Ym mis Awst fe gyhoeddodd Awdit Cymru adroddiad ar Adran Gynllunio’r Cyngor Sir. A yw’r Arweinydd yn gallu amlinellu gwaith y weinyddiaeth yma mewn perthynas â’r ymateb i gynnwys yr adroddiad?
Cofnodion:
‘‘Ym mis Awst cyhoeddodd Archwilio Cymru adroddiad ar Adran Gynllunio'r Cyngor Sir. All yr Arweinydd amlinellu gwaith y weinyddiaeth hon mewn perthynas â'r ymateb i gynnwys yr adroddiad?"
Ymateb gan y Cynghorydd Emlyn Dole, Arweinydd y Cyngor:-
Diolch ichi am eich cwestiwn Gynghorydd Thomas. Hoffwn fanteisio ar y cyfle i egluro'r sefyllfa a chywiro rhywfaint o'r wybodaeth anghywir a rannwyd yn y drafodaeth flaenorol ynghylch perfformiad yr adran gynllunio. Roedd gwybodaeth anghywir yn y crynodeb, yn honni nad oedd gennym gynllun ar waith hyd yn hyn. I egluro, byddaf yn rhoi llinell amser o'r digwyddiadau i chi. Daeth adborth anffurfiol gan Archwiliad Cymru i'r Prif Weithredwr ddiwedd mis Ebrill ac ar unwaith gofynnodd y Prif Weithredwr i'r Pennaeth TGCh a Pholisi Corfforaethol sefydlu bwrdd ymyrraeth. Sefydlwyd y bwrdd ymyrraeth hwn wedyn ar 10 Mai ac mae'n adrodd i'r bwrdd sicrhau ymyrraeth sydd dan gadeiryddiaeth y Prif Weithredwr.
Yna anfonodd Archwilio Cymru ei adroddiad drafft at y Prif Weithredwr ar 14 Mehefin a sefydlwyd yr Hwb Cynllunio wythnos yn ddiweddarach ar 21 Mehefin i ymdrin â phob galwad i Reolwyr Datblygu i ddechrau ond mae bellach yn derbyn galwadau ynghylch gorfodi rheolau cynllunio. Derbyniodd rhag-gyfarfod y cabinet adroddiad cynnydd rhagarweiniol ar 24 Mehefin. Anfonodd Archwilio Cymru ei adroddiad terfynol at y Prif Weithredwr ar 13 Gorffennaf a derbyniodd pob aelod o staff yng ngwasanaeth yr adran gynllunio gopi o'r adroddiad ar 21 Gorffennaf. Derbyniodd y Cabinet yr ail adroddiad cynnydd ar 26 Gorffennaf a derbyniodd Archwilio Cymru ein cynllun gweithredu ffurfiol mewn ymateb i'r 17 argymhelliad ar 30 Gorffennaf. Derbyniodd y Pwyllgor Cynllunio ddiweddariad ar lafar ar y cynnydd ar 19 Awst a disgwylir i'r adroddiad cynnydd nesaf gael ei gyflwyno i'r Cabinet ar 20 Medi. Gobeithio bod y llinell amser yn rhoi rhywfaint o eglurder ynghylch yr hyn yr ydym eisoes wedi'i glywed y bore yma.
Dyma'r union beth a ddywedir yng nghrynodeb Archwilio Cymru o'i ganfyddiadau: "mae angen mynd i’r afael ar frys â materion arwyddocaol a hirsefydlog o ran perfformiad yn y gwasanaeth cynllunio i helpu i wireddu uchelgeisiau’r Cyngor". Mae Archwilio Cymru yn dweud ei fod wedi dod i'r casgliad hwnnw oherwydd bod angen cryfhau'r trefniadau presennol ar gyfer penderfynu ar geisiadau cynllunio mawr i'n helpu i wireddu ein huchelgeisiau adfywio. Roedd y materion hirsefydlog o ran perfformiad ym maes rheoli datblygu a gorfodi cynllunio yn tanseilio'r gallu i ddarparu gwasanaethau'n effeithiol ac mae angen i ni adolygu ein trefniadau gwella gwasanaeth a pherfformiad cynllunio ar frys er mwyn gwasanaethu ein cwsmeriaid yn well.
Rwy'n falch iawn bod y Cynghorydd Thomas wedi gofyn y cwestiwn ac i allu rhannu'r llinell amser honno er mwyn rhoi eglurder a'r gwir am ein hymateb i adroddiad Archwilio Cymru.
Cwestiwn atodol gan y Cynghorydd Dai Thomas:
A allai'r Arweinydd roi manylion pellach am yr argymhellion a sut mae'r Cyngor yn parhau i wella.
Ymateb gan y Cynghorydd Emlyn Dole, Arweinydd y Cyngor:-
Mae gennym gamau gweithredu ar waith yn erbyn pob un o'r 17 argymhelliad a wnaed gan Archwilio Cymru. Mae dangosfyrddau rheoli perfformiad manwl wedi'u creu o fewn Arcus Global sef y system ddigidol a ddefnyddir o fewn y gwasanaeth. Mae perfformiad y gwasanaeth bellach yn cael ei fonitro'n gadarn gan y Pennaeth Cynllunio dros Dro ac Uwch-reolwyr. Mae hynny'n cael ei adrodd i'r bwrdd sicrhau ymyrraeth ar hyn o bryd a bydd yn rhan allweddol o'r adroddiadau monitro perfformiad chwarterol yn y dyfodol y soniodd y Cynghorydd Alun Lenny amdanynt yn gynharach a fydd yn cael eu cyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol, i'r Cabinet ac i'r Pwyllgor Craffu a'r Pwyllgor Cynllunio.
O ran prosiectau mawr, rydym wedi sefydlu tîm prosiectau mawr a arweinir gan Stuart Walters, Rheolwr Datblygu Economaidd a chafodd hwnnw ei sefydlu ar 1 Gorffennaf. Mae'r tîm hwn wedi nodi ceisiadau cynllunio a gafodd eu hystyried i ddechrau fel prosiectau mawr ac mae 48 o geisiadau wedi'u cymeradwyo ers hynny. O blith y rhain, nododd 33 ohonynt 212 o swyddi llawn amser newydd a 65 o swyddi rhan-amser newydd, yn ogystal â diogelu 300 o swyddi sy'n cynnwys 120 yn Llanelli. Mae protocol prosiectau mawr newydd wedi'i ddrafftio a bydd hwnnw'n cael ei baratoi ar gyfer y tîm cyflawni adfywio ar 29 Medi cyn iddo gael ei gyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol ym mis Hydref ar ôl y Tîm Rheoli Adrannol.
O ran rheoli datblygu a cheisiadau cynllunio, nododd Archwilio Cymru fod 847 o geisiadau cynllunio heb eu penderfynu ar 15 Mawrth. O 13 Medi ymlaen, mae 607 o geisiadau heb eu penderfynu ac mae 292 ohonynt yn dal i fod o fewn y targed o 8 wythnos ar gyfer penderfynu ar geisiadau cynllunio. Bellach, mae 384 o geisiadau cynllunio sy'n aros am benderfyniad ac sydd y tu allan i'r ffenestr darged o 8 wythnos felly ers 15 Mawrth pan nododd Archwilio Cymru fod 847 o geisiadau, mae'r nifer hwnnw bellach yn 384. Dyna'r cynnydd rydym wedi'i wneud yn y 18 wythnos ers hynny. Ar 15 Mawrth, pan gyflwynwyd ffigurau i Archwilio Cymru, roedd 118 o geisiadau cynllunio yn dyddio'n ôl dros 5 mlynedd, a bellach 24 o geisiadau sydd. Dangosydd perfformiad Llywodraeth Cymru yw'r prif darged perfformiad ar gyfer ceisiadau cynllunio, sy'n adrodd ym mhob adroddiad perfformiad chwarterol; ers sefydlu'r bwrdd ymyrraeth rydym wedi gweld gwelliant sylweddol mewn perfformiad o fis i fis o ran penderfynu ar y ceisiadau cynllunio hynny. Er enghraifft, 47% oedd canlyniadau chwarter 4 yn 2021, yn adroddiad chwarter 1 2021/22 y canlyniad oedd 72% felly mae'r gwelliant yn glir i'w weld dros y 18 wythnos a'r amcanestyniad presennol ar gyfer chwarter 2 yw 82%.
O ran rheoli datblygu a gorfodi rheolau cynllunio, nodwyd 761 o achosion gorfodi rheolau cynllunio ac fel y mae'r Cynghorydd Philip Hughes eisoes wedi sôn, bydd y gwaith hwnnw yn cael ei gyfeirio ato ef fel yr Aelod Cabinet sy'n gyfrifol am y protocol newydd ar gyfer cau ceisiadau. Nid wyf yn mynd i'w ragweld ond mae hynny'n mynd i'r afael â'r dadansoddiad rydym wedi'i wneud wrth i ni ymateb i Archwilio Cymru. Roedd 139 o achosion dienw, 126 a gyflwynwyd gan staff y cyngor a 53 a oedd wedi'u cofnodi gan aelodau etholedig. Ni chafodd y polisi gorfodi rheolau cynllunio erioed ei fabwysiadu na'i weithredu'n ffurfiol ac mae hynny wedi arwain at ddiffyg eglurder ar beth yw achos gorfodi rheolau cynllunio. Mae polisi diwygiedig o ran gorfodi rheolau cynllunio wedi'i ddrafftio ac ymgynghorir arno ag aelodau etholedig ac aelodau'r gwasanaeth cynllunio mewn seminar ar 27 Medi ac yna gyda'r cyhoedd cyn iddo gael ei gwblhau a'i fod yn destun y broses wleidyddol i'w gymeradwyo'n ffurfiol gan y Cabinet. Dylai hynny roi'r eglurder sy'n ofynnol i reoli disgwyliadau o ran y swyddogaeth gorfodi rheolau cynllunio.
Sefydlwyd yr hwb cynllunio ar 21 Mehefin gan fod y staff yn dweud eu bod yn treulio 50% o'u hamser yn ymdrin ag ymholiadau drwy alwadau ffôn neu e-byst. Heb amheuaeth dyma'r ymyriad mwyaf a wnaed ac mae'r perfformiad yn adlewyrchu effaith yr ymyriad hwnnw. Yr adborth gan y staff oedd y gallai gymryd oriau weithiau i ymdrin ag ymholiadau gan arwain at gynnydd sylweddol mewn llwyth gwaith. Mae'r hwb bellach yn caniatáu i ni nodi'r ymholiadau hynny a hefyd sicrhau bod aelodau'n cael ymatebion amserol i'w hymholiadau. Bydd yr Aelodau'n chwarae rhan hollbwysig yn y misoedd nesaf o ran trawsnewid y gwasanaeth cynllunio. Ers 21 Mehefin, mae 2,311 o ymholiadau wedi'u cofnodi gan yr hwb y mae 2,200 ohonynt wedi'u cau a'u trin ac mae hynny'n cynnwys bron i 200 o ymholiadau gan aelodau etholedig.
Rwy'n fwy na pharod i ryddhau'r adolygiad annibynnol a gomisiynwyd gennym, fel y gall aelodau ei weld os dymunant. Er gwybodaeth i gloi, y tanwariant arfaethedig fel y mae heddiw ar gyfer yr adran gynllunio yw £102,000 ar gyfer 2021/22.