Agenda a chofnodion drafft

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Darren Price (Arweinydd, Cyngor Sir Caerfyrddin), y Cynghorydd Rob Stewart (Arweinydd, Cyngor Sir Abertawe), y Cynghorydd Jon Harvey (Arweinydd, Cyngor Sir Penfro), William Bramble (Prif Weithredwr, Cyngor Sir Penfro), Wendy Walters (Prif Weithredwr, Cyngor Sir Caerfyrddin), Jonathan Haswell (Swyddog Adran 151 Partneriaeth), Sarah Edwards (Dirprwy Swyddog Adran 151 Partneriaeth).

Daeth ymddiheuriadau i law gan y Cynghorydd Lyndon James (Cadeirydd y Pwyllgor Craffu) hefyd.

Croesawodd y Cadeirydd y Cyfarwyddwr Addysg newydd o Gyngor Sir Caerfyrddin ac estynnodd ei ddiolch i'r Cyfarwyddwr ar ei ymddeoliad am flynyddoedd o waith. 

Cynigiwyd enw'r Cynghorydd Glynog Davies fel Cadeirydd, a chynhigiwyd enwau'r Cynghorydd Robert Smith a'r Cynghorydd Guy Woodham fel Is-gadeiryddion.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

1.    Penodi'r Cynghorydd Glynog Davies fel Cadeirydd y Pwyllgor am gyfnod o flwyddyn.

2.    Penodi'r Cynghorydd Robert Smith a'r Cynghorydd Guy Woodham yn Is-gadeiryddion am gyfnod o flwyddyn.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod Partneriaeth a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2024 yn gofnod cywir.

Nid oedd dim materion yn codi.

Rhoddodd Swyddog Arweiniol Partneriaeth wybod i'r Cyd-bwyllgor fod rôl Cyfarwyddwr Arweiniol Partneriaeth yn cylchdroi bob yn ail flwyddyn. Argymhellwyd bod Steven Richards-Downes, Cyfarwyddwr Addysg Sir Benfro yn cael ei benodi fel Swyddog Arweiniol Partneriaeth o 1 Tachwedd, gan olynu Helen Morgan Rees (Abertawe)

Rhoddwyd gwybod na fyddai rôl y Prif Weithredwr Arweiniol yn newid tan Ebrill 2025.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

1.    Penodi Steven Richard Downes fel Cyfarwyddwr Arweiniol Partneriaeth am gyfnod o ddwy flynedd o 1 Tachwedd 2024.

2.    Na fyddai rôl y Prif Weithredwr Arweiniol yn newid tan Ebrill 2025.

Derbyniodd y Cydbwyllgor lythyr gan Gadeirydd Gr?p Cynghorwyr Craffu Partneriaeth yn adlewyrchu ar y sylwadau yn dilyn cyfarfod diwethaf y Gr?p ar 24  Mehefin 2024.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Llythyr

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad ar gynnig i newid y costau llywodraethu a chynnal ar gyfer Partneriaeth drwy drosglwyddo o'r Cytundeb Cyfreithiol presennol i Gytundeb Cydweithio ar 1 Ebrill 2025.

Mewn ymateb i ymholiad ynghylch a fyddai'r cytundeb cydweithio ei hun neu egwyddor y cytundeb yn cael ei gyflwyno i'r aelod-awdurdodau, rhoddwyd gwybod i'r pwyllgor y byddai'r cytundeb diwygiedig yn cael ei gyflwyno i gabinet pob cyngor i'w gymeradwyo ym mis Rhagfyr 2024.
 

Cytunwyd y byddai copi o'r cytundeb cydweithio drafft terfynol yn cael ei rannu gydag aelodau'r Cyd-bwyllgor pan fydd ar gael ac ar gyfer sylwadau cyn i'r drafft terfynol gael ei gyflwyno i'r awdurdodau unigol i'w gymeradwyo.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

1.            Nodi bod y trosglwyddo i gytundeb cydweithio yn amserol, yn gost-effeithiol ac yn bodloni'r gofynion sylfaenol ar gyfer llywodraethu.

2.            Cytuno ar y gostyngiad yng nghostau cynnal Partneriaeth.

3.            Nodi'r gofyniad i bob Cyngor cyfansoddol o fewn y Cytundeb Cyfreithiol presennol benderfynu (erbyn 31 Rhagfyr 2024) ar drosglwyddo i gytundeb cydweithio ar 1 Ebrill 2025.

Amlinellodd Pennaeth Archwilio Mewnol Partneriaeth Raglen Waith Archwilio Mewnol sy'n nodi'r trefniadau ar gyfer adolygiad Archwilio Mewnol 2024-25 o Partneriaeth.

Mae Rhaglen Waith Archwilio Mewnol ar gyfer 2024-25 wedi'i pharatoi yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Mae'r Rhaglen Waith yn nodi'r prif amcan, y cwmpas, y dull a'r trefniadau adrodd ac yn mynd ar drywydd argymhellion Adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol a chamau gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol, llywodraethu, cynllunio busnes, rheolaeth ariannol a rheoli risg.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod y Rhaglen Waith wedi'i datblygu mewn ymgynghoriad â'r Prif Weithredwr Arweiniol, y Cyfarwyddwr Addysg Arweiniol, y Swyddog Adran 151 a Swyddog Arweiniol Partneriaeth. 

Ar ôl cael cymeradwyaeth gan y Cyd-bwyllgor, roeddem yn rhagweld y byddai gwaith maes yr Archwiliad Mewnol yn cael ei gynnal yn ystod Gwanwyn 2025. Ar ddiwedd y gwaith maes byddai adroddiad Archwilio Mewnol yn cael ei gyflwyno i'r priod Swyddogion i'w ystyried. Ar ôl darparu adborth i Archwilio Mewnol, byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cyd-bwyllgor yn ystod tymor yr Haf.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Rhaglen Waith arfaethedig Archwilio Mewnol 2024-25.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad yn rhoi'r diweddaraf ar sefyllfa ariannol Partneriaeth ar ddiwedd Awst 2024.

Mewn ymateb i ymholiad yngl?n â chyllid amcanion busnes, rhoddodd swyddogion wybod y bydd y mater hwn yn cael sylw yn y flwyddyn ariannol nesaf.

Gofynnodd y Cyfarwyddwr Arweiniol am eglurhad ynghylch y cytundeb i glustnodi £20k o gyllid ar gyfer cynllunio busnes a dywedodd y swyddog Cyllid ac Adolygu Busnes y byddai'n gwneud ymholiadau yngl?n â hynny. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Arweiniol wybod y byddai Cyfarwyddwyr y tri awdurdod yn trafod y mater mewn cyfarfod yn hwyrach y prynhawn hwnnw ac yn darparu adborth i aelodau'r Cyd-bwyllgor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

1.            Nodi'r adroddiad ariannol ym mis Awst 2024 a'r alldro a ragwelir ar gyfer 2024-25.

2.            Nodi’r cynnydd mewn cyllid sydd ei angen gan y Gronfa Wrth Gefn fel rhan o'r gwariant ychwanegol i dalu'r Rhagdaliadau o 2023-24 a'r gost ychwanegol ynghlwm wrth staff yn gadael oherwydd Tâl yn lle Rhybudd.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad yn rhoi'r diweddaraf ar ddarpariaeth gyfredol Partneriaeth. Bwriad hyn yw sicrhau bod blaenoriaethau rhanbarthol yn cael eu cyflawni yn unol â disgwyliadau cyllido LAEG.

Crynhodd yr adroddiad y gefnogaeth a gynigir ar hyn o bryd ar draws Partneriaeth a'i bod ar lefel briodol ac ar y trywydd iawn i gyflawni disgwyliadau. Dywedodd Swyddog Arweiniol Partneriaeth fod cydweithio cynyddol gref gydag awdurdodau lleol a bod adnoddau a pherfformiad yn cael eu trafod yn rheolaidd gyda Chyfarwyddwyr Addysg yn y Gr?p Strategol. Bydd adroddiad blynyddol llawn yn cael ei lunio yn erbyn y cynllun busnes ar ddiwedd y flwyddyn fusnes gan gynnwys adborth a chanfyddiad rhanddeiliaid. Mae'r cynnig Dysgu Proffesiynol wedi cael ei gwtogi i adlewyrchu capasiti llai y sefydliad ac mewn ymateb i adborth gan randdeiliaid. Bydd y cynnig llawn yn cael ei werthuso drwy gydol y flwyddyn a bydd astudiaethau achos yn cael eu darparu. Mae'r cynnig yn adlewyrchu blaenoriaethau awdurdodau lleol a chenedlaethol, ac mae'n cael ei fonitro'n barhaus gydag awdurdodau lleol i sicrhau ei fod yn diwallu eu hanghenion.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Arweiniol at gyhoeddiad diweddar gan Ysgrifennydd y Cabinet dros Addysg, Lynne Neagle AS, ar ddod â swyddogaethau presennol yr Academi Genedlaethol ar gyfer Arweinyddiaeth Addysg a rhai o swyddogaethau'r consortia rhanbarthol a phartneriaethau awdurdodau lleol ynghyd mewn corff cenedlaethol newydd. Byddai'r corff yn gyfrifol am ddylunio a darparu cymorth dysgu ac arweinyddiaeth proffesiynol ar lefel genedlaethol mewn ymateb i newid ym mlaenoriaethau ymarferwyr a Llywodraeth Cymru. Byddai awdurdodau lleol yn gweithio gyda'r corff i gefnogi'r ddarpariaeth ar lefel leol ac yn parhau i ddarparu'r dysgu proffesiynol mwy pwrpasol mewn ysgolion mewn ymateb i flaenoriaethau ac anghenion lleol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a'r diweddariad.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad yn rhoi gwybod am y proffil risg rhanbarthol ar gyfer Cynllun Busnes Partneriaeth o fis Medi 2024.

Tynnodd Swyddog Arweiniol Partneriaeth sylw at y risgiau canlynol:

Tebygolrwydd Canolig ac Effaith Fawr:

-          Diffyg eglurder o ran swyddogaethau Partneriaeth.

Tebygolrwydd Canolig ac Effaith Fawr:

-          Nid yw Awdurdodau Lleol yn darparu digon o gyllid i dalu costau cynnal Partneriaeth

Mae'r risg olaf wedi'i lliniaru wrth gytuno ar gyllid ar gyfer eleni 2024/25.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor y bu gostyngiad yn nifer y risgiau gan fod un o'r risgiau i lywodraethu wedi'i dileu gan fod y risg o gyfathrebu â rhanddeiliaid bellach yn fesur rheoli risg yn un o'r risgiau llywodraethu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r proffil risg a derbyn yr adroddiad.

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2024 (Cofnod 15), rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad ar adnewyddu'r brydles ar gyfer Y Llwyfan hyd at fis Hydref 2025.

Dywedwyd bod y brydles bresennol yn dod i ben ym mis Hydref 2024.  Mae anghenion Partneriaeth yn llai oherwydd gostyngiadau staffio ac mae hyn yn cael ei adlewyrchu yn nhelerau'r brydles newydd. Dywedodd Swyddog Arweiniol Partneriaeth ei bod bellach yn brydles flynyddol yn hytrach na 3 blynedd.

Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r pwyllgor fod yr arbedion yn £7.2k y flwyddyn oherwydd na fyddai ystafell gweithfannau cyfleus yn cael ei defnyddio mwyach.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo adnewyddu'r brydles, gyda llai o gapasiti o fis Hydref 2024 hyd at fis Hydref 2025.  

Nododd y Cadeirydd nad oedd unrhyw eitemau busnes eraill i’w hystyried fel mater brys.