Agenda a chofnodion drafft

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Darren Price (Cyngor Sir Caerfyrddin), y Cynghorydd Rob Stewart (Cyngor Dinas Abertawe), y Cynghorydd Jon Harvey (Cyngor Sir Penfro), William Bramble (Prif Weithredwr, Cyngor Sir Penfro), Wendy Walters (Prif Weithredwr, Cyngor Sir Caerfyrddin), Gareth Morgans (Cyfarwyddwr, Cyngor Sir Caerfyrddin), Keren Newby-Jones (Estyn), Alex Ingram (Llywodraeth Cymru).

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant personol.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod Partneriaeth a gynhaliwyd ar 2 Chwefror 2024 gan eu bod yn gywir.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod arbennig Cyd-bwyllgor Partneriaeth a gynhaliwyd ar 19 Ebrill 2024 gan eu bod yn gywir.

Nid oedd dim materion yn codi o'r Cofnodion.

Derbyniodd y Cydbwyllgor lythyr gan Gadeirydd y Gr?p Cynghorwyr Craffu Partneriaeth yn adlewyrchu ar y sylwadau yn dilyn cyfarfod diwethaf y Gr?p ar 26 Hydref 2024.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y llythyr, fel sydd ynghlwm wrth yr adroddiad hwn.

Cafodd y Cyd-bwyllgor Gynllun Archwilio Cymru 2023 ar gyfer Partneriaeth, oedd yn amlinellu'r gwaith sydd i'w wneud gan Archwilio Cymru wrth gyflawni ei ddyletswyddau statudol.

Roedd y cynllun yn nodi:

·    Materoldeb wladwriaethol ariannol

·    Risgiau ariannol sylweddol

·    Meysydd ffocws

·    Amserlen archwilio datganiadau ariannol

·    Swyddogaethau archwilio statudol

·    Tîm ffioedd ac archwilio

·    Ansawdd archwilio

Nodwyd bod cynllunio archwilio wedi nodi risg sylweddol mewn datganiad ariannol – Rheolwyr yn diystyru rheolaethau.  Nodwyd meysydd eraill o ffocws archwilio fel Datgeliadau gan Bartïon Cysylltiedig a thaliadau uwch-swyddogion a sicrhau ansawdd wrth gynhyrchu cyfrifon drafft 2022/23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Cynllun Archwilio Archwilio Cymru 2023.

Ystyriodd y Cyd-bwyllgor yr ymateb i Archwilio Cymru o ran "Ymholiadau archwilio i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu a rheoli" ar gyfer 2022-23.

Mae'n ofynnol i Archwilio Cymru gynnal ei archwiliad ariannol yn unol â'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio yn flynyddol.  Mae'r ystyriaethau yn berthnasol i uwch-reolwyr Partneriaeth a'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu sef, at ddibenion archwilio'r datganiadau ariannol, Cyd-bwyllgor Partneriaeth.

Penderfynwyd yn unfrydol gymeradwyo'r ymateb i Archwilio Cymru ar gyfer 2022-23, fel y'i nodir yn yr adroddiad.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon Partneriaeth ar gyfer 2022-23 ac Adroddiad Archwilio Cyfrifon Archwilio Cymru a Barn Archwilio Cymru (ISA 260).

Cyfanswm gwariant gros Partneriaeth ar gyfer 2022-23 oedd £49.820m, a oedd yn cynnwys £41.434m o grantiau a drosglwyddwyd yn uniongyrchol i'r tri Awdurdod Lleol cyfansoddol.

Nodwyd bod Cyd-bwyllgor Partneriaeth wedi derbyn dau adroddiad monitro cyllideb a diweddariadau ariannol ar 29 Ebrill 2022 a 3 Chwefror 2023 a'u bod yn cael eu diweddaru ar adnoddau grant ychwanegol wrth iddynt ddod ar gael.  Cymeradwyodd Cyd-bwyllgor Partneriaeth y Gyllideb ar gyfer 2023-24 a'r Cynllun Ariannol Tymor Canolig Drafft ar gyfer 2023-24 i 2026-27 yn ei gyfarfod ar 23 Mehefin 2023. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod:-

Cafodd y Cyd-bwyllgor alldro ariannol ar gyfer 2023-24 a oedd yn cynnwys:-

·       Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·       Cyfraniadau Awdurdodau Lleol

·       Alldro 2023-24

·       Incwm Grant ar gyfer 2023-24

·       Risgiau a Chyfleoedd

·       Cronfeydd wrth gefn

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Alldro Adroddiad Ariannol 2023-24.

Cafodd y Cyd-bwyllgor gyllideb ddrafft ddiwygiedig Partneriaeth ar gyfer 2024-25 i'w hystyried a'i chymeradwyo.

Roedd cyllideb ddrafft ddiwygiedig Partneriaeth ar gyfer 2024-25 yn cynnwys:

·         Cytundebau Lefel Gwasanaeth (CLG)

·         Cyfraniadau Awdurdodau Lleol

·         Rhagdybiaethau ac Amcangyfrifon

·         Cyllideb Ddrafft Ddiwygiedig ar gyfer 2024-25

·         Balans Gweithio a Chronfeydd wrth Gefn

·         Cynllun Ariannol Tymor Canolig Drafft 2025-26 i 2027-28

·         Risgiau a Chyfleoedd

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod :-

Cafodd y Cyd-bwyllgor Adroddiad Archwilio Blynyddol Partneriaeth 2023-24 i'w gymeradwyo.

Mae'r adolygiad Archwilio Mewnol yn rhoi sicrwydd bod gan Bartneriaeth drefniadau llywodraethu digonol, rheolaeth fewnol, rheolaeth ariannol a rheoli risg ar waith, sy'n gweithredu'n effeithiol ac yn ei gynorthwyo i gyflawni ei amcanion.

Roedd y Cwmpas Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24 yn cwmpasu'r meysydd allweddol canlynol:

·    Trefniadau llywodraethu, gan gynnwys cydymffurfio â'r Cytundeb Cyfreithiol; Amserlen Cyfarfodydd, Blaenraglen Waith a Mynychu Cyfarfodydd; Côd Llywodraethu Corfforaethol; a Phrotocol Gwneud Penderfyniadau a Chofnod o Benderfyniadau.

·    Cynllun Busnes, gan gynnwys Cymeradwyaeth a Gweithredu; Amcanion Cynllun Busnes a Chostau; a'r Trefniadau Monitro Cynllun Busnes ac Adroddiadau Cynnydd.

·    Trefniadau Rheoli Ariannol, gan gynnwys Rheoli a Monitro Cyllidebol; Defnydd o Gyfnodolion; a Chynaliadwyedd Ariannol.

·    Rheoli Grantiau, gan gynnwys Trefniadau ar gyfer Defnydd, Monitro a Rheoli Cyllid Grant a gedwir gan Partneriaeth.

·    Trefniadau Rheoli Risg, gan gynnwys Monitro Cofrestr Risg a Methodoleg Sgorio Risg

Nodwyd bod adroddiad Archwilio Mewnol wedi pennu sgôr 'rhesymol' ar gyfer sicrwydd archwilio; sy'n golygu bod system gadarn o lywodraethu, rheolaeth fewnol, rheolaeth ariannol a rheoli risg ar waith.  Nodwyd rhai materion, diffyg cydymffurfio neu gyfle i wella a allai beryglu cyflawni amcanion yn y maes a archwiliwyd.

Amlygodd yr adroddiad dri argymhelliad allweddol i gryfhau'r trefniadau presennol ac roedd y rheolwyr wedi derbyn yr argymhellion hyn.  Bydd Archwilio Mewnol yn sicrhau bod yr argymhellion wedi'u gweithredu yn ystod 2024-24.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2023-24.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol Partneriaeth ar y farn sicrwydd flynyddol ynghylch effeithlonrwydd Trefniadau Llywodraethu, Rheoli Mewnol, Rheoli Risgiau a Rheolaeth Ariannol Partneriaeth ar gyfer 2023-24.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi barn sicrwydd flynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol Partneriaeth 2023-24.

Trafododd y Cyd-bwyllgor ganfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu Partneriaeth ar gyfer 2023-24.

Rhoddodd yr adolygiad Archwilio Mewnol sgôr sicrwydd 'rhesymol' ar gyfer digonolrwydd ac effeithiolrwydd y trefniadau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a rheoli ariannol sydd ar waith.  Roedd meysydd i'w gwella ymhellach wedi'u cynnwys yn y Blaenoriaethau ar gyfer Gwella o Gynllun Gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023-24.

Roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Partneriaeth yn cynnwys dwy Flaenoriaeth ar gyfer Gwella gan sicrhau cynnydd camau gweithredu arfaethedig fel rhan o'r adolygiad Archwilio Mewnol Blynyddol o Bartneriaeth ar gyfer 2024-25.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Partneriaeth am 2023-24.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried diweddariad ar gwblhau'r gwaith o drosglwyddo prydles o Bowys i Sir Gaerfyrddin gan olygu bod unrhyw rwymedigaethau sy'n gysylltiedig â chytundeb cyfreithiol ERW yn dod i ben.

Nodwyd y byddai'r cytundeb, ar ôl ei gwblhau, yn cael ei gyflwyno i gabinetau'r ddau Gyngor i'w gymeradwyo, ac y byddai'n cael ei gymeradwyo gan Gyd-bwyllgor Partneriaeth ar ôl iddo gael ei sefydlu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod:-

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried diweddariad a throsolwg o'r amserlen a'r rhesymeg ar gyfer newid yn ogystal â throsolwg o'r strwythur staffio o fis Medi 2024.

Nodwyd bod y rhesymeg dros ailstrwythuro staffio Partneriaeth wedi'i gyflwyno i'r Cyd-bwyllgor ym mis Ebrill 2024 ac y cytunwyd ar y dyddiadau allweddol canlynol fel rhan o'r broses:

·    23 Ebrill – dechrau ymgysylltu â staff

·    8 Mai – ymgynghoriad yn dod i ben

·    14  Mai – adborth o'r ymgynghoriad

·    21/22 Mai – cyfweliadau

·    1 Medi – gweithredu'r strwythur newydd

O ganlyniad i'r ymgynghoriad, ychwanegwyd tair swydd ychwanegol i'r strwythur i ddarparu cefnogaeth gan Ymgynghorydd Arweiniol yn ogystal â dau swyddog i gwmpasu cefnogaeth i'r Gymraeg hyd at gymwysterau.  Cytunwyd ar yr ychwanegiadau hyn i'r strwythur gan y Gr?p Strategol ac i'w hariannu drwy gyfraniad ychwanegol gan yr LAEG.  Nodwyd y byddai'r ailstrwythuro hwn yn cynrychioli gostyngiad o 32% mewn staff ar gyfer Partneriaeth o fis Medi 2024.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad Staffio Partneriaeth

Cafodd y Cyd-bwyllgor ddiweddariad ynghylch y meysydd allweddol canlynol:

·    Adroddiad Blynyddol 2023-24 – crynodeb o ddarpariaeth gwasanaethau.

·    Arolwg Hyrwyddwr Net – ymatebion gan fynychwyr mewn dysgu proffesiynol a'r rhai sy'n derbyn cefnogaeth bwrpasol.

·    Cynllun Busnes Drafft Medi 2024 – yn adlewyrchu blaenoriaethau Partneriaeth o fis Medi 2024.

Nodwyd mai dwy flaenoriaeth cylch y cynllun busnes oedd:

·    Cefnogi pob ysgol a lleoliad addysgol i ddylunio a darparu eu darpariaeth eu hunain o ansawdd uchel mewn pynciau a gomisiynwyd/Meysydd Dysgu a Phrofiad.

·    Darparu llwybrau gyrfa i arweinwyr, ymarferwyr a staff cymorth ar bob lefel o'r system.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r diweddariad a bod Cynllun Busnes Partneriaeth ar gyfer 2024-25 yn cael ei gymeradwyo. 

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor broffil risg cyffredinol y rhanbarth. Amlinellodd yr adroddiad broffil risg cyffredinol y rhanbarth a oedd wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu argymhellion Archwilio 2022-23 a hefyd i ystyried bod cyllid Llywodraeth Cymru wedi dod i law Partneriaeth, gan gynnwys yr holl ddyfarniadau amrywiad disgwyliedig.

Nododd y Cyd-bwyllgor fod y map gwres yn dangos mai'r sgôr risg oedd Tebygolrwydd Canolig ac Effaith Uchel oherwydd:

·    Diffyg Eglurder o ran swyddogaethau Partneriaeth

·    Canfuwyd nad oedd Partneriaeth yn darparu gwerth am arian

Nodwyd y byddai'r gofrestr yn cael ei diweddaru ar gyfer mis Medi 2024 yn unol â chyflwyno'r Cynllun Busnes newydd yn unol â chyllid grantiau addysg awdurdod lleol ac y byddai hyn yn cael ei gyflwyno yng Nghyd-bwyllgor yr hydref.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad a'r proffil risg.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad Côd Llywodraethu Corfforaethol a'r Cynllun Dirprwyo.

Rhannwyd yr adroddiad yn Egwyddorion Craidd fel a ganlyn:

·         Egwyddor Graidd A: Ymddwyn ag uniondeb, arddangos ymrwymiad cryf i werthoedd moesegol, a pharchu grym y gyfraith.

·         Egwyddor Graidd B: Sicrhau ein bod yn agored ac ymgysylltu'n drylwyr â rhanddeiliaid.

·         Egwyddor graidd C: Diffinio deilliannau o ran manteision economaidd, cymdeithasol, ac amgylcheddol cynaliadwy.

·         Egwyddor Graidd D: Penderfynu ar yr ymyriadau angenrheidiol i gyflawni'r deilliannau bwriadedig i'r graddau gorau posibl.

·         Egwyddor Graidd E: Datblygu gallu Partneriaeth, gan gynnwys gallu ei arweinyddiaeth a'r unigolion sydd ynddo.

·         Egwyddor Graidd F: Rheoli risgiau a pherfformiad drwy reolaeth fewnol gadarn a rheolaeth ariannol gyhoeddus gref.

·         Egwyddor Graidd G: Gweithredu arferion da o ran tryloywder, adrodd, ac archwilio er mwyn darparu atebolrwydd effeithiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Côd Llywodraethu Corfforaethol a'r Cynllun Dirprwyo fel y manylir yn yr adroddiad.

Nododd y Cadeirydd nad oedd unrhyw eitemau busnes eraill y dylid eu hystyried fel mater o frys.