Agenda a chofnodion drafft

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Rob Stewart (Cyngor Dinas a Sir Abertawe), y Cynghorydd James Gibson-Watt (Cyngor Sir Powys), y Cynghorydd Glynog Davies (Cyngor Sir Caerfyrddin), William Bramble (Prif Weithredwr Cyngor Sir Penfro), Tracey Meredith (Cyngor Dinas a Sir Abertawe), Mark Campion (Estyn), Matt Holder (Pennaeth Archwilio Mewnol, Sir Benfro), Dr Caroline Turner (Prif Weithredwr Cyngor Sir Powys), Cynghorydd Guy Woodham (Cyngor Sir Penfro).

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol yn y cyfarfod.

Ystyriodd Cyd-bwyllgor ERW enwebiadau ar gyfer penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd ar gyfer y cyfarfod ar 17 Mai, 2023.

Penderfynwyd ethol yr Aelodau canlynol:-

3.1 Penodi'r Cynghorydd Darren Price yn Gadeirydd Cyd-bwyllgor ERW.

3.2 Penodi'r Cynghorydd David Simpson yn Is-gadeirydd Cyd-bwyllgor ERW.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a oedd yn amlinellu'r gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru wrth gyflawni ei ddyletswyddau statudol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Cynllun Archwilio 2022 Archwilio Cymru, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Ystyriodd y Cyd-bwyllgor yr ymateb i Archwilio Cymru o ran "Ymholiadau archwilio i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu a rheoli" ar gyfer 2021-22.

Mae'n ofynnol i Archwilio Cymru gynnal ei archwiliad ariannol yn unol â'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio yn flynyddol.  Mae'r ystyriaethau yn berthnasol i uwch-reolwyr ERW a'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu sef, at ddibenion archwilio'r datganiadau ariannol, Cyd-bwyllgor ERW.

Penderfynwyd yn unfrydol gymeradwyo'r ymateb i Archwilio Cymru ar gyfer 2021-22, fel y'i nodir yn yr adroddiad.

Ystyriodd y Cyd-bwyllgor adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol ERW ar y farn sicrwydd flynyddol ynghylch effeithlonrwydd Trefniadau Llywodraethu, Rheoli Mewnol, Rheoli Risgiau a Rheolaeth Ariannol ERW ar gyfer 2021-22.

Mae'r cynllun Archwilio Mewnol wedi'i gyflawni yn unol â'r amserlen y cytunwyd arni gan y Prif Weithredwr Arweiniol, y Cyfarwyddwr Arweiniol, y Prif Swyddogion Dros Dro, y Swyddog Adran 151 a'r Swyddog Monitro.

Gwnaed nifer o argymhellion yn yr adolygiad ar gyfer 2021-22 a blynyddoedd blaenorol sydd wedi'u cynnwys yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2021-22, y dylid eu defnyddio i lywio trefniadau ar gyfer gweithio mewn partneriaeth yn y dyfodol.

Penderfynwyd yn unfrydol nodi Barn Sicrwydd Flynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol ERW 2021-22.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a oedd yn cynnwys canfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu ar gyfer ERW am 2021-22.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod Datganiad Llywodraethu Blynyddol ERW wedi'i ysgrifennu ar adeg benodol, ac er bu nifer o newidiadau dilynol mewn ymateb i ddod ag ERW i ben a chreu Partneriaeth, nid oedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol ERW wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu'r newidiadau.

Dywedwyd wrth y Cyd-bwyllgor fod Datganiad Llywodraethu Blynyddol ERW yn cynnwys un Mater Llywodraethu Sylweddol a thair blaenoriaeth ar gyfer gwella, gyda'r camau a gynlluniwyd i'w cymryd fel rhan o adolygiad Archwilio Mewnol Blynyddol Partneriaeth ar gyfer 2022-23.

Penderfynwyd yn unfrydol gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol ERW am 2021-22.

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai ddiweddariad ar Ddatganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2021-22.

Hysbyswyd y Cyd-bwyllgor fod ERW wedi cyhoeddi ei Ddatganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2021-22, ar 12 Rhagfyr 2022 gyda'r bwriad o'u harchwilio a'u cymeradwyo erbyn 17 Mai 2023. Cyfeiriodd y swyddog A151 at y newidiadau i'r dyddiadau cau a ddarparwyd gan Lywodraeth Cymru fel rhan o'r Pandemig Covid a materion annisgwyl eraill.

Dywedodd y swyddog A151, oherwydd newidiadau staffio, diffyg profiad staff, gwaith dysgu ynghylch y system FIMS newydd, a llwyth gwaith yn gwrthdaro ar ran ERW ac Archwilio Cymru yn arwain at broses archwilio hirach na'r arfer, ni chydymffurfiwyd â'r dyddiad cau o 31 Ionawr 2023.  Cyhoeddwyd datganiad ar wefan ERW yn nodi'r rhesymau dros beidio â chydymffurfio a'r camau oedd i'w cymryd i sicrhau cydymffurfiaeth cyn gynted â phosibl.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyflwyno barn ddiamod ar gyfrifon ERW 2021-22.

Gofynnwyd nifer o gwestiynau ynghylch yr adroddiad yn cynnwys y canlynol:

Dosbarthu cronfeydd wrth gefn a balansau, ac mewn ymateb i ymholiad gan Gyngor Sir Powys, dywedodd y Swyddog A151 fod y ffigurau yn yr adroddiad yn seiliedig ar gyfraniadau gan yr Awdurdodau Lleol yn ystod blwyddyn ariannol 2021-22. Roedd y cyfraniadau yn seiliedig ar 80% o niferoedd disgyblion ac 20% ar nifer yr ysgolion.  Gan fod Cyngor Sir Powys yn aelodau o ERW am 5 mis yn 2021-22 a Chynghorau eraill am y flwyddyn gyfan, dosbarthwyd yr arian ar y sail hon. 

Dywedodd y Swyddog A151 fod angen penderfynu ar y dosbarthiad heddiw i gwblhau Datganiad Cyfrifon 2022-23 ar gyfer Partneriaeth yn y dyfodol.

Er bod Sir Gaerfyrddin, Sir Benfro ac Abertawe yn cytuno â'r dosraniadau a nodwyd yn yr adroddiad, roedd Powys yn anghytuno. Gofynnwyd i'r Cyd-bwyllgor gymeradwyo'r argymhellion.

Penderfynwyd yn unfrydol fod:-

8.1  Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2021-2022 yn cael ei gymeradwyo.

8.2  Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2021-2022 yn cael ei lofnodi gan Swyddog A151 ERW a Chadeirydd Cyd-bwyllgor ERW.

Penderfynwyd drwy benderfyniad y mwyafrif (gyda Phowys yn anghytuno) fod:

8.3 dosbarthiad cronfeydd wrth gefn a balansau ERW, £0.143m i Gyngor Sir Powys ac £1.492m i Partneriaeth, yn cael ei gymeradwyo

Er ystyriaeth, cafodd y Cyd-bwyllgor Weithred Amrywio ddrafft i Gytundeb 2014, yn amlinellu'r trefniadau i bob un o'r aelod-gynghorau presennol dynnu'n ôl o ERW ac ar gyfer diddymu ERW.

Tynnwyd sylw'r Cyd-bwyllgor at dudalen 129 a chrynodeb o bwrpas y Weithred Amrywio.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod Cyngor Sir Powys wedi cynnig rhai newidiadau i'r Weithred Amrywio ond nid yw'r rhain yn sylweddol a rhagwelir y bydd pob Cyngor yn gallu cytuno ar y fersiwn derfynol.  O ystyried na ellid cyflwyno drafft terfynol cytunedig gerbron y Cyd-bwyllgor heddiw, cynigiwyd gwneud y newidiadau canlynol (mewn bold) i'r argymhellion yn yr adroddiad.  Bod y Cyd-bwyllgor yn:

1.    Cymeradwyo mewn egwyddor delerau'r Weithred Amrywio ddrafft a   atodir i'r adroddiad hwn.

2.    Nodi bwriad pob un o'r aelod-gynghorau presennol i gytuno ar delerau terfynol ac ymrwymo i'r Weithred Amrywio ar yr amod bod pob cyngor yn cael y gymeradwyaeth ofynnol yn unol â'u cyfansoddiadau priodol.  Wedi hynny, bydd pob un o'r Cynghorau yn cyflwyno rhybudd i dynnu'n ôl o ERW i hwyluso'r broses o ddiddymu ERW.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor y byddai'r Weithred Amrywio ddiwygiedig yn cael ei hanfon at gynrychiolwyr cyfreithiol pob awdurdod i'w chymeradwyo ganddynt.

Nodwyd bod angen trosglwyddo'r brydles ar gyfer Y Llwyfan yn ffurfiol i Sir Gaerfyrddin, gan ei bod dal yn enw Powys.  Dywedwyd wrth y Cyd-bwyllgor fod y gwaith ar drosglwyddo'r brydles yn mynd rhagddo ond bod y gwaith yn gymhleth oherwydd rhesymau cyfreithiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

9.1 cymeradwyo mewn egwyddor y Weithred Amrywio ddrafft, sydd ynghlwm wrth yr adroddiad

9.2 nodi bwriad pob un o'r aelod-gynghorau presennol i gytuno ar y telerau terfynol ac ymrwymo i'r Weithred Amrywio, ar yr amod bod pob cyngor yn cael y gymeradwyaeth ofynnol yn unol â'u cyfansoddiadau priodol.  Wedi hynny, bydd pob un o'r Cynghorau yn cyflwyno rhybudd i dynnu'n ôl o ERW i hwyluso'r broses o ddiddymu ERW.

Nid oedd dim materion brys i'w trafod.