Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr B. Jones a G.B. Thomas.

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant personol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 19 Hydref 2023 yn gofnod cywir.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad a nodai'r hyn a wnaed mewn perthynas â'r camau, ceisiadau, neu atgyfeiriadau a oedd wedi deillio o gyfarfodydd blaenorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar y weithdrefn ddiwygiedig ar gyfer gwrandawiadau Côd Ymddygiad yn erbyn cynghorwyr a fabwysiadwyd yn flaenorol ym mis Mehefin 2022, gyda'r newidiadau'n adlewyrchu'r profiad a enillwyd wrth gynnal dau wrandawiad yn 2023. Manylwyd ar y weithdrefn ddiwygiedig yn yr atodiad i'r adroddiad a dyma'r prif newidiadau y cytunwyd arnynt yn flaenorol:

1.     Diwygio'r gweithdrefnau i adlewyrchu bod hawl gan y Cynghorydd i gael cynrychiolydd cyfreithiol.

2.     Egluro y bydd gwrandawiadau terfynol fel arfer yn cael eu clywed yn gyhoeddus.

3.     Darparu ar gyfer cyflwyno cwestiynau i swyddog ymchwilio'r Ombwdsmon (lle nad yw'r swyddog hwnnw hefyd yn dyst yn yr achos)

4.     Cynnwys datganiad cyffredinol mai bwriad y weithdrefn yw darparu cyfiawnder a thegwch i'r cynghorydd sy'n destun yr ymchwiliad ac unrhyw bartïon eraill dan sylw ac y bwriedir iddo hefyd gyflawni budd ehangach y cyhoedd o gael proses feirniadu agored a theg. 

5.     Cynnwys datganiad cyffredinol y gall y Pwyllgor adolygu'r weithdrefn mewn unrhyw achos, gan roi sylw i lesiant y cyhoedd a'r angen am broses feirniadu gymesur.

Nododd y Pwyllgor, er bod ystyriaeth wedi'i rhoi i'r cynnig, y dylid uno'r camau asesu cychwynnol ac adolygu cyn gwrandawiad i leihau'r cyfnod cyffredinol o amser dan sylw, na fyddai hynny'n bosibl am resymau cyfreithiol. Yn hytrach, roedd y rhan honno o'r weithdrefn wedi'i symleiddio cymaint â phosibl.

Nododd y Pwyllgor y dylid diwygio'r cyfeiriad at 'subject for the investigation' yn ail baragraff tudalen 19 i ddarllen 'subject of the investigation’.

Cyfeiriodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol at ymholiad a godwyd ynghylch rhan 6.1 o'r weithdrefn yn ymwneud â'r achos yn cael ei gynnal yn gyhoeddus, a chadarnhaodd y gallai ddiwygio'r geiriau i egluro y byddai aelodau'r cyhoedd yn bresennol yn y gwrandawiad fel 'arsylwyr yn unig' ac na fyddai hawl ganddynt gymryd rhan yn y gwrandawiad.

Cyfeiriwyd at 9.1 o'r polisi a fabwysiadwyd ym mis Mehefin 2022 hy: "Lle y gofynnwyd amdano bydd y gwrandawiad yn cael ei gynnal yn Gymraeg er mwyn bodloni gofynion statudol a Safonau'r Gymraeg. Bydd gwasanaeth cyfieithu yn cael ei ddarparu ar gyfer unrhyw berson sy'n bresennol yn y Gwrandawiad sy'n gofyn amdano’. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor nad oedd yr elfen honno wedi'i chynnwys yn y weithdrefn newydd. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol y byddai'r weithdrefn newydd yn cael ei diwygio i gynnwys y geiriad hwnnw.

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, mewn ymateb i gwestiwn ar gynnwys amseroedd o dan ran 4 o'r trafodion, y darparwyd ar eu cyfer o fewn 4.2 ond y gallai ddiwygio geiriad 4.2 i ddarllen 'amseroedd cywir’.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn amodol ar y diwygiadau y cyfeiriwyd atynt uchod, fabwysiadu'r weithdrefn ffurfiol ddiwygiedig ar gyfer clywed camau disgyblu Côd Ymddygiad yn erbyn cynghorwyr yn dilyn adroddiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, yn unol â Rhan III o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn manylu ar nifer y datganiadau a wnaed gan Gynghorwyr Cyngor Sir Caerfyrddin yn unol â Pharagraff 17 o Gôd Ymddygiad yr Aelodau ar gyfer rhoddion a lletygarwch sy'n werth dros £25 yn dilyn etholiadau llywodraeth leol Mai 2022. Nodwyd bod 8 datganiad wedi'u derbyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor brotocol y Cyngor ar gyfer unioni cwynion lefel isel gan aelod yn erbyn aelod ynghylch y côd ymddygiad, fel y'i mabwysiadwyd ar 10 Gorffennaf 2013, a oedd fel arfer yn ymwneud ag achosion honedig o fethu â dangos parch ac ystyried tuag at eraill, fel sy'n ofynnol o dan baragraff 4(b) o'r Côd, neu wneud cwynion blinderus, maleisus neu wamal yn erbyn aelodau eraill o dan baragraff 6(1)(d) o'r Côd.

Nodwyd bod y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) yn gosod dyletswydd newydd ar Arweinwyr Grwpiau i hyrwyddo safonau uchel o ymddygiad ymhlith aelodau eu grwpiau, a oedd yn gyson â'r trefniadau a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2013.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, mewn ymateb i ymholiad ar yr adran yn yr adroddiad sy'n ymwneud ag achosion parhaus o dorri'r rheolau ac ar bwy fyddai'n gyfrifol am adrodd i'r Ombwdsmon am aelod sy'n torri rheolau'r Côd yn barhaus, y byddai'n codi'r mater hwnnw gyda Swyddog Monitro'r Cyngor ac yn rhoi gwybod i'r aelodau am ganlyniad y drafodaeth honno drwy e-bost. Pe byddai aelodau o'r farn ei fod yn briodol yn dilyn y cyngor hwnnw, gallai'r Pwyllgor baratoi adroddiad i'w ystyried yn ei gyfarfod nesaf ym mis Mawrth 2024. Eglurodd hefyd y byddai angen i'r Cyngor benderfynu ar unrhyw newidiadau dilynol i'r protocol.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar ddyletswyddau Arweinwyr Grwpiau o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) ac i Ganllawiau Llywodraeth Cymru ac, yn dilyn ei gyfarfod a gynhaliwyd ym mis Medi 2023, rhoddwyd gwybod ei bod yn ofynnol iddo gytuno ar y 4 mater canlynol:

1.   Unrhyw newidiadau i'r templed a ddefnyddir gan Arweinwyr Grwpiau wrth adrodd i'r pwyllgor (atodir copi ohono i'r adroddiad).

2.   Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno adroddiadau.

3.   Y dyddiad y bydd y pwyllgor yn cyfarfod ag Arweinwyr Grwpiau ar ddechrau blwyddyn y cyngor 2024-2025.

4.   Y meini prawf ar gyfer mesur perfformiad yr Arweinwyr Grwpiau (atodir copi ohonynt i'r adroddiad).

Cyfeiriodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol at bwyntiau 2 a 3 uchod a rhoddwyd gwybod bod 22 Ebrill 2024 wedi'i nodi dros dro yn nyddiadur y Cyngor i'r Pwyllgor gyfarfod ag Arweinwyr y Grwpiau ac awgrymodd, pe byddai'r Pwyllgor yn cytuno ar y dyddiad hwnnw, mai'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno'i adroddiadau fyddai 5 Ebrill 2024.

Cyfeiriwyd at ddefnydd aelodau o ddulliau cyfathrebu ar-lein e.e. Facebook, WhatsApp ac ati mewn perthynas â hyrwyddo cwrteisi a pharch. Awgrymodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol y gellid cynnwys llinell ychwanegol briodol sy'n cwmpasu'r agwedd honno yn y templed a'r meini prawf y byddai perfformiad yn cael ei fesur yn eu herbyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

UNANIMOUSLY RESOLVED

Nid oedd dim materion brys i'w trafod.