Agenda item

 Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer y Rhaglen Trawsnewid i Wneud Cynnydd, yn ogystal â'i Gynllun Busnes ar gyfer 2016/17. Atgoffwyd y Pwyllgor bod y rhaglen wedi cael ei lansio yn 2012 mewn ymateb i'r heriau ariannol sylweddol a oedd yn wynebu'r Awdurdod Lleol a hyd yn hyn, roedd gwaith TIC wedi cynorthwyo i nodi, neu wedi helpu i sicrhau tua £6.4m o arbedion effeithlonrwydd. Cafodd y Pwyllgor hefyd gyflwyniad yn amlinellu'r prosiectau a oedd yn ymwneud â phrosesau cefn swyddfa a oedd wedi arwain at arbedion sylweddol o ran amser ac arian, yn ogystal ag arwain at ddulliau mwy effeithiol o weithio.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad a'r cyflwyniad:

Gofynnwyd faint o'r gwelliannau oedd ar waith ymhlith y swyddogaethau cefn swyddfa a oedd yn arbedion mewn gwirionedd, yn hytrach na gwahanol wasanaethau yn mabwysiadu gwelliannau mewn technoleg. Dywedodd y Swyddog TIC fod y dechnoleg wedi galluogi gwireddu'r arbedion, gan leihau'r gwaith o ddilyn prosesau a oedd yn cymryd llawer o amser. Roedd mabwysiadu dulliau technolegol nid yn unig wedi gwella prosesau yn fewnol, ond bellach roedd yr Awdurdod yn gallu rhyngweithio â sefydliadau a chyflenwyr allanol mewn modd llawer mwy effeithlon.

Croesawyd y datblygiadau a amlinellwyd yn y cyflwyniad a'r defnydd o dechnoleg newydd, ond gofynnwyd sut yr oedd yr awydd i arloesi a chroesawu dulliau mwy effeithlon o weithio yn cael eu gosod yn rhan annatod o ddull gweithio rheolwyr llinell, ac a ddylid disgwyl i reolwyr weithredu yn y modd hwn. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen TIC wrth y Pwyllgor mai'r strategaeth hirdymor oedd gosod y fethodoleg yn rhan annatod o'r gwaith o fewn gwasanaethau. Roedd Tîm TIC wedi defnyddio dull 'Vanguard' er mwyn galluogi adrannau i weld a deall eu gwasanaethau o safbwynt y cwsmer. Mae'r adrannau erbyn hyn, yn dilyn defnyddio'r model hwn, yn fwy hyderus o gynnal adolygiadau pellach o'u gwasanaethau gan ddefnyddio'r dull hwn, yn hytrach na dibynnu ar Dîm TIC i hwyluso adolygiadau pellach. Eglurodd y Rheolwr Rhaglen TIC ymhellach wrth ymgymryd ag adolygiad yn defnyddio dull Vanguard, roedd croestoriad o'r gwasanaeth perthnasol yn cael eu gwahodd i gymryd rhan, gan gynnwys penaethiaid gwasanaethau, uwch-reolwyr yn ogystal â staff rheng flaen. Roedd sesiynau rhagflas ar gyfer Rheolwyr Trydedd Haen wedi cael eu cynllunio ar gyfer yr hydref a fyddai'n cynnwys amrywiaeth o aelodau staff yn cyflwyno eu canfyddiadau yn y sesiynau hyn.

Mewn ymateb i gwestiwn o ran capasiti'r rheolwyr a oedd yn cael eu cyflogi gan yr Awdurdod i ymgymryd ag adolygiadau o'r fath, dywedodd y Rheolwr Rhaglen TIC oherwydd natur drawsbynciol llawer o adolygiadau TIC, fel arfer byddai nifer o reolwyr gwahanol yn cymryd rhan. Hyd yn hyn, roedd y rheolwyr a ofynnwyd i gynorthwyo â'r adolygiadau wedi dangos ymrwymiad a brwdfrydedd. Nid oedd diffyg cyfranogiad erioed wedi bod yn broblem. Pwysleisiodd hefyd fod cryn dipyn o waith yn parhau o fewn adrannau, a oedd gwbl ar wahân i'r prif brosiectau oedd o dan ofal TIC.

Cyfeiriwyd at yr adolygiad o Gyllid y Trydydd Sector a oedd bellach wedi'i gwblhau, a gofynnwyd a oedd hyn yn golygu nad oedd TIC yn ymwneud â'r prosiect penodol hwn mwyach. Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) ei bod wedi derbyn adroddiad ar yr adolygiad hwn yn ystod ei chyfarfod diwethaf ym mis Mehefin ac er bod yr adolygiad ei hun wedi'i gwblhau, byddai tîm o fewn ei hisadran o hyn ymlaen, yn cyd-lynu gwariant yr Awdurdod ar wasanaethau'r Trydydd Sector er mwyn sicrhau nad oedd gwariant yn cael ei ddyblygu (e.e. talu sefydliadau gwahanol am ddarparu gwasanaethau tebyg.) Mewn ymateb i ymholiad pellach, cadarnhaodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) fod yr arbedion a nodwyd yn yr adroddiad yn gysylltiedig â chontractau a oedd wedi dod i ben neu gyllid a oedd wedi'i leihau. Roedd disgwyliad y byddai'r arbedion mwyaf sylweddol yn dod i'r amlwg gyntaf (wrth i ddyblygiadau ddod i'r amlwg) a byddai hyn yn lleihau dros gyfnod o amser. Nododd hefyd fod astudiaeth Cymru gyfan ynghylch y gwariant ar y trydydd sector yn cael ei gyflawni gan Swyddfa Archwilio Cymru, a fyddai'n cael ei gyhoeddi ym mis Hydref. Roedd Sir Gaerfyrddin, ynghyd â nifer fach o awdurdodau lleol eraill, wedi cael eu dewis yn astudiaethau achos ar gyfer yr adolygiad penodol hwn. Cytunodd y byddai'n cyflwyno'r adroddiad i'r Pwyllgor ei ystyried yn ystod cyfarfod yn y dyfodol.  

Gofynnwyd a oedd y prosesau gwell yn golygu bod cyflenwyr bellach yn cael eu talu yn gyflymach. Dywedodd y Swyddog TIC gan fod y broses bellach yn arbed cryn dipyn o amser, dylai cyflenwyr gael taliad yn gynharach nag o'r blaen.

Cyfeiriwyd at un o'r astudiaethau achos lle'r oedd proses archebu ceginau ysgolion wedi'i diwygio, a gofynnwyd a fyddai hyn yn arwain at lai o wastraff bwyd. Dywedodd y Swyddog TIC er nad oedd modd gwybod hyn, roedd y gweithdrefnau newydd yn galluogi ysgolion i archebu cyflenwadau dau ddiwrnod cyn y dyddiad dosbarthu, yn hytrach nag wythnos ymlaen llaw. O ran hynny felly, gallai ysgolion reoli eu stoc yn fwy effeithlon.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am eu cyflwyniad a PHENDERFYNODD y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad.