Agenda item

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18. Roedd rhan A(i) o'r adroddiad yn cynnwys adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a Rhan A(ii) yn cynnwys argymhellion y matrics sgorio. 

Mewn perthynas â Rhan B yr adroddiad, nododd y Pwyllgor nad oedd yna unrhyw faterion sylfaenol i adrodd amdanynt. 

Roedd Rhan C yr adroddiad yn nodi argymhellion Blaenoriaeth 1 ynghylch adolygiadau o systemau eraill ac archwiliadau sefydliadau, ac roedd yn cynnwys adolygiadau a gwblhawyd ers mis Ebrill 2017 lle roedd gan y systemau un neu ragor o wendidau rheoli sylfaenol neu'n cynnwys adolygiadau yr oedd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a'r Rheolwr Archwilio a Risg wedi cytuno y dylid eu rhoi gerbron y Pwyllgor.  Roedd yr adran hon yn cynnwys manylion am adolygiad o Ganolfan Hamdden Llanelli a Rheoli Contractau Adrannol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Mewn ymateb i bryder a godwyd ynghylch pa mor gadarn yw'r gwiriadau arian parod a pha mor aml y'i cynhelir yng Nghanolfan Hamdden Llanelli, eglurodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod gwiriadau arian parod yn cael eu cynnal sawl gwaith trwy gydol y dydd, gan gynnwys ar ddiwedd y dydd, a bod gwiriadau dirybudd yn cael eu cynnal ar bob gweithredwr yn flynyddol yn unol â'r rheoliadau ariannol (yn ddiweddar uwch-sgiliwyd staff fel nad ydynt yn ddibynnol ar yr Uned Cymorth Busnes, gan gynyddu eu gallu i wirio ar bob adeg o'r dydd).

Tynnwyd sylw o'r adroddiad fod trefniadau staffio cyffredinol Canolfan Hamdden Llanelli yn sylfaenol yn gweithredu'n is na'r safon.  Esboniodd y Pennaeth Hamdden fod y canfyddiadau'n rhan o adroddiad ehangach yn 2016/17 a dywedodd fod llawer o welliannau wedi'u rhoi ar waith dros y misoedd diwethaf.  Esboniodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden ymhellach ynghylch cymhlethdod y trefniadau rheoli staff a bod y Ganolfan ar hyn o bryd yn dibynnu'n drwm ar garfan o staff achlysurol i wneud gwaith megis rhoi gwersi nofio, lle cynhelir tua 100 o wersi bob wythnos. Adroddodd yr Uwch-reolwr Chwaraeon a Hamdden fod y ganolfan hamdden ar hyn o bryd yn gweithredu system risg gymhleth yn hytrach na risg uchel, ac o safbwynt archwilio gellid barnu nad yw hon yn system mor gadarn.

Gofynnwyd am i'r wybodaeth ddiweddaraf am y mater hwn gael ei hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio ymhen 6 mis.  Dywedwyd ymhellach y byddai wedi bod yn fuddiol pe bai'r adroddiad wedi cynnwys y gwelliannau a wnaed eisoes.

Gofynnwyd sut y mae Canolfannau Hamdden eraill yn rheoli staff achlysurol er mwyn canfod yr arfer gorau. Esboniodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod Canolfan Hamdden Caerfyrddin yn defnyddio system llawer gwell a oedd ar y pryd yn cael ei mireinio er mwyn i Ganolfan Hamdden Llanelli ei mabwysiadu hefyd. 

Gofynnwyd a oedd y system yng Nghanolfan Hamdden Caerfyrddin wedi cael ei harchwilio. Cadarnhaodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod y Canolfannau Hamdden yn cael eu harchwilio fel rhan o raglen flynyddol a bod Canolfan Hamdden Caerfyrddin newydd gael ei harchwilio a bod yr adroddiad ar fin cael ei gyhoeddi. Ychwanegodd y Pennaeth Hamdden fod y system yng Nghanolfan Hamdden Caerfyrddin yn gweithredu gan ddefnyddio technegau mwy modern ond roeddent yn bwriadu sicrhau arferion gorau yn y maes hwn cyn iddo gael ei fabwysiadu yng Nghanolfan Hamdden Llanelli.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

3.1        fod y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn cael ei derbyn at ddibenion monitro;

3.2        bod y Pwyllgor yn cael diweddariad pellach ar Ganolfan Hamdden Llanelli ymhen 6 mis.