Agenda item

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynlluniau Archwilio Mewnol 2021/22 a 2022/23.  Adroddwyd bod cyfradd gwblhau o 93% wedi'i chyflawni ar gyfer 2021/22, a bod yr eitemau oedd yn weddill wedi'u cynnwys yng Nghynllun Mewnol 2022/23, a oedd yn nodi cyfradd gwblhau o 12.5% hyd yma. Edrychodd y Pwyllgor ar y cynnydd a wnaed o ran cyflawni'r rhaglen archwilio.

Yna tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adolygiad o systemau ariannol allweddol yr Awdurdod mewn perthynas â Thaliadau Credydwyr a'r Gyflogres. Roedd yr adroddiad yn nodi cwmpas yr adolygiad, y materion a nodwyd, a'r argymhellion a wnaed.  

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor, cytunwyd y byddai adroddiadau diweddaru'r Cynllun Archwilio yn y dyfodol yn cynnwys nifer y diwrnodau a gymerwyd i gwblhau pob archwiliad.

·       Cyfeiriwyd at y prosesau ymgeisio ar gyfer tâl Mamolaeth a Thadolaeth, nad oeddent ar y cyfan yn cael eu cyflwyno'n unol â'r amserlenni gofynnol.  Roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn cydnabod bod gan Reolwyr rywfaint o gyfrifoldeb i sicrhau bod y dogfennau priodol yn cael eu cyflwyno yn unol â pholisi'r Awdurdod.  Nodwyd hefyd bod y mater yn waeth byth o achos oedi wrth roi tystysgrifau MATB1, ac yn hyn o beth, sicrhawyd y Pwyllgor y byddai Swyddogion yn adolygu'r mater gyda'r adran Adnoddau Dynol, gyda'r bwriad o godi'r mater gyda'r Awdurdod Iechyd o bosibl.

·       Adroddwyd bod graddfa'r balansau credyd wedi gostwng o £289k i £184k ers yr archwiliad blaenorol.  Eglurwyd cymhlethdod y broses i'r Aelodau a rhoddwyd sicrwydd bod ymdrechion yn cael eu gwneud i fynd i'r afael â'r mater, yn enwedig ar gyfer hen anfonebau, a byddent yn cael eu hadlewyrchu'n gywir yng nghyfrifon yr Awdurdod.

·       Mynegwyd pryderon yngl?n â'r methiant i godi archebion prynu mewn amgylchiadau priodol.  Nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y mater wedi'i gyfeirio at y rhaglen Trawsnewid, Arloesi a Newid (TIC) gyda'r nod o wella cydymffurfiaeth a pherfformiad yn y maes hwn.  Yn unol â hynny, byddai Polisi 'Sicrhau Cydymffurfiaeth â'r Gorchymyn Brynu' yn cael ei dreialu'n fuan i fynd i'r afael â'r mater.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wrth yr Aelodau y gallai'r diffyg cydymffurfio, mewn rhai achosion, fod o achos problemau adrodd o ganlyniad i'r systemau a weithredir gan yr Awdurdod. Yn dilyn cais a wnaed gan Aelod, cytunwyd y dylid rhoi adroddiad cynnydd i'r Aelodau mewn modd amserol y tu allan i broses y cyfarfod, gyda'r bwriad o roi sicrwydd bod y maes risg wedi'i liniaru drwy reolaethau effeithiol. 

·       Roedd y Pwyllgor o'r farn bod lefel yr ymateb i'r ymarfer ardystio gweithwyr yn annerbyniol.  Awgrymwyd y dylid mynd i'r afael â'r diffyg ymatebion yn ystod gwerthusiadau staff.  Nododd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor yn cael eu hystyried mewn cyfarfod o'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn y dyfodol.

·       Er bod y sgôr archwilio gyffredinol ar gyfer y systemau ariannol allweddol wedi'i chategoreiddio'n dderbyniol, gwnaed sylw bod rhai o'r materion a nodwyd yn sylfaenol ac o risg uchel.  Eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y broses a ddefnyddid gan yr Archwilwyr wrth gyrraedd y sgôr sicrwydd, yng nghyd-destun graddfa'r System Taliadau Credydwyr a oedd yn cynnwys llawer o reolaethau gwahanol. Yn unol â hynny, byddai'r Archwilwyr wedi ystyried y system yn ei chyfanrwydd ac wedi defnyddio eu barn broffesiynol i ddod i gasgliad. Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r archwilwyr yn cael gwybod am y sylwadau a wnaed.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL