Agenda item

Estynnodd y Cadeirydd groeso i Jeremy Evans, Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) i'r cyfarfod. Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad ynghylch adolygiad o raglen TIC y Cyngor a oedd wedi'i gynnal yn ystod 2014/15 ac wedi'i gyhoeddi ym mis Mai 2015. Roedd yr adroddiad yn rhoi asesiad cadarnhaol o raglen TIC o ran ei threfniadau llywodraethu, ei hamcanion a'i chyfraniad ond roedd yn cynnwys 3 chynnig gwella. Dywedodd Rheolwr Rhaglen TIC fod y cynigion wedi'u gweithredu eisoes, gydag achosion busnes cryfach o ran risg a rhag-weld canlyniadau.

Gofynnwyd am eglurhad ynghylch y term "dis-benefit" a ddefnyddid yn yr adroddiad. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) ei fod yn disgrifio effeithiau negyddol posibl nas rhagwelid o ran newidiadau y bwriedid iddynt ddod â budd mewn man arall.

Gofynnwyd beth a wnaed i sicrhau y câi ffyrdd newydd o weithio eu cynnal a'u rhoi ar waith mewn modd cyson. Dywedodd Rheolwr Rhaglen TIC fod sicrhau bod newidiadau'n gynaliadwy ac yn cael eu cyflwyno ar draws y meysydd gwasanaeth perthnasol yn nodwedd allweddol.  Hefyd roedd gan TIC ddull o edrych eto ar brosiectau ymhen blwyddyn i wirio bod timau'n glynu wrth yr egwyddorion gweithredu newydd a'r prosesau a bod y rhain yn dal yn gweithio er budd y cyhoedd. Yn ogystal, cyflwynid adroddiadau parhaus i'r Bwrdd Prosiectau ynghylch y prosiectau.

Gwnaed sylwadau y dylai rheolwyr, yn hytrach na thîm TIC, fod yn gyfrifol am yrru'r arloesi yn ei flaen. Hefyd byddai wedi bod yn braf cael astudiaethau achos yn yr adroddiad.  Ymatebodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) fod gweithgarwch TIC yn gwneud newid diwylliannol yn rhan annatod o'r sefydliad a hynny mewn modd cynaliadwy, gyda'r rheolwyr yn ymrwymo i gysyniadau TIC ac yn meddwl mewn ffordd wahanol. Roedd yr enghreifftiau'n cynnwys gwella perfformiad o ran yr amserau'n ymwneud â thai gwag. Roedd hefyd yn ymwybodol o'r adroddiad TIC blynyddol i'r Pwyllgor hwn.

Dywedodd Rheolwr Rhaglen TIC y'i gwnaed yn glir bob amser mai'r gwasanaethau, ac nid y tîm TIC, oedd yn perchenogi unrhyw brosiect. Roedd y tîm TIC yno i roi'r modd i reolwyr a staff gamu'r tu allan i'w hamgylchedd gwaith er mwyn iddynt allu clustnodi'r angen am newid. Y rheolwyr oedd yn arwain o ran rhoi'r newid ar waith, a hynny gyda chymorth y tîm TIC, a oedd yn camu'n ôl yn unig pan oedd wedi'i fodloni bod y newid yn gynaliadwy. Roedd cwrs gwella parhaus wedi'i ddatblygu hefyd gan Academi ac roedd yn cael ei dreialu gan             15 rheolwr er mwyn creu'r modd i newid. Y gobaith oedd cyflwyno hyn yn raddol i reolwyr eraill ar draws y sefydliad maes o law.

Gofynnwyd faint yr oedd y fenter TIC wedi'i chostio o'i gymharu â'r £2,000,000 o arbedion y cyfeirid atynt yn yr adroddiad. Eglurodd Rheolwr Rhaglen TIC mai tîm wedi'i secondio ydoedd yn wreiddiol ond ei fod bellach yn dîm parhaol er mis Tachwedd diwethaf. Roedd £4.5 miliwn o arbedion wedi'u clustnodi bellach. 

Gofynnwyd pam nad oedd yr achosion busnes wedi bod yn ddigon manwl i gychwyn. Dywedodd Rheolwr Rhaglen TIC mai'r rhain oedd yn sefydlu cynigion y prosiect ond ei bod yn anodd cael rheolwyr a staff i ymrwymo iddynt os clustnodwyd arbedion o'r cychwyn cyntaf. Fodd bynnag, roedd yn bosibl sicrhau arbedion drwy welliannau a mesurau effeithlonrwydd. Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod unrhyw arbedion a wnaed i'w gweld eto yn y gyllideb sylfaenol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r adroddiad.