Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Dydd Gwener, 17eg Mawrth, 2023 10.00 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP ac o bell. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Martin S. Davies  01267 224059

Nodyn: Moved from 24th March 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb. 

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 Yr Aelod

Rhif y Cofnod.

Y Math o Fuddiant

Y Cyng. K. Broom

3.2 - Crynodeb Blynyddol Archwilio Cymru 2022;

Cadeirydd Fforwm Trimsaran;

M. MacDonald

7 - Adroddiad Blynyddol Cwynion 2021-22;

Mae Mr MacDonald wedi bod yn ymwneud ag un o'r achosion sydd wedi ei gofnodi fel ystadegyn yn yr adroddiad. Arhosodd Mr MacDonald yn y cyfarfod ond ni chymerodd ran yn y trafodaethau na'r pleidleisio.

 

3.

ADRODDIADAU ARCHWILIO CYMRU:

Dogfennau ychwanegol:

3.1

DIWEDDARIAD RHAGLEN WAITH ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 81 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

 

 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad chwarterol Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru, ar 31Rhagfyr 2022, a oedd yn rhoi crynodeb o'r rhaglen waith ar gyfer llywodraeth leol, ynghyd â diweddariad ar y gwaith arolygu, gan gynnwys yr archwiliadau ariannol a pherfformiad sy'n berthnasol i Gyngor Sir Caerfyrddin.

 

Mewn diweddariad i'r adroddiad a ddosbarthwyd, rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor gan gynrychiolydd Archwilio Cymru, Mr. J. Blewitt, mai'r dyddiad cau ar gyfer cymeradwyo cyfrifon wedi'u harchwilio ar gyfer 2022/23 yw 30 Tachwedd 2023 oherwydd pwysau adnoddau yn Archwilio Cymru, ond roedd ymrwymiad i osod y dyddiad cau hwnnw'n gynharach dros y blynyddoedd sydd i ddod. Yn ogystal, yn dilyn ymgynghoriad ar ffioedd, byddai cynnydd o 4.8% mewn ffioedd ar gyfer rhai archwiliadau ariannol a pherfformiad a chynnydd o 10.2% ar gyfer gwaith archwilio ariannol ISA 315 gan arwain at gynnydd o 15% yn gyffredinol o'r elfen archwilio ariannol o'r ffi. Byddai llythyrau sy'n manylu ar y cynnydd yn cael eu hanfon i bob Swyddog Adran 151 cyn bo hir.

 

Wrth gydnabod yr heriau y mae Archwilio Cymru yn eu hwynebu o ran problemau capasiti a'r dyddiad cau uchod, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r Awdurdod yn llunio ei Ddatganiad Cyfrifon erbyn 30 Mehefin 2022.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.

 

 

3.2

ARCHWILIO CYMRU - CRYNODEB ARCHWILIAD BLYNYDDOL 2022 pdf eicon PDF 85 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[SYLWER: Roedd y Cynghorydd K. Broom wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, ac arhosodd yn y cyfarfod wrth i'r Pwyllgor ei hystyried].

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Crynodeb Archwilio Blynyddol 2022 a luniwyd gan Archwilio Cymru ar ei waith wedi'i gwblhau ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin ers yr Adroddiad Gwella Blynyddol diwethaf a gyhoeddwyd ym mis Ionawr 2022.  Nodwyd bod cyhoeddi'r Crynodeb Archwilio yn rhan o ddyletswyddau Archwilydd Cyffredinol Cymru.

 

Yn deillio o'r adroddiad, ac mewn ymateb i ymholiad, cadarnhaodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai adolygiad dilynol â'r pwnc "Trosolwg a Chraffu sy'n Addas i'r Dyfodol" yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Crynodeb Archwilio Blynyddol Cyngor Sir Caerfyrddin 2022.

 

3.3

ADRODDIAD ARCHWILIO CYMRU: LLAMU YMLAEN - RHEOLI ASEDAU - CYNGOR SIR CAERYRDDIN pdf eicon PDF 119 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a luniwyd gan Archwilio Cymru yn dilyn adolygiad o drefniadau'r Cyngor ar gyfer rheoli ei asedau gan ganolbwyntio ar swyddfeydd ac adeiladau y mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau i'w breswylwyr ohonynt. Amlinellwyd y camau a gynlluniwyd gan y Cyngor mewn ymateb i argymhellion Archwilio Cymru, fel y manylir arnynt yn Ffurflen Ymateb y Cyngor sydd ynghlwm wrth yr adroddiad, gan y Pennaeth Adfywio.

 

O ran perfformiad meincnodi ar reoli asedau gyda sefydliadau eraill, cynghorwyd y Pwyllgor nad oedd cymariaethau uniongyrchol nid yn unig gydag awdurdodau lleol eraill ond o fewn Sir Gaerfyrddin ei hun bob amser yn bosibl oherwydd oed/dylunio ac ati adeiladau.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

3.3.1 nodi canfyddiadau ac argymhellion adroddiad lleol Archwilio Cymru;

3.3.2 nodi ymateb Cyngor Sir Caerfyrddin i argymhellion yr adroddiad lleol sy'n berthnasol i'r Cyngor.

 

3.4

ADRODDIAD ARCHWILIO CYMRU: LLAMU YMLAEN - RHEOLI GWEITHLU -CYNGOR SIR CAERYRDDIN pdf eicon PDF 117 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a luniwyd gan Archwilio Cymru yn dilyn adolygiad o drefniadau'r Cyngor ar gyfer rheoli ei weithlu.  Amlinellwyd y camau a gynlluniwyd gan y Cyngor mewn ymateb i argymhellion Archwilio Cymru, fel y manylir arnynt ar Ffurflen Ymateb y Cyngor sydd ynghlwm wrth yr adroddiad, gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad). Roedd hyn yn cynnwys datblygu Strategaeth Trawsnewid a Strategaeth y Gweithlu diwygiedig

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

3.4.1 nodi canfyddiadau ac argymhellion adroddiad lleol Archwilio Cymru;

3.4.2 nodi ymateb Cyngor Sir Caerfyrddin i argymhellion yr adroddiad lleol sy'n berthnasol i'r Cyngor. 

 

4.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2022/23 pdf eicon PDF 99 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r y Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddodd ddiweddariad ar y cynnydd a wnaed ar weithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23 ynghyd â chrynodebau o dri archwiliad ar systemau Ariannol Allweddol. Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r rhaglen archwilio a oedd yn dangos cyfradd gwblhau o 76% hyd yn hyn yn erbyn targed o 76%.

 

Cytunodd y Prif Archwilydd i roi awgrym i'r swyddogion perthnasol eu bod yn ailystyried y dyddiad targed ar gyfer llunio dogfen Canllawiau TAW. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod adroddiad diweddaru'r Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 yn cael ei dderbyn. 

 

5.

ARGYMHELLION ARCHWILIAD MEWNOL pdf eicon PDF 98 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd wedi'i wneud o ran yr argymhellion Archwilio Mewnol a oedd yn ymwneud â blwyddyn ariannol 2021/22.

 

Codwyd pryderon ynghylch y ganran uchel o reolwyr nad oedd wedi ymateb i Ymarfer Ardystio Gweithwyr 2021/22 a'r posibilrwydd o'i gynnal eto yn 2022/23. Cytunodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i rannu'r pryderon hyn â'r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn argymhellion yr adroddiad mewnol. 

 

6.

CYNLLUN ARCHWILIAD MEWNOL BLYNYDDOL 2023/24 & BWRIEDIR EI GYNNWYS YN 2023-26 pdf eicon PDF 107 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 a'r hyn a gynllunnid ar gyfer 2023-26.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y Cynllun Archwilio ar gyfer 2023/24 wedi ei lunio gan ddefnyddio egwyddorion asesu risg a'i fod yn ystyried newidiadau mewn gwasanaethau. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

6.1 cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2023/24;

6.2. cadarnhau cwmpas y cynllun ar gyfer 2023-26. 

 

7.

ADRODDIAD BLYNYDDOL CWYNION 2021-22 pdf eicon PDF 106 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[SYLWER: Roedd Mr. M. MacDonald wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, ac arhosodd yn y cyfarfod wrth i'r Pwyllgor ei hystyried].

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol Cwynion 2021-22 a roddodd fanylion am y broses g?ynion corfforaethol a'r data am g?ynion / canmoliaeth a ddaeth i law yn ystod 2021-22. Nodwyd bod cwynion yn ymwneud â materion Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn cael eu rheoli gan y Tîm Perfformiad, Dadansoddwr a Systemau yn yr Adran Cymunedau, ac er bod y data wedi'i gynnwys yn yr adroddiad y soniwyd amdano uchod, cafodd ei gynnwys hefyd yn yr Adroddiad Blynyddol ar Effeithiolrwydd Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol 2021 - 22.

 

Ymddiheurodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth am yr oedi cyn cyflwyno'r adroddiad a rhoddodd sicrwydd y byddai'r adroddiad, yn y dyfodol, yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn gynharach yng nghylch y cyfarfodydd.

 

Awgrymwyd y byddai'n ddefnyddiol cael data cymharol yn yr adroddiad sy'n ymwneud â'r flwyddyn flaenorol gyda'r bwriad o allu nodi unrhyw dueddiadau penodol o ran nifer y cwynion a ddaeth i law.

 

Nodwyd, er yr ymatebwyd i 59% o g?ynion Cam 1 a dim ond 27% o gwynion Cam 2 o fewn yr amserlen ofynnol, y byddai'n fuddiol yn y dyfodol i gynnwys manylion pellach am yr amserlenni o ran ymateb i'r holl g?ynion a ddaeth i law yn ystod y flwyddyn. Dywedwyd ymhellach, o ran Gofal Cymdeithasol i Oedolion, y dylid rhoi sylw i g?ynion am y gwasanaeth nad oedd unigolion wedi ei dderbyn. Ystyriwyd y byddai'n ddefnyddiol cynnwys gwybodaeth yn yr adroddiad sy'n deillio o achwynwyr yn cael cyfle i roi adborth ar y ffordd yr ymdriniwyd â'r g?yn ac awgrymwyd y dylid ystyried hyn ar gyfer cwynion Cam 2 yn y lle cyntaf.

 

Cyfeiriwyd at y datganiad yn yr adroddiad 'Canlyniadau nas cofnodwyd ar gyfer Cwynion Cam Statudol 1 yn unol â chanllawiau Cwynion Gofal Cymdeithasol' fel rhai a allai fod yn gamarweiniol gan fod y Rheoliadau'n mynnu bod yn rhaid cofnodi canlyniadau'r holl g?ynion.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Adroddiad Blynyddol Cwynion 2021-22 a bod y materion a godwyd yn cael eu nodi ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol. 

8.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL 2022/23 CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 100 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cofrestr Risg Gorfforaethol 2022/23a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu.

 

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol bod ymarfer yn cael ei gynnal ar hyn o bryd i leihau faint o fanylion oedd yn cael eu cynnwys yn y gofrestr fel bod ganddo ffocws mwy strategol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cofrestr Risg Gorfforaethol Cyngor Sir Caerfyrddin 2022/23. 

 

9.

BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith  ar gyfer cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022/23, a oedd yn nodi'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.  Roedd hyn yn cynnwys ymarfer hunan-asesu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau ymgymryd â'u rôl ar y Pwyllgor yn effeithiol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

 

10.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I'R PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 28 Tachwedd  2022.

 

11.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO AR 16EG RHAGFYR, 2022 pdf eicon PDF 149 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Rhagfyr 2022 yn gofnod cywir.

 

12.

GORCHYMYN I'R CYHOEDD ADAEL Y CYFARFOD

NIDDYLID CYHOEDDI’RADRODDIADAU SY’NYMWNEUD Â’R
MATERION CANLYNOL GAN EI FOD YN CYNNWYS GWYBODAETH
EITHRIEDIG FEL Y’I DIFFINIWYD YM MHARAGRAFF 14 O RAN 4 O
ATODLEN12A IDDEDDF LLYWODRAETHLEOL 1972FEL Y’I
DIWYGIWYD GAN ORCHYMYN LLYWODRAETH LEOL (MYNEDIAD AT
WYBODAETH) (AMRYWIO) (CYMRU) 2007. OS BYDD Y PWYLLGOR AR
ÔL CYNNAL PRAWF LLES Y CYHOEDD YN PENDERFYNU YN UNOL
Â’RDDEDDF, IYSTYRIED YMATER HYNYN BREIFAT,
GORCHMYNNIRI’R CYHOEDDADAEL YCYFARFOD YNYSTOD
TRAFODAETH O’R FATH.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007, orchymyn i'r cyhoedd adael y cyfarfod tra oedd yr eitem ganlynol yn cael ei hystyried, gan fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffiniwyd ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf. 

 

13.

ARCHWILIO CYMRU: GWERSI O YMOSODIADAU SEIBR (HYDREF 2022)

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ar ôl cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod rhif 12 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig am faterion ariannol neu faterion busnes unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).  Roedd prawf budd y cyhoedd mewn perthynas â'r adroddiad hwn yn drech na budd y cyhoedd o ran datgelu'r wybodaeth oedd ynddo, gan fod Archwilio Cymru wedi rhannu'r adroddiad yn gyfrinachol ac wedi cynghori ei fod yn cael ei ystyried mewn sesiwn breifat.

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a luniwyd gan Archwilio Cymru o'r enw 'Dysgu rhag ymosodiadau seibr' a'u pwrpas oedd ysbrydoli uwch-arweinwyr cyrff cyhoeddus (a'r rhai fu'n craffu arnynt) i weithredu ymhellach ar wytnwch seiber. Dywedwyd y byddai'r adroddiad hwn yn ddefnyddiol ac yn addysgiadol i bob corff cyhoeddus gan ei fod yn amlwg wedi pwysleisio'r effaith y cafodd ymosodiadau o'r fath ar awdurdodau ac asiantaethau lleol eraill ledled y DU.  

 

Awgrymwyd y byddai'n briodol i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad cyfrinachol o fewn y chwe mis nesaf a oedd yn darparu, ar ffurf gryno, ddatganiad sefyllfa i Gyngor Sir Caerfyrddin mewn perthynas â'r cwestiynau a ofynnwyd o fewn 'Arddangosion' 2-8 y cyfeirir atynt o fewn yr adroddiad a grybwyllwyd uchod, er mwyn i'r aelodau gael sicrwydd bod trefniadau diogelwch TG yr Awdurdod yn gadarn.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

13.1 nodi canfyddiadau adroddiad cenedlaethol Archwilio Cymru;

13.2 bod adroddiad cyfrinachol sy'n rhoi datganiad sefyllfa ac ymateb i'r 'Arddangosion' 2-8 y cyfeirir atynt o fewn adroddiad Archwilio Cymru yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn y chwe mis nesaf.