Agenda a Chofnodion

Pwyllgor ar y Cyd ERW - Dydd Gwener, 13eg Tachwedd, 2020 2.00 yp

Lleoliad: Rhith-Gyfarfod. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Jessica Laimann 

Nodyn: Virtual Meeting. Members of the public can view the meeting live via the Authority's website. If you require Welsh to English simultaneous translation during the meeting please telephone 0330 336 4321 Passcode: 49493225# (For call charges contact your service provider) 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr David Simpson (Cyngor Sir Penfro) a Rosemarie Harris (Cyngor Sir Powys), ac roedd y Cynghorwyr Guy Woodham (Cyngor Sir Penfro) a Phyl Davies (Cyngor Sir Powys) yn bresennol fel dirprwyon.

 

Croesawodd y Cadeirydd Greg Morgan ac Ian Altman i'r cyfarfod, a oedd wedi'u  penodi ar y cyd yn Brif Swyddogion ERW.

2.

DATGANIADAU O FUDDIANT

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol yn y cyfarfod.

3.

LLOFNODI YN COFNOD CYWIR COFNODION Y CYFARFOD A GYNHALIWYD AR 21AIN GORFFENNAF 2020 pdf eicon PDF 365 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Gorffennaf 2020 yn gofnod cywir.

4.

MATERION YN CODI O'R COFNODION

Cofnodion:

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i'r Cyd-bwyllgor ynghylch y penderfyniadau a oedd yn codi o'r cyfarfod diwethaf.

5.

DIWEDDARIAD GWEITHGARWCH ERW pdf eicon PDF 246 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad Diweddaru ynghylch Gweithgarwch ERW, a oedd yn amlinellu Gweithgarwch ERW rhwng Medi a Thachwedd 2020 ac yn rhoi trosolwg o'r Cynllun Busnes 2020/21 a monitro'r Cynllun Busnes ar gyfer dau chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr Adroddiad Gweithgarwch a'r Cynllun Busnes wedi'u seilio ar chwe maes blaenoriaeth wahanol gyda grwpiau strategaeth cysylltiedig. Roedd yr Adroddiad Gweithgarwch hefyd yn darparu'r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch ymgysylltu â rhanddeiliaid, cyfathrebu ac adnoddau dysgu cyfunol. Roedd sawl swydd wag yn Nhîm Canolog ERW ac roedd gwaith recriwtio ar gyfer dwy swydd Swyddog Cymorth Busnes ar waith.

 

O ran y gyllideb, dywedodd Prif Swyddog ERW fod 90% o gyllid ERW yn mynd yn uniongyrchol i ysgolion ac awdurdodau lleol, 1% yn gyllid Cyngor y Gweithlu Addysg (EWC) ar gyfer y rhaglen ANG a dim ond 9% a oedd yn weddill gydag ERW.

 

O ran Covid-19, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod Llywodraeth Cymru wedi gorfod arbed 3% yn achos pob consortiwm yn seiliedig ar gyfanswm Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol. Roedd cyllid i gyflogau staff ac ysgolion wedi'i ddiogelu ac roedd ERW wedi llyncu'r arbedion yn llawn, gan arwain at doriad o 20% i gyllidebau ffrwd gwaith.

 

Mewn ymateb i ymholiad ar recriwtio, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor, o ystyried yr amgylchiadau presennol, y byddai'r swyddi Swyddog Cymorth Busnes yn cael cynnig contractau cyfnod penodol tan 31 Mawrth 2021.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo Cynllun Busnes ERW 2020/21 a'r broses fonitro gysylltiedig.

 

 

6.

DATBLYGIADAU ERW

6.1

AMRYWIAD DROS DRO O GYTUNDEB CYFREITHIOL ERW pdf eicon PDF 254 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad ynghylch amrywiad dros dro i Gytundeb Cyfreithiol ERW. Cynghorwyd y Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad wedi'i ddwyn gerbron y Cyd-bwyllgor yn dilyn ei benderfyniad ym mis Gorffennaf i roi mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot at wasanaethau y cytunwyd arnynt. Byddai'r newidiadau arfaethedig i'r Cytundeb Cyfreithiol yn galluogi ERW i roi mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot i wasanaethau fel y manylir yn yr adroddiad. Roedd yr adroddiad yn darparu Amrywiad drafft i'r Cytundeb Cyfreithiol, a oedd yn destun cytundeb gan yr holl awdurdodau cyfansoddol. Yn dilyn cyngor gan y Swyddog Monitro, roedd yr adroddiad yn nodi y dylid hefyd baratoi cytundeb cyfreithiol ar wahân rhwng ERW a Chyngor Castell-nedd Port Talbot.

 

PENDERFYNWYD

6.1.1.  Cytuno ar y newidiadau arfaethedig i'r Cytundeb Cyfreithiol i alluogi ERW i ganiatáu mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot at wasanaethau y cytunwyd arnynt fel y manylir yn yr adroddiad, yn amodol ar sicrwydd na fydd unrhyw gostau'n dod i ran ERW (ac eithrio costau cyfreithiol wrth ddiwygio'r cytundeb cyfreithiol);

6.1.2.  Cytuno i baratoi cytundeb cyfreithiol ar wahân rhwng ERW a Chastell-nedd Port Talbot.

6.2

GWNEUD NEWIDIADAU I'R CYTUNDEB CYFREITHIOL AR Y CYD YN UNOL Â CHYMAL 25 pdf eicon PDF 361 KB

Cofnodion:

The Joint Committee considered a report proposing changes to the ERW Joint Legal Agreement in accordance with Clause 25. The Joint Committee was advised that the report responded to a Joint Committee decision to replace the ERW Consortium with a new footprint. All constituent authorities except Pembrokeshire County Council and Powys County Council had issued their notice to withdraw from the Consortium by 31st March 2021. In order to enable Pembrokeshire and Powys to leave the Consortium by the same date, and to facilitate the dissolution of ERW by 31st March 2021, it was proposed that the Joint Committee, in consultation with the Executive Board,  recommend to each constituent authority that changes were made to the Legal Agreement to:

 

     I.        Facilitate dissolution/termination of the ERW Consortium;

    II.        Address any subsequent liabilities/indemnities of all present (and former) constituent authorities;

  III.        Facilitate a reduced notice of withdrawal period of 4 months

 

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad yn cynnig newidiadau i Gytundeb Cyfreithiol ERW yn unol â Chymal 25. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad wedi ymateb i benderfyniad y Cyd-bwyllgor i ddisodli Consortiwm ERW gydag ôl troed newydd. Roedd yr holl awdurdodau cyfansoddol ac eithrio Cyngor Sir Penfro a Chyngor Sir Powys wedi hysbysu y byddent yn tynnu'n ôl o'r Consortiwm erbyn 31 Mawrth 2021. Er mwyn galluogi Sir Benfro a Powys i adael y Consortiwm erbyn yr un dyddiad, ac i hwyluso'r broses o ddiddymu ERW erbyn 31 Mawrth 2021, cynigiwyd bod y Cyd-bwyllgor, mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Gweithredol, yn argymell i bob awdurdod cyfansoddol fod newidiadau’n cael eu gwneud i'r Cytundeb Cyfreithiol i:

 

     I.        Hwyluso diddymu/terfynu Consortiwm ERW;

    II.        Mynd i'r afael ag unrhyw rwymedigaethau/indemniadau dilynol yr holl awdurdodau cyfansoddol presennol (a blaenorol);

  III.        Hwyluso cyfnod hysbysiad tynnu yn ôl llai o 4 mis

 

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod diwygiadau i'r Cyd-gytundeb Cyfreithiol yn amodol ar gymeradwyaeth gan bob awdurdod cyfansoddol a bod diwygiadau arfaethedig drafft wedi'u dosbarthu i'r Penaethiaid Cyfreithiol priodol. Rhoddwyd hefyd wybod, ar ôl derbyn hysbysiadau ysgrifenedig yn argymell amrywio'r Cytundeb Cyfreithiol, y byddai angen cael barn gyfreithiol gan Benaethiaid Cyfreithiol priodol yr awdurdodau cyfansoddol. Byddai costau cyfreithiol Cyngor Sir Ceredigion wrth weithredu'r newidiadau uchod yn cael eu codi ar ERW a byddai angen cyngor cyfreithiol wrth sefydlu unrhyw Gonsortiwm newydd y gallai awdurdodau sy'n tynnu'n ôl fod eisiau bod yn gysylltiedig ag ef. 

 

Codwyd sawl cwestiwn a sylw, gan gynnwys y canlynol:

 

·         O ran y cyfnod hysbysiad tynnu yn ôl llai, awgrymwyd y dylai  fod yn dri yn hytrach na phedwar mis i roi digon o amser i awdurdodau cyfansoddol a oedd yn dymuno tynnu'n ôl erbyn 31 Mawrth 2021 gytuno a chyflwyno hysbysiad tynnu'n ôl;

·         Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod y penderfyniad arfaethedig yn gytundeb mewn egwyddor i roi'r opsiwn i Gyngor Sir Penfro a Chyngor Sir Powys adael ERW erbyn 31 Mawrth 2021 pe dymunent.

 

PENDERFYNWYD

   6.2.1.        Ar ôl ymgynghori â'r Bwrdd Gweithredol, dylid gwneud argymhelliad i bob Awdurdod, yn unol â chymal Amrywio (Cymal 25)  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.2

6.3

Y WYBODAETH DDIWEDDARAF AR DDATBLYGU'R CONSORTIWM pdf eicon PDF 231 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch Datblygu Consortiwm ERW gan nodi'r penderfyniadau a argymhellir fel y manylir arnynt yn yr adroddiad. Rhoddwyd gwybod, yn dilyn y penderfyniadau a wnaed o dan Eitemau 3, 6.1 a 6.2 ar yr Agenda, fod yr adroddiad yn cynnig penderfyniadau pellach ynghylch cymorth ychwanegol.

 

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau, er mwyn sicrhau capasiti Adnoddau Dynol ychwanegol i gefnogi'r broses newid, fod angen swyddog amser llawn ychwanegol ar lefel uwch. Roedd hysbysiad wedi dod i law fod swyddog profiadol o Sir Benfro ar gael ac y gellid rheoli'r costau cysylltiedig o fewn y gyllideb bresennol oherwydd swyddi gwag. Roedd pob Awdurdod cyfansoddol wedi cytuno i’r cynnig hwn ar 8 Hydref 2020 ond byddai angen cadarnhad gan y Cyd-bwyllgor i gwblhau'r cytundeb. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi y dylai'r Uwch-swyddog Adnoddau Dynol sefydlu Gweithgor gyda chynrychiolwyr Adnoddau Dynol o bob awdurdod cyfansoddol i gyflawni'r newidiadau y cytunwyd arnynt, a darparu cyngor ar gynnwys contractau'r gweithwyr presennol mewn perthynas â diswyddo, a chyfrifo'r gost bosibl er mwyn i'r Cyd-bwyllgor wneud penderfyniadau gwybodus.

 

Rhoddwyd hefyd wybod i'r Cyd-bwyllgor, yng ngoleuni cymhlethdod y prosesau Adnoddau Dynol ac ariannol ac effaith COVID-19 ar allu swyddogion allweddol, y cynigiwyd gohirio'r dyddiad gweithredu ar gyfer model partneriaeth newydd o 1 Ebrill 2021 i 1 Medi 2021. Byddai hyn yn ei gwneud yn ofynnol i bob partner a oedd wedi cyflwyno hysbysiad tynnu'n ôl gytuno i ohirio'r weithred hon tan ddiwedd Awst 2021.

 

PENDERFYNWYD 

   6.3.1.        Cadarnhau secondiad Ceri Davies i ERW er mwyn darparu capasiti ychwanegol i ddelio â chau ERW a sefydlu trefniadau partneriaeth newydd, fel y cytunwyd trwy ymateb e-bost i gais y Cadeirydd a anfonwyd ar 8 Hydref 2020;

   6.3.2.        Y byddai Arweinwyr yr awdurdodau cyfansoddol yn cynnal gweithdy i barhau â'r drafodaeth ynghylch diddymu ERW.

7.

DIWEDDARIAD AR GYLLIDEB 2020-21 pdf eicon PDF 296 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol ERW ar gyfer 2020-21 hyd at 30 Medi 2020. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth fanwl benodol mewn perthynas â'r canlynol:

 

·         Cyllideb y Tîm Canolog

·         Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·         Dyraniadau Grant

·         Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Blaenoriaethau Cynllun Busnes

·         Risgiau

·         Cronfeydd wrth gefn

·         Argymhellion

 

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod gwariant ychydig yn uwch na'r hyn a gymeradwywyd, ond ni chafodd hyn unrhyw effaith ar lefel y cronfeydd wrth gefn na chyfraniadau'r Awdurdod Lleol. Yn debyg i'r diweddariad ariannol blaenorol, roedd meysydd risg wedi'u nodi o ran newid strwythur ERW, lleihau cronfeydd wrth gefn a'r ddibyniaeth barhaus ar gyllid grant.

 

Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r Aelodau y byddai'r cyfrifiad atebolrwydd yn dilyn diddymiad ERW ar 31 Mawrth 2021 yn dibynnu ar unrhyw ddiswyddiadau yn y dyfodol a gellid datblygu cyfrifiad cynhwysfawr ar ôl i strwythur y model partneriaeth newydd gael ei bennu.

 

PENDERFYNWYD

7.1.        Nodi sefyllfa ariannol diweddaraf ERW ar ddiwedd 30 Medi 2020;

7.2.        Cymeradwyo'r diwygiadau i gyllideb y Tîm Canolog ar gyfer 2020-21 oherwydd y cynnydd yng nghostau Cytundeb Lefel Gwasanaeth a chostau secondiad y Pennaeth Adnoddau Dynol/Arweinydd Adnoddau Dynol i ERW;

7.3.        Cymeradwyo dyraniad Grant Datblygu Disgyblion ar gyfer 2020-21;

7.4.        Cymeradwyo dyraniad Grant Gwella Addysg a Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol ar gyfer 2020-21.

8.

ADRODDIAD ERW 2020-21 AR GYLLID A DYRANIADAU GRANTIAU pdf eicon PDF 434 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad ar Gyllid Grant a Dyraniadau ERW ar gyfer 2020-21. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad yn darparu gwybodaeth fanwl am y grantiau a dderbyniwyd a'r dyraniadau arfaethedig ar gyfer y grantiau a ganlyn:

 

·         Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Grant Gwella Addysg o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Recriwtio, Adfer, Codi Safonau: Rhaglen Dysgu Carlam (RRRS-ALP) o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Siarter y Gymraeg o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Elfen Grant Dysgu Proffesiynol o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Grant Datblygu Disgyblion;

 

PENDERFYNWYD

8.1.        Derbyn y Grant Gwella Ysgolion Rhanbarthol a ddyfarnwyd ar gyfer 2020-21;

8.2.        Cymeradwyo Dyraniadau Grant Gwella Addysg 2020-21;

8.3.        Cymeradwyo Dyraniadau RRRS-ALP 2020-21 ;

8.4.        Cymeradwyo Dyraniadau Dosbarthu Siarter y Gymraeg ar gyfer 2020-21;

8.5.        Cymeradwyo Dyraniadau Grant Dysgu Proffesiynol ar gyfer 2020-21;

8.6.        Derbyn y Grant Datblygu Disgyblion a ddyfarnwyd ar gyfer 2020-21.

9.

CYNLLUN ARCHWILIO COMISIWN ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 341 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor ddiweddariad ar y gwaith sydd i'w wneud gan Archwilio Cymru wrth gyflawni ei ddyletswyddau statudol, gan gynnwys risg bosibl, yr ymateb archwilio arfaethedig a manylion am y ffi archwilio, y tîm a'r amserlen.

 

PENDERFYNWYD

9.1.        Cymeradwyo Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru;

9.2.        Cytuno ar y ffi archwilio, sef £13,000;

9.3.        Cytuno ar amserlen;

9.4.        Cytuno ar y cyfrifoldebau priodol.

10.

BARN FLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 231 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad ar Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ynghylch effeithlonrwydd trefniadau llywodraethu, rheoli mewnol, rheoli risgiau a rheolaeth ariannol ERW.

 

PENDERFYNWYD nodi Barn Sicrwydd Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol 2019-20.

11.

DATGANIAD O GYFRIFON ERW 2019-20 AC ADRODDIAD ISA260 ARCHWILIAD CYMRU pdf eicon PDF 466 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad am Ddatganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019/20. Cydnabuwyd sefyllfa ariannol gyffredinol ERW mewn sawl datganiad ariannol craidd yn y Datganiad Cyfrifon, gan gynnwys y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES), y Datganiad Symudiad Mewn Cronfeydd Wrth Gefn, y Fantolen a'r Datganiad Llif Arian.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor mai'r dyddiad cau sy'n ofynnol gan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio) 2018 ar gyfer archwilio a chymeradwyo Datganiad Cyfrifon ERW oedd 15 Medi 2020. Oherwydd Covid-19, ni ellid cwrdd â'r dyddiad cau, ond yn unol â Rheoliad 10 (4) roedd datganiad wedi'i gyhoeddi ar wefan ERW yn nodi'r rhesymau am fethu â chydymffurfio a'r camau i'w cymryd i sicrhau cydymffurfiad cyn gynted â phosibl.

 

Nododd y Cyd-bwyllgor gamddatganiad heb ei gywiro o £124k yn atebolrwydd y gronfa bensiwn net ar 31 Mawrth 2019 a 31 Mawrth 2020. Dywedwyd nad oedd y tanddatganiad wedi'i gywiro oherwydd iddo gael ei nodi bron ar ddiwedd yr archwiliad, ar ôl i'r holl welliannau eraill gael eu cwblhau i raddau helaeth a bod gwerth y tanddatganiad yn is na'r trothwy o £1.3m.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor nad oedd y Farn Archwilio Mewnol wedi nodi unrhyw faterion rheolaeth fewnol sylweddol a byddai Archwilio Cymru yn cyhoeddi barn ddiamod yn amodol ar lofnodi’r Datganiad Cyfrifon gan y Swyddog A151 a Chadeirydd y Cyd-bwyllgor.

 

PENDERFYNWYD

    11.1.        Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019-20;

    11.2.        Bod Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019-20 yn cael ei lofnodi gan y Cyfarwyddwr Adnoddau (Swyddog A151 ERW) a Chadeirydd Cyd-bwyllgor ERW.

12.

DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL pdf eicon PDF 142 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a fanylai ar ganfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu ar gyfer Consortiwm ERW 2019-20. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad a'r cynllun gweithredu wedi'u llunio ym mis Gorffennaf yn erbyn y dystiolaeth orau sydd ar gael ac efallai y bydd angen adolygu'r camau a gynlluniwyd yng ngoleuni'r trafodaethau sy'n dod i'r amlwg ynghylch rhoi'r gorau i ERW a model ERW yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer 2019/20.

13.

COFRESTRE RISG pdf eicon PDF 140 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a fanylai ar ganfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu ar gyfer Consortiwm ERW 2019-20. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad a'r cynllun gweithredu wedi'u llunio ym mis Gorffennaf yn erbyn y dystiolaeth orau sydd ar gael ac efallai y bydd angen adolygu'r camau a gynlluniwyd yng ngoleuni'r trafodaethau sy'n dod i'r amlwg ynghylch rhoi'r gorau i ERW a model ERW yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer 2019/20.

14.

UNRHYW FATER ARALL Y GALL Y CADEIRYDD OHERWYDD AMGYLCHIADAU ARBENNIG, BENDERFYNU EI YSTYRIED YN FATER BRYS YN UNOL AG ADRAN 100B(4)(B) DEDDF LLYWODRAETH LEOL 1972

Cofnodion:

Nid oedd dim materion brys i'w trafod.