Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

PENDERFYNWYD llofnodi Cofnod Penderfyniadau'r cyfarfod oedd wedi’i gynnal ar 3^ydd Mawrth 2016, gan ei fod yn gywir.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol fod yr Is-adran Cynnal a Chadw Eiddo ac Adeiladu yn caffael y prif wasanaethau canlynol ar ran yr Awdurdod:-

·       Gwasanaethu a chynnal a chadw peiriannau ac offer mecanyddol a thrydanol sefydlog;

·       Cynnal a chadw Gweithfeydd Trin Carthion / Gorsafoedd Pwmpio / Gwasanaethau Gwacáu Draeniau D?r Brwnt / Tanceru;

·       Gwaith Trin Coed 

Dywedwyd bod nifer o'r gwasanaethau hyn yn rhai gofynnol er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth a chodau arferion cymeradwy y diwydiannau dan sylw, a'u bod yn hanfodol er mwyn indemnio'r Awdurdod rhag erlyniad ac er mwyn diogelu iechyd, diogelwch a lles ein trigolion, defnyddwyr ein gwasanaethau, disgyblion a'n staff.

Eglurwyd bod y trefniadau presennol ar gyfer caffael y gwasanaethau uchod yn mynd i ben cyn bo hir, a'r hyn oedd dan sylw oedd cymeradwyo ymestyn y trefniadau presennol hyd nes y byddid yn cynnal ymarfer caffael yn unol â'r gofynion.

Yn ogystal â'r uchod, mae'r is-adran yn caffael gwaith Toi Masnachol. Er bod y rhan fwyaf o'r gwaith, o ran ei werth ariannol, wedi'i gaffael drwy gyflwyno dyfynbris mewn ymarferion tendro cystadleuol, yn anfwriadol oherwydd bod nifer o gontractau wedi’u cyfuno nid oedd yr holl waith wedi'i gaffael yn unol â'r Rheolau Gweithdrefn Ariannol. Felly yr oeddid yn gofyn am gymeradwyo ymestyn y trefniadau presennol hyd nes y byddai'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol yn cyflwyno Fframwaith Cenedlaethol/Rhanbarthol ar gyfer Toi Toeon Crib a Thoeon Gwastad yn Fasnachol. 

Eglurwyd bod y Tîm Tai Newydd yn yr Is-adran yn gwneud gwaith atgyweirio a gwaith cynnal a chadw yn y tai gwag yn y sir.  Dywedwyd bod tenantiaid newydd yn cael cynnig Lwfans Addurno a oedd yn gallu cyflymu cael tenantiaid newydd, gan leihau colli rhent. Gofynnwyd am gymeradwyo ffurfioli'r trefniant presennol gydag Wilko's.

Dywedwyd bod yr Is-adran wedi bod yn ymgynghori â'r Is-adran Caffael Corfforaethol ynghylch y posibilrwydd y gallai'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol gynnig fframweithiau i ddarparu rhai o'r gwasanaethau hanfodol hyn.  Yr oedd darparu'r Gwasanaethau Mecanyddol a Thrydanol wedi'i glustnodi fel cyfle tendro posibl, ond nid oedd hynny wedi digwydd hyd yn hyn o ran y cynnwys nac o ran cyflawni. Hefyd yr oedd yr Is-adran wedi ceisio datblygu Partneriaeth Fframwaith Rhanbarthol ar gyfer Gwaith Mecanyddol a Thrydanol gyda Chynghorau Ceredigion, Sir Benfro, Castell-nedd Port Talbot, ac Abertawe ond yr oedd yn eglur nad oedd yr Awdurdodau eraill yn barod i ymwneud â hynny ar yr adeg honno.

PENDERFYNWYD  

3.1   bod y trefniadau presennol ar gyfer caffael gwasanaethu a chynnal a chadw peiriannau ac offer mecanyddol a thrydanol sefydlog yn cael eu hymestyn am 9 mis a hynny o Ebrill 1^af, 2016 tan Ragfyr 31^ain, 2016 er mwyn sefydlu ymarfer caffael fyddai'n unol â'r gofynion;

3.2    bod y trefniadau presennol ar gyfer caffael Cynnal a Chadw Gweithfeydd         Trin Carthion / Gorsafoedd Pwmpio / Gwasanaethau Gwacáu Draeniau D?r         Brwnt / Tanceru yn cael eu hymestyn am 6 mis a hynny o Ebrill 1^af, 2016         tan Fedi 30^ain, 2016 er mwyn sefydlu ymarfer caffael fyddai'n unol â'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

PENDERFYNWYD yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007, na fyddai’r eitem ganlynol yn cael ei chyhoeddi, gan fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffiniwyd ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i’r Ddeddf.

Yn sgil cynnal y prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod 4 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad am ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig ynghylch materion ariannol neu faterion busnes unrhyw unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).

Yr oedd y prawf budd y cyhoedd mewn perthynas â'r mater hwn yn ymwneud â'r ffaith fod yr adroddiad hwn yn cynnwys data personol am gyn-denantiaid y cyngor, ynghyd â manylion am eu hôl-ddyledion rhent.   Dywedwyd nad oedd cyfiawnhad dros gyhoeddi dyledion unigol, ac y byddai hynny'n anfanteisiol i hawliau a rhyddid yr unigolion perthnasol.  Felly yr oedd y budd i'r cyhoedd o ran cadw cyfrinachedd yn drech na'r budd i'r cyhoedd o ran datgelu'r wybodaeth.

Rhoddodd yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol ystyriaeth i adroddiad oedd wedi ei lunio'n unol â Rheolau Gweithdrefn Ariannol y Cyngor a oedd yn gofyn am ddileu dyledion o fwy na £1,500 gan gyn-denantiaid. Yr oedd y polisi ôl-ddyledion o ran cyn-denantiaid yn nodi'n glir y meini prawf yr oedd yn rhaid cydymffurfio â hwy wrth benderfynu a oedd yn annarbodus cymryd camau pellach er mwyn ceisio casglu dyled gan gyn-denant.

Bu'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol yn ystyried yr atodlen o achosion oedd wedi'u cyflwyno i'w dileu, yr oedd yr holl achosion yn unol â gofynion y polisi.

PENDERFYNWYD dileu ôl-ddyledion y cyn-denantiaid, fel yr oeddid wedi manylu arnynt yn yr adroddiad, am nad oedd modd eu hadennill.