Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau
Dydd Iau, 11eg Hydref, 2018 10.00 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Martin S. Davies  01267 224059

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr F. Akhtar, D.C. Evans ac C. Jones.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL GAN GYNNWYS UNRHYW CHWIPIAU PLEIDIAU A RODDIR MEWN YMATEB I UNRHYW EITEM AR YR AGENDA

Cofnodion:

Y Cynghorydd

Rhif y Cofnod

Y Math o Fuddiant

K. Madge

Datganiad Cyffredinol

Ei ferch yn gweithio i'r Gwasanaethau Cymdeithasol.

 

 

3.

CWESTIYNAU CYHOEDDUS

Cofnodion:

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

 

4.

ADRODDIAD CHWARTEROL YNGYLCH RHEOLI'R TRYSORLYS A DANGOSYDD DARBODAETH EBRILL 1AF 2018 I MEHEFIN 30AIN 2018 pdf eicon PDF 146 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Chwarterol ynghylch Rheoli'r Trysorlys a Dangosyddion Darbodaeth am y cyfnod 1 Ebrill 2018 - 30 Mehefin 2018 a oedd yn nodi gweithgareddau rheoli'r trysorlys a ddigwyddodd yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn yn unol â Pholisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2018-2019 a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 21 Chwefror 2018.

 

Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol i ganfod pa mor hir yr oedd y gwaith o weinyddu Kaupthing Singer & Freidlander yn debygol o barhau, ac a oedd Cyngor Sir Caerfyrddin erioed wedi cael benthyg arian gan unrhyw awdurdod lleol arall.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

 

5.

ADRODDIAD MONITRO CYLLIDEB CYFALAF A REFENIW 2018/19 pdf eicon PDF 150 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad monitro a amlinellai'r sefyllfa gyllidebol ynghylch blwyddyn ariannol 2018/19 fel yr oedd ar 30 Mehefin 2018. Roedd yr adroddiad yn cynnwys:

 

·      Adroddiad Monitro Cyllideb Gorfforaethol yr Awdurdod (Atodiad A);

·      Cyllideb Refeniw Adran y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol (Atodiad B);

·      Monitro Rhaglen Gyfalaf Gorfforaethol 2017/18 (Atodiad C);

·      Monitro Rhaglen Gyfalaf Gorfforaethol 2017/18 – y prif amrywiannau (Atodiad D);

·      Cynlluniau Adran y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol 2017/18 (Atodiad E).

 

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cytunodd Pennaeth y Gwasanaeth Ariannol i ganfod maint adnoddau Adran yr Amgylchedd;

·         Mynegwyd pryder nad oedd cyfraniad y Bwrdd Iechyd Lleol at gyllid teiran Uned Breswyl Garreglwyd wedi dod i law hyd yn hyn. Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol yr eir ati i geisio'r cyfraniad, yn ogystal â nifer o gyfraniadau dyledus eraill gan y Bwrdd Iechyd Lleol.

·         Codwyd y mater o 'swyddi heb eu cyllido' eto a dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol [Rheoli Pobl a Pherfformiad] fod hyn, yn Adran y Prif Weithredwr, yn gysylltiedig â'r ffaith bod yr unigolyn wedi aros yn y swydd ar ôl diwedd contract cyfnod penodol. Ychwanegodd na fyddai unrhyw orwariant gan y byddai'r arian yn cael ei adennill drwy gytundeb lefel gwasanaeth;

·         Mewn ymateb i gwestiwn, dywedodd y Rheolwr Datblygu Economaidd nad oedd y gorwariant o ran y Goleudy'n gysylltiedig â chostau glanhau ychwanegol, fel y nodir yn yr adroddiad, a chytunodd i ganfod y rheswm gwirioneddol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

5.1  nodi'r adroddiad;

 

5.2 bod y Pwyllgorau Craffu hynny sydd â phrosiectau/cynlluniau yn eu meysydd gorchwyl sy'n dibynnu ar gyfraniadau'r Bwrdd Iechyd Lleol yn cael eu hannog i sicrhau bod unrhyw gyfraniadau dyledus gan y Bwrdd yn dod i law.

 

6.

ADRODDIAD MONITRO PERFFORMIAD CORFFORAETHOL CWARTER 1 - 1AF EBRILL I'R 30AIN O FEHEFIN 2018 pdf eicon PDF 164 KB

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi trosolwg ar y cynnydd a wnaed gogyfer â'r camau gweithredu a'r mesurau yn y Strategaeth Gorfforaethol Newydd 2018-2023 i gyflawni'r Amcanion Llesiant ar gyfer 2018/19 dyddiedig 30 Mehefin 2018 ac a oedd wedi'u dadansoddi gan y Pwyllgor Craffu.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad.

 

7.

ADRODDIAD MONITRO PERFFORMIAD ADRANNOL CWARTER 1 - 1AF EBRILL I'R 30AIN O FEHEFIN 2018 pdf eicon PDF 173 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed gogyfer â'r camau gweithredu a'r mesurau yn y Strategaeth Gorfforaethol Newydd ar gyfer 2018-2023 i gyflawni'r Amcanion Llesiant ar gyfer 2018/19 a oedd yn berthnasol i faes gorchwyl y Pwyllgor, dyddiedig 30 Mehefin 2018.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cytunodd y Rheolwr Datblygu Economaidd i ddosbarthu'r ystadegau sy'n dangos cyfraniad Hwb Llanelli at y gwaith o drechu tlodi;

·         Nododd er nad oedd nifer y diwrnodau a gollwyd oherwydd absenoldeb salwch fesul gweithiwr yn cydymffurfio â'r targed ar gyfer Chwarter 1, roedd y canlyniad yn well na'r hyn a gafwyd am yr un cyfnod y llynedd, ac roedd y swyddogion wedi ymgysylltu ag awdurdodau lleol eraill i gael gwybod am yr arferion gorau;    

·         Cytunodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol [Rheoli Pobl a Pherfformiad] i gael gwybod gan Gyfarwyddwr yr Amgylchedd am oblygiadau safle strategol unigol ar gyfer darparu depos;

·         Cytunodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol [Rheoli Pobl a Pherfformiad] i ganfod a oedd paneli o'r fath a ddefnyddiwyd ar D?r Grenfell ar unrhyw adeiladau a oedd gan yr Awdurdod;

·         Mewn ymateb i gwestiwn, dywedodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai'r Cynghorwyr yn cael gwybodaeth am y lleoedd y gellid atgyfeirio preswylwyr iddynt er mwyn cael cymorth ar ôl i Gredyd Cynhwysol gael ei gyflwyno.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

7.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

7.2 bod adroddiadau diweddaru ynghylch trosglwyddo asedau a gweithio ystwyth yn cael eu cynnwys ym mlaenraglen waith y Pwyllgor.

8.

POLISI DIOGELEDD GWYBODAETH pdf eicon PDF 144 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Polisi Diogelwch Gwybodaeth arfaethedig a oedd yn cynnwys elfennau allweddol o'r Polisi Rheoli Mynediad a'r Polisi Hawlfreintiau, Dyluniadau a Phatentau a oedd ar waith yn yr Awdurdod yn flaenorol. Byddai'r polisi newydd yn gyfle i rannu’r wybodaeth ac ar yr un pryd sicrhau diogelwch y wybodaeth a’r asedau caledwedd. Hefyd, roedd yn rhoi diffiniadau clir o'r rolau a'r cyfrifoldebau a ddisgwylir gan aelodau staff, rheolwyr llinell a Phenaethiaid Gwasanaethau o ran diogelwch gwybodaeth, a'r rôl y byddai'r Gwasanaethau TGCh yn ei chyflawni i gynorthwyo â hyn.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Polisi Diogelwch Gwybodaeth. 

 

 

9.

ADRODDIAD BLYNYDDOL CWYNION A CHANMOLIAETH 2017/18 pdf eicon PDF 142 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol Cwynion a Chanmoliaeth y Cyngor ar gyfer 2017/18, a oedd yn manylu ar y canlynol:

·         nifer y cwynion yr ymchwiliwyd ac ymatebwyd iddynt rhwng Ebrill 2017 a Mawrth 2018 fesul adran;

·         ystadegau o ran y negeseuon a gafwyd gan y Tîm Cwynion, ac a ailgyfeiriwyd. Roedd y rhain yn ymwneud ag ymholiadau a cheisiadau am gymorth a oedd, unwaith y'u cyflwynwyd, yn cynnig y cyfle i geisio datrys anawsterau cyn i gwynion gael eu cyflwyno;

·         cwynion ynghylch unrhyw faterion o ran cydraddoldeb neu'r iaith Gymraeg;

·         cwynion yr oedd yr Ombwdsmon yn penderfynu arnynt;

·         dadansoddiad o gwynion a chanmoliaeth fesul adran.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·      Cytunodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth i ganfod a oedd polisi ynghylch cwynion di-enw ac a oedd yr Awdurdod yn talu am bob cwyn a atgyfeirir i'r Ombwdsmon neu a yw'r Awdurdod yn talu ffi flynyddol. Cytunodd hi hefyd i roi gwybodaeth am nifer yr achwynwyr rheolaidd;

·      eglurwyd nad oedd yr adroddiad wedi cynnwys yr hyn a ystyrir yn 'g?ynion' a ddaeth drwy system ymholiadau'r aelodau er bod hyn yn cael ei ystyried ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol;

·      cytunodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth i rannu'r pryderon ynghylch yr amserau hwy o ran ateb galwadau yr oedd rhai pobl sy'n galw yn eu profi â Rheolwr y Ganolfan Gyswllt gan fod y mater wedi'i gyfeirio at sylw rhai o'r Cynghorwyr a oedd wedi cael yr un profiad. Atgoffodd y Pennaeth TG yr aelodau fod y cyhoedd hefyd yn gallu cysylltu â'r awdurdod drwy'r cyfryngau cymdeithasol ac ar ei wefan;

·      cytunodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth i archwilio'r posibilrwydd o gynnwys cwynion a chanmoliaeth i 'ddarparwyr' gwasanaethau ar ran yr Awdurdod, er enghraifft yn y sector gofal, yn yr Adroddiad Blynyddol.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr Adroddiad Blynyddol ynghylch Cwynion a Chanmoliaeth ar gyfer 2017/18.

 

10.

COFNODION BWRDD GWASANAETHAU CYHOEDDUS (BGC) SIR GÂR - MAI A GORFFENNAF 2018 pdf eicon PDF 147 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried cofnodion cyfarfod Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Sir Gaerfyrddin a gynhaliwyd ar 2 Mai 2018 a 12 Gorffennaf 2018. Roedd yn ofynnol o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 12 fod Pwyllgor Craffu Llywodraeth Leol penodol yn cael ei benodi i graffu ar waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.  Yn Sir Gaerfyrddin, penodwyd Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau y Cyngor fel y Pwyllgor Craffu perthnasol.

 

Cytunodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth i rannu pryder â'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ynghylch y diffyg manylion a roddwyd gan y Bwrdd Iechyd o ran model arfaethedig yr hybiau i ddarparu gwasanaethau iechyd, gofal cymdeithasol a gwirfoddoli.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a gynhaliwyd ar 2 Mai 2018 a 12 Gorffennaf 2018.

 

11.

ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PWYLLGOR CRAFFU POLISI AC ADNODDAU 2016/17 pdf eicon PDF 147 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau am flwyddyn y cyngor 2017/18 a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar waith y Pwyllgor gan gynnwys:-

·         Trosolwg ar y Rhaglenni Gwaith Craffu

·         Y materion allweddol a ystyriwyd

·         Materion oedd wedi'u cyfeirio at y Bwrdd Gweithredol neu Bwyllgorau Craffu Eraill neu ganddynt

·         Presenoldeb yr aelodau yn y cyfarfodydd

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

 

12.

EITEMAU AR GYFER Y DYFODOL pdf eicon PDF 149 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r rhestr o eitemau ar gyfer y dyfodol a oedd i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf ar 5 Rhagfyr 2018.

 

13.

COFNODION - 19EG GORFFENNAF 2018 pdf eicon PDF 165 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018 yn gofnod cywir.