Agenda item

[Noder: Gan iddynt ddatgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, arhosodd Mr. M. MacDonald a'r Cynghorydd Alex Evans yn y cyfarfod, ond ni chymerasant ran yn y trafodaethau na'r bleidlais ddilynol.]

Cafodd y Pwyllgor, er ystyriaeth, Adroddiad Blynyddol Polisi Cwynion y Cyngor am 2022-23, a oedd yn cynnwys manylion am y broses g?ynion corfforaethol a gwasanaethau i oedolion, a 'r data am g?ynion / canmoliaeth a ddaeth i law yn ystod 2022-23.

Wrth gyflwyno'r adroddiad, dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y bu cynnydd sylweddol mewn cwynion am y cyfnod hwn o'i gymharu â'r llynedd.  Eglurwyd bod tua 500 o g?ynion yn cael eu priodoli'n bennaf i'r newid yn y gwasanaeth gwastraff a gyflwynwyd yn gynnar yn 2023.  Hysbyswyd yr Aelodau, o ystyried bod y newidiadau'n rhai mawr eu natur, a oedd wedi effeithio ar bob cartref yn Sir Gaerfyrddin, ynghyd ag ardal ddaearyddol y gwasanaeth, nad oedd y cynnydd yn anarferol.  Fodd bynnag, adroddwyd bod gwersi i'w dysgu o'r cwynion a dderbyniwyd mewn cysylltiad â'r newid yn y gwasanaeth gwastraff, a byddai'r gwersi hynny'n cael eu hystyried mewn unrhyw newid i'r gwasanaeth yn y dyfodol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·       Dywedwyd bod heriau mawr o ran y newid yn y gwasanaeth gwastraff ac y dylid dysgu llawer o wersi.

·       Wrth gyfeirio at nifer yr atgyfeiriadau at yr Ombwdsmon o ran ymdrin â chwynion, gofynnwyd beth oedd yn cael ei wneud i fynd i'r afael â chwynion oedd yn cyrraedd swyddfa'r Ombwdsmon ac i ddysgu oddi wrthynt. Rhoddodd y Rheolwr Cymorth Busnes, Gweinyddiaeth ac Is-adran y Gyfraith sicrwydd y byddai data cwynion gan Swyddfa'r Ombwdsmon yn cyfrannu at adroddiadau corfforaethol yn y dyfodol a fyddai, wrth godi ymwybyddiaeth, yn galluogi nodi tueddiadau a dysgu gwersi.

·       Dywedwyd bod y Pwyllgor wedi derbyn yr adroddiad Cwynion diwethaf ym mis Mawrth 2023 lle gwnaed nifer o sylwadau. Er ei bod yn braf gweld rhai gwelliannau yn ansawdd yr adroddiad, mynegwyd pryderon cryf bod materion sylfaenol yr oedd angen rhoi sylw iddynt o hyd.

·       Roedd yr Adroddiad Cwynion yn adroddiad cyfansawdd a oedd yn cynnwys Cwynion Corfforaethol a'r rhai a gwmpesir gan Reoliadau Gweithdrefn G?ynion y Gwasanaethau Cymdeithasol 2014.  Yng ngoleuni hyn, dywedwyd bod yn rhaid i Adroddiad Blynyddol y Cyngor gydymffurfio â gofynion y Rheoliadau a'r Canllawiau Statudol a gyhoeddwyd yn unol â hynny.

Yn ogystal, dywedwyd bod Rheoliadau a Chanllawiau 2014 yn cynnwys yr holl Wasanaethau Cymdeithasol, h.y. cwynion Gwasanaethau Plant ac Oedolion ond bod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth gyfyngedig am hynny.

Wrth dynnu sylw at y ffaith bod y Rheoliadau Gofal Cymdeithasol yn nodi 10 diwrnod gwaith ar gyfer datrys cwynion Cam 1 a 25 diwrnod gwaith ar gyfer Cam 2, dywedwyd nad oeddid wedi cydymffurfio â'r amserlenni ar gyfer Cam 1 a Cham 2. Mynegwyd yn gryf nad oedd yr adroddiad wedi rhoi digon o wybodaeth berthnasol i aelodau'r Pwyllgor ynghylch pryd yr ymatebwyd i'r cwynion Cam 1 y tu allan i'r amserlenni hyn, a mynegwyd pryder pellach ynghylch y sefyllfa o ran cwynion Cam 2 y bernid ei bod llawer gwaeth.

Awgrymwyd yn gryf bod angen i'r adroddiad blynyddol amlygu pryd y cafodd yr amgylchiadau eithriadol eu harfer yn unol â Pharagraff 18 (3) o Reoliadau Gweithdrefn G?ynion y Gwasanaethau Cymdeithasol 2014.  Dylid darparu hyn ynghyd â'r wybodaeth am natur pob cwyn a sut y cawsant eu datrys.

Cyfeiriwyd at Adran 5 yr adroddiad a oedd yn cynnwys gwybodaeth am G?ynion Cam 1 a 2 y Gwasanaethau Oedolion. Dywedwyd nad oedd gwybodaeth ddigonol yn yr adroddiad i Aelodau'r Pwyllgor allu cyflawni'u dyletswydd mewn perthynas â chraffu ar y data cwynion.  Yn ogystal, mynegwyd bod peth o'r geiriad yn Adran 6 yr adroddiad yn anghywir ac yn gamarweiniol iawn wrth nodi 'nid oes gofyniad i benderfynu cadarnhau neu beidio â chadarnhau cwynion cam 1'.

O ystyried y sylwadau uchod, bernid na ellid cefnogi'r adroddiad.

Mewn ymateb i'r sylwadau uchod, dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai gwybodaeth am gam 2 yn cael ei rhoi i'r pwyllgor maes o law i'w hystyried. Eglurwyd y byddai'r tîm yn datblygu ffordd o awtomeiddio'r system er mwyn gallu rhoi'r gorau i'r system â llaw bresennol.

At hynny, o ran y cyfathrebu a nifer yr atgyfeiriadau i'r Ombwdsmon, sicrhawyd y Pwyllgor fod deialog barhaus rhwng y tîm Cwynion a'r achwynwyr yn flaenoriaeth ar bob adeg.

Cafodd y cais am ragor o wybodaeth ei hystyried a byddai adroddiad diwygiedig yn cael ei ddwyn yn ôl i'r Pwyllgor.

Mewn ymateb i'r sylw o ran tangyflawni ar yr amserlenni Cam 2, eglurodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth fod llawer o g?ynion yn gymhleth eu natur, ac felly roedd yn cael ei ystyried bod penodi'r swyddog ymchwilio mwyaf priodol i ymdrin â chwyn yn bwysicach na bodloni'r dyddiad cau o 20 diwrnod.  Wrth gydnabod nad oedd y data perfformiad presennol ar lefel foddhaol, roedd llawer o heriau i'w goresgyn.

Ychwanegodd y Rheolwr Perfformiad, Dadansoddi a Systemau fod llawer o'r data y cyfeiriwyd ato heddiw ar gael a'i fod yn cael ei adrodd ar hyn o bryd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol bob chwarter, ynghyd â'r dystiolaeth sy'n ategu pob achos.  Sicrhawyd y Pwyllgor y byddai rhagor o waith yn cael ei wneud gyda chydweithwyr i sicrhau bod y data cwynion mewn perthynas â'r gwasanaethau gofal cymdeithasol i oedolion a phlant yn cael eu cynnwys yn adroddiadau'r dyfodol i'r Pwyllgor eu hystyried.

O ran sylwadau a wnaed mewn perthynas â'r diffyg gwybodaeth ynghylch a oedd cwynion yng Ngham 1 yn cael eu cadarnhau/dim yn cael eu cadarnhau, eglurodd y Rheolwr Perfformiad, Dadansoddi a Systemau fod y Rheoliad dim ond yn gofyn bod y canlyniadau'n cael eu cofnodi mewn modd gwirioneddol. Cyflawnwyd hyn ar hyn o bryd drwy nodi elfen y g?yn, y canlyniadau a argymhellwyd a'r argymhellion a ddilynwyd.  Cymerwyd yr argymhellion drwodd i wersi a ddysgwyd i'r timau, gan roi sicrwydd i'r Aelodau a'r Tîm Rheoli bod cwynion ar unrhyw adeg yn dryloyw ac yn agored.  Cafodd yr aelodau wybod bod y tîm wedi derbyn canmoliaeth gan Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) o ran prosesu cwynion o fewn y gwasanaethau i oedolion.

Oherwydd pryderon a godwyd gan y Pwyllgor wrth ystyried yr adroddiad, yn anad dim a oedd ei fformat yn cydymffurfio â gofynion Rheoliadau Gweithdrefn G?ynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014, tynnwyd yr adroddiad yn ôl gyda'r bwriad o'i gyflwyno i gyfarfod yn y dyfodol.