Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan Helen Pugh - Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol a R. Hemingway - Pennaeth Cyllid.

Gan gyfeirio at Gofnod 4 o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Hydref 2023, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, a'r pwerau dirprwyedig a ymgorfforir yn y Mesur Llywodraeth Leol, bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon Archwiliedig 2022-2023 ar gyfer Awdurdod Harbwr Porth Tywyn.

Roedd ystod o bwerau a dyletswyddau statudol gan Gyngor Sir Caerfyrddin er mwyn gwella, cynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn, a hynny drwy Orchymyn Adolygu Harbwr Porth Tywyn 2000.  

Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at Ddeddf Harbyrau 1964, a oedd yn nodi ei bod yn ofynnol i Awdurdodau Harbwr lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr.  Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cyflwynwyd y cyfrifon ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau.

Atgoffodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y Pwyllgor fod yr Awdurdod, ar 1 Ebrill 2018, wedi rhoi prydles hirdymor i The Marine & Property Group Ltd am gynnal a rheoli'r harbwr ac o ganlyniad roedd llawer llai o weithgaredd ar y datganiad.  Fodd bynnag, yn dilyn rhoi'r brydles, penodwyd gweinyddwyr ym mis Mehefin 2023 ac roedd y Cyngor wedi cytuno i ddarparu cyllid tymor byr i sicrhau bod yr harbwr yn parhau i fod yn weithredol. Oherwydd bod y cwmni wedi mynd i ddwylo'r gweinyddwyr mae’r sefyllfa honno wedi creu amheuaeth sylweddol ynghylch casglu balansau dyledwyr ac felly roedd darpariaeth ar gyfer y swm hwnnw wedi'i chynnwys yn y cyfrifon.

Dywedwyd bod cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2022-23 yn £146k (£687k yn 2021-22) ac mai Cyngor Sir Caerfyrddin oedd wedi cyllido'r holl weithgareddau'n llawn.   Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2023 yn dod i gyfanswm o £867k.   Roedd yr adroddiad yn nodi bod y gostyngiad o £697k yn y costau o flwyddyn i flwyddyn wedi'i wrthbwyso gan ddarpariaeth drwgddyled o £137k a gostyngiad o £19k mewn incwm.

Hefyd rhoddodd y Cyfarwyddwr wybod i'r Pwyllgor am y sefyllfa bresennol yn ymwneud â phroses weinyddu'r cwmni a thrafodaethau'r awdurdod â'r gweinyddwyr ynghylch hynny, ynghyd â'i gamau gweithredu i gyllido gweithrediad parhaus yr harbwr.

Cyfeiriwyd at y trefniant prydlesu rhwng y Cyngor a Burry Port Marine Ltd. Cadarnhawyd bod y cwmni wedi methu â bodloni telerau'r brydles a bod is-adran gyfreithiol y Cyngor yn edrych ar yr opsiynau cyfreithiol ynghylch fforffedu'r brydles honno yn y dyfodol. Hefyd, ar hyn o bryd roedd diddordeb trydydd parti yn yr harbwr a oedd yn cael ei drafod â'r gweinyddwyr.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon archwiliedig Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2022-23.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Diweddariad ynghylch Rhaglen Archwilio Cymru a'r amserlen, fel yr oedd ym mis Medi 2023.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor, yn dilyn paratoi'r adroddiad, fod yr archwiliadau wedi'u cwblhau mewn perthynas â chyfrifon 2022-23 ar gyfer y Cyngor, Cronfa Bensiwn Dyfed, Bargen Ddinesig Bae Abertawe a Chyd-bwyllgor Corfforaethol De Cymru. Roedd y cyfrifon mewn perthynas ag Awdurdod Harbwr Porth Tywyn wedi'u cwblhau a'u derbyn gan y Pwyllgor yng Nghofnod 3 uchod.

Yn ogystal, roedd yr adroddiad Gwybodaeth Perfformiad y cyfeiriwyd ato ar dudalen 24 o'r pecyn agenda wedi'i ddrafftio a'i rannu â'r Cyngor ac roedd yr Adroddiad Gofal Heb ei Drefnu ar dudalen 25 wedi'i ddrafftio ond heb ei rannu.

Gwnaed yr ymholiadau/sylwadau canlynol ynghylch yr adroddiad:

O ran yr adroddiad Sicrwydd ac Asesu Risg, y cyfeiriwyd ato ar dudalen 26, hysbyswyd y Pwyllgor bod yr adroddiad wedi'i gwblhau a bod disgwyl iddo gael ei ddychwelyd gan yr adran gyhoeddi ar 19 Rhagfyr. Wedi hynny, byddai'n cael ei rannu â'r Cyngor a'i gyhoeddi ar wefan Archwilio Cymru bedair wythnos yn ddiweddarach. Yn dilyn ei gyhoeddi, byddai'n cael ei drafod mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.

PENDERFYNODD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru ar Adolygiad Strategaeth Ddigidol Sir Gaerfyrddin. Er bod yr adolygiad wedi'i gynnal fel rhan o Adolygiad Cenedlaethol, roedd adroddiadau unigol wedi'u paratoi ar gyfer pob cyngor. Ar gyfer Sir Gaerfyrddin, roedd yr adroddiad yn ystyried i ba raddau yr oedd ei dull strategol o ymdrin â gwasanaethau digidol wedi'i ddatblygu yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy a'r gobaith oedd y byddai'n helpu i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau'r Cyngor. Dyma oedd y canfyddiadau allweddol:

·       Mae gan y Cyngor ddull strategol clir o ymdrin â digidol, sy'n cael ei lywio gan ddealltwriaeth dda o dueddiadau'r presennol a'r dyfodol ac sy'n cael ei ddeall gan aelodau etholedig allweddol a swyddogion.

·       Mae trefniadau llywodraethu cryf i fonitro cynnydd prosiectau digidol a gefnogir gan gynlluniau gweithredu sy'n cynnwys cerrig milltir a mesurau perfformiad.

·       Mae'r Cyngor hefyd wedi adolygu effaith pandemig COVID-19 ar gyflawni ei strategaeth ddigidol ac wedi cymhwyso dysgu o hyn i lywio ei ddull strategol.

·       Gallai trefniadau'r Cyngor gael eu cryfhau ymhellach trwy ymgysylltu'n well â'r cyhoedd, gan egluro sut y gallai gyfrannu at y nodau llesiant cenedlaethol ac archwilio cyfleoedd ar gyfer gweithio mewn partneriaeth ymhellach.

·       Nod y Cyngor hefyd yw monitro gwerth am arian trwy adolygiadau ôl-weithredu prosiectau, fodd bynnag, nid yw'r rhain bob amser wedi'u cwblhau, ac nid yw cyflawni arbedion bob amser yn cael ei fonitro.

Roedd yr adroddiad hefyd wedi nodi pedwar argymhelliad (fel y manylwyd yn yr adroddiad) ac atodwyd ymateb y Cyngor i'r adroddiad:

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:

Cyfeiriwyd at Atodiad 1 yr adroddiad a oedd yn manylu ar y cwestiynau yr oedd Archwilio Cymru yn ceisio eu hateb, ynghyd â'r meini prawf a ddefnyddiwyd i gyrraedd ei ganfyddiadau. Canfu'r Pwyllgor fod yr Atodiad yn rhoi llawer o wybodaeth gan ddarparu eglurder a nodi'r fframwaith ar gyfer cynnal yr archwiliad.

Er y cydnabuwyd na ellid defnyddio dull unffurf i gynnal gwerthusiad o unrhyw strategaeth yn gyffredinol, gofynnwyd am eglurhad ynghylch sut y byddai'r Cyngor yn gwerthuso'r Strategaeth Ddigidol. Cadarnhawyd mai monitro yw'r allwedd i werthuso, ac y byddai'r cyngor yn trafod ag Archwilio Cymru ynghylch y ffordd orau o wneud hynny. Un peth sy’n allweddol i hynny fyddai monitro cyfraddau bodlonrwydd, yn feintiol ac yn ansoddol, ar gyfer gwasanaethau a ddarperir yn fewnol i adrannau'r cyngor ac yn allanol i drigolion y cyngor.

O ran cwestiwn ynghylch monitro argymhellion yr adroddiad, cadarnhawyd y byddai hynny'n rhan o adroddiadau cynnydd i'r Pwyllgor yn y dyfodol ynghylch argymhellion rheoleiddiol, fel y nodir yn eitem 8 o'r agenda.

Mewn ymateb i gwestiwn am faterion cysylltedd yn y sir, yn enwedig yr ardaloedd mwy gwledig, derbyniwyd bod problem a bod dros £15m wedi'i fuddsoddi yn y maes hwnnw yn ystod y tair blynedd diwethaf, a byddai'r Strategaeth Ddigidol newydd, a fydd yn cael ei llunio ar gyfer 2024, yn canolbwyntio ar gynyddu cysylltedd i weddill y sir. Byddai'r Strategaeth hefyd yn canolbwyntio ar adfywio digidol, gan gynnwys gwella sgiliau digidol a chynhwysiant i drigolion y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.2

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru ynghylch pennu Amcanion Llesiant Sir Gaerfyrddin. Eglurwyd bod Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn gosod dyletswydd 'llesiant' ar 48 o gyrff cyhoeddus a oedd yn ei gwneud yn ofynnol iddynt bennu a chyhoeddi 'amcanion llesiant' i geisio sicrhau eu bod yn cyfrannu cymaint â phosibl at y gwaith o gyflawni pob un o saith nod llesiant cenedlaethol y Ddeddf drwy gymryd pob cam rhesymol wrth arfer eu swyddogaethau i gyflawni'r amcanion hynny.

Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad wedi gwneud un canfyddiad allweddol bod 'y Cyngor wedi cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu ei amcanion llesiant newydd ond y gallai gryfhau ei drefniadau ar gyfer cynnwys dinasyddion a monitro ei gynnydd'.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys un argymhelliad ynghyd ag ymateb y Cyngor iddo.

Mewn ymateb i gwestiwn am ymgysylltu â'r gymuned ynghylch ymgyngoriadau cyhoeddus y Cyngor, cadarnhawyd bod y Cyngor yn ystyried yr opsiwn o greu rhyw fath o banel o gynrychiolwyr preswylwyr sy'n debyg i banel dinasyddion, a sut y gellid datblygu a chefnogi hynny a darparu adnoddau ar ei gyfer. Er enghraifft, roedd y panel dinasyddion blaenorol wedi gweithredu mewn partneriaeth â'r Bwrdd Iechyd Lleol a Heddlu Dyfed-Powys.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad a nodi ymateb y Cyngor i'w argymhellion.

Yn unol â chofnod 5.5 o'i gyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2023, cafodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd ynghylch adroddiad Archwilio Cymru o'r enw 'Amser am newid – Tlodi yng Nghymru' gan amlinellu ymateb y Cyngor i'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad hwnnw sy'n berthnasol i lywodraeth leol.  Nodwyd bod y Cyngor wedi cymeradwyo ei 'Gynllun Trechu Tlodi 2023' ym mis Gorffennaf 2023 a bod y camau a ddeilliodd o hwnnw wedi'u hymgorffori mewn cynlluniau busnes gwasanaeth gan fonitro cynnydd drwy'r trefniadau rheoli perfformiad arferol. Yn ogystal, roedd y Panel Ymgynghorol trawsbleidiol ynghylch Trechu Tlodi, dan gadeiryddiaeth yr Aelod Cabinet sy'n gyfrifol am Drechu Tlodi (y Cynghorydd Linda Evans), yn monitro cynnydd ynghylch cyflawni'r cynllun yn ogystal â rhoi gwybod i'r Aelod Cabinet am feysydd i'w datblygu.

Codwyd y materion canlynol:

Cyfeiriwyd at weithrediad Hwb Bach y Wlad yn y deg tref.  Nodwyd ei bod wedi cymryd amser i sefydlu ei hun yn y cymunedau a bod y nifer sy'n defnyddio'r gwasanaeth bellach wedi cynyddu wrth i bobl ddod i adnabod y gwasanaeth a dywedwyd ei bod yn darparu cyngor a chymorth gwerthfawr i drigolion. Roedd ei waith yn cael ei ariannu gan y Gronfa Ffyniant Gyffredin tan fis Rhagfyr 2024 a byddai'n cael ei fonitro yn unol â meini prawf y gronfa.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad cynnydd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad diweddaru ynghylch rhoi'r Cynllun Archwilio Mewnol ar waith ar gyfer 2023/24. Roedd Atodiad B i'r adroddiad yn darparu crynodebau o adroddiadau ariannol wedi'u cwblhau ynghylch systemau ariannol allweddol sy'n ymwneud â’r canlynol:

-        Y brif system gyfrifyddu

-        Talu Credydwyr 

-        Cyfrifyddu Cyfalaf

Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a oedd wedi cael ei wneud o ran rhoi'r rhaglen archwilio ar waith a oedd yn dangos cyfradd gwblhau o 55% hyd yn hyn.

Nodwyd hefyd y byddai'r aseiniad yn y Cynllun ar 'Byw â Chymorth' yn cael ei ddisodli gan aseiniad ar 'Ofalwyr Cymorth’.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Wybodaeth Ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2023/24.

(NODER: Roedd Mr MacDonald wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach; ailddatganodd y buddiant hwnnw ac arhosodd yn y cyfarfod ond ni chymerodd unrhyw ran yn y drafodaeth na'r bleidlais ddilynol)

Yn dilyn cofnod 6 o gyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 29 Medi 2023, bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol Cwynion 2022-23 a oedd wedi’i diwygio ac a oedd yn rhoi manylion am y broses cwynion corfforaethol a chwynion gwasanaethau cymdeithasol, data ar gwynion / canmoliaeth a gafwyd yn ystod 2022-23 ynghyd â gwybodaeth ychwanegol yn ymwneud â:

·       Cydymffurfio ag amserlen y Polisi Cwynion

·      Cydymffurfio â Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014 ar gyfer Cwynion Gwasanaethau Oedolion a Phlant

·       Adborth o ran canlyniadau cwynion a defnyddwyr gwasanaeth

·       Mwy o wybodaeth am ganmoliaeth a gafwyd.

Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r adroddiad diwygiedig a oedd yn rhoi sylw i'r pwyntiau a godwyd yn ei gyfarfod ym mis Medi a diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am wella'r adroddiad i adlewyrchu ei sylwadau o'r cyfarfod blaenorol. Er bod yr adroddiad diwygiedig yn cael ei groesawu, nodwyd y byddai gwelliannau/newidiadau pellach yn cael eu gwneud mewn adroddiadau yn y dyfodol, er enghraifft, cynnwys ffigurau cymharol ar gyfer y blynyddoedd blaenorol.

Cyfeiriwyd at y nifer uchel o gwynion a gadarnhawyd a gofynnwyd am sicrwydd nad oeddent wedi deillio o faterion sefydliadol a'u bod yn debygol o barhau. Sicrhawyd y Pwyllgor bod nifer uchel y cwynion a gafwyd yn ymwneud â gwasanaethau yn bennaf a bod y ddau wasanaeth â’r nifer mwyaf yn ymwneud â gweithrediad y gwasanaeth casglu gwastraff yn dilyn cyflwyno arferion gwaith newydd. Y gwasanaeth arall oedd Atgyweiriadau Tai ac roedd prosesau newydd wedi'u cyflwyno ar gyfer y gwasanaeth hwnnw yn ddiweddar.

O ran darparu gwybodaeth i'r Pwyllgor am gwynion Cam 2 a'r amseroedd y mae'n eu cymryd i roi sylw iddynt, dywedwyd wrth y Pwyllgor fod gwaith yn mynd rhagddo i ddod o hyd i ateb i hyn a’i fod yn flaenoriaeth i'r Cyngor. Fodd bynnag, wrth wneud y gwaith hwnnw, roedd ateb posibl hefyd wedi'i nodi ar gyfer darparu gwybodaeth yn ymwneud â chofnodi amseroldeb ymateb i gwynion Cam 1.

PENDERFYNWYD derbyn Adroddiad Blynyddol Polisi Cwynion 2022-23.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed mewn perthynas ag argymhellion mewn adroddiadau rheoleiddiol cenedlaethol a lleol (ystyr lleol yw penodol i Sir Gaerfyrddin) a oedd yn manylu ar argymhellion parhaus o adroddiadau blaenorol ynghyd ag argymhellion a gwblhawyd ac a gaewyd yn ystod y flwyddyn flaenorol.

Ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol, cytunwyd pan fydd cam gweithredu wedi'i gwblhau y dylid newid statws perfformiad yr adroddiad hefyd i 'cwblhawyd' ac nid 'yn unol â'r targed' fel sy'n cael ei ddangos ar hyn o bryd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad cynnydd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a oedd yn nodi'r camau gweithredu i'w monitro/datblygu o gyfarfodydd blaenorol.

Cyfeiriodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol at gam gweithredu GAC – 2023/O5 yn ymwneud â'r broses Ardystio Staff y Gyflogres a dywedodd, yn dilyn pryderon y Pwyllgor a fynegwyd yng nghyfarfod mis Medi, bod camau pellach wedi'u cymryd a bod cyfradd ymateb Adrannau'r Cyngor bellach yn 99%. Fodd bynnag, ar gyfer ysgolion, nid oedd 49 wedi darparu'r wybodaeth berthnasol eto er bod nodyn atgoffa wedi'i anfon ym mis Awst ac er bod y mater wedi cael ei godi yn y Fforwm Penaethiaid Ysgol. Y cam nesaf fyddai bod llythyr yn cael ei anfon gan y Cyfarwyddwr Addysg yn uniongyrchol at y penaethiaid ysgol perthnasol a'u cadeirydd llywodraethwyr gan nodi ei bod yn ofynnol darparu'r wybodaeth.

Nododd y Pwyllgor nad oedd argymhelliad 7.2 yng nghofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Hydref wedi'i gynnwys yn y cofnod ond y byddai hynny'n cael ei gywiro ar gyfer y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD llofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Hydref 2023 yn gofnod cywir.