Agenda a Chofnodion

from 14/09/20, Pwyllgor Archwilio - Dydd Gwener, 11eg Medi, 2020 2.00 yp, WEDI SYMUD

Lleoliad: Rhith-Gyfarfod -.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Michelle Evans Thomas  01267 224470

Nodyn: Virtual meeting - members of the public can view the meeting live via the Authority's website. If you require Welsh to English simultaneous translation during the meeting please telephone 0330 336 4321- passcode 86486599# (For call charges contact your service provider) 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol byddai rhaid iddo gadael y cyfarfod am 3.30 p.m.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Aelod

Rhif y Cofnod

Y Math o Fuddiant

 

A.G. Morgan

 

3 – Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin

10.          

 

Mae'n denant yn Llynnoedd Delta

 

 

J. James

 

3.4 – Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin 2019/20

 

 

Mae hi'n Is-gadeirydd ac yn Ymddiriedolwr i Ardd Fotaneg Genedlaethol Cymru.

 

 

 

3.

DATGAN CYFRIFON CYNGOR SIR GAERFYRDDIN:-

3.1

ADRODDIAD DATGANIADAU ARIANNOL CYNGOR SIR GAERFYRDDIN (ISA 260); pdf eicon PDF 75 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol (ISA 260). Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o gyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2019/20. 

Yr Archwilydd Cyffredinol oedd yn gyfrifol am ddarparu sylwadau ynghylch a yw'r datganiadau ariannol yn olwg gywir a theg ar sefyllfa Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31 Mawrth 2020. 

 

Dywedodd Jason Garcia o Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y cyfrifon, ond roedd rhai materion yr oedd angen eu hadrodd i'r Pwyllgor cyn iddynt gael eu cymeradwyo, a bod manylion wedi'u cynnwys yn yr adroddiad.

 

Nodwyd bod barn archwilio amodol yn cael ei chyhoeddi lle mae pryderon perthnasol am rai agweddau ar y cyfrifon, neu fel arall cyhoeddir barn ddiamod. Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon ac y byddai'n cael ei chyhoeddi cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.   Roedd y Pwyllgor hefyd yn falch o nodi nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro.

 

Estynnwyd llongyfarchiadau i'r holl swyddogion oedd yn rhan o'r gwaith o lunio adroddiad cadarnhaol iawn yn ystod cyfnod heriol iawn.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2019/20.

 

3.2

LLYTHYR CYNRYCHIOLAETH. pdf eicon PDF 91 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru a baratowyd gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio, yn unol â gofynion y Datganiad ar Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr).

 

Roedd angen cydnabyddiaeth ffurfiol y Pwyllgor o ymateb Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar Archwilio Cymru hefyd.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod yn ffurfiol y Llythyr Sylwadau gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio at Archwilio Cymru.

 

3.3

YMHOLIADAU ARCHWILIO AR GYFER Y RHEINY SY'N GYFRIFOL AM LYWODRAETHU A RHEOLAETH; pdf eicon PDF 91 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar Ymholiadau Archwilio i’r Rheiny sy’n Gyfrifol am Lywodraethu. 

 

Mae'n ofynnol i Archwilio Cymru gynnal ei archwiliad ariannol yn unol â'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio. Fel rhan o ofynion y Safonau, mae'n ofynnol i Archwilio Cymru geisio'n ffurfiol ystyriaeth a dealltwriaeth yr Awdurdod, wedi'u cofnodi, o nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar yr archwiliad o'r datganiadau ariannol. Mae'r ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu, sef y Pwyllgor Archwilio.

 

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y meysydd llywodraethu hynny y ceisiodd Archwilio Cymru farn arnynt ac roedd y wybodaeth a roddwyd yn llywio eu dealltwriaeth o'r Cyngor a'i brosesau busnes ac yn cefnogi eu gwaith wrth ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2019/20.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

 

3.4

DATGAN CYFRIFON CYNGOR SIR GAERFYRDDIN 2019/20. pdf eicon PDF 106 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[NODER:  Roedd y Cynghorydd A.G. Morgan a Mrs J. James wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach.]

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon 2019/20 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin wedi'i archwilio, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd yn 2018).  

 

Nodwyd bod nifer o ddiwygiadau wedi'u gwneud i'r cyfrifon, fel y crybyllwyd yn yr ISA 260, gan gynnwys eglurhad ynghylch rhai nodiadau datgelu. O ran Cronfa'r Cyngor, nid oedd newid wedi bod i'r balansau ar y cronfeydd cyffredinol na'r cronfeydd wrth gefn am y flwyddyn, ac nid oedd newid i falans y Cyfrif Refeniw Tai ar ddiwedd y flwyddyn. Roedd yr holl newidiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru wedi'u hadlewyrchu yn y Datganiad Cyfrifon.

 

Cyfeiriodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol at baragraff 3.3.6.3 ar dudalen 20 yr adroddiad a thynnodd sylw'r Pwyllgor at y cyfeiriad at y ffaith bod gan yr holl aelodau craffu b?er i alw penderfyniadau gweithredol i mewn.  Eglurodd fod gan unrhyw dri aelod o'r Cyngor y p?er hwn a chynhigiodd fod hyn yn cael ei ddiwygio.  Cyfeiriodd hefyd at y cyfeiriad yn yr un paragraff at gyfnod galw o 3 diwrnod ar gyfer penderfyniadau gweithredol.  Dywedodd wrth y Pwyllgor mai 5 diwrnod yw'r cyfnod galw mewn gwirionedd felly byddai angen diwygio'r cyfeiriad hwn hefyd.  Ychwanegodd fod y wybodaeth hon wedi'i hailadrodd yn ddiweddarach yn yr adroddiad ym mharagraff 3.3.7.7 felly byddai angen diwygio'r paragraff hwn hefyd.

 

Roedd y Cyfarwyddwr am ddiolch i Bennaeth y Gwasanaethau Ariannol, y Rheolwr Cyllid a'u staff am eu holl waith galed i gwblhau'r Datganiad Cyfrifon yn llwyddiannus o dan amgylchiadau anodd iawn. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2019/20 Cyngor Sir Caerfyrddin, wedi'u harchwilio. 

 

 

 

4.

DATGANIAD ARIANNOL AWDURDOD HARBWR PORTH TYWYN 2019-20. pdf eicon PDF 87 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd yn ofynnol i'r Cyngor gymeradwyo cyfrifon 2019/20 yr Awdurdod Harbwr wedi'u harchwilio er mwyn cydymffurfio â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.  Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi dirprwyo pwerau i gymeradwyo'r Cyfrifon yn unol â'r Mesur Llywodraeth Leol.

 

Mae ystod o bwerau a dyletswyddau statudol gan Gyngor Sir Caerfyrddin er mwyn gwella, cynnal a rheoli harbwr Porth Tywyn, a hynny drwy Orchymyn Adolygu Harbwr Porth Tywyn 2000. Yn unol â Deddf Harbyrau 1964, mae'n ofynnol i Awdurdodau Harbwr statudol lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, mae'r cyfrifon hyn ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau. Ym mis Ebrill 2018, roedd yr Awdurdod wedi rhoi prydles hirdymor i The Marine & Property Group Ltd, a gymerodd gyfrifoldeb dros gynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn ac o ganlyniad roedd llawer llai o weithgaredd ar y datganiad. Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2019/20 oedd £76k (2018-29 £533k) ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin. Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2020 yn dod i gyfanswm o £950k. Roedd y gostyngiad yn y costau o flwyddyn i flwyddyn o £457k yn bennaf yn ymwneud â gostyngiad o £545k mewn gwariant cyfalaf a gostyngiad o £5k mewn costau gweithredu wedi'i wrthbwyso gan ostyngiad o £83K mewn incwm.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn wedi'u harchwilio ar gyfer 2019/20.

 

 

 

5.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN ARCHWILIO CYMRU:-

5.1

ADRODDIAD LLEOL ARCHWILIO CYMRU - ASESIAD CYNALIADWYEDD ARIANNOL - CYNGOR SIR GAERFYRDDIN pdf eicon PDF 60 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru mewn perthynas â'r Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol o Gyngor Sir Caerfyrddin.  Cynhaliwyd yr asesiad hwn ar bob Awdurdod Lleol yng Nghymru.

 

Nod yr asesiad oedd asesu cynaliadwyedd sefyllfa ariannol pob Cyngor yn y tymor byr i'r tymor canolig. Roedd hyn yn cynnwys canolbwyntio ar strategaeth ariannol pob Cyngor yn ogystal ag adolygu dangosyddion ariannol sefyllfa ariannol pob Cyngor mewn perthynas â'r canlynol:-

 

• perfformiad yn erbyn y gyllideb;

• cyflawniad cynlluniau arbed;

• defnydd o gronfeydd wrth gefn;

• y dreth gyngor; a

• benthyca.

 

Nododd y Pwyllgor fod Archwilio Cymru, yn gyffredinol, wedi gweld bod y Cyngor wedi cynnal sefyllfa ariannol gynaliadwy hyd yn hyn ond bydd angen iddo barhau i ddatblygu ei ymagwedd tuag at gyflawni arbedion o ystyried y pwysau disgwyliedig ar y gyllideb.  Mae strategaeth y Cyngor wedi'i helpu i gynnal sefyllfa ariannol gref hyd yn hyn

 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Archwilio Cymru mewn perthynas a'r Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol o Gyngor Sir Caerfyrddin.

 

 

 

 

5.2

ADRODDIADAU CENEDLAETHOL ARCHWILIO CYMRU. pdf eicon PDF 64 KB

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiadau cenedlaethol canlynol a gyhoeddwyd yn ddiweddar gan Archwilio Cymru:-

 

-       Gwella ein Perfformiad - Mynd i’r Afael â Thwyll yng Nghymru (Gorffennaf 2020)

-       Cysgu Allan yng Nghymru – Problem i Bawb; Cyfrifoldeb i Neb (Gorffennaf 2020)

-       Canfyddiadau o Archwiliadau Egwyddor Datblygu Cynaliadwy’r Archwilydd Cyffredinol (Mai 2020)

 

Gofynnwyd y cwestiynau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

 

·         Gofynnwyd a yw argymhellion o adroddiadau cenedlaethol yn cael eu nodi gan y weithrediaeth berthnasol a hefyd, mewn perthynas ag unrhyw argymhellion sy'n effeithio ar y Pwyllgor Archwilio, sut yr oedd swyddogion yn bwriadu sicrhau bod y Pwyllgor yn cymryd rhan lawn yn y broses.  Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y tîm polisi yn gyfrifol am gydgysylltu adroddiadau cenedlaethol.  Mae gwaith eisoes wedi dechrau ar y mater o fynd i'r afael â thwyll a bydd y wybodaeth hon yn cael ei hychwanegu at System Monitro Perfformiad a Gwella yr Awdurdod.  Bydd adroddiadau rheolaidd ar atal twyll yn cael eu cyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol a bydd adroddiad blynyddol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio;

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiadau cenedlaethol Archwilio Cymru a nodir uchod.

 

6.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH Y CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2020/21. pdf eicon PDF 71 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

 

Tynnodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol sylw'r Pwyllgor at y ffaith bod adran ychwanegol wedi'i hychwanegu at y cynllun mewn perthynas ag atal twyll, a fyddai'n helpu i fynd i'r afael â'r pryderon a amlygwyd gan Archwilio Cymru yn ei adroddiad yn gynharach ar yr agenda. 

 

Gofynnwyd y cwestiynau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

 

·         Gofynnwyd a yw swyddogion yn disgwyl i unrhyw waith arall godi yn ystod y flwyddyn heblaw am yr hyn a gafodd ei gynnwys yn y cynllun, gan fod gwaith ychwanegol wedi'i wneud y llynedd a roddodd bwysau ar y tîm.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor nad oedd cynlluniau i wneud unrhyw waith ychwanegol, ond bod gwybodaeth gan Lywodraeth Cymru mewn perthynas â Covid-19 yn ddisgwyliedig.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

 

 

 

7.

BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO. pdf eicon PDF 71 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith flynyddol a oedd yn manylu ar yr adroddiadau fydd yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor eu hystyried yn ystod cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2020/21.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2020/21. 

 

 

 

8.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL 2021/21. pdf eicon PDF 122 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor Gofrestr Risg Gorfforaethol 2020/21 i'w hystyried. 

 

Mae'r Awdurdod yn cadw Cofrestr Risg Gorfforaethol er mwyn gwerthuso pa mor agored ydyw i risgiau strategol allweddol.

 Roedd yr Asesiad Corfforaethol wedi argymell y dylai'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gael ei rhannu gyda'r Pwyllgor Archwilio.

  Mae'r gwaith o adolygu a monitro'r Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi'i ddirprwyo i'r Pwyllgor Archwilio yn unol â'r Cylch Gwaith.

 

Nododd y Pwyllgor fod un rhan o'r risg a nodwyd mewn perthynas â chynllunio gorfodaeth leol wedi'i dileu o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol.  Roedd y Pwyllgor hefyd yn falch o nodi nad oedd cynnig i gynnwys unrhyw risgiau ychwanegol ar y Gofrestr. 

 

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         O ran y risg a nodwyd mewn perthynas ag ysgolion nad ydynt yn gwneud gwaith atgyweirio a gwaith cynnal a chadw rheolaidd i eiddo, cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd y wybodaeth yn y golofn ddiweddariadau yn gyfredol a gofynnwyd i swyddogion a oedd unrhyw wybodaeth fwy cyfredol ar gael.  Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wybod i'r Pwyllgor y byddai hi'n gofyn am ddiweddariad gan yr adran berthnasol;

·         Pwysleisiwyd bod y cynnydd o ran Clefyd Coed Ynn yn dda iawn a gofynnwyd i swyddogion a oedd unrhyw ddiweddariad.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod swyddogion yn gwneud cynnydd eithaf da o ran y broses gaffael a'u bod yn gweithio tuag at sicrhau ei bod ar waith erbyn mis Tachwedd.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Gofrestr Risg Gorfforaethol 2020/21.

 

9.

ADRODDIADAU CYNNYDD:-

9.1

GWERTHUSO ADOLYGIAD Y CYNGOR O RAN REOLI PERFFORMIAD POBL - DIWEDDARIAD MEDI 2020. pdf eicon PDF 451 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn ei gyfarfod diwethaf, gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ynghylch y cynnydd sy'n cael ei wneud mewn perthynas â gweithredu argymhellion a ddeilliodd o Adolygiad y Cyngor o Reolaeth Perfformiad Pobl.

 

 

 

Yn ystod 2017, o ganlyniad i bryderon a amlygwyd gan y tîm Archwilio Mewnol, cynhaliwyd adolygiad gan y Gweithgor Adolygu Rheolaeth Perfformiad Pobl Corfforaethol o fframwaith Rheoli Perfformiad Pobl y Cyngor a chyflwynodd ei ganfyddiadau i Dîm Rheoli Corfforaethol y Cyngor. Ar ôl hynny rhoddodd y canfyddiadau yn ffurfiol i'r Bwrdd Llywodraethu Strategaeth Pobl ym mis Chwefror 2018 a oedd yn gyfrifol am lunio cynllun gweithredu manwl.

 

Rhoddodd yr adroddiad ddiweddariad ynghylch y cynnydd sydd wedi'i wneud o ran mynd i'r afael ag argymhellion yr adolygiad a chadarnhaodd fod yr holl argymhellion wedi'u cwblhau erbyn hyn. Soniodd yr adroddiad hefyd am effaith COVID-19, yn enwedig mewn perthynas â'r gofyniad am weithio mewn modd mwy ystwyth a hyblyg, gan gydymffurfio â'r gofynion deddfwriaethol mewn perthynas â chadw pellter cymdeithasol.

 

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod gweithio gartref wedi amlygu problemau o ran cysylltedd band eang yng Nghymru wledig.  Mae hefyd wedi datgelu problemau eraill megis arwahaniad, diffyg lle gartref ar gyfer swyddfa gartref, a phwysleisiwyd pwysigrwydd bod yn ymwybodol o faterion o'r fath a chydymdeimlad â materion o'r fath.  Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol wrth y Pwyllgor ein bod yn newid o broffiliau swyddi technegol traddodiadol i ddull sy'n canolbwyntio mwy ar bobl, yn sgil arwahaniad; 

·         O ran y gofrestr rhoddion a chroesogarwch, gofynnwyd i swyddogion sut y mae'r broses hon yn cael ei dilysu/archwilio.  Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol wrth y Pwyllgor fod y broses wedi'i hailwampio a bod pob ffurflen wedi'i hailysgrifennu i'w gwneud yn llawer mwy cynhwysfawr gan nad oedd mor llym ag yr oedd angen iddi fod. Bydd yn ofynnol i bob aelod o staff lenwi ffurflen datganiad buddiant p'un a oes ganddo fuddiant ai peidio;

·         Gofynnwyd i swyddogion am y broses a gynhelir ar gyfer arfarniadau a beth y mae'n ei gynnwys.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod y broses ar gyfer arfarniadau yn rhy fecanistig o lawer o'r blaen.  Nod arfarniadau yw cefnogi pobl;

·         Gofynnwyd i swyddogion am y polisi cyffredinol mewn perthynas â chadw mewn cysylltiad â staff.  Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol wrth y Pwyllgor fod hyn yn cael ei wneud drwy ddiwrnodau Cadw mewn Cysylltiad yn bennaf.  Mae gan yr Awdurdod ddyletswydd gofal i'w weithwyr sy'n cynnwys iechyd meddwl.

·          

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

9.1.1  dderbyn yr adroddiad;

9.1.2  nid oes angen cyflwyno adroddiad diweddaru pellach i'r Pwyllgor gan fod yr holl gamau gweithredu wedi'u cwblhau.

 

9.2

ADOLYGIAD RHEOLI EDDO - DIWEDDARIAD CYNNYDD. pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad diweddaru cynnydd mewn perthynas ag Is-adran Rheoli Eiddo yr Awdurdod.

 

Yn ei gyfarfod ar 24 Ionawr 2020, gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ynghylch y cynnydd sydd wedi'i wneud o ran mynd i'r afael â'r argymhellion a ddeilliodd o'r adolygiad archwilio o'r is-adran Rheoli Eiddo.  Nododd yr adolygiad nifer o bryderon mewn perthynas â'r gwaith o reoli a gweinyddu eiddo prydles yr Awdurdod a chafodd cynllun gweithredu ei lunio i fynd i'r afael â'r pryderon hyn.  Lluniwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r pryderon hyn a oedd yn manylu ar y camau gweithredu penodol a gyflawnwyd a rhoddodd yr adroddiad ddiweddariad ynghylch y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r camau gweithredu a gynlluniwyd. 

 

Nodwyd y gallai fod angen mireinio rhai agweddau ar y polisi gwaredu gan fod staff yn gweithio gartref oherwydd pandemig COVID 19, yn enwedig o ran llofnodi, ac a ellid gwneud hyn yn electronig. Mae'n bosibl y bydd pandemig COVID 19 yn cael effaith negyddol sylweddol ar lefelau rhent ac yn unol â hynny nid oedd cynnydd rhent drwy adolygiadau neu adnewyddiadau yn debygol o ddigwydd yn y tymor byr. 

 

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Gofynnwyd a ddylai'r Awdurdod fod yn caniatáu i denant is-osod i denant arall. Esboniodd y Pennaeth Adfywio y byddai'n dderbyniol pe bai'r is-denant yn bodloni'r holl ofynion.  Fel ceidwaid canol y dref byddai'n well gan yr Awdurdod weld eiddo'n cael ei ddefnyddio yn hytrach na bod yn wag.  Mae angen i ni sicrhau canol trefi bywiog ac mae swyddogion yn gweithio tuag at gael cymysgedd o hamdden a llety yn yr hyn a arferai fod yn unedau manwerthu. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

9.1.1  dderbyn yr adroddiad;

 

9.1.2  bod canlyniadau'r archwiliad dilynol yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor maes o law.

 

 

10.

RHEOLAU GWEITHDREFN ARIANNOL. pdf eicon PDF 86 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi'u hadolygu a'u diwygio i sicrhau bod yr holl wybodaeth sy'n cael ei chynnwys yn gyfredol ac yn briodol.

 

Mae'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol yn darparu strwythur ac yn esbonio'r gweithdrefnau y mae'n rhaid i swyddogion ac aelodau eu dilyn i sicrhau safonau uchel o reolaeth ariannol ac felly'n caniatáu i Swyddog Adran 151 yr Awdurdod gyflawni ei ddyletswydd statudol o dan Ddeddf Cyllid Llywodraeth Leol 1972 (Adran 151) mewn perthynas â'r weinyddiaeth briodol o faterion ariannol y Cyngor. Gall Prif Swyddogion ddirprwyo swyddogaethau o natur ariannol i swyddogion unigol e.e. rheolaeth gyllidebol, archebu nwyddau/gwasanaethau, talu cyfrifon ac ardystio taflenni amser.  Os bydd swyddogion yn ymgymryd â gweithgaredd sy'n effeithio ar gyllid y Cyngor, dylent sicrhau eu bod yn deall gofynion y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol fel eu bod yn cydymffurfio â'r trefniadau cymeradwy.

 

Mae'r Pwyllgor Archwilio wedi dirprwyo awdurdod, yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor, i ystyried a chymeradwyo diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol.

 

Gofynnwyd y cwestiwn canlynol ynghylch yr adroddiad:-

 

·         Cyfeiriwyd at y defnydd o lofnodion electronig a'r ffaith ei bod yn ymddangos nad oes unrhyw gyfeiriad at hyn ym mholisïau TG yr Awdurdod. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol diwygiedig.

 

11.

RHEOLAU GWEITHDREFN CONTRACT DIWYGIEDIG. pdf eicon PDF 84 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau wedi'u hadolygu a'u diweddaru i ystyried nifer o newidiadau yn y rheoliadau caffael a'r polisïau/gweithdrefnau caffael. Amlygwyd y diwygiadau arfaethedig i'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau yn yr adroddiad.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau (fersiwn 3).

 

12.

COFNODION GRWPIAU PERTHNASOL I'R PWYLLGOR ARCHWILIO:- pdf eicon PDF 79 KB

12.1

COFNODION CYFARFOD Y GRŴP LLYWIO RHEOL RISG A GYNHALIWYD AR Y 31AF GORFFENNAF, 2020; pdf eicon PDF 142 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 31 Gorffennaf 2020.

 

 

 

12.2

COFNODION CYFARFOD Y PANEL GRANTIAU A GYNHALIWYD AR Y 12EG MEHEFIN, 2020. pdf eicon PDF 129 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2020.

 

 

 

13.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 29AIN GORFFENNAF, 2020. pdf eicon PDF 111 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Gorffennaf 2020 gan eu bod yn gywir.

 

</AI22>

<TRAILER_SECTION>