Agenda a chofnodion drafft

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd K. Davies.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon 2022/23 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin, a oedd wedi'i baratoi yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd yn 2018). Dywedwyd, yn sgil cyflwyno'r safon archwilio ddiwygiedig (ISA 315 (UK) ac oedi o ran cwblhau rhai cyfrifon 2021/22, y dyddiad cau statudol ar gyfer cyfrifon 2022/23 wedi'u harchwilio wedi'i ymestyn i 30 Tachwedd 2023.

Rhoddwyd trosolwg i'r Pwyllgor o'r pwyntiau amlwg yn y Datganiad Cyfrifon a oedd yn crynhoi sefyllfa ariannol yr Awdurdod ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023, ac a oedd yn cynnwys y diwygiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru fel rhan o'i archwiliad. 

Mewn perthynas â Chronfa'r Cyngor, cadarnhawyd nad oedd unrhyw newidiadau wedi'u gwneud i gronfa wrth gefn y Gronfa Gyffredinol na balans y Cyfrif Refeniw Tai ar ddiwedd y flwyddyn. Fodd bynnag, rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod archwilio wedi nodi gwariant cyfalaf o £1.058m a dalwyd ym mis Ebrill 2023 oedd yn ymwneud â 2022/23 ac felly roedd angen addasu'r gwariant cyfalaf a gostyngiad cysylltiedig yng Nghronfeydd wrth Gefn Neilltuedig y Cyngor.

Cyfeiriwyd hefyd at y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023 a fyddai'n cyd-fynd â'r Datganiad Cyfrifon i ddangos cydymffurfiaeth yr Awdurdod â fframwaith CIPFA a SOLACE a'i saith egwyddor graidd o lywodraethu da.  Mewn diweddariad i'r Pwyllgor, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod mân addasiad wedi'i wneud ers dosbarthu dogfennau'r cyfarfod, i'r ffigurau sy'n ymwneud â nifer yr achosion o dorri rheolau data personol a digwyddiadau seiberddiogelwch a nodir yn adran 3.3.7.4 o'r ddogfen.

Roedd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol yn falch o adrodd, er gwaethaf cefndir yr hinsawdd macro-economaidd bresennol, fod statws ariannol cyffredinol yr Awdurdod wedi cael ei gynnal ar lefel ddarbodus.  I grynhoi, diolchodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol i Bennaeth y Gwasanaethau Ariannol a'i dîm am eu gwaith rhagorol i baratoi'r Datganiad Cyfrifon.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-

Cyfeiriwyd at y gyllideb refeniw yn manylu ar y gwariant adrannol yn ystod y cyfnod adrodd.  Yng ngoleuni'r gorwariant sylweddol a adroddwyd ar gyfer gofal cymdeithasol, gwasanaethau plant ac ysgolion, pwysleisiodd y Pwyllgor yr angen i fod yn wyliadwrus o'r rhesymau sylfaenol dros y gorwariant, a chroesawodd y camau a eglurwyd oedd yn cael eu cymryd gan yr Awdurdod yn hyn o beth.

Tynnwyd sylw at y Cyfrif Refeniw Tai lle codwyd pryderon mewn perthynas â'r cynnydd mewn ôl-ddyledion rhent tenantiaid, gyda pherfformiad yr Awdurdod y tu hwnt i ymyl yr hyn a ystyriwyd yn lefel arfer dda. Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol at effaith pandemig y coronafeirws ar lefel ôl-ddyledion tenantiaid presennol a rhoddodd grynodeb o reolaeth a pherfformiad ôl-ddyledion rhent yr Awdurdod yn ystod y blynyddoedd diwethaf, a oedd wedi gwella ers 2021 ac a oedd yn ffafriol o gymharu ag Awdurdodau eraill.

Cyfeiriwyd at y wybodaeth gamarweiniol ddiweddar a ddyfynnir yn y wasg a'r cyfryngau mewn perthynas â sefyllfa gyllidebol yr Awdurdod. Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.1

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Araiannol. Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o gyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2022/23. 

Yr Archwilydd Cyffredinol oedd yn gyfrifol am ddarparu sylwadau ynghylch a oedd y datganiadau ariannol yn olwg gywir a theg ar sefyllfa Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31 Mawrth 2023.  

Tynnodd Mr D Owen, Cynrychiolydd Archwilio Cymru, sylw'r Pwyllgor at baragraff 7 o'r adroddiad gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio rhagorol a oedd wedi ei gwblhau ers dosbarthu'r ddogfen.

Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon, a fyddai'n cael ei chyhoeddi ar ôl i'r Llythyr Sylwadau ddod i law.  Roedd y Pwyllgor hefyd yn falch o nodi nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-

Gofynnwyd am ragor o fanylion mewn perthynas â'r camddatganiad wedi'i gywiro ynghylch ailbrisio asedau a nodir yn Atodiad 3 yr adroddiad.  Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Ariannol yn briodol fod cyfran sylweddol o'r camddatganiad yn ymwneud â'r rhaglen tai cymdeithasol lle nad oedd ailbrisio wedi'i wneud yn dilyn trosglwyddo asedau o 'yn cael eu hadeiladu' i 'yn cael eu defnyddio'n weithredol’. Esboniwyd bod lefel yr ailbrisio yn ymwneud â'r cynnydd sylweddol yng nghyfradd rhaglen dai'r Cyngor yn ystod y blynyddoedd diwethaf, a waethygwyd ymhellach gan bandemig y coronafeirws a chynnydd mewn costau adeiladu; At hynny, o fewn cyfrifon yr Awdurdod, roedd tai cymdeithasol yn cael eu prisio ar sail gostyngol i werth y farchnad.

Dangosodd yr Aelodau eu gwerthfawrogiad am yr holl staff sy'n ymwneud â llunio adroddiad cadarnhaol a chalonogol a oedd yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor mewn perthynas â sefyllfa ariannol yr Awdurdod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Gyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2022/23.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru a oedd wedi'i baratoi gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, yn unol â gofynion y Datganiad ar Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr).

Roedd angen cydnabyddiaeth ffurfiol y Pwyllgor o ymateb Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar Archwilio Cymru hefyd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod yn ffurfiol y Llythyr Sylwadau gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio at Archwilio Cymru.

Cafodd y Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Archwilio Cymru ar nifer o feysydd llywodraethu a effeithiodd ar yr archwiliad o'r datganiadau ariannol.   Roedd yr ystyriaethau hynny yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r 'rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu', sef y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Archwilio Cymru  o'r Cyngor a'i brosesau busnes  er mwyn cynorthwyo Archwilio Cymru i roi barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2022/23.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-

Tynnwyd sylw at ymholiadau rheolwyr mewn perthynas â thwyll lle nodwyd y gallai'r Awdurdod, yn ei ymateb, gyfeirio at nifer y cwynion a oedd yn datgelu camarfer a drosglwyddwyd o'r blynyddoedd blaenorol. Cyfeiriwyd hefyd at yr hyfforddiant Ymwybyddiaeth o Dwyll a Seiberdroseddu a ddarparwyd gan Heddlu Dyfed-Powys lle awgrymodd y Pwyllgor y dylid cynnwys presenoldeb y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac Aelodau'r Cyngor yn y digwyddiadau hyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, fel y nodir yn yr adroddiad, ac yn amodol ar y sylwadau a wnaed gan y Pwyllgor yn y cyfarfod.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod yr adroddiad sy'n ymwneud â datganiad cyfrifo 2023-23 Awdurdod yr Harbwr wedi'i archwilio wedi cael ei dynnu'n ôl gyda'r bwriad o gael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Yn hyn o beth, eglurwyd bod yr adroddiad yn ffeithiol gywir, ystyriwyd ei bod yn briodol cynnwys datganiadau ychwanegol ynghylch y gweithgareddau a'r risgiau ar ôl i'r Marine & Property Group Ltd fynd i ddwylo'r gweinyddwyr ym mis Mehefin 2023. 

[Roedd y Cynghorydd K.V. Broom, Mrs K. Jones, Mr M. MacDonald, y Cynghorydd P. T. Warlow, y Cynghorydd D. E. Williams a'r Cynghorydd J. Williams wedi datan buddiant yn eitemau 5.1 – 5.4 ar yr agenda yn gynharach, a bu iddynt aros yn y cyfarfod wrth i'r eitemau gael eu hystyried].

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2022-23 wedi'i archwilio, a oedd yn ymwneud â Chronfa Bensiwn Dyfed, eu rhoi gerbron y Pwyllgor i'w cymeradwyo. Roedd yr adroddiad blynyddol yn darparu gwybodaeth am sefyllfa ariannol, perfformiad a hyblygrwydd ariannol y Gronfa am y flwyddyn 2022-23. 

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol fanylion am y mân ddiwygiadau a wnaed i'r cyfrifon a oedd yn cynnwys mewnosod Nodyn Digwyddiadau ar ôl y Fantolen nad oedd yn cael unrhyw effaith gyffredinol ar y datganiadau sylfaenol, a nodyn datgelu ar symud buddsoddiadau rhwng Lefel 3 a 2 o fewn nodyn 13.5 a 13.6 o'r datganiad cyfrifon.  Cadarnhawyd bod yr holl newidiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru wedi cael eu hadlewyrchu yn y Datganiad Cyfrifon.

Cyfeiriwyd at y prisiad actiwaraidd teirblwydd ar 31 Mawrth 2022 lle dywedwyd bod lefel ariannu'r Gronfa wedi cynyddu o 105% i 113% dros y tair blynedd ers 31 Mawrth 2019.

Nodwyd bod Asedau Net y Gronfa wedi gostwng £100m o 2021-22 i 2022-23 sydd, yn bennaf, oherwydd y gostyngiad yng ngwerth marchnadol yr asedau buddsoddi.  Eglurwyd nad oedd y rhain yn golledion heb eu gwireddu gan nad oedd y Gronfa wedi gwaredu'r buddsoddiadau hyn.

Diolchodd y Cadeirydd i Reolwr y Trysorlys a Buddsoddiadau Pensiynau a'i dîm ar ran y Pwyllgor am eu gwaith rhagorol i gydlynu Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon y Gronfa.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:-

Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor am sefyllfa'r Awdurdod o ran ateb McCloud/Sargeant. Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol fanylion am yr effaith weinyddol o ran cysoni a dilysu data sydd eu hangen i sicrhau hawl i fudd-daliadau cywir ar gyfer achosion niweidiol ar unwaith a chadarnhaodd fod gwaith yn cael ei wneud gan gyflenwr y feddalwedd i adlewyrchu'r newidiadau sy'n ofynnol i'r system bensiynau. Adroddwyd bod y cynnydd mewn costau ymylol i rwymedigaethau'r Gronfa yn y dyfodol eisoes wedi'i ymgorffori yn rhagdybiaethau'r Actiwari felly nid oedd unrhyw effaith ariannol ychwanegol ar sefyllfa'r Gronfa.

Mewn ymateb i ymholiad ynghylch y Datganiad Cydymffurfiaeth Llywodraethu, sicrhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol y Pwyllgor fod statws diffyg cydymffurfio yr Awdurdod i'w briodoli i'r strwythurau llywodraethu gwahanol ledled y DU nad ystyriwyd eu bod yn destun pryder i'r Awdurdod gan fod strwythur presennol y Pwyllgor Pensiwn yn effeithiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2022-23.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad Archwilio Cymru ar yr archwiliad o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed i'w ystyried.  Roedd yr adroddiad yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth 2023 a'r incwm a'r gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Wrth gyflwyno'r adroddiad, tynnodd Mr J Blewitt, Cynrychiolydd Archwilio Cymru, sylw'r Pwyllgor at baragraff 7 o'r adroddiad gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio rhagorol a oedd wedi ei gwblhau ers dosbarthu'r ddogfen.

Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon a fyddai'n cael ei chyhoeddi ar ôl i'r Llythyr Sylwadau ddod i law.  Roedd y Pwyllgor hefyd yn falch o nodi nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol ar gyfer Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2022-23.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru a oedd wedi'i baratoi gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, yn unol â gofynion y Datganiad ar Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr).

Roedd angen cydnabyddiaeth ffurfiol y Pwyllgor o ymateb Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar Archwilio Cymru hefyd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mewn perthynas â Chronfa Bensiwn Dyfed yn cael ei gydnabod.

Cafodd y Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Archwilio Cymru ar nifer o feysydd llywodraethu a effeithiodd ar yr archwiliad o ddatganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn.   Roedd yr ystyriaethau hynny yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed a'r 'rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu', sef y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Archwilio Cymru o Gronfa Bensiwn Dyfed a'i phrosesau busnes i'w gynorthwyo i roi barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2022-23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed gan reolwyr a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, fel y manylir arnynt yn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24.  Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r rhaglen archwilio a oedd yn dangos cyfradd gwblhau o 39% hyd yn hyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2023/24.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Gofrestr Risg Gorfforaethol a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu. Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol grynodeb o'r 8 risg a oedd wedi'u dileu a'r 2 risg a oedd wedi'u hychwanegu at y gofrestr; ychwanegodd fod gwaith yn cael ei wneud i wella hyn ymhellach.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Croesawodd yr Aelodau y gwelliannau a wnaed i symleiddio prosesau a oedd yn darparu cofrestr risg glir, â ffocws gwell ac addysgiadol i'w hadolygu gan y Pwyllgor.

Gwnaed ymholiad ynghylch y sgôr risg sy'n gymwys ar gyfer safleoedd y mae'r Awdurdod yn gyfrifol amdanynt ar gyfer adeiladau rhestredig neu henebion cofrestredig. Eglurwyd bod y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi'i chynnwys yn y gofrestr risg adrannol ac y byddai'n cael ei rhannu â'r Pwyllgor drwy e-bost.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Wrth ystyried amseroldeb cofnodion y Panel Grantiau, cydnabuwyd bod y cofnodion wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor at ddibenion gwybodaeth ar ôl i'r Panel gymeradwyo; felly, roedd yr aelodau yn fodlon parhau fel hyn.

Cyfeiriwyd at gofnod 3.0 lle cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr archwiliad o ffurflenni Budd-dal Tai ar gyfer 2021/22 wedi'i gwblhau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2023.

Mewn ymateb i'r pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor ynghylch y lefel uchel o ymddiheuriadau a gyflwynwyd ar gyfer y cyfarfod, cytunodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i bwysleisio pwysigrwydd sicrhau cynrychiolaeth adrannol ym mhob cyfarfod a drefnwyd i aelodau'r Gr?p Llywio Rheoli Risg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 10 Awst 2023.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd yn manylu ar y camau i'w monitro/rhoi ar waith yn dilyn cyfarfodydd blaenorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Medi 2023 yn gywir yn amodol ar ddiwygiadau gramadegol i gofnod 7, Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon 2022/2023 Cyngor Sir Caerfyrddin a chofnod 8, Rheolau Gweithdrefn Contract Diwygiedig.