Agenda item

LLYTHYR BLYNYDDOL YR OMBWDSMON 2021/2022 CYNGOR SIR CAERFYRDDIN

Cofnodion:

[SYLWER:

  • Cafodd yr eitem hon ei hystyried ar ôl eitem 8 ar yr agenda;
  • Ar ôl datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, arhosodd Mr M. MacDonald yn y cyfarfod, ond ni chymerodd ran yn y trafodaethau na'r bleidlais ddilynol.]

 

Cafodd y Pwyllgor lythyr blynyddol 2021/22 gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i'w ystyried.

 

Bob blwyddyn mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn rhoi llythyr i bob Cyngor Sir yng Nghymru ar ffurf taflen ffeithiau ynghyd â'r data cysylltiedig er mwyn helpu i adolygu perfformiad.

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y llythyr yn briodol a'r pwyntiau allweddol sy'n codi o'r llythyr a'r daflen ffeithiau a atodir fel y crynhoir yn yr adroddiad.

 

Amlygodd yr adroddiad, fel y dangoswyd yn Atodiad C, nad oedd unrhyw adroddiadau wedi'u cyflwyno yn erbyn Sir Gaerfyrddin, naill ai wedi'u cadarnhau neu heb eu cadarnhau. Hefyd, mae'r ffigyrau o ran Côd ymddygiad ar gyfer Sir Gaerfyrddin yn Atodiadau E ac F yn dangos nad oedd unrhyw achosion wedi'u cyfeirio at y Pwyllgor Safonau na Phanel Dyfarnu Cymru.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

 

·      Cyfeiriwyd at dudalen 2 o'r llythyr a oedd yn nodi 'Mae'r Awdurdod Safonau Cwynion bellach wedi gweithredu polisi cwynion enghreifftiol gyda bron i 50 o gyrff cyhoeddus, ac wedi darparu 140 o sesiynau hyfforddi...'. Gofynnwyd am gadarnhad os oedd Sir Gaerfyrddin wedi bod yn rhan o'r sesiynau ac os felly ar ba lefel? Cadarnhaodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth, fel arweinydd y Tîm Cwynion Corfforaethol, ar ôl gweithredu'r polisi cwynion enghreifftiol, fod y Cyngor wedi ymgysylltu'n llawn a bod gan y tîm berthynas waith ardderchog gyda'r Awdurdod Safonau Cwynion.

 

Yn ogystal, dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi yn y dyfodol o ran sicrhau bod Llythyr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'r adroddiad cwynion corfforaethol sydd i'w gyflwyno i'r Pwyllgor yn ddiweddarach eleni, yn cyd-fynd yn well â Blaenraglen Waith y Pwyllgor.

 

·      Mynegwyd bod nifer y cwynion a dderbyniwyd wedi'i nodi yn Atodiad A a bod Atodiad B yn rhannu'r wybodaeth ymhellach yn ôl pwnc, gan ddynodi pa adrannau y priodolwyd y cwynion a gafwyd. Fodd bynnag, sylwyd er bod nifer yr achosion lle ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cael eu dangos yn Atodiad D, y byddai wedi bod yn ddefnyddiol derbyn gwybodaeth ychwanegol am yr Achosion lle ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ôl pwnc, yn debyg i Atodiad B. Byddai'n fuddiol i'r Cyngor dderbyn dadansoddiad o'r fath er mwyn gallu cynnal gwaith dadansoddi, craffu a monitro yn fewnol gyda'r bwriad o roi mesurau mewnol ar waith yn unol â hynny.

 

Eglurodd y Rheolwr Cynnal Practis, Gweinyddiaeth a'r Gyfraith na fyddai'r Ombwdsmon mewn sefyllfa i rannu gwybodaeth benodol am achosion unigol o ganlyniad i ofynion diogelwch data a'r ddeddfwriaeth y mae'r Ombwdsmon yn gweithredu oddi tani. Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth wrth Aelodau'r Pwyllgor fod y system gwynion fewnol yn cofnodi cwynion yn fanwl gan ddarparu'r wybodaeth er mwyn gallu dadansoddi tueddiadau, nodi lle byddai ymyrraeth fewnol yn fuddiol a sicrhau monitro parhaus. Byddai'r adroddiad cwynion corfforaethol yn cynnwys dadansoddiad o'r cwynion yn ôl adrannau ac is-adrannau, heb gynnwys manylion penodol am achosion unigol.

 

Roedd aelodau'r pwyllgor o'r farn na fyddai cynnwys dadansoddiad yn ôl adran/pwnc yn torri cyfrinachedd. Cynigwyd rhoi adborth i'r Ombwdsmon y byddai'n fuddiol i Gynghorau wrth reoli cwynion gynnwys dadansoddiad pellach o Achosion lle ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ôl pwnc, yn debyg i Atodiad B - nifer y cwynion yn ôl pwnc, yn y data cysylltiedig a atodwyd i lythyr blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Eiliwyd y Cynnig.

 

Cyflwynwyd cynnig pellach y dylid anfon copi o gofnodion y cyfarfod hwn at yr Ombwdsmon. Eiliwyd y cynnig hwn.

 

·      Cyfeiriwyd at y pwynt yn y llythyr y byddai'r Ombwdsmon yn 'croesawu adborth ar adolygiad eich Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran gallu eich awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol'. Gofynnwyd beth oedd y dull gorau er mwyn rhoi adborth digonol? Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth fod y Polisi Cwynion Corfforaethol wedi'i ddiweddaru wedi cael ei ystyried gan y Pwyllgor a bod sesiwn ddatblygu wedi'i threfnu fel rhan o raglen sefydlu'r aelodau er mwyn darparu gwybodaeth am gwynion a sut maent yn cael eu rheoli'n fewnol. Cydnabuwyd y byddai'r sesiwn ddatblygu hefyd yn fuddiol i aelodau lleyg y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Pwyllgor Safonau. Cytunwyd i ddosbarthu'r wybodaeth a byddai gwahoddiad i'r sesiwn yn cael ei anfon yn fuan. Os na fydd aelodau ar gael i fynd i'r sesiwn, byddai recordiad ar gael i'w wylio.

 

·      O ran y nifer uchel o gwynion a gafwyd ynghylch Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion, gofynnwyd a fyddai cyfle i ystyried nifer y cwynion yn y Pwyllgor Craffu - Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol? Cadarnhaodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai pob Pwyllgor Craffu yn cael cyfle i ystyried yr adroddiad cwynion corfforaethol o ran unrhyw gwynion i'r cyngor. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y dylai'r Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor Craffu ofyn am y wybodaeth am y cwynion a briodolir i Ofal Cymdeithasol i Oedolion. Cafodd hyn ei gadarnhau gan Bennaeth y Gyfraith a Gweinyddiaeth a ychwanegodd, gyda chyfrinachedd mewn golwg, na fyddai unrhyw reswm na ellid paratoi adroddiad dienw er mwyn i'r Pwyllgor Craffu ei ystyried, a allai gynnwys y themâu a'r gwersi a ddysgwyd yn sgil ymchwiliad/ymchwiliadau'r Ombwdsmon.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL;

7.1 derbyn Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon 2021/2022;

 

7.2 cyflwyno barn y Pwyllgor o ran cynnwys gwybodaeth ychwanegol, ynghyd â chopi o gofnodion y cyfarfod hwn, i'r Ombwdsmon.

 

 

 

Dogfennau ategol:

 

Cyngor a Democratiaeth

Y Cyngor

Cynghorwyr, ACau ac ASau

Adrannau'r Cyngor

Dweud eich dweud

Pwyllgorau a Chyfarfodydd

Strategaethau a chynlluniau