Agenda item

Yn unol â Chofnod 6 o'i gyfarfod ar 6 Ionawr 2017, derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad cynnydd chwemisol ar Gynllun Gweithredu y Gwasanaeth Cefnogi Pobl, a oedd yn crynhoi'r gwaith oedd wedi ei wneud hyd yn hyn i gyflawni gwelliannau yn y prosesau grant a rheoli contractau, fel y nodwyd yn Archwiliad Mewnol 2015/16 o Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16.  Nodwyd bod cynnydd da yn cael ei wneud o ran y cynllun gweithredu a oedd yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl, dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mewn ymateb i ymholiad a godwyd yngl?n â monitro'r gyllideb, esboniodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod y broses newydd ar gyfer monitro cyllidebau a gyflwynwyd ym mis Hydref 2016 wedi nodi tanwariant o'r grant a dderbyniwyd oddi wrth Lywodraeth Cymru.  Digwyddodd y tanwariant o ganlyniad i'r mesurau effeithlonrwydd a oedd yn cael eu cymryd a'r anallu i adleoli yn yr amser a ganiatawyd.  Nododd y Pwyllgor fod cyflwyniad wedi'i wneud i Lywodraeth Cymru i gario ymlaen yr arian dros ben, er mwyn iddo gael ei ddyrannu i brosiectau penodol a ystyriwyd yn unol â'r strategaeth gwrth-dlodi ond yn anffodus cafodd ei wrthod.    Yng ngoleuni hyn, mae gwaith wedi cael ei wneud gydag arweinwyr strategol o fewn yr Awdurdod i ddyrannu cyllidebau i ddarparwyr gwasanaethau er mwyn gwario'r arian ar brosiectau byrdymor i alluogi gwell canlyniadau.

Ymhellach, rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y swyddogion yn mynd ati'n barhaus i fonitro'r gyllideb i sicrhau nad oedd y gwariant yn mynd i ôl-ddyledion.

·       Gyda golwg ar yr adroddiad, gofynnwyd am y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chaffael.  Dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod y prosesau mewnol wedi'u gwella o safbwynt gweinyddu busnes cyllid, gan gynnwys trosglwyddo cyfrifoldeb o un swyddog i'r tîm cymorth busnes.  Mae'r adran gaffael ar hyn o bryd yn rheoli ystod o ddarparwyr gofal ac yn sicrhau bod yr holl gontractau yn cael eu llofnodi fel sy'n briodol.  Caiff unrhyw eithriadau o ran ymestyn contractau eu rheoli a'u hadrodd yn unol â Rheolau Gweithdrefn y Cyngor.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod system cronfa ddata gaffael Llywodraeth Cymru sef ‘Bravo’ yn cael ei defnyddio i gofnodi'r holl brosesau caffael, a oedd yn sicrhau bod yna drywydd o wybodaeth yn cael ei adael ar ôl.

Awgrymwyd bod y Pwyllgor yn cael adroddiad ar brosesau caffael y Cyngor.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai hi'n paratoi adroddiad ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor.

·       Gofynnwyd a oedd yna unrhyw dystiolaeth o welliannau a wnaed gan Lywodraeth Cymru o ran eu gwaith o weinyddu'r Grant Rhaglen Cefnogi Pobl (SPPG).  Dywedodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fod angen gwneud cryn dipyn o waith o hyd, er gwaethaf y ffaith bod gwelliannau wedi'u gwneud.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod Llywodraeth Cymru wedi gwrthod gweinyddu'r grant, a hynny er bod y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl wedi'i ffurfio o gymysgedd o gronfeydd gan Lywodraeth Cymru a'r awdurdod lleol.   I ddechrau, pan gafodd y cronfeydd eu cyfuno, nid oedd yna unrhyw archwilio'n digwydd; fodd bynnag, dros y blynyddoedd cafodd y broses archwilio ei gwella. 

·       Gofynnwyd sut oedd y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl yn cael ei fonitro ac a oedd erioed wedi bod gerbron pwyllgor craffu.  Dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu nad oedd y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl wedi bod gerbron pwyllgor craffu hyd yma; fodd bynnag, roedd y Grant ar hyn o bryd yn cael ei fonitro bob chwarter gan y Gr?p Gweithredol Cefnogi Pobl lle roedd y cynllun gwaith a'i brosiectau'n cael eu cyflwyno er mwyn craffu arnynt a chynnig sylwadau yn eu cylch. 

Gofynnwyd am adroddiad i'w gyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio yn cynnwys dadansoddiad manwl o'r modd y dyrannwyd cyllid gyda golwg ar y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

6.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

6.2       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad ar broses gaffael y Cyngor yn ei gyfarfod ym mis Mawrth;

6.3       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad yn cynnwys dadansoddiad manwl o'r modd y dyrannwyd cyllid y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl yn ei gyfarfod ym mis Mawrth.