Agenda item

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru mewn perthynas â'r adolygiad o Wasanaeth Cynllunio Cyngor Sir Caerfyrddin.  Cynhaliodd Archwilio Cymru yr adolygiad o wasanaethau cynllunio'r Cyngor gan fod ei waith Sicrwydd a Risg wedi nodi bod y gwasanaeth yn risg bosibl.

Ceisiodd yr asesiad ateb y cwestiwn canlynol: A yw'r gwasanaeth cynllunio yn cyflawni ei amcanion ei hun, ac yn cefnogi'r Cyngor i gyflawni ei amcanion cyffredinol?

Dywedodd Alison Lewis o Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod Archwilio Cymru wedi dod o hyd i faterion sylweddol a hirsefydlog o ran perfformiad yn y gwasanaeth cynllunio yr oedd angen mynd i'r afael â nhw ar frys er mwyn helpu i gefnogi'r gwaith o gyflawni uchelgeisiau'r Cyngor.

Daeth Archwilio Cymru i'r casgliad hwn oherwydd:

·         bod angen cryfhau trefniadau presennol y Cyngor ar gyfer penderfynu ar geisiadau cynllunio mawr i'w helpu i gyflawni ei uchelgeisiau adfywio;

·         bod materion sylweddol a hirsefydlog o ran perfformiad ym meysydd rheoli datblygu a gorfodi cynllunio yn tanseilio'r broses o ddarparu gwasanaethau'n effeithiol; a

·         bod angen i'r Cyngor adolygu ei drefniadau perfformiad a gwella gwasanaethau ar gyfer ei wasanaeth cynllunio ar frys er mwyn gwasanaethu ei gwsmeriaid yn well.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys 17 o argymhellion allweddol i'r Cyngor fynd i'r afael â nhw.

Dywedodd Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor ei bod yn braf nodi sut roedd yr Awdurdod wedi derbyn yr argymhelliad ac wedi cymryd camau i ddatrys y materion a nodwyd.

Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio Dros Dro y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr amserlen digwyddiadau a chynnydd ar gamau gweithredu mewn perthynas â'r 17 argymhelliad allweddol.  Rhoddwyd hefyd ddadansoddiad o effaith y camau gweithredu ar berfformiad ac roedd yn cynnwys:

·         cymeradwyo 48 o geisiadau prosiect mawr gan arwain at greu 212 o swyddi amser llawn newydd a 65 o swyddi rhan-amser newydd. Hefyd, diogelu 300 o swyddi.

·         O'r 847 o geisiadau cynllunio amhenderfynedig a nodwyd, roedd 666 yn weddill ac roedd 296 o fewn y targed o 8 wythnos ar gyfer penderfynu ar geisiadau.

·         Ar yr adeg y dechreuodd y Bwrdd Ymyrraeth, roedd 955 o achosion gorfodi nad ymdriniwyd â nhw. Roedd hyn wedi gostwng i 868 o achosion.

Nodwyd na fyddai'r cynnydd wedi bod yn bosibl oni bai am y staff sydd wedi ymateb i'r ymyriadau a'r newid.

Codwyd y cwestiynau / sylwadau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

·         Dywedwyd bod yr adroddiad yn tynnu sylw at fethiannau enfawr ac y dylai'r Pwyllgor adolygu'r gofrestr risg.

Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei chyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.  Dywedwyd bod y gofrestr eisoes wedi'i hadolygu gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a bod risgiau ychwanegol wedi'u derbyn.

·         Gofynnwyd a ellid rhoi gwybod i'r Pwyllgor am adolygiadau strategol adrannol yn y dyfodol er mwyn galluogi'r Pwyllgor i gymryd rhan yn gynharach yn y broses.

Cytunwyd y byddai hyn yn cael ei ystyried ymhellach gan y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol. 

·         Gofynnwyd a yw'r mesurau lliniaru a roddwyd ar waith yn gynaliadwy a sut y gellid atal y sefyllfa rhag digwydd eto.

Dywedodd y Pennaeth Cynllunio Dros Dro eu bod yn gynaliadwy. Cydnabuwyd bod heriau staffio a bod hyn ar draws Cymru gyfan.  Dywedodd Cyfarwyddwr yr Amgylchedd fod angen darn ehangach o waith i adolygu sut y cynhelir Rheoli Perfformiad.

·         Awgrymwyd, gan fod y gofrestr risg weithiau'n anodd ei darllen, y dylid darparu adroddiad eithriadau yn lle hynny ac y dylid rhoi adroddiad cynnydd chwarterol i'r Pwyllgor yn manylu ar y cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r 17 argymhelliad a nodwyd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

5.1.1    nodi canfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru.

5.1.2    nodi ymateb a chynllun gweithredu Cyngor Sir Caerfyrddin a roddwyd i Archwilio Cymru ar 30 Gorffennaf 2021.

5.1.3    rhoi adroddiad diweddariad cynnydd chwarterol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.