Agenda a chofnodion drafft

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad chwarterol Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru, ar 31 Rhagfyr 2023, a oedd yn rhoi crynodeb o'r rhaglen waith ar gyfer llywodraeth leol, ynghyd â diweddariad ar y gwaith arolygu, gan gynnwys yr archwiliadau ariannol a pherfformiad sy'n berthnasol i Gyngor Sir Caerfyrddin.

Mewn ymateb i ymholiad, cadarnhaodd Ms A. Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru, fod disgwyl i'r digwyddiad Cyfnewidfa Arfer Da ar gyfer Pwyllgorau Archwilio sy'n ymwneud â "Beth yw ystyr 'da'?" gael ei gynnal yng Ngwanwyn 2024 a byddai trefniadau'n cael eu gwneud i'r dyddiad a gadarnhawyd gael ei ddosbarthu i'r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a luniwyd gan Archwilio Cymru yn dilyn adolygiad o ddefnydd y Cyngor o wybodaeth am berfformiad o bersbectif defnyddwyr gwasanaeth, ynghyd â data o ran deilliannau a ddarperir i aelodau ac uwch-swyddogion.

Rhoddodd Mr Gareth Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru, amlinelliad i'r Pwyllgor o ganfyddiadau yn deillio o'r adolygiad, a gynhaliwyd ym mis Mehefin a mis Gorffennaf 2023, a ddaeth i'r casgliad bod y wybodaeth am berfformiad a ddarparwyd gan y Cyngor i uwch-arweinwyr i'w galluogi i ddeall persbectif defnyddwyr gwasanaeth a chanlyniadau gweithgareddau'r Cyngor yn gyfyngedig.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y 3 argymhelliad a nodwyd yn yr adroddiad a nodwyd gan Archwilio Cymru i gryfhau'r wybodaeth a roddwyd i uwch-arweinwyr.

Atodwyd yr ymateb sefydliadol i'r adroddiad a oedd yn nodi camau arfaethedig y Cyngor i fynd i'r afael â'r materion a godwyd. Yn hyn o beth, pwysleisiwyd bod cynnydd pellach yn cael ei wneud i sicrhau bod dull integredig a chydlynol yn cael ei roi ar waith o ran dadansoddi data a fyddai'n ymgorffori persbectif y defnyddiwr gwasanaeth yn y trosolwg corfforaethol.

Gwnaed sylw mewn perthynas â'r data a'r wybodaeth sydd ar gael yn Adroddiad Blynyddol y Cyngor 2022/23 y barnwyd ei fod yn cynnwys llawer o'r wybodaeth y gofynnwyd amdani gan Archwilio Cymru ac yn dangos y cynnydd a wnaed gan y Cyngor yn hyn o beth.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Alison Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru, ynghylch yr adolygiad dilynol o drefniadau corfforaethol y Cyngor cyfan ar gyfer diogelu.

Yn benodol, ceisiodd yr adolygiad nodi a oedd Cyngor Sir Caerfyrddin wedi mynd i'r afael â'r 7 argymhelliad sy'n berthnasol i Gynghorau yng Nghymru a oedd wedi deillio o Adolygiad yr Archwilydd Cyffredinol a gynhaliwyd yn 2015 o drefniadau diogelu corfforaethol mewn Cynghorau yng Nghymru.

Rhoddodd cynrychiolydd Archwilio Cymru amlinelliad o'r canfyddiadau a oedd yn deillio o'r adolygiad dilynol, a gynhaliwyd rhwng mis Mehefin a mis Awst 2023, a ddaeth i'r casgliad nad oedd y Cyngor wedi rhoi sylw i'r holl argymhellion yn adroddiad cenedlaethol 2015 ar ddiogelu corfforaethol, a nodwyd gwendidau yn ei drefniadau goruchwyliaeth a sicrwydd diogelu corfforaethol yr oedd angen mynd i'r afael â hwy er mwyn galluogi'r Cyngor i sicrhau ei hun bod risgiau yn cael eu lleihau.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y 5 argymhelliad newydd a oedd wedi codi o'r adolygiad dilynol, fel y manylwyd yn yr adroddiad. Atodwyd yr ymateb sefydliadol cryno i'r adroddiad a oedd yn nodi camau arfaethedig y Cyngor i fynd i'r afael â'r materion a godwyd. Nodwyd bod ymateb sefydliadol manylach wedi'i ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:

Mewn ymateb i ymholiad, eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol y byddid yn cyfeirio at yr Adroddiad Blynyddol ar Ddiogelu yn Adroddiad Blynyddol y Cyngor, ond byddai'r ddau yn cael eu llunio fel dogfennau annibynnol.  Tynnodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol sylw at yr asesiadau cadarnhaol a ddarparwyd gan Estyn ac AGGCC o drefniadau'r Cyngor ar gyfer diogelu Plant ac Oedolion sydd mewn perygl; roedd yn bwysig cydnabod mai ffocws adroddiad Archwilio Cymru oedd Diogelu Corfforaethol.

Yn dilyn cais am eglurhad, rhoddodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol sicrwydd y byddai lefelau priodol o hyfforddiant diogelu yn cael eu darparu yn ôl yr angen, gyda systemau effeithiol ar waith i fonitro ac adrodd ar gydymffurfiaeth. Eglurwyd, er bod yr hyfforddiant diogelu bellach yn orfodol i aelodau etholedig a'r gr?p staff ehangach, nid oedd fframwaith cyfreithiol y gallai'r Cyngor ei ddefnyddio i orfodi llywodraethwyr ysgol (ac unigolion eraill sy'n ymgymryd â rolau gwirfoddol) i ymgymryd â'r hyfforddiant. Er y disgwylid y byddai holl lywodraethwyr ysgolion yn cydymffurfio â chais y Cyngor i ymgymryd â hyfforddiant diogelu priodol, cytunwyd bod y Gr?p Diogelu Corfforaethol yn ystyried y mater ymhellach gyda'r bwriad o sicrhau o leiaf hyfforddiant Lefel 1 i bob Llywodraethwr Ysgol.  

Codwyd pryderon gan y Pwyllgor mewn perthynas ag effeithiolrwydd monitro camau gofynnol a'r gwersi i'w dysgu yn hyn o beth. Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol yn briodol, er bod gwaith wedi'i wneud i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd yn yr adolygiad cenedlaethol gwreiddiol, nad oedd y Cyngor wedi cynnal nac ailsefydlu'r trefniadau hynny mewn modd amserol yn dilyn y pandemig coronafeirws. Fodd bynnag, rhoddwyd sicrwydd bod cynnydd da iawn wedi'i wneud yn fwy diweddar gan y Cyngor. Cymerwyd camau prydlon a chadarnhaol i weithredu dulliau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.3

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24.

Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r rhaglen archwilio a oedd yn rhoi crynodeb o statws pob adolygiad ac yn dangos cyfradd gwblhau o 76% hyd yn hyn yn erbyn targed o 80%. O ystyried yr arolygiad diweddar gan Estyn, byddai'r adolygiad o unedau cyfeirio disgyblion yn cael ei ohirio tan 2025/26. Eglurwyd i'r Pwyllgor fod yr adolygiad o Ganolfannau Hamdden wedi'i bennu'n raddfa sicrwydd isel yn seiliedig ar nifer yr argymhellion a wnaed oherwydd yr ystod eang o feysydd dan sylw yn yr adolygiad; fodd bynnag, roedd yr argymhellion wedi'u dosbarthu fel mân faterion, neu'n feysydd pryder i gryfhau'r gweithdrefnau presennol ac felly ni fyddent yn cael eu rhoi gerbron y Pwyllgor fel mater o drefn.

Roedd Atodiad B i'r adroddiad yn darparu crynodebau o adroddiadau ariannol wedi'u cwblhau ynghylch systemau ariannol allweddol sy'n ymwneud â'r canlynol:

- Dirprwyaethau (Gwasanaethau Corfforaethol)

- Rheoli’r Trysorlys

Rhoddwyd ystyriaeth i'r cynlluniau gweithredu priodol a weithredwyd lle bo hynny'n briodol, ac a oedd yn crynhoi'r materion a nodwyd, ynghyd â'r argymhellion a wnaed. Sicrhawyd y Pwyllgor fod y Cyngor yn rhoi sylw i'r holl argymhellion.

Dywedodd y Prif Archwilydd, mewn ymateb i sylw, y byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi i gynnwys darpariaeth hyfforddiant o fewn cwmpas adolygiadau Rheoli'r Trysorlys yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod adroddiad diweddaru ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24 yn cael ei dderbyn. 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd wedi'i wneud o ran yr argymhellion Archwilio Mewnol a oedd yn ymwneud â blwyddyn ariannol 2022/23.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod yr Archwiliad Mewnol wedi nodi cyfanswm o 113 o argymhellion yn ystod y cyfnod adrodd, roedd 92 ohonynt wedi'u cwblhau, roedd 3 lle nad oedd camau wedi'u cwblhau neu heb gyrraedd targedau, ac roedd yr 18 arall heb gyrraedd eu dyddiad targed. 

Adolygodd y Pwyllgor yr argymhellion lle nad oedd camau wedi'u cwblhau o hyd, ynghyd â sefyllfa bresennol y Cyngor a chytunodd ar gamau i fynd i'r afael â'r materion a godwyd. Yn hyn o beth, rhoddwyd sicrwydd y byddai'r camau sy'n ymwneud â TAW yn cael eu cwblhau o fewn y mis nesaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad Argymhellion Archwilio Mewnol.

Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2024/25 a'r hyn a gynllunnid ar gyfer 2024-27. Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y Cynllun Archwilio ar gyfer 2024/25 wedi ei lunio gan ddefnyddio egwyddorion asesu risg a'i fod yn ystyried newidiadau mewn gwasanaethau. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

6.1 cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2024/25;

6.2 cadarnhau cwmpas y cynllun ar gyfer 2024-27.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cofrestr Risg Gorfforaethol 2023/24 oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu. Mynegodd nifer o Aelodau’r farn bod ansawdd a ffocws y gofrestr Risg Gorfforaethol yn gwella.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod risg newydd yn ymwneud â Diogelu Corfforaethol wedi'i gynnwys yn y gofrestr risg o ystyried canlyniadau'r adolygiad dilynol uchod gan Archwilio Cymru a ystyriwyd yn eitem 3.3 ar yr agenda.

Mewn ymateb i'r adborth a roddwyd i'r Pwyllgor am elfennau yn y categori sy'n ymwneud ag effaith drychinebus, cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r meini prawf o fewn grid effaith y gofrestr risg gorfforaethol yn cael eu hadolygu gan y Tîm Rheoli Corfforaethol (CMT).

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi cyd-destun a manylion ar sefyllfa ôl-ddyledion tenantiaid presennol Tai Cymdeithasol y Cyngor hyd at 31 Rhagfyr 2023. Roedd yr adroddiad yn rhoi sylw i faint y gwasanaeth o ran casglu rhent, rheoli ôl-ddyledion rhent a darparu mecanweithiau cymorth i sicrhau'r incwm mwyaf posibl, cynnal tenantiaethau a rheoli'r ddyled gyffredinol.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at y cyd-destun Cenedlaethol lle'r oedd y data oedd ar gael yn yr adroddiad yn dangos bod y Cyngor yn cymharu'n ffafriol ag awdurdodau eraill yng Nghymru sy'n cadw stoc o ran yr ôl-ddyledion presennol fel canran o'r debyd cyffredinol h.y. amlen rhent.

Wrth ystyried yr adroddiad sicrhawyd y Pwyllgor na fu unrhyw effaith sylweddol ar y Cyfrif Refeniw Tai o flwyddyn i flwyddyn, o ganlyniad i ôl-ddyledion rhent ac nad oedd gallu'r Cyngor i gyflawni ei ymrwymiadau refeniw a chyfalaf wedi lleihau.

Canmolodd y Pwyllgor y Pennaeth Tai a Diogelu'r Cyhoedd a'i dîm am ansawdd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ac ymdrechion rhagorol ei adran wrth reoli Tai Cymdeithasol y Cyngor a'r cymorth a ddarparwyd i denantiaid yn hyn o beth.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad diweddaru ynghylch Ôl-ddyledion Rhenti Tai.  

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn nodi'r camau gweithredu i'w monitro/datblygu o gyfarfodydd blaenorol.

Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wybodaeth i'r aelodau am y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r mesurau sydd ar waith i asesu sgoriau risg sy'n berthnasol ar gyfer safleoedd o fewn cyfrifoldeb yr Awdurdod am adeiladau rhestredig a henebion. O ystyried bod y mater yn cael ei ystyried fel rhan o'r Gofrestr Risg Adrannol, dywedodd y Pwyllgor y gellid cau cam gweithredu GAC - 2023/10.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a chau cam gweithredu 'GAC - 2023/10'.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'w Flaenraglen Waith ar gyfer y cyfnod rhwng Mawrth 2024 a Chwefror 2025, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod. Roedd hyn yn cynnwys ymarfer hunan-asesu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau ymgymryd â'u rôl ar y Pwyllgor yn effeithiol.

Mewn ymateb i ymholiad, nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai canlyniad yr hunanasesiad a gynhaliwyd yr haf diwethaf a oedd i’w ystyried gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf yn llywio gofynion hyfforddi'r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'w Flaenraglen Waith ar gyfer y cyfnod rhwng Mawrth 2024 a Chwefror 2025, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod. Roedd hyn yn cynnwys ymarfer hunan-asesu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau ymgymryd â'u rôl ar y Pwyllgor yn effeithiol.

Mewn ymateb i ymholiad, nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai canlyniad yr hunanasesiad a gynhaliwyd yr haf diwethaf a oedd i’w ystyried gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf yn llywio gofynion hyfforddi'r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2023 yn gofnod cywir.