Agenda a chofnodion drafft

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau'r Pwyllgor.  Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan yr Arweinydd, yr oedd ganddo fusnes Cyngor arall i ymwneud ag ef.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant.

Ni chafwyd dim datganiadau ynghylch unrhyw chwip waharddedig.

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law. 

Cafodd y Pwyllgor yr adroddiad "peidio â chyflwyno" mewn perthynas â'r Adroddiad ynghylch y Dangosyddion Darbodaeth a Rheoli'r Trysorlys 2023-2024, a nododd y Pwyllgor yr esboniad a'r dyddiad cyflwyno diwygiedig, sef 6 Tachwedd 2024.

PENDERFYNWYD nodi'r eglurhad am beidio â chyflwyno'r adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor Craffu Adroddiad Blynyddol ynghylch y gwaith a gyflawnwyd gan y Pwyllgor yn ystod blwyddyn y cyngor 2023/24. Roedd yr adroddiad wedi'i baratoi'n unol ag Erthygl 6.2 o Gyfansoddiad y Cyngor ac roedd yn rhoi trosolwg o'r rhaglen waith a'r materion allweddol dan sylw, gan gynnwys hefyd unrhyw faterion a gyfeiriwyd at neu gan y Cabinet, adolygiadau Gorchwyl a Gorffen, sesiynau datblygu a phresenoldeb aelodau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad at ddibenion monitro, ar Chwarter 4 / Diwedd Blwyddyn 2023/24 o'r Camau Gweithredu a'r Mesurau oedd yn gysylltiedig â Strategaeth Gorfforaethol yr Awdurdod a'r Amcanion Llesiant.

Codwyd y materion a'r ymholiadau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:

·         O ran perfformiad oddi ar y targed, gwelwyd bod y rhan fwyaf o'r achosion oedd heb gyrraedd y targedau wedi'u lleoli o fewn thema 5 - Galluogwyr Busnes Craidd.  Wrth i sylw gael ei wneud y gellid priodoli hyn i rewi'r trefniadau recriwtio ac arbedion effeithlonrwydd, ceisiwyd y rheswm.  Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) fod y rhesymau wedi'u nodi yn yr adroddiad.  Dywedwyd ymhellach y ceisiwyd sicrwydd bod y 'Galluogwyr Busnes Craidd', a oedd yn bennaf yn cynnwys gwasanaethau gweinyddol a rheng flaen, yn cael yr un lefel o gefnogaeth i alluogi gwaith i gael ei wneud tuag at dargedau penodol. Gwnaeth y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad), gyda chymorth y Prif Swyddog Digidol Dros Dro, gyfeirio at y Strategaeth Ddigidol a gyfrannai at y Strategaeth Drawsnewid gan ddarparu gwaith cydlynol a chydgysylltiedig.  Cafwyd sicrwydd pellach yn yr ystyr ei fod wedi cael ei nodi bod rhai o'r mesurau oddi ar y targed a oedd wedi'u priodoli i TG yn fwy perthnasol i'r cyfnod cyn COVID, ac felly nid oeddent bellach yn adlewyrchu'r ffyrdd newydd presennol o weithio a'r gwasanaethau a oedd yn cael eu darparu mewn ffordd fwy rhagweithiol.  O ystyried hyn, dywedwyd bod y mesurau yn cael eu hadolygu a'u datblygu i adlewyrchu'r gwasanaeth presennol yn well.

·         Cyfeiriwyd at y mesur oddi ar y targed yn ymwneud â 'Canran y dreth gyngor sy'n ddyledus ar gyfer y flwyddyn ariannol a dderbyniwyd gan yr awdurdod’.  Gofynnwyd am eglurhad ar beilot rhannu data Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF), ac am gyfraniad y Cyngor at hynny. Wrth gydnabod bod y Dangosydd Perfformiad Allweddol ychydig oddi ar y targed, eglurodd y Pennaeth Cyllid y gallai fod cysylltiad â'r costau byw presennol a'r arian oedd gan aelwydydd. Fodd bynnag, yn ystadegol ledled Cymru, roedd Cyngor Sir Caerfyrddin o fewn y chwartel uchaf, sef yr Awdurdod 5ed orau o ran perfformiad, a oedd yn adlewyrchu'r cwmpas economaidd ehangach, er ei fod heb gyrraedd y targed mewnol a bennwyd. Roedd paru data gyda CThEF yn ymwneud yn bennaf â'r Fenter Twyll Genedlaethol.  Eglurwyd bod cryn dipyn o waith yn cael ei wneud i gefnogi deiliaid tai i sicrhau eu bod yn derbyn y cyngor sydd ar gael i'r rhai oedd yn gymwys i gael cymorth. 

Ychwanegodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth, yn unol â'r gwaith a wnaed gan y Panel Ymgynghorol ynghylch Trechu Tlodi, fod taflenni a roddai wybodaeth am sut oedd cael mynediad i gymorth yn cael eu dosbarthu gyda llythyrau atgoffa am y Dreth Gyngor, yn y gobaith o helpu i atal cwsmeriaid rhag mynd i ôl-ddyledion gyda'u Dreth Gyngor.

·         Cyfeiriwyd at y mesur ynghylch y ganran o'r ymatebion gan reolwyr a dderbyniwyd o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl cyhoeddi'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi data manwl am absenoldeb salwch ar gyfer y cyfnod cronnol oedd yn dod i ben ar 31 Mawrth 2024 gyda throsolwg o'r cymorth llesiant gweithwyr a ddarparwyd.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:

·         Mewn ymateb i nifer o ymholiadau a sylwadau bod y gwasanaeth llesiant yn fwy ataliol nag adweithiol, hysbyswyd yr Aelodau o'r canlynol gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad), Rheolwr Llesiant Gweithwyr a'r Partner Busnes Arweiniol – Rheoli Pobl:-

-   Roedd y Tîm Llesiant Gweithwyr yn ddyfal yn eu dulliau rhagweithiol o alluogi staff i barhau i weithio.  Er mwyn cefnogi'r tîm bach, roedd yna nifer o Hyrwyddwyr Llesiant gwirfoddol a helpai i ddarparu a hwyluso grwpiau cymorth gan gyfoedion. Mae hyn wedi bod yn llwyddiannus gydag adborth cadarnhaol.

-   Mae gan y Tîm Llesiant Gweithwyr gysylltiad agos ag Adnoddau Dynol, ac mae presenoldeb rheolaidd yng nghyfarfodydd y Tîm Rheoli Adrannol yn darparu cyfleoedd i drafod materion a chlustnodi rhesymau.

-   Darperir rhaglen hyfforddiant helaeth er mwyn i reolwyr allu helpu i adnabod a gweithredu ar ymyrraeth gynnar.

·         Cyfeiriwyd at Dabl 5 yr adroddiad, yn benodol y Gwasanaethau Plant a nodai Wahaniaeth Blwyddyn o 17.6%.  Gofynnwyd a allai ymyrraeth gynharach fod wedi lleihau'r lefel salwch?  Eglurodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) fod gwaith parhaus yn digwydd i ystyried manylion y data o ran y gwasanaethau plant.  Roedd yn hysbys fod yr ailstrwythuro sylweddol yn ddiweddar wedi bod yn destun pryder i staff, ac felly efallai fod hynny yn ei dro wedi achosi cynnydd yn lefel y salwch.

·         Gofynnwyd sut roedd gweithio gartref a gweithio hybrid yn cael eu rheoli o ran nodi cymorth a rheoli salwch.  Eglurodd y Rheolwr Llesiant Gweithwyr fod rheolwyr yn derbyn lefel sylweddol o hyfforddiant priodol i'w galluogi i reoli tîm hybrid.  Anogwyd cynnal sgyrsiau sensitif wyneb yn wyneb yn hytrach nag yn rhithwir, ac roedd hyn yn fwy personol ac yn aml yn helpu i nodi a datrys problemau cyn iddynt waethygu drwy'r system rheoli absenoldeb.

·         Cyfeiriwyd at y siartiau cylch o dan Iechyd Galwedigaethol.  Gofynnwyd a oedd targedau ar gyfer canran y staff oedd yn cael eu cyfeirio at Iechyd Galwedigaethol unwaith roeddent yn sâl, nid dim ond pan fyddant yn cyrraedd cam diweddarach o'r broses rheoli absenoldeb?  Dywedodd y Rheolwr Llesiant Gweithwyr gan fod absenoldeb a salwch pob person yn wahanol o achos i achos, na fyddai'n bosibl gosod targed. Roedd y siart cylch yn galonogol gan ei fod yn dangos bod hanner y staff oedd yn cael eu cyfeirio at Iechyd Galwedigaethol yn parhau i weithio. Roedd ymyriadau ar waith i roi cyngor a chymorth cyn bod absenoldeb salwch yn digwydd, gan helpu unigolion i barhau i weithio tra bônt yn derbyn y cymorth y cytunwyd arno.  Yn ogystal, o ran y broses rheoli absenoldeb, codwyd Iechyd Galwedigaethol ar bob cam yn y camau anffurfiol a ffurfiol.

·         Yng ngoleuni'r trafodaethau a'r wybodaeth am waith y gwasanaethau Iechyd Galwedigaethol, cynigiwyd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a oedd yn adolygu ymagwedd yr Awdurdod at drawsnewid a sicrhau bod y rhaglen yn cyd-fynd yn llawn â nodau ac amcanion y Strategaeth Gorfforaethol newydd.  Cafodd y Strategaeth Drawsnewid ei hadrodd i'r Cabinet ym mis Chwefror 2023.  Dyma'r 8 blaenoriaeth thematig sydd wedi'u cynnwys yn y Strategaeth Drawsnewid:

·       Arbedion a Gwerth am Arian

·       Incwm a Masnacheiddio 

·       Dylunio a Gwella Gwasanaethau 

·       Y Gweithlu

·       Y Gweithle

·       Cwsmeriaid a Digidol

·       Datgarboneiddio 

·       Ysgolion

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:

·         Cyfeiriwyd at Arbedion Effeithlonrwydd a Gwerth am Arian.  Gofynnwyd am ddiweddariad ar y darn o waith gyda'r gwasanaethau Gofal Preswyl i adolygu gwariant asiantaethau?  Eglurodd Rheolwr Rhaglen TIC mai prosiect dan arweiniad un o Arweinwyr y Dyfodol oedd hwn fel rhan o raglen ddatblygu.  Yn dilyn yr ymchwil gychwynnol, cychwynnodd peilot ddechrau Ebrill 2024 ar gartrefi preswyl yn ardal Llanelli.  Adroddwyd bod y peilot yn mynd yn dda, ac roeddid yn rhagweld erbyn diwedd mis Mehefin byddai arbediad o 400 awr a fyddai wedi cael eu defnyddio gan asiantaeth.  Manteision hyn oedd rhai arbedion ariannol ond y fantais fwyaf fyddai parhad a gwytnwch y gweithlu.

·         O ran y Strategaeth Fasnacheiddio, gofynnwyd sut y byddai'n cael ei chyflwyno?  Eglurodd Rheolwr Rhaglen TIC fod y trefniadau llywodraethu yn cael eu ffurfioli ar hyn o bryd.

·         Cyfeiriwyd at y System / Broses Ymholiadau gan Aelodau.  Dywedwyd, o brofiad personol, ei bod wedi bod yn anodd ac yn heriol defnyddio'r Hwb ers iddo fynd yn fyw, ac felly nid oedd opsiwn arall heblaw mynd yn ôl i'r hen arfer o e-bostio'r Uned Gwasanaethau Democrataidd. Roedd adborth gan Aelodau eraill wedi bod yn go debyg o ran rhoi gwybod am orfodi rheolau cynllunio. Dywedodd y Prif Swyddog Digidol fod yr adborth yn bwysig a byddai'n cael ei ystyried gyda thrafodaeth bellach y tu allan i'r Pwyllgor i weithio ar wella'r system.

·         Gofynnwyd cwestiwn cyffredinol yngl?n â sut roedd y gwaith o ran Ysgolion yn datblygu.  Eglurodd Rheolwr Rhaglen TIC fod y gwaith dros y 12 mis diwethaf wedi canolbwyntio ar gynnal trafodaethau manwl gydag ysgolion er mwyn canfod meysydd megis heriau cyllidebol, gan nodi arbedion cost posibl o ran cymorth cefn swyddfa gan gynnwys meysydd caffael. Nodwyd ei fod yn ddarn pwysig o waith wrth i fwy a mwy o ysgolion fynd i ddiffyg ariannol.  Mae darparu data a systemau meincnodi yn galluogi'r tîm i gefnogi'r ysgolion i wneud arbedion effeithlonrwydd a gallu ymgymryd â'r un gwasanaethau o safon ar yr un pryd.

Mynegwyd pryder ynghylch y cynnydd yn nifer y plant â Chynllun Datblygu Unigol ac ynghylch y lleihad yn y cyllid i gefnogi'r maes hwn, gofynnwyd a oedd hwn yn faes y gellid canolbwyntio arno?  Dywedodd Rheolwr Rhaglen TIC fod hwnnw'n awgrym amserol gan ei fod i fod i fynychu cyfarfod am y blaenoriaethau ar gyfer ffrydiau gwaith yr ysgolion ar gyfer y flwyddyn nesaf, a'r bwriad oedd trafod cynnwys hyn yng nghylch gwaith y ffrwd waith. Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid ei fod yn aelod  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

Derbyniodd y Pwyllgor gofnodion cyfarfod Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Sir Gaerfyrddin a gynhaliwyd ar 19 Mawrth, 2024. Roedd Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ei gwneud yn ofynnol bod pwyllgor craffu llywodraeth leol dynodedig yn cael ei benodi i graffu ar waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Yn Sir Gaerfyrddin, penodwyd Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau y Cyngor fel y Pwyllgor Craffu perthnasol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a gynhaliwyd ar 19 Mawrth 2024

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor y gallai fod angen dwyn ymlaen ddyddiad y cyfarfod nesaf ar 6 Tachwedd, 2024.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn rhestr o eitemau ar gyfer y dyfodol a oedd i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion y cyfarfod a oedd wedi'i gynnal ar 29 Mai, 2024, gan eu bod yn gywir.