Agenda a Chofnodion

 Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Darren Price Arweinydd, Cyngor Sir Caerfyrddin, Wendy Walters, Prif Weithredwr Cyngor Sir Caerfyrddin, y Cynghorydd Rob Stewart, Arweinydd Cyngor Abertawe a'r Cynghorydd David Simpson, Arweinydd Cyngor Sir Penfro.

Gan fod y Cadeirydd a'r dirprwyon wedi cyflwyno ymddiheuriadau, cafwyd pleidlais i’r Cynghorydd Robert Smith gadeirio'r cyfarfod heddiw.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol yn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod Cyd-bwyllgor Partneriaeth a gynhaliwyd ar 23 Mehefin 2023 gan eu bod yn gywir.

Nid oedd dim materion yn codi o'r Cofnodion.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad i ddiwygio'r dewis o aelod â phleidlais ar Gyd-bwyllgor Partneriaeth.  Byddai hyn yn rhoi hyblygrwydd i'r tri awdurdod lleol ac yn rhoi'r dewis iddynt enwebu’r aelod Cabinet â'r portffolio addysg fel yr aelod â phleidlais yn hytrach na'u Harweinydd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod geiriad diwygiedig y Cylch Gorchwyl (fel yr atodwyd i'r adroddiad) yn cael ei gymeradwyo.

Derbyniodd y Cydbwyllgor lythyr gan Gadeirydd y Gr?p Cynghorwyr Craffu - Partneriaeth yn myfyrio ar y sylwadau yn dilyn cyfarfod diwethaf y Gr?p ar y 19 Mehefin, 2023.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y llythyr.

Cafodd y Cydbwyllgor ddiweddariad ar sefyllfa ariannol Partneriaeth fel yr oedd yn Awst 2023.

Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth fanwl benodol mewn perthynas â'r canlynol:

·       Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·       Cyfraniadau Awdurdod Lleol

·       Monitro'r Gyllideb - Awst 2023

·       Incwm Grant ar gyfer 2023-24

·       Risgiau a Chyfleoedd

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:- 

7.1 nodi adroddiad ariannol mis Awst 2023

7.2 nodi'r alldro a ragwelir ar gyfer 2023-24

Darparwyd i'r Cyd-bwyllgor y farn sicrwydd flynyddol ynghylch effeithlonrwydd Trefniadau

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol wrth y pwyllgor bod gan Partneriaeth fframwaith cymedrol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

8.1 bod yr adroddiad yn cael ei nodi;

8.2 bod y Farn Sicrwydd Flynyddol ar gyfer 2022-23 yn cael ei nodi

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried canfyddiadau'r adolygiad blynyddol o ran trefniadau llywodraethu ar gyfer Partneriaeth am 2022-23.

Rhoddodd yr adolygiad Archwilio Mewnol sgôr sicrwydd cymedrol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd y trefniadau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheolaeth ariannol sydd ar waith.  Mae'r meysydd y mae angen eu gwella ymhellach wedi'u cynnwys yn y blaenoriaethau ar gyfer gwella Cynllun Gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022-23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Partneriaeth am 2022-23.

Cafodd y Cyd-bwyllgor Raglen Waith Archwilio Mewnol 2023-24 Partneriaeth i'w cymeradwyo.

Paratowyd y Rhaglen Waith yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.  Cafodd y rhaglen ei datblygu mewn ymgynghoriad â’r Cyfarwyddwr Addysg Arweiniol, y Swyddog Adran 151, y Swyddog Monitro  a Swyddog Arweiniol Partneriaeth.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor y byddai gwaith maes Archwilio Mewnol yn dechrau ym mis Chwefror 2024 ac ar ôl dod i ben, byddai adroddiad yn cael ei gyhoeddi i swyddogion i'w ystyried.  Ar ôl darparu adborth i'r Archwiliad Mewnol, bydd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cyd-bwyllgor yn ystod tymor yr Haf.

Mewn ymateb i ymholiad ynghylch ehangder y cwmpas, dywedwyd wrth y Cyd-bwyllgor mai dull sampl ar draws y sefydliadau, fyddai'r opsiwn a oedd yn cael ei ffafrio, gan fod hyn yn golygu bod modd cyflawni'r gwaith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2023/24.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad yn rhoi gwybodaeth am ddarpariaeth a pherfformiad cynllun busnes blwyddyn ariannol 2023-24.

Mae'r cynllun busnes yn cael ei fonitro'n chwarterol a nodwyd bod bron pob cam gweithredu ar y trywydd iawn i'w gyflawni'n llawn erbyn mis Mawrth 2024.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor am feysydd cymorth i ysgolion y mae Partneriaeth yn eu cynnig, yn unol â disgwyliadau'r cynllun busnes.  Caiff meysydd datblygu ac adnoddau eu trafod yn rheolaidd fel rhan o'r Gr?p Strategaeth Cyfarwyddwr.

Roedd y Cyd-bwyllgor o'r farn fod hwn yn ddarn diddorol ac allweddol o waith wrth symud ymlaen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

11.1 bod y diweddariad yn cael ei nodi

11.2  bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad yn cynnwys ymateb i arolwg barn rhanddeiliaid Partneriaeth (Arolwg Net Promoter) o dymor yr haf 2023.

Mynegodd y Cyd-bwyllgor siom ynghylch y nifer isel o Benaethiaid a oedd wedi cymryd rhan yn yr arolwg. Mewn ymateb, dywedwyd wrth y pwyllgor fod hwn oherwydd nifer o resymau, gan gynnwys Camau Gweithredu Heb Streicio. Effeithiodd hyn yn negyddol ar y gyfradd gwblhau a phenderfynwyd ymestyn yr arolwg i grwpiau penodol.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor y byddai Arolwg Net Promoter yn cael ei gynnal yn flynyddol ar ddiwedd y cylch cynllunio busnes ym mis Mawrth.  Bydd canlyniadau'r arolwg yn cael eu rhannu â'r holl staff yn Partneriaeth a byddai cynllun gweithredu yn cael ei gyd-adeiladu a byddai cyswllt maes o law yn cael ei wneud â’r rhai a nododd eu bod yn hapus i roi adborth pellach o fewn mis gwaith ar ôl cwblhau'r arolwg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

12.1 bod y diweddariad yn cael ei nodi

12.2 bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn

12.3 cytuno ar yr arolwg blynyddol ar ddiwedd cylch y cynllun busnes

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor broffil risg cyffredinol y rhanbarth. Nodwyd bod y risgiau canlynol o debygolrwydd canolig ac effaith uchel:

·        Prydlondeb Llywodraeth Cymru yn darparu cyllid

·         Diffyg Eglurder o ran swyddogaethau Partneriaeth

Bu gostyngiad yn Risg 2 oherwydd yr arolygiadau ar draws yr awdurdodau lleol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

13.1.      Nodi'r proffil risg

13.2.      Bod yr adroddiad risg yn cael ei dderbyn

Nid oedd dim materion brys i'w trafod.