Agenda a chofnodion drafft

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr G. Morgan a J. Williams.</AI1><AI2>

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad chwarterol Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru, ar 31 Rhagfyr 2024, a oedd yn rhoi crynodeb o'r rhaglen waith ar gyfer llywodraeth leol, ynghyd â diweddariad ar y gwaith arolygu, gan gynnwys yr archwiliadau ariannol a pherfformiad sy'n berthnasol i Gyngor Sir Caerfyrddin.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

·       Eglurodd Cynrychiolydd Archwilio Cymru, mewn ymateb i ymholiad, fod

disgwyl i'r gwaith o Archwilio Grantiau a Dychwelebau 2023-24 y Cyngor gael ei gwblhau o fewn yr wythnosau nesaf. Ychwanegodd fod adroddiad Archwilio Cymru ar gyfer Sir Gaerfyrddin ar 'Ofal Heb ei Drefnu' yn cael ei gwblhau ac y dylai fod ar gael i'w ystyried gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

• Cyfeiriodd y Cadeirydd at arolygiad Estyn o Wasanaethau Addysg Casnewydd a gwaith ieuenctid yr awdurdod lleol a oedd wedi nodi arfer cadarn yn y meysydd sy'n ymwneud â chefnogi cyllid ysgolion, sawl agwedd ar wella ysgolion a darpariaeth Anghenion Dysgu Ychwanegol, yn ogystal â'u gwaith yn datblygu addysg cyfrwng Cymraeg.   Gofynnodd y Cadeirydd i swyddogion fynd ar drywydd y meysydd arfer gorau er mwyn nodi cyfleoedd dysgu posibl.

• Cyfeiriwyd at adroddiad Arolygiaeth Gofal Cymru yn ymwneud â Chyngor Sir Caerfyrddin lle holwyd a ddylai'r Pwyllgor ystyried arolygiadau a wneir gan gyrff allanol sy'n ymwneud â Chyngor Sir Caerfyrddin yn unol ag elfen lywodraethu ei gylch gorchwyl. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'n gwneud ymholiadau ac yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor maes o law.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2024/25.

Bu'r Pwyllgor yn adolygu'r cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r rhaglen archwilio a oedd yn crynhoi statws pob adolygiad ac yn dangos cyfradd cwblhau o 76% yn erbyn targed o 80%.

Roedd Atodiad B i'r adroddiad yn rhoi crynodeb o'r adroddiad ariannol a gwblhawyd ar y system ariannol allweddol a oedd yn ymwneud â thaliadau credydwyr.

Rhoddwyd ystyriaeth i'r cynllun gweithredu a roddwyd ar waith lle bo hynny'n briodol,  a oedd yn crynhoi'r materion a nodwyd, ynghyd â'r argymhellion a wnaed.  Sicrhawyd y Pwyllgor fod y Cyngor yn rhoi sylw i'r holl argymhellion.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod sgôr ychwanegol wedi'i hychwanegu at gategorïau canlyniadau'r archwiliad i adlewyrchu'n well lefel y sicrwydd.  Mewn ymateb i ymholiad ynghylch holiadur archwilio'r ysgolion, eglurwyd bod categorïau o ran canlyniadau gwahanol yn cael eu darparu ar gyfer mathau eraill o ymgysylltu megis hunanasesiadau ac yn sgil hyn byddai nodyn esboniadol yn cael ei gynnwys mewn adroddiadau yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd wedi'i wneud o ran yr argymhellion Archwilio Mewnol a oedd yn ymwneud â blwyddyn ariannol 2023/24.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod yr Archwiliad Mewnol wedi nodi cyfanswm o 123 o argymhellion yn ystod y cyfnod adrodd, roedd 101 ohonynt wedi'u cwblhau, roedd 8 lle nad oedd camau wedi'u cwblhau neu heb gyrraedd targedau, ac roedd yr 14 arall heb gyrraedd eu dyddiad targed.

Adolygodd y Pwyllgor yr argymhellion lle nad oedd camau wedi'u cwblhau o hyd, ynghyd â sefyllfa bresennol y Cyngor a chytunodd ar gamau i fynd i'r afael â'r materion a godwyd, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

• Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi'r cynnydd a wnaed mewn perthynas â chamau gweithredu ar y gyflogres ac arian parod a phwysleisiodd bwysigrwydd gwiriadau o'r fath, ynghyd â chyfrifoldebau'r rheolwyr wrth gyflawni eu dyletswyddau yn hyn o beth.

• Eglurodd y Prif Arolygydd, mewn ymateb i ymholiad, fod y dyddiad targed diwygiedig o ran y cam gweithredu ynghylch y strategaeth gorfforaethol o ganlyniad i broblemau adnoddau lle'r oedd y dyddiad cau wedi'i ymestyn i alluogi digon o amser i'r swydd wag gael ei llenwi ac i ddeiliad y swydd newydd fynd i'r afael â'r camau gofynnol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad Argymhellion Archwilio Mewnol.

Yn unol â gofynion y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang, a fyddai'n dod i rym o  1 Ebrill 2025, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar Strategaeth Archwilio Mewnol 2025, y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26 a'r Archwilio Mewnol a gynllunnid ar gyfer 2025-2028.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang wedi disodli Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus gyda'r nod o arwain yr arfer proffesiynol byd-eang ym maes Archwilio Mewnol a darparu sail ar gyfer gwerthuso a dyrchafu ansawdd y swyddogaeth Archwilio Mewnol.  Roedd y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn nodi y dylid alinio datblygiad y Strategaeth Archwilio Mewnol ag amcanion strategol a llwyddiant yr Awdurdod, a’r roi ar waith drwy’r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol. 

Dywedwyd bod y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26 a atodwyd i’r adroddiad wedi'i lunio yn unol â Chofrestr Risg Corfforaethol a Chofrestrau Risg Gwasanaethau'r Awdurdod, i sicrhau bod risgiau uchaf yr Awdurdod yn cael sylw ac ystyriaeth briodol. Yn ogystal, roedd Archwilio Mewnol wedi nodi meysydd priodol i'w hadolygu.  Roedd y Cynllun Archwilio Mewnol yn cynnwys rhoi sylw i Archwiliadau Sylfaenol, Llywodraethu a Rheoli'r Cyngor, Gwrth-dwyll, Grantiau ac Ardystiadau ac Adolygiadau Adrannol.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

·       Dywedwyd bod y ddogfen ganllaw a ddosbarthwyd i'r Pwyllgor ar ofynion y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang yn argymell rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor am yr hyfforddiant a'r datblygiad a wnaed gan swyddogaeth Archwilio Mewnol y Cyngor i fynd i'r afael â gweithredu'r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang.  Felly, cytunwyd y byddai gwybodaeth berthnasol o ran hyfforddiant a datblygiad yn cael ei chynnwys yn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a byddai'n cael ei ystyried gan y Pwyllgor yn ystod ei gyfarfod ym mis Gorffennaf 2025.

·       Yn dilyn cais, cytunwyd y byddai sesiwn hyfforddi yn amlinellu'r newidiadau sy'n ofynnol yn dilyn cyflwyno'r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang, a'i effaith ar y Pwyllgor yn cael ei chynnwys yn Rhaglen Hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Siarter Archwilio Mewnol a ddiweddarwyd yn unol â Safon 6.2 o'r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang.

Roedd y siarter yn darparu glasbrint ar gyfer gweithredu'r swyddogaeth archwilio mewnol yn yr Awdurdod ac yn nodi gwybodaeth mewn perthynas â'r mandad, rolau a chyfrifoldebau archwilio mewnol, cwmpas a mathau o wasanaethau, trefniadau adrodd, gwaith twyll ac anghysondeb a pholisi'r Gymraeg. 

Wrth adolygu'r Siarter, dywedodd y Pwyllgor y byddai crynodeb o newidiadau, neu newidiadau wedi'u tracio, ar gyfer unrhyw ddogfennau diwygiedig yn ddefnyddiol, lle bo hynny'n bosibl, mewn adroddiadau yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cofrestr Risg Gorfforaethol 2024/25 a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y risgiau a ychwanegwyd a'u tynnu oddi ar y gofrestr, ynghyd â'r rhai y dylid eu rheoli nawr trwy gofrestrau risg adrannol. Dywedwyd bod y Tîm Rheoli Corfforaethol wedi gofyn am ddadansoddiad pellach o'r risgiau sy'n ymwneud ag effaith strategaethau addysg ar wasanaeth trafnidiaeth ôl-16, diogelu plant, ailgylchu, y naratif carbon sero-net a thrais yn erbyn staff.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

• Wrth gydnabod bod y gofrestr risg gorfforaethol yn ddogfen gynhwysfawr a oedd yn esblygu'n barhaus, mynegodd nifer o Aelodau'r farn bod ansawdd y gofrestr yn parhau i wella a'i bod yn cynnwys ystod eang o risgiau, a oedd yn adlewyrchu natur amrywiol y sefydliad.   Serch hynny, roedd rhai Aelodau o'r farn bod angen gwell cysondeb o ran y manylion a ddarparwyd, a dylid eu symleiddio ar draws isadrannau gan adlewyrchu'n fwy natur strategol y ddogfen. At hynny, pwysleisiwyd y dylai'r sgôr risg heb ei reoli fod yn wahanol i'r sgôr risg a reolir ar ôl gweithredu mesurau lliniaru.

• Nodwyd nad oedd risgiau sy'n ymwneud â chostau Yswiriant Gwladol uwch ac effaith yr isafswm cyflog ar fusnesau lleol wedi'u cynnwys yn y gofrestr risg gorfforaethol, a dylid ystyried eu cynnwys fel risg bosibl mewn categori cynaliadwyedd busnes ehangach.  Roedd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, mewn ymateb i ymholiad wedi rhoi sicrwydd bod cynaliadwyedd ariannol y gyllideb yn cael ei gynnwys yn adroddiadau monitro'r gyllideb.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cofrestr Risg Gorfforaethol Cyngor Sir Caerfyrddin 2024/25.

Yn unol â chofnod 3.5.2 o gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Rhagfyr 2024, derbyniodd y Pwyllgor adroddiad i'w ystyried ar restr wirio hunanarfarnu'r Fenter Twyll Genedlaethol ar gyfer 2024/25. 

Nodwyd bod y Fenter Twyll Genedlaethol yn ymarfer gwrth-dwyll a gynhelir bob dwy flynedd ledled y DU a oedd yn defnyddio technegau cyfrifiadurol i gymharu gwybodaeth am unigolion a gedwir gan wahanol gyrff cyhoeddus, ac ar wahanol systemau ariannol, a allai awgrymu bod twyll neu gamgymeriad yn bodoli. Roedd yr Archwilydd Cyffredinol yn mynnu bod awdurdodau lleol unedol, cyrff y GIG, heddluoedd ac awdurdodau tân ac achub yn cymryd rhan yn y Fenter gyda sefydliadau eraill yn cymryd rhan yn wirfoddol. Roedd templed ar gyfer rhestr wirio wedi'i baratoi gan Archwilio Cymru i gynorthwyo cyrff sy'n cymryd rhan i hunanarfarnu eu hymgysylltiad â'r Fenter Twyll Genedlaethol.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at y rhestr wirio hunanarfarnu a oedd wedi'i llenwi a’i hatodi i’r adroddiad a oedd yn manylu ar yr hyn yr oedd angen ei wneud ynghyd â'r swyddogion cyfrifol a dyddiad cwblhau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Rhestr Wirio Hunanwerthuso'r Fenter Twyll Genedlaethol a oedd wedi'i chwblhau ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad i'w ystyried ynghylch Rheolau Gweithdrefnau Contractau'r Cyngor (Fersiwn 6). Roedd dogfen Rheolau Gweithdrefnau Contractau'r Cyngor a atodwyd i'r adroddiad wedi'i diweddaru i adlewyrchu Deddf Caffael newydd 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a ddaeth i rym ar 24 Chwefror 2025.

Bu'r Pwyllgor yn adolygu'r newidiadau mwyaf amlwg a'r ychwanegiadau i'r Gweithdrefnau yn unol â'r Ddeddf, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

·       Roedd y Rheolwr Caffael, mewn ymateb i ymholiad, wedi rhoi sicrwydd bod gweithdrefnau ar waith i sicrhau bod y gofynion o ran gweithredu mesurau diogelu yn cael eu hystyried yn y broses dendro.

·       Eglurwyd wrth y Pwyllgor fod y cyfeiriad at werth y contract o £50,000 ac uwch yn adlewyrchu amodau cyfansoddiadol y cyngor mewn perthynas â sêl gyffredin yr Awdurdod.  Cytunwyd y dylid gwneud cais i'r Swyddog Monitro asesu a fyddai'n briodol i'r Cyngor ystyried alinio'r ffigur â'r gwerthoedd a amlinellir yn y Rheolau Gweithdrefnau Contractau h.y. £30,000 a £75,000.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

 </AI10>

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn nodi'r camau gweithredu i'w monitro/datblygu o gyfarfodydd blaenorol.

Dywedwyd yn dilyn cais, y byddai'r cyfeiriad at y derminoleg 'craffu dwys' yn cael ei gyfeirio ato fel 'adolygiad manwl' mewn adroddiadau yn y dyfodol.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at weithred 2024/17 yn ymwneud ag ysgolion lle nodwyd y byddai'r cofnod o gamau gweithredu yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu bod y Pwyllgor wedi cytuno ar ddau adolygiad manwl ar wahân yn flaenorol yn ei gyfarfod ar 20 Rhagfyr 2024, fel a ganlyn:

• CRR190019 - Methu â sicrhau bod ysgolion yn rheoli eu hadnoddau yn effeithiol ac yn ymateb i heriau o ran llai o gyllid.  Mae'r adolygiad manwl i'w gychwyn yn ystod blwyddyn ariannol 2024/25, gydag adborth cychwynnol ar y cynnydd yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor yn ei weithdy sydd wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2025, cyn ystyried yn ffurfiol yr adolygiad manwl a gwblhawyd yn ystod cyfarfod ffurfiol o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.

• CRR190081 - Methu â sicrhau bod Gwasanaethau Plant yn rheoli'r cynnydd yn y galw yn effeithiol ac yn ymateb i'r heriau adnoddau (staff ac ariannol) sy'n wynebu'r maes gwasanaeth.  Bydd yr adolygiad manwl yn dechrau yn ystod blwyddyn ariannol 2025/26.

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd at wall teipio yn yr adroddiad lle eglurwyd mai dyddiad y gweithdy a drefnwyd ar gyfer y Pwyllgor oedd dydd Iau 20 Mawrth  2025.  At hynny, cadarnhawyd bod y Diweddariad Cynnydd ar adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru yn cael ei ymgorffori yn y Cofnod o'r Camau Gweithredu, yn unol â phenderfyniadau'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 20 Rhagfyr 2024.

Mewn ymateb i gais, cytunodd y Prif Archwilydd i ddarparu rhagor o wybodaeth am yr arfer da y soniwyd amdano uchod mewn perthynas ag arolygiad Estyn o Wasanaethau Addysg Llywodraeth Leol Casnewydd (gweler cofnod 3.2) fel man trafod yn y gweithdy a drefnwyd ddydd Iau 20 Mawrth 2025.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn amodol ar y newidiadau uchod, dderbyn y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Cadarnhawyd y byddai'r Diweddariad Cynnydd ar adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru hefyd yn cael ei gynnwys yn y Blaenraglen Waith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn amodol ar benderfyniad 6.4 a chynnwys y Diweddariad Cynnydd ar adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru, y dylid derbyn y Blaenraglen Waith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 19 Rhagfyr 2024.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Rhagfyr 2024 yn gofnod cywir.</AI17></AI17>

WEDI YSTYRIED HOLL AMGYLCHIADAU'R ACHOS AC WEDI CYNNAL PRAWF BUDD Y CYHOEDD, GALL Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU AC ARCHWILIO YSTYRIED NAD YW'R EITEM CANLYNOL I'W CYHOEDDI AM EI BOD YN CYNNWYS GWYBODAETH EITHRIEDIG FEL Y'I DIFFININR YM MHARAGRAFF 14 O RHAN 4 O ATODLEN 12A I DDEDDF, LLYWODRAETH LEOL 1972, FEL Y'I NEWIDIWYD GAN ORCHYMYN LLYWODRAETH LEOL (MYNEDIAD AT WYBODAETH) (AMRYWIO) (CYMRU) 2007.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007, na fyddai’r eitem ganlynol yn cael ei chyhoeddi gan fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffiniwyd ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i’r Ddeddf.

Ar ôl cynnal y prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod rhif 15 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig am faterion ariannol neu faterion busnes unigolyn penodol (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).

Yr oedd y prawf budd y cyhoedd o ran y mater hwn yn ymwneud â'r ffaith fod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth fanwl am faterion a dyheadau busnes ac ariannol yr ymgeiswyr. Yn yr achos hwn, yr oedd y budd i'r cyhoedd o ran cadw cyfrinachedd yn drech na'r budd i'r cyhoedd o ran tryloywder ac atebolrwydd, hyd nes y byddai mesurau yn cael eu cyflwyno i fynd i'r afael â'r diffygion hynny.

Yn dilyn cofnod 14 o gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Medi 2023, derbyniodd y Pwyllgor adroddiad ar yr adolygiad dilynol o'r Adroddiad Archwilio Mewnol ar gyfer Cardiau Lles.  Rhoddodd yr adolygiad y wybodaeth ddiweddaraf ar y materion blaenorol a nodwyd, ynghyd â'r argymhellion cysylltiedig a wnaed yn 2022-23.

Cododd y Pwyllgor nifer o gwestiynau a phwyntiau ynghylch y canfyddiadau allweddol yn yr adroddiad gan ofyn am eglurhad gan y swyddogion. Wrth ystyried y materion hyn, rhoddwyd sicrwydd bod camau'n cael eu cymryd i sicrhau gwelliant.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL: