diogelwch yn cael sylw. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod Cynllun Gweithredu yn cael ei baratoi ynghylch y materion oedd dan sylw, ac awgrymwyd y gellid rhoi hwn gerbron cyfarfod nesaf y Pwyllgor; 

PENDERFYNWYD

3.1 derbyn, at ddibenion monitro, y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2015/16;

3.2 rhoi gerbron y cyfarfod nesaf Gynllun Gweithredu a fyddai'n manylu ar sut y byddid yn rhoi sylw i'r materion oedd wedi'u codi yn sgil yr adolygiad o'r cyfleusterau hamdden ym Mharc Gwledig Pen-bre ac ym Mharc Arfordirol y Mileniwm.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17 ac a amlinellai gwmpas arfaethedig 2017/19. Nodai fod egwyddorion asesu risg wedi'u defnyddio wrth lunio'r cynlluniau, gan ystyried newidiadau yn y gwasanaethau.  Y farn oedd y byddai mabwysiadu rhaglen dreigl dair blynedd yn rhoi sicrwydd bod y trefniadau archwilio yn ddigonol gan ganiatáu, ar yr un pryd, hyblygrwydd o ran ymdrin â newidiadau yn systemau'r Awdurdod. Yr oedd y Cynllun yn cymryd y byddai pob un o swyddi'r Adain yn llawn, sef 9.4 o weithwyr cyfwerth ag amser llawn.

           PENDERFYNWYD

4.1 cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2016/17;

4.2 cadarnhau cwmpas arfaethedig 2017/19.

Gan gyfeirio at gyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 18^fed Rhagfyr, 2015 (gweler cofnod 4), rhoddwyd gerbron y Pwyllgor adroddiad cynnydd ynghylch y Cynllun Gweithredu ar gyfer Cefnogi Pobl.  Yr oedd yr adroddiad yn crynhoi'r gwaith oedd wedi'i wneud hyd yn hyn gan y Tîm Cefnogi Pobl er mwyn gwella ei brosesau o ran rheoli grantiau a chontractau, fel yr oedd y Rheolwr Archwilio a Risg wedi ei amlinellu yn y cyfarfod oedd wedi'i gynnal ar 10^fed Gorffennaf, 2016. Y farn oedd bod y cynnydd yn dda. Byddai'r Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol yn monitro hyn.

PENDERFYNWYD nodi'r cynnydd o ran y Cynllun Gweithredu ar gyfer Cefnogi Pobl.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr. Richard Harries a Mr. Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio oedd wedi'i wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y fersiwn drafft o Gynllun Archwilio 2016 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.  Nodwyd bod yn rhaid i Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'i dyletswyddau statudol:-

·  edrych yn fanwl ar ddatganiadau ariannol y Cyngor ac ardystio a oeddynt "yn wir ac yn deg";

·   asesu a yw'r Cyngor wedi gwneud trefniadau priodol i sicrhau darbodaeth, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd o ran defnyddio adnoddau;

·   archwilio ac asesu a oedd y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau a bodloni gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009; a

·   cynnal astudiaethau er mwyn gwneud argymhellion i wella darbodaeth, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd neu i wella'r trefniadau ariannol neu drefniadau eraill yn ymwneud â rheoli.

Yr oedd y Cynllun yn manylu ar y gwaith oedd i'w wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio cyfrifon y Cyngor, pryd y câi'r gwaith ei wneud, faint y byddai'n ei gostio a phwy fyddai'n ei wneud.

Gan ymateb i gwestiwn, cytunodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru i ddarparu rhagor o wybodaeth yn y cyfarfod nesaf ynghylch ffioedd.

PENDERFYNWYD derbyn y fersiwn drafft o Gynllun Archwilio 2015 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2016 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Yr oedd yn rhaid i Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'i rhwymedigaethau o dan y Côd Ymarfer Archwilio, edrych yn fanwl ar ddatganiadau cyfrifon Cronfa Dyfed Bensiwn ac ardystio a oeddynt "yn wir ac yn deg".

Yr oedd y Cynllun yn manylu ar y gwaith oedd i'w wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed am y flwyddyn yn diweddu 31^ain Mawrth, 2016, pryd y câi'r gwaith ei wneud, faint y byddai'n ei gostio a phwy fyddai'n ei wneud.

PENDERFYNWYD derbyn Cynllun Archwilio 2016 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Côd Llywodraethu Corfforaethol, fel yr oedd wedi'i ddiweddaru, a'r Cylch Gwaith ar gyfer y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol.

Gofynnwyd cwestiwn am y cyfeiriad yn y Côd at yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr yn trafod telerau eu rolau. Gan ymateb i'r cwestiwn dywedwyd bod y geiriad yn gyson â'r hyn oedd yn nogfennau CIPFA/SOLACE sef ‘Delivering Good Governance in Local Government'. Fodd bynnag, barn gyffredinol y Pwyllgor oedd y dylid gwaredu o'r Côd unrhyw gyfeiriad at 'drafod telerau' o ran hyn o beth.

PENDERFYNWYD

7.1 cymeradwyo'r Côd Llywodraethu Corfforaethol fel yr oedd wedi'i ddiweddaru;

7.2 cymeradwyo Cylch Gwaith y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol, yn amodol ar y newid canlynol yn unol ag Egwyddor 2 yn yr Atodlen:

‘bod protocolau ar waith sy'n sicrhau bod yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr yn trafod telerau acyn cytuno ar eu rolau yn gynnar yn y berthynas, ac sy'n cynnal cyd-ddealltwriaeth o'r rolau’.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol oedd wedi'i gynnal ar 3^ydd Rhagfyr, 2015.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg oedd wedi'i gynnal ar 22^ain Rhagfyr, 2015.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau oedd wedi'i gynnal ar 6^ed Ionawr, 2016.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 18^fed Rhagfyr, 2015 gan eu bod yn gywir.