Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Rob Stewart (Cyngor Sir Abertawe), y Cynghorydd Rosemarie Harris (Cyngor Sir Powys), y Cynghorydd Rob Jones (Cyngor Castell-nedd Port Talbot), Ms Ruth Conway (Llywodraeth Cymru), Mr Mark James (Cyngor Sir Caerfyrddin) a Mr Steven Phillips (Cyngor Castell-nedd Port Talbot).

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mawrth, 2018, gan eu bod yn gofnod cywir.

Nid oedd dim materion yn codi o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mawrth 2018.

Cafodd y Cyd-bwyllgor Adroddiad Sicrwydd diweddar a oedd yn cynnwys cynllun gweithredu, cynnydd a manylion am y swyddogion cyfrifol.

Roedd yr adroddiad o ran y weithdrefn gymeradwyo yn cynnig mwy o eglurdeb o ran y broses ffurfiol o gymeradwyo. Dangoswyd y broses yn rhan o siart llif a atodwyd i'r adroddiad.  Er y cytunwyd ar y weithdrefn hon mewn egwyddor byddai proses mwy ffurfiol yn cael ei darparu yn ystod cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor. 

CYTUNWYD i dderbyn yr adroddiad diweddaru gan y Prif Weithredwr Arweiniol

Yn ystod ei gyfarfod diwethaf gofynnodd y Cyd-bwyllgor am gael y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y cymorth sydd ar gael i ysgolion sy'n peri pryder [cofnod 6]. 

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad ynghyd â dogfennau cyfarwyddyd ynghylch Ysgolion ERW sy'n Peri Pryder 2017-18 a Phrotocol ERW ynghylch Ysgolion sy'n Peri Pryder.  Roedd y dogfennau wedi'u cynllunio ar gyfer Ymgynghorwyr Her ac roeddent yn cynnwys gwybodaeth am y protocol a'r cymorth a ddylai fod ar gael i ysgolion sy'n peri pryder.

Eglurodd y Rheolwr Gyfarwyddwr er bod rhanbarthau'n darparu cymorth i ysgolion sy'n peri pryder, roedd y cyfrifoldeb statudol ar gyfer pob ysgol yn parhau yng ngofal yr Awdurdod Lleol. 

Fodd bynnag, cydnabuwyd bod llawer o ysgolion yn perthyn i'r dosbarth 'ysgol sy'n peri pryder' ac nad oedd y pryderon cynnar ynghylch perfformiad ysgol yn cael eu nodi nac yn cael sylw yn ddigon cynnar ar hyn o bryd. Er mwyn mynd i'r afael â hyn, atodwyd diagram i'r adroddiad yn nodi ac yn egluro rolau a chyfrifoldebau wrth adnabod a thynnu sylw at bryderon.

Felly'r gobaith oedd y byddai'r ddogfen ganllaw yn nodi problemau yn gynt, yn rhoi cymorth ar waith ac yn lleihau nifer yr ysgolion sy'n datblygu meysydd sylweddol i'w gwella.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:-

·         Mynegwyd pryder bod y ddogfen wedi cael ei hysgrifennu heb roi sylw priodol i Awdurdodau Lleol.   Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr bod y ddogfen wedi cael ei diweddaru a bod diagram wedi'i ddatblygu i gael cymorth yn gyflym ac i sicrhau eglurder o ran pwy oedd yn gyfrifol am beth.

·         Dywedwyd bod rhywfaint o ddyblygu o ran y lefelau staffio ac nid oedd yn glir pwy oedd yn gwneud y penderfyniadau. 

·         Awgrymwyd y byddai'n arfer gorau i'w rannu ar lefel ranbarthol er mwyn mapio'r hyn oedd Awdurdodau eraill yn ei gyflawni yn y maes hwn.

·         Dywedodd y Cyfarwyddwr Arweiniol, drwy atgyfnerthu'r dull gweithredu a llunio strategaethau clir roedd gwelliant sylweddol eisoes wedi'i wneud yn y maes hwn.  Roedd hyn yn cynnwys nodi a chyrraedd ysgolion yn ddigon cynnar i leihau ymyriadau, ymdrech fwy cydweithredol ac ar y cyd, llywodraethu ac arweinyddiaeth effeithlon.

·         Mewn ymateb i sylw ynghylch casglu gwybodaeth am y gweithgarwch o fewn cynllun busnes ERW, dywedodd y Prif Weithredwr Arweiniol y byddai angen cynnal gwaith ychwanegol gan gynnwys nodi meysydd o arfer gorau, a nodi ble a'r defnydd gorau o adnoddau.  Byddai'r gwaith hwn yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Busnes a'i gylchredeg i aelodau'r Cyd-bwyllgor maes o law.

CYTUNWYD bod ystyriaeth o'r adroddiad gan gynnwys y gwaith ychwanegol a nodwyd ar wella ysgolion, yn cael ei ohirio tan y cyfarfod nesaf.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a roddodd drosolwg o ganlyniadau cenedlaethol TGAU.

Dywedodd y Cadeirydd er mwyn rhoi cyfle i'r Cyd-bwyllgor ddadansoddi'r canlyniadau ar y cyd â'r blynyddoedd blaenorol, byddai'n fuddiol cael adroddiad pellach yn dilyn canlyniadau TGAU 2018.

Cytunwyd:

6.2.1      i dderbyn yr adroddiad fel y'i cyflwynwyd;

6.2.2      y byddai adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i'r Cyd-bwyllgor yn y cyfarfod nesaf, i gynnwys y newidiadau o ran mesurau atebolrwydd, a Chrynodeb Gweithredol gan Lywodraeth Cymru, ynghyd â'r canlyniadau.

Gofynnodd y Cyd-bwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf i gael y cyflwyniad a ddarparwyd i’r Gr?p Cynghorwyr - Craffu ar ERW ar 9 Mawrth 2018.

Bu’r Cyd-bwyllgor yn ystyried y cyflwyniad a oedd yn cynnwys gwybodaeth am y cynnydd a wnaed yn dilyn argymhellion adolygu a diwygio'r Cyd-bwyllgor.

Mynegwyd y sylwadau canlynol wrth ystyried y cyflwyniad:-

Cafwyd sylw bod perygl i gymhlethu’r strategaeth gyfan, teimlwyd mai arweinyddiaeth, addysgu a dysgu oedd y ffactorau allweddol ac roedd yn bwysig sicrhau eglurder.

Awgrymwyd cynnwyd y Strwythur Llywodraethu ERW a nodir yn Eitem 9.3 yn cael ei gynnwys yn y rhaglen adolygu a diwygio a’i ddefnyddio fel y prif sbardun.

CYTUNWYD

6.3.1    derbyn yr adroddiad;

6.3.2    cynnwys yr Adroddiad Amlinellol ar gyfer Adolygu a Diwygio Trefniadau Llywodraethu (eitem 9.3) yn Rhaglen Adolygu a Diwygio ERW.

Gofynnwyd i'r Cyd-bwyllgor ystyried llythyr drafft gan ERW a gafodd ei ysgrifennu mewn ymateb i lythyr (09/04/2018) a dderbyniwyd gan Gadeirydd Cyd-bwyllgor ERW oddi wrth y Cynghorydd Darren Price, Cadeirydd Gr?p Cynghorwyr - Craffu ar ERW.

CYTUNWYD cymeradwyo'r llythyr ymateb drafft gan gynnwys cyfeiriad at y canlynol:

i)             bod y Rhaglen Adolygu a Diwygio yn parhau ar waith

ii)            bod newidiadau yn y Model Cenedlaethol yn cael eu monitro cyn y gellir gwneud penderfyniadau terfynol o ran strwythur ERW yn y dyfodol.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad ar adolygiad o lety presennol ERW yn Y Llwyfan, Caerfyrddin.

Dywedodd y Swyddog Monitro y gellid anwybyddu ystyriaethau a oedd yn ymwneud â'r Les/Trwyddedau o ran penderfyniadau a oedd yn ymwneud ag adleoli ERW.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau presennol ERW gan gynnwys manylion am y sail resymegol ar gyfer ceisio llety yn y dyfodol a'r materion iechyd a diogelwch cyfredol.

Gofynnwyd i'r Cyd-bwyllgor ystyried y sefyllfa bresennol ac i lunio barn ynghylch addasrwydd y llety presennol a'r gwerth am arian wrth adnewyddu'r brydles bresennol wrth ystyried y dewisiadau eraill sydd ar gael.  Yn ogystal, ar sail y dystiolaeth a gyflwynwyd a'r rhesymau dros symud i safle newydd, gofynnwyd am benderfyniad cyflym er mwyn sicrhau bod amserlen ar waith gan effeithio cyn lleied â phosibl ar waith y sefydliad o ddydd i ddydd.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:-

Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod ERW ar hyn o bryd yn cyflogi 47 aelod o staff, a bod 40 ohonynt ar hyn o bryd yn defnyddio'r adeilad.

Dywedwyd hyd nes y byddai'r Model Cenedlaethol yn cael ei gadarnhau, nid oedd y Cyd-bwyllgor mewn sefyllfa i ystyried lle swyddfa arall ac y byddai'n ddoeth i ofyn am opsiwn dros dro. 

Yn dilyn y sylw uchod, bu'r Cyd-bwyllgor yn trafod opsiynau dros dro a oedd yn cynnwys darparu cyfleusterau gweithio ystwyth ym mhob Awdurdod Lleol.

Cafwyd cynnig na ddylai staff ERW ddefnyddio adeiladau Llywodraeth Cymru er mwyn cyflawni eu gwaith yn y dyfodol, a chafodd y cynnig hwn ei eilio.

O ran y swm sylweddol o arian a oedd yn cael ei wario ar hyn o bryd ar gynadleddau a seminarau, awgrymwyd y byddai'n fuddiol petai'r 6 Awdurdod Lleol yn cynnal y cynadleddau yn eu tro.  Yn ogystal, dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod ymholiadau eisoes ar waith i ddefnyddio cyfleusterau mewn ysgolion.

CYTUNWYD

6.5.1      (i) bod y sefyllfa bresennol o ran y brydles bresennol yn cael ei nodi;
 

(ii) bod angen ail drafod y brydles gyfredol am gyfnod pellach, yn ddibynnol ar gynnydd Rhaglen Adolygu a Diwygio ERW a'r Model Cenedlaethol;

6.5.2 bod y sefyllfa bresennol o ran yr Adroddiad Iechyd a Diogelwch yn cael ei nodi;

6.5.3 bod yr arbedion effeithiolrwydd a'r gwerth am arian o ran symud lleoliad yn cael eu nodi;

6.5.4 dirprwyo i'r:

(a)  Prif Weithredwr Arweiniol, y Rheolwr Gyfarwyddwr a Chyfarwyddwr Arweiniol Addysg i ystyried yr agweddau lliniaru o ran iechyd a diogelwch;

(b)  y Swyddog Monitro i ystyried sefyllfa gyfreithiol y brydles;

6.5.5 na ddylai staff ERW ddefnyddio adeiladau Llywodraeth Cymru os bydd angen swyddfeydd eraill yn y dyfodol.

Yn ystod ei gyfarfod ar 18 Mai, 2018, cytunodd y Cyd-bwyllgor i fabwysiadu Côd Llywodraethu Corfforaethol [cofnod 5.1].  Yn dilyn newid yn y Rheoliadau a chyngor gan Bennaeth Archwilio Mewnol ERW bu'n rhaid diweddaru'r Côd yn unol â hynny.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried y Côd Llywodraethu Corfforaethol a nodwyd bod y Côd yn berthnasol i'r staff a oedd yn cael eu cyflogi'n ganolog gan ERW yn unig a byddai gweithwyr yr Awdurdod Lleol yn cydymffurfio â'u Codau Llywodraethu Corfforaethol lleol.

CYTUNWYD cymeradwyo'r Côd Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried Cynllun Busnes ERW 2018/19.  Roedd y Cynllun yn canolbwyntio ar bedwar amcan allweddol a oedd yn deillio o Genhadaeth Genedlaethol Llywodraeth Cymru:-

·         Datblygu proffesiwn addysg o ansawdd uchel

·         Sicrhau bod arweinwyr ysbrydoledig yn gweithio ar y cyd i godi safonau

·         Cefnogi ein hysgolion i fod yn ysgolion cryf a chynhwysol sy'n ymrwymedig  i ragoriaeth, tegwch a llesiant

·         Sicrhau trefniadau asesu, gwerthuso ac atebolrwydd cadarn ar gyfer cefnogi system hunan-wella

Roedd Cynllun Busnes ERW hefyd yn amlinellu sut y byddai'r meysydd ar gyfer gwelliant yn cael eu cyllido yn unol â Grant Gwella Ysgolion Consortia Rhanbarthol Llywodraeth Cymru. Mae'r fframwaith Canlyniadau Addysg yng Nghymru sy'n rhan o'r Cynllun yn dangos sut y byddai Llywodraeth Cymru yn dwyn pob rhanbarth i gyfrif yn erbyn mesurau canlyniadau allweddol.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:-

Dywedodd y Cyfarwyddwr Arweiniol yn dilyn cwblhau'r Cynllun Busnes cafodd hunanwerthusiad ei gynnal a oedd wedi nodi meysydd o bryder.  Roedd y meysydd hyn yn nodi y dylid fod wedi ymgynghori'n fwy helaeth wrth ddatblygu'r Cynllun Busnes a'r gofyniad i baratoi adroddiad cryno ar gyfer cynulleidfa wahanol.

Mynegwyd sylwadau nad oedd y Cynllun yn canolbwyntio ar y blaenoriaethau allweddol a bod angen rhagor o eglurder o ran y prif gyfrifoldebau a'r llinellau adrodd.

Yn dilyn y sylwadau, awgrymwyd y dylid gwneud gwelliannau i'r cynllun ynghyd â chrynodeb, er mwyn lliniaru'r risg o beidio â chydymffurfio,  awgrymwyd ymhellach y dylid anfon y Cynllun ar e-bost at bob Aelod o'r Cyd-bwyllgor i geisio cael cytundeb erbyn 31 Gorffennaf 2018.

CYTUNWYD:

6.7.1 bod cynllun busnes ERW yn cael ei dderbyn fel y brif ddogfen strategol ar gyfer y flwyddyn ariannol 2018-19;

6.7.2 nodi bod ERW wedi cysoni ei waith gyda Chenhadaeth Genedlaethol Llywodraeth Cymru;

6.7.3 i) i gyfarwyddo Cyfarwyddwr Arweiniol Addysg a'r Rheolwr Gyfarwyddwr i wneud gwelliannau i gynllun busnes ERW;

ii) llunio Crynodeb o'r Cynllun i'r Bwrdd Gweithredol;

anfon y Crynodeb at holl aelodau'r Cyd-bwyllgor
 ar e-bost, er mwyn cael cytundeb erbyn 31^st Gorffennaf 2018;

6.7.4 Rhoi gwybod i holl Swyddogion A151 yr Awdurdodau Lleol am y risg.

Cafodd y Cyd-bwyllgor farn blynyddol y Pennaeth Archwiliadau Mewnol ar effeithiolrwydd llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a trefniadau rheoli ariannol ERW er mwyn llywio Datganiad Llywodraethu Blynyddol ERW.

Nododd y Cyd-bwyllgor fod adran 4, Cyflawni'r Cynllun Archwilio wedi tynnu sylw at oedi o ran cyrraedd consensws rhwng Awdurdodau Lleol ERW a bod hyn wedi atal y Rhaglen Diwygio ac Adolygu rhag symud ymlaen.  Roedd hyn hefyd wedi arwain at oedi o ran diweddaru'r Cytundeb Cyfreithiol.  Dylai'r materion hyn gael eu hystyried fel Materion Llywodraethu Sylweddol o fewn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Yn ogystal, roedd adran 4 o fewn yr adroddiad hefyd wedi tynnu sylw at y ffaith nad oedd y Côd Rhanbarthol ar gyfer Llywodraethu Corfforaethol wedi cael ei fabwysiadu, ac felly, dylid ei ystyried yn Flaenoriaeth ar gyfer Gwella yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Y consensws cyffredinol gan y Cyd-bwyllgor oedd y dylid sicrhau ei fod yn flaenoriaeth uchel a bod y gwaith angenrheidiol i gryfhau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gwblhau mor fuan â phosibl cyn cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor.

CYTUNWYD:

7.1.1      cyfeirio'r mater at y tri Swyddog Arweiniol, (Rheolwr Gyfarwyddwr, Prif Weithredwr Arweiniol a'r Cyfarwyddwr Addysg Arweiniol) i lunio cynllun lliniaru erbyn cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor;

7.1.2      Y Swyddog Monitro i ddiweddaru'r Cytundeb Cyfreithiol, i adlewyrchu'r sefyllfa bresennol, i gynnwys penderfyniadau blaenorol y Cyd-bwyllgor oedd wedi'u dirprwyo a'r wybodaeth ddiweddaraf am ddirprwyaethau'r Bwrdd Gweithredol a'r Rheolwr Gyfarwyddwr (fel y nodir yn y Cytundeb Cyfreithiol);

7.1.3      Ychwanegu Cytundeb Cyfreithiol ERW yn eitem sefydlog ar yr agenda.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried adroddiad ar Archwiliad Mewnol Consortiwm ERW ar gyfer 2017-18 a oedd yn rhoi sicrwydd ar effeithiolrwydd llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheoli risg a'r trefniadau rheoli ariannol sydd ar waith ar gyfer consortiwm ERW.

Yn dilyn sylw a godwyd yngl?n â phwysigrwydd sicrwydd parhaus, gofynnodd y Cadeirydd o'r eitem hon fod yn eitem sefydlog ar agenda'r Cyd-bwyllgor at ddibenion monitro.

Cytunwyd:

7.1a) .i) nodi Adroddiad Archwilio Mewnol Consortiwm ERW 2017-18;

7.1a). ii) bod Adroddiad Archwiliol Mewnol Consortiwm ERW 2017-18 yn eitem sefydlog ar agenda'r Cyd-bwyllgor.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2017-18 Consortiwm ERW  a oedd yn cynnwys y canfyddiadau o'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu 2017-18 am gonsortiwm ERW.

Nodwyd bod y camau rheoli wedi cael eu nodi, ac yn broses o gael eu cytuno a'u cwblhau.

Ni dderbyniwyd y Datganiad Llywodraethu Drafft yn ei ffurf bresennol.

Mynegodd y Cadeirydd ei siom nad oedd yn bosibl i'r Cyd-bwyllgor ystyried hyn oherwydd nad oedd y camau rheoli yn gyflawn.  Dywedodd Swyddog Adran 151 ERW bod angen penderfyniad y Cyd-bwyllgor ar y mwyafrif o'r camau rheoli. Gofynnodd y Cadeirydd i'r camau rheoli gael eu cwblhau a'u gohirio hyd nes cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor. Dywedodd Swyddog A151 ERW bod yn rhaid cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol Consortiwm ERW cyn y bydd Datganiad Cyfrifon ERW yn cael ei lofnodi gan Swyddfa Archwilio Cymru.

i)             CYTUNWYD y byddai camau rheoli Datganiad Llywodraethu Blynyddol Consortiwm ERW 2017-18 yn cael eu cwblhau gan Swyddogion Arweiniol gyda chynllun gweithredu yn nodi’r camau lliniaru;

ii)            a byddai’n cael ei ddosbarthu i aelodau’r Cyd-bwyllgor I’w cymeradwyo erbyn 31/07/2018.

Croesawodd y Cadeirydd Mr Jeremy Saunders (Swyddfa Archwilio Cymru) a gafodd ei wahodd i ddod i gyfarfod y Cyd-bwyllgor i gyflwyno Adroddiad Barn ac Archwiliad o Ddatganiadau AriannolSwyddfa Archwilio Cymru [ISA 260] er ystyriaeth ERW ochr yn ochr a'i adolygiad o'r Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2017-18.

Dywedodd y Swyddog A151 fod y Datganiad Cyfrifon wedi cael ei baratoi yn unol â Chod Ymarfer CIPFA ar Gadw Cyfrifon Awdurdodau Lleol a'i fod yn adlewyrchu'r adroddiad alldro a gyflwynwyd i'r Cyd-bwyllgor ym mis Mawrth 2018.

Codwyd cwestiwn ynghylch y cynnydd sylweddol mewn ffioedd ymgynghori o gymharu â ffioedd 2016-17.  Cynigiodd Swyddog A151 ERW i gylchredeg y rheswm am y cynnydd i'r Cyd-bwyllgor.

Dosbarthodd Mr Jeremy Saunders yr Adroddiad Barn ac Archwiliad o Ddatganiadau AriannolSwyddfa Archwilio Cymru [ISA 260] (dogfen 680A 2018-19) ac esboniodd bod yr adroddiad yn hwyr oherwydd terfynau amser.

Nododd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai Datganiad Llywodraethu anghyflawn yn arwain at adroddiad anghymwys.

CYTUNWYD

7.2.1 cymeradwyo Datganiad Cyfrifon ERW 2017-18 Datganiad i'w lofnodi gan y Swyddog A151 ERW a Chadeirydd y Cyd-bwyllgor;

7.2.2 derbyn Adroddiad Barn ac Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru [ISA 260].

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor Gynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer ERW yn 2017-18 a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith a gyflawnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth gyflawni ei ddyletswyddau statudol.

Nododd y Cyd-bwyllgor fod gwall yn yr adran 'Yr argymhellion / penderfyniadau allweddol sydd eu hangen' ar wyneb ddalen yr adroddiad. Dylai nodi 'cymeradwyo'r ffi archwilio o £13,000' ac nid £14,000 fel y nodwyd.

Cytunwyd

7.3.1 cymeradwyo Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2017-18 (cyfeirnod y ddogfen 453A 2018-19 (Mehefin 2018);

7.3.2 cymeradwyo'r ffi archwilio o £13,000;

7.3.3 derbyn yr amserlen fel y nodir yn enghraifft 4;

7.3.4 derbyn y cyfrifoldebau penodol fel y nodir yn Atodiad 1.

Derbyniodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf o ran y sefyllfa ariannol ar gyfer 2018-19, a oedd yn darparu gwybodaeth fanwl mewn perthynas â

·         Chyllideb y Tîm Canolog 2018-19

·         Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·         Dyraniadau Grant 2018-19

·         Grantiau 2018-19 – Grant Amddifadedd Disgyblion Plant sy'n Derbyn Gofal

·         Grantiau 2018-19 – Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Blaenoriaethau Cynllun Busnes ERW yn 2018-19

·         Rhaglen Adolygu a Diwygio ERW

·         Risgiau

·         Cronfeydd wrth gefn

Gan gyfeirio at gofnod 5 y cyfarfod diwethaf lle gofynnwyd am eglurhad ynghylch sefyllfa Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot ynghylch talu ei gyfraniad tuag at gostau craidd ERW ar gyfer 2018/19, dywedwyd y byddai'r Cyngor yn lleihau ei gyfraniad i ERW yn y dyfodol.  Gwnaed y penderfyniad gan yr Aelodau Etholedig yng nghyd-destun cyllideb refeniw  2018/19 y Cyngor ar 21 Chwefror, 2018.  Roedd Mr Steven Phillips, Prif Weithredwr Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot wedi egluro sefyllfa'r Cyngor mewn llythyr a atodwyd i'r adroddiad.

Dywedodd y Prif Weithredwr Arweiniol bod llythyr wedi'i ysgrifennu at y Cyngor mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ERW a atodwyd i'r adroddiad a bod ymateb wedi dod i law gan Brif Weithredwr Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot.  Fodd bynnag, roedd ymateb pellach yn cael ei baratoi ar hyn o bryd.  Cydnabuwyd na fyddai taliad yn ofynnol tan Hydref 2018 a bod amser ar gael i ddod i gytundeb drwy broses gyfryngu anffurfiol.  Gofynnodd y Cadeirydd i'r mater gael ei ohirio a'i drafod ymhellach yn ystod cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor. 

Cafwyd sylw y byddai'n fuddiol, at ddibenion cysondeb, ymchwilio i'r Awdurdodau Lleol hynny sydd ar hyn o bryd â nifer gyflawn o ymgynghorwyr her er mwyn canfod faint oedd yn cael ei wario yn y maes hwn. 

Cytunodd y Cadeirydd y byddai'n fuddiol cael gwybod am nifer yr Ymgynghorwyr Her a gyflogir a'r gost i bob Awdurdod Lleol a gofynnodd i'r wybodaeth hon gael ei hystyried yn ystod cyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor.

Nododd y Cyd-bwyllgor fod y llythyr yn Atodiad 2 o'r adroddiad yn nodi bod canlyniadau'r gwerthusiad diweddar wedi canfod bod angen cryn dipyn o waith er mwyn cryfhau'r trefniadau presennol. Er bod y llythyr yn cydnabod bod y gwerthusiad yn rhoi ystyriaeth i'r trefniadau yn ystod cyfnod 2015-16 a 2016-17, roedd cynnydd cadarnhaol wedi cael ei wneud ers hynny i gryfhau'r trefniadau er bod mwy o waith ei angen.

Mynegodd Swyddog A151 ERW bryderon ynghylch llif arian ERW, o gofio nad oedd Llywodraeth Cymru wedi prosesu unrhyw daliadau i'r rhanbarth ar gyfer 2019-20 a dywedodd wrth y Cyd-bwyllgor y byddai'n rhaid iddo ysgrifennu at bob Swyddog A151 i roi gwybod iddynt na fyddai unrhyw daliadau yn cael eu prosesu i'r Awdurdodau Lleol na'r ysgolion hyd nes y ceir cadarnhad am y grant gan Lywodraeth Cymru. 

Mynegwyd pryder sylweddol ynghylch yr angen am arweinyddiaeth o safon uchel ym maes addysgu. Teimlwyd bod llawer o athrawon safonol yn cael eu secondio i'r consortia, ac o ganlyniad yn lleihau nifer yr athrawon safonol.  Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr er mwyn cefnogi'r newidiadau oedd i ddod, roedd hi ar hyn o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.4

Cafodd y Cyd-bwyllgor y Gofrestr Risg Gorfforaethol ar gyfer 2017-18, a oedd yn cynnwys risgiau busnes strategol (bygythiadau) a allai fod yn niweidiol i gyflawni Gweledigaeth a Nodau ERW fel yr amlinellir yng Nghynllun Busnes ERW.

Er bod y Cyd-bwyllgor wedi nodi'r fformat newydd, dywedwyd bod dal angen cryn dipyn o waith ar y gofrestr.  Dywedwyd y byddai adolygiad pellach o'r sgoriau risg yn cael ei gyflawni.

Nododd y Cyd-bwyllgor fod y Gofrestr newydd yn anghyflawn, ac nid yr Aelodau yw’r perchenogion.

Dywedwyd y byddai adolygiad pellach o'r sgoriau risg yn cael ei gyflawni.

Cytunwyd

8.1      bod y Gofrestr Risg yn cael ei nodi;

8.2      bod angen gwaith pellach er mwyn cwblhau'r gofrestr risg, gan gynnwys adolygu'r sgorau risg.

Bu'r Cyd-bwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn cynnwys rolau a chyfrifoldebau ERW a'r cynnig i greu 3 swydd barhaol er mwyn sefydlogi a chryfhau'r Tîm Canolog arfaethedig.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys disgrifiadau swydd ar gyfer y 3 swydd arfaethedig ganlynol:-

·         Pennaeth Gwella Busnes

·         Pennaeth Perfformiad ac Arweinyddiaeth Ysgolion

·         Pennaeth Cymorth a'r Cwricwlwm

Nodwyd bod y diffyg sefydlogrwydd a chapasiti parhaol yn y Tîm Canolog yn ERW yn risg y tynnwyd sylw'r Cyd-bwyllgor ato ers mis Tachwedd 2016.

Er mwyn cynnal cyfweliad cytbwys ac theg, pwysleisiodd y Cadeirydd ei bod yn bwysig i sicrhau bod gan bob Awdurdod Lleol gynrychiolaeth ar y Pwyllgor Penodi.

Mynegwyd pryder y byddai costau'r 3 swydd yn cyfateb i tua £250k ac felly, teimlwyd y dylid datblygu achos busnes.

Dywedwyd bod cyfarfod wedi'i drefnu gyda'r Cyfarwyddwyr ar 20 Gorffennaf 2018 i ystyried y Disgrifiadau Swydd yn fanylach.  

Yn sgil natur y rôlau a'r meysydd y byddant yn eu gwasanaethu, gofynnwyd i'r disgrifiadau swydd ar gyfer Pennaeth Perfformiad ac Arweinyddiaeth Ysgolion a'r Pennaeth Cymorth a Chwricwlwm gael eu newid i adlewyrchu hynny. Barnwyd bod angen i'r ymgeisydd llwyddiannus fod yn rhugl yn y defnydd o'r Gymraeg ar adeg penodi.

Yn ogystal, gan y byddai'r swydd Pennaeth Gwella Busnes i raddau helaeth yn swydd gefn swyddfa, cytunwyd y dylid nodi bod 'y gallu i weithio drwy gyfrwng y Gymraeg' yn parhau'n Ddymunol.

Cytunwyd

9.1.1 bod y cynnig i greu'r 3 swydd ganlynol:

­   Pennaeth Gwella Busnes

­   Pennaeth Perfformiad ac Arweinyddiaeth Ysgolion

­   Pennaeth Cymorth a'r Cwricwlwm

yn cael ei gymeradwyo yn amodol ar y canlynol:

i) bod y swyddi Pennaeth Perfformiad ac Arweinyddiaeth Ysgolion a Phennaeth Cymorth a'r Cwricwlwm yn cael eu diwygio i nodi 'bod y gallu i weithio drwy gyfrwng y Gymraeg yn Hanfodol ar lefel rugl ar adeg penodi;

ii) bod y Disgrifiadau Swydd a'r Manylebau Swydd yn cael eu hystyried ymhellach gan y Cyfarwyddwyr, y Swyddog Adran 151 a'r Gr?p AD (x6 un o bob Awdurdod Lleol).

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a oedd yn amlinellu sefyllfa bresennol y Cytundebau Lefel Gwasanaeth a'r trefniadau mewn da gan gynnwys argymhellion.

Nodwyd yn gyffredinol, bod llawer o'r gwasanaethau a ddarperir i ERW o dan gytundebau a thrwy gyfrwng CLG gan yr awdurdodau lleol wedi bod yn llwyddiannus.  Fodd bynnag, ystyriwyd ei bod yn amserol i gynnal adolygiad i ganfod gwerth am arian ac ansawdd a maint y gwasanaethau wrth i'r sefydliad ehangu.

Dywedodd y Rheolwr Gyfarwyddwr fod materion seilwaith hanfodol wedi'u nodi fel rhai sydd angen sylw brys, gan gynnwys Adnoddau Dynol, Cyllid, Archwilio, TG, Yswiriant, Llety, Iechyd a Diogelwch a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.  Oherwydd y lefel risg sylweddol, cynigiwyd cymeradwyo'r Cytundebau Lefel Gwasanaeth fel y nodir yn yr adroddiad.

Nodwyd mai Cyngor Sir Penfro oedd yn darparu'r rhan fwyaf o wasanaethau. 

Awgrymwyd ailsefydlu'r trefniadau o ran y Cytundebau Lefel Gwasanaeth o 1 Ebrill 2019.

Yn sgil yr uchod ac yn dilyn ymholiad a ddaeth i law ynghylch pwy oedd yn gyfrifol am yswiriant, gofynnodd y Cadeirydd am adroddiad pellach i gael ei gyflwyno i'r Cyd-bwyllgor nesaf a dywedodd y byddai'n ymarferol parhau gyda'r trefniadau presennol hyd nes y cyfarfod nesaf.

Cytunwyd

9.1.1     y byddai adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am faterion yswiriant yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Cyd-bwyllgor;

9.2.3     tan hynny bydd y Cytundebau Lefel Gwasanaeth presennol a'r trefniadau mewn da yn parhau;

9.1.2      gwahodd datganiadau o ddiddordeb o ran trefniadau mewn da/swyddogion statudol, a Chytundebau Lefel Gwasanaeth gan yr holl Awdurdodau Lleol o fis Medi 2018.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a oedd yn ceisio egluro cwmpas y gwaith a oedd yn cael ei gyflawni mewn perthynas â threfniadau llywodraethu ERW.

Nodwyd yn dilyn adroddiad diweddar ESTYN ac yn sgil yr adolygiad o'r Model Cenedlaethol, teimlwyd bod hyn yn amser da i adolygu'r trefniadau llywodraethu er mwyn sicrhau bod trefniadau llywodraethu ERW yn parhau'n effeithiol ac effeithlon.

Roedd yr adroddiad yn darparu manylion am y canlynol:

·         Egwyddorion llywodraethu da

·         Cylch gwaith y consortia rhanbarthol a'r Awdurdodau Lleol

·         Nodweddion y gwasanaeth gwella ysgolion sydd wedi'i fireinio yng Nghanolbarth a Gorllewin Cymru (drafft)

·         Yr heriau presennol

·         Meysydd allweddol i'w hadolygu

Er mwyn mynd i'r afael â rhai o'r heriau, roedd y meysydd allweddol ar gyfer yr adolygiad yn cynnwys strwythur llywodraethu arfaethedig a fyddai'n sicrhau bod yr holl randdeiliad yn glir ynghylch cylch gorchwyl pob gr?p/bwrdd, i gryfhau'r broses graffu ar ERW ac chryfhau sicrwydd ansawdd mewn Awdurdodau Lleol.  Yn ogystal, darparwyd aelodaeth drafft i'r Cyd-bwyllgor ynghyd â'r cylch gwaith a phwerau dirprwyedig y pwyllgor a oedd yn cynnwys 12 o gyfrifoldebau penodol er mwyn hyrwyddo gweithio ar y cyd wrth ddarparu gwasanaethau.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:-

·         Cyfeiriwyd at 12 cyfrifoldeb y Cyd-bwyllgor (Tudalen 466).  Mynegwyd sylw y dylai un o gyfrifoldebau'r Cyd-bwyllgor gynnwys 'monitro'r sefyllfa a chyfeiriad y darlun cenedlaethol’.

·         Mewn ymateb i nifer o ymholiadau ynghylch gwaith datblygu pellach, nododd y Cadeirydd y byddai'n anodd i ddatblygu'r Strwythur Rheoli ymhellach hyd nes ceir cadarnhau am y Model Cenedlaethol. 

Cytunwyd:

9.1.1     bod yr adroddiad arAmlinellu'r Cylch Gwaith ar gyfer Adolygu a Diwygio Trefniadau Llywodraethu ERW, yn cael ei nodi yn waith sydd ar y gweill;

9.1.2     bod yr adroddiad yn cael ei fwydo i Raglen Adolygu a Diwygio ERW (Cyd-bwyllgor 21/9/17 penderfyniad 7.1-7.3);

9.1.3     i nodi'r heriau.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a oedd yn tynnu sylw at y ffaith nad oedd ERW'n cydymffurfio ag amodau Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol (RCSIG). 

Atgoffodd y Rheolwr Gyfarwyddwr y Cyd-bwyllgor fod Llywodraeth Cymru wedi uno nifer o'r grantiau i'r Consortia Rhanbarthol yn un Grant Gwella Ysgolion Rhanbarthol  (RSIG). Roedd y cyllid fod cael ei dalu bod i'w dalu yn ddeufisol yn seiliedig ar gostau fel y nodir yn y Proffil Taliadau y cytunwyd arno â Llywodraeth Cymru.

Gwerth y grant i ERW oedd £40,971,102. Yn ogystal, mae'r Grant Amddifadedd Disgyblion i ERW, y cyfeiriwyd ato hefyd yn y llythyr cynnig yn yr atodiad, werth £24,233,150.  Nodwyd yn y llythyr cynnig grant, "Rydym yn cadw'r hawl i atal neu adennill unrhyw ran o'r cyllid”.

Nodwyd bod y rhanbarthau eraill wedi cael dyraniad y chwarter 1^af ac roeddent ar fin cael y dyraniad ar gyfer yr 2^il chwarter.  Nid oedd ERW wedi cael ei ddyraniad eto a oedd yn achosi pryder i ysgolion nad oedd wedi cael eu cyllid sylfaenol na'r Grant Gwella Addysg. 

Yn ogystal, nododd y Rheolwr Gyfarwyddwr wrth ddehongli'r amodau, nad yw ERW ar hyn o bryd yn bodloni o leiaf 6 o'r amodau fel y nodir yn yr adroddiad.

Pwysleisiodd y Rheolwr Gyfarwyddwr os na fyddai'r Cyd-bwyllgor yn cytuno ar  fformiwla ariannu cyffredin ar gyfer pob ysgol yn y cyfarfod hwn, ni fyddai ysgolion yn cael cyllid y tymor hwn.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd y Cyd-bwyllgor mewn sefyllfa i gytuno ar hyn hyd nes bod Cynllun Busnes ERW yn cael ei gymeradwyo (gweler eitem 6.7 uchod), yn dilyn cymeradwyaeth, bydd y mater yn cael ei ddwyn gerbron y Cyd-bwyllgor er mwyn cael penderfyniad.  Yn y cyfamser, awgrymwyd i barhau â'r fformiwla ariannu cyffredin presennol ar gyfer pob ysgol.

CYTUNWYD

10.1 i) bod y mater hwn yn cael ei ohirio i gyfarfod y Cyd-bwyllgor yn y dyfodol yn dilyn cymeradwyo Cynllun Busnes ERW (gan Lywodraeth Cymru) yn y cyfamser;

ii) bod Swyddogion yn parhau â'r fformiwla gyllido gyffredin cyfredol ar gyfer pob ysgol;

10.2 i gyfarwyddo'r Rheolwr Gyfarwyddwr i drafod trefniadau dros dro gyda Llywodraeth Cymru wrth i'r gwaith datblygu gael ei roi ar waith er mwyn cael ar grant ar gyfer ysgolion;

10.3 bod yr ysgolion yn cael gwybod drwy swyddogion A151 yr Awdurdod Lleol unigol.

Ni chodwyd unrhyw faterion eraill.