Agenda a chofnodion drafft

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd. A.G Morgan.

Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) yn amodi bod yn

rhaid i'r aelod a benodir yn gadeirydd pwyllgor fod yn berson lleyg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi Mr D. MacGregor yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2023/24.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd G. Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2023/24.

Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr Archwilio Cymru Mr Jason Blewitt, Ms Alison Lewis a Mr Derwyn Owen i'r cyfarfod.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Ms Alison Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru ar yr asesiad a gynhaliwyd o sefyllfa ariannol 2021-22 y Cyngor rhwng mis Medi a mis Tachwedd 2022.  Casglwyd y dystiolaeth drwy gyfweliadau ac adolygiadau o ddogfennau ac roedd yn cynnwys ystyried sefyllfa cronfeydd wrth gefn ariannol y Cyngor, cyflawni arbedion a pherfformiad wedi'u cynllunio yn erbyn y gyllideb arfaethedig ar gyfer y flwyddyn.

Nodwyd, er bod ffocws y gwaith ar flwyddyn ariannol 2021-22, lle bo'n briodol, rhoddwyd ystyriaeth hefyd i wybodaeth ariannol ddiweddarach lle roedd hyn yn helpu i ddarparu cyd-destun ar y sefyllfa.

Dywedwyd bod y Cyngor wedi dangos cynaliadwyedd ariannol da o'r blaen a'i fod wedi bwriadu parhau i wneud arbedion effeithlonrwydd i lenwi'r bwlch cyllido a nodwyd ar gyfer y dyfodol.  Er bod cyflawni arbedion arfaethedig yn y dyfodol mewn hinsawdd ariannol gynyddol heriol yn peri risg barhaus sylweddol i'r Cyngor, nodwyd bod hon yn risg genedlaethol ac nid yw'n benodol i Gyngor Sir Caerfyrddin.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Diweddariad Cynnydd Asesu Risg a Sicrwydd Archwilio Cymru - sefyllfa Ariannol.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Ms Alison Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru ynghylch asesiad a gynhaliwyd rhwng mis Mai a mis Awst 2022 ar drefniadau'r cyngor i ddatblygu a chyflawni ei Gynllun Datgarboneiddio.  Casglwyd tystiolaeth drwy gyfweliadau, adolygiadau o ddogfennau a Chais y Cyngor am dystiolaeth ar gyfer Archwilio Cymru

Adolygiad Gwaelodlin Datgarboneiddio.

Cyn ystyried y diweddariad, amlygwyd bod y Cyngor wedi dangos ymrwymiad i leihau carbon a'i fod wedi cyhoeddi cynllun gweithredu, ond nid oedd y cynllun hwn wedi'i gostio ac nid yw'n nodi'r cyllid sydd ei angen er mwyn cyflawni'r cam gweithredu yn y cynllun.  Er mwyn gwireddu ei uchelgais sero net, byddai angen i'r Cyngor gostio'i gynllun gweithredu a sicrhau aliniad â'i gynlluniau ariannol.

Mewn ymateb i'r pryder a godwyd, dywedodd y Pennaeth Lle a Chynaliadwyedd wrth y Pwyllgor nad oedd model Cymru gyfan ar hyn o bryd ar gyfer costio'r cynllunio ond bod y Cyngor wedi datblygu model ar y cyd â phartneriaid rhanbarthol gan gynnwys Cyngor Dinas Abertawe.  Yn ogystal, roedd nifer o becynnau gwaith ar waith ac roedd cynllun lleihau carbon ehangach yn cael ei ddatblygu a disgwylir iddo gael ei gwblhau erbyn mis Ebrill 2025.

Dywedwyd bod methodoleg Cymru gyfan yn cael ei datblygu ar y cyd â sefydliadau partner ond dyddiau cynnar oedd hi o ran hynny.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

• Eglurwyd bod y costau'n seiliedig ar gostau Cyngor Sir Gaerfyrddin ac mai dim ond y model a'r fethodoleg a ddatblygwyd ar y cyd â Chyngor Dinas Abertawe oedd y costau.
• Ail-adroddwyd bod y camau gweithredu yn cyd-fynd â'r cynllun ariannol ac y byddent yn cael eu hadlewyrchu ym mhob adroddiad a oedd yn cael eu hystyried gan y Cabinet.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2023 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin a gyflwynwyd gan Mr Derwyn Owen, Cynrychiolydd Archwilio Cymru.  Nodwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cyngor Sir Caerfyrddin, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd Nodwyd bod y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

Roedd y cynllun yn nodi'r gwaith y bwriedir ei wneud i fynd i'r afael â'r risgiau archwilio a nodwyd a meysydd ffocws allweddol eraill yn ystod 2023.  Mae hefyd yn nodi'r ffi archwilio amcangyfrifedig, yn manylu ar y tîm archwilio a dyddiadau cyflawni allweddol ac allbynnau cynlluniedig.

Wrth ystyried y cynllun archwilio, cyfeiriwyd at y risgiau a'r dyddiadau cyflawni allweddol gyda'r adroddiad terfynol i fod i gael ei gwblhau ym mis Tachwedd 2023.

Mewn ymateb i sylw yngl?n â defnyddio technoleg, eglurwyd wrth yr Aelodau y gallai'r timau archwilio ddefnyddio offer awtomataidd fel dadansoddeg data wrth berfformio eu harchwiliad.  Gellir gofyn am wybodaeth mewn fformat gwahanol i archwiliadau blaenorol ond bod deialog barhaus i sicrhau'r defnydd mwyaf effeithlon ac effeithiol o dechnoleg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn a nodi Cynllun Archwilio 2023 ar gyfer yr Awdurdod.

[Sylwer: Roedd y Cynghorwyr K. Broom, K. Davies, D.E. Williams, L. Davies, J. Williams, A. Evans, Mrs. K. Jones a Mr M. MacDonald wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach a pharhaodd yn y cyfarfod tra oedd yr eitem yn cael ei thrafod.]

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2023 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed a gyflwynwyd gan Mr Jason Blewitt, Cynrychiolydd Archwilio Cymru.  .  Nodwyd bod rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.  Yn unol â hynny, rhoddwyd ystyriaeth i'r tîm archwilio, ffioedd a'r amserlen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cynllun Archwilio 2023 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad cenedlaethol a gyflwynwyd gan Gynrychiolwyr Archwilio Cymru a oedd yn edrych ar her tlodi yng Nghymru a sut yr oedd llywodraeth genedlaethol a lleol yn ymateb.  Eglurwyd bod yr astudiaeth a'r adroddiad wedi'u cwblhau gan y tîm astudiaethau cenedlaethol ac nad oedd yn benodol i Sir Gaerfyrddin.  Amlygodd canfyddiadau cyffredinol yr adroddiad fod maint yr heriau a'r gwendidau yn y gwaith presennol yn ei gwneud hi'n anodd i Lywodraeth Cymru a Llywodraeth Leol gyflawni'r newid systematig sydd ei angen i fynd i'r afael â lleihau tlodi.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys 8 argymhelliad yn canolbwyntio ar y meysydd allweddol canlynol:

• Strategaeth a thargedau cenedlaethol ar gyfer mynd i'r afael â thlodi a'i leihau
• Strategaethau, targedau ac adroddiadau perfformiad lleol ar gyfer mynd i'r afael â thlodi a'i leihau
• Arweinyddiaeth ar yr agenda tlodi
• Gwella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd rhaglenni a ariennir gan grant
• Mapio profiadau i greu gwasanaethau cynhwysol i bobl mewn tlodi
• Un we-dudalen lanio ar gyfer pobl sy'n chwilio am help
• Symleiddio a gwella'r broses o wneud cais a gwasanaethau gwybodaeth i bobl mewn tlodi
• Cydymffurfio â'r ddyletswydd economaidd-gymdeithasol.

Wrth ystyried yr adroddiad rhoddodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol, Perfformiad a Phartneriaeth ddiweddariad ar ymateb y Cyngor i'r argymhellion.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor mai'r Cynghorydd Linda Davies Evans oedd yr Aelod Cabinet Arweiniol ar gyfer mynd i'r afael â thlodi, ynghyd â Phanel Ymgynghorol ynghylch Trechu Tlodi a oedd yn cynnwys aelodau etholedig trawsbleidiol a oedd yn gweithredu fel seinfwrdd i'r Cabinet o ran cyngor a chefnogaeth.  Nodwyd bod gweithgor wedi cael ei sefydlu ar lefel Pennaeth Gwasanaeth yn ystod y 12 mis diwethaf ar draws y gwahanol feysydd gwasanaeth.  Rhoddwyd sicrwydd bod tlodi wedi'i ymgorffori'n llawn yn Strategaeth Gorfforaethol y Cyngor ac o fewn cynlluniau llesiant y Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

• Eglurwyd i'r Aelodau nad oedd Archwilio Cymru yn cymeradwyo'r cynllun gweithredu ond y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cynnal sicrwydd drwy adrodd ac olrhain camau gweithredu mewn ymateb i'r argymhellion drwy'r system PIMS.
• O ran cymeradwyo ymateb y Cyngor i'r adroddiad gwrthdlodi, cadarnhawyd bod y Cyfarwyddwr Arweiniol (y Prif Weithredwr yn yr achos hwn) a'r Cabinet wedi gweld yr ymatebion a'r argymhellion i fonitro cynnydd yn erbyn camau gweithredu drwy'r system adrodd PIMS.  Gofynnodd y Pwyllgor am ddarparu adroddiad diweddaru pellach ar ddiwedd y flwyddyn.
• Eglurwyd bod y camau gweithredu ym mis Ebrill a mis Mai wedi'u cwblhau neu fod y gwaith cychwynnol wedi'i wneud.  Nodwyd mai'r Pennaeth Adfywio, Polisi a Digidol bellach yw prif gyfarwyddwr y gwasanaeth ar gyfer y gwaith hwn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

[Sylwer: Roedd y Cynghorydd A. Evans wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach ac arhosodd yn y cyfarfod wrth i'r Pwyllgor ei hystyried]

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Mrs Alison Lewis, Cynrychiolydd Archwilio Cymru ar yr adroddiad dilynol: Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y dyfodol?

Ym mis Mehefin 2019 cyhoeddodd Archwilio Cymru adroddiad 'Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y dyfodol - Cyngor Sir Caerfyrddin', a oedd yn cynnwys chwe chynnig ar gyfer gwella i'r Cyngor fynd i'r afael â nhw.  Dilynodd Archwilio Cymru gynnydd y Cyngor o ran gweithredu'r cynigion hyn ar gyfer gwella yn ystod mis Hydref - Tachwedd 2021 fel rhan o'u gwaith Asesu Sicrwydd a Risg parhaus.  Credwyd bod y Cyngor wedi gwneud peth cynnydd o ran mynd i'r afael â'r cynigion blaenorol ar gyfer gwella, ond bod angen gwneud gwaith pellach er mwyn cryfhau'r trefniadau i asesu effeithiolrwydd ac effaith y swyddogaeth graffu. 

Wrth ystyried y diweddariad, dywedodd y Pennaeth Gweinyddiaeth a’r Gyfraith fod yr adroddiad wedi'i ystyried gan y Cabinet a Chadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu ym mis Medi 2022.  Dywedwyd bod tri aelod o'r Fforwm Craffu hefyd yn aelodau o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Roedd Archwilio Cymru hefyd wedi cyfarfod â swyddogion a'r Cabinet ar 13 Medi i drafod yr adroddiad ac ar wahân gyda Chadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu ar 29 Medi 2022.

Nodwyd bod y Cyngor, ar 28 Medi 2022, wedi penderfynu diwygio maes gorchwyl y pum pwyllgor craffu i gyd-fynd â phortffolios newydd y Cabinet.  Yn ogystal, roedd dull craffu cyn gwneud penderfyniad wedi'i weithredu er mwyn sicrhau na fyddai rhag-gyfarfodydd y Cabinet yn cyfeirio adroddiadau'n systematig at y Pwyllgor Craffu, gan arwain at agenda fwy penodol.

O ran asesu effeithiolrwydd ac effaith trosolwg a chraffu, cynhaliwyd arolwg ond dim ond 14 o'r 74 aelod oedd wedi ymateb.  Oherwydd y diffyg ymateb roedd yr holiadur yn cael ei ddiwygio a'i ailgyhoeddi ac roedd disgwyl iddo gael ei gymeradwyo ym mis Medi cyn iddo gael ei ailddosbarthu i aelodau. 

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

• Eglurwyd i'r Aelodau bod templed Adroddiad Blynyddol Craffu wedi'i ddiweddaru ond bod y Fforwm Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu wedi gofyn am waith pellach ac y byddai'r templed drafft diwygiedig yn cael ei ystyried ganddynt ym mis Medi.
• Eglurwyd mai'r cam cyntaf wrth asesu effeithiolrwydd ac effaith trosolwg o graffu fyddai'r holiadur wedi'i ddiweddaru. Bydd yn rhaid asesu'r canlyniadau i weld a oes angen mireinio'r broses.  Amlygwyd mai'r hyn oedd o ddiddordeb i aelodau craffu oedd faint o'u cynigion a'u hargymhellion sydd wedi cael eu mabwysiadu gan y Cabinet.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Adolygodd y Pwyllgor Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft y Cyngor ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023 a fyddai'n cyd-fynd â'r Datganiad Cyfrifon i ddangos cydymffurfiaeth yr Awdurdod â fframwaith CIPFA a SOLACE a'i saith egwyddor graidd o lywodraethu da.

Nododd y Cadeirydd fod yr eitem hon hefyd wedi cael ei hystyried yn flaenorol gan y Pwyllgor mewn sesiwn friffio yn gynharach yn yr wythnos.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod gwelliannau a nodwyd yn y sesiynau briffio fel yr angen i adlewyrchu bod hyfforddiant risg wedi cael sylw a'r ffaith bod y gofrestr risg gorfforaethol wedi'i nodi fel bod angen ei hadolygu a'i gwella yn cael ei hadlewyrchu yn y datganiad. 

Cadarnhawyd y byddai'r nodiadau o'r sesiwn friffio yn cael eu dosbarthu i aelodau sy'n dilysu'r newidiadau y cytunwyd i'w hymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol terfynol.

Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 bellach yn gosod gofyniad ar Bwyllgorau Safonau i adrodd ar ba mor dda yr oedd arweinwyr grwpiau wedi cydymffurfio â'u dyletswyddau wrth hyrwyddo cydymffurfiaeth â'r côd ymddygiad gan aelodau eu gr?p.  Gofynnwyd i hyn gael ei gynnwys yn y datganiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn amodol ar gynnwys yr uchod, gymeradwyo'r datganiad llywodraethu blynyddol.

[Noder: Roedd Mrs. J. James wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach a pharhaodd yn y cyfarfod tra oedd yr eitem yn cael ei thrafod]

Ystyriodd y Pwyllgor y Datganiad Cyfrifon drafft 2022/23 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin, a baratowyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd 2018). 

Roedd hon yn ddogfen sylweddol ac roedd wedi cael ei hystyried mewn sesiwn friffio yn gynharach yn yr wythnos.  Yn ogystal â'r briff yn gynharach yn yr wythnos, rhoddwyd trosolwg i'r Pwyllgor o'r pwyntiau amlwg a gynhwysir yn y Datganiad Cyfrifon a oedd yn crynhoi sefyllfa ariannol yr Awdurdod ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2023.

Nododd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y symudiadau a wnaed o'r cronfeydd wrth gefn wedi'u clustnodi, ac iddynt, mewn perthynas â throsglwyddiadau a oedd yn ymwneud â Chronfeydd Wrth Gefn y Gronfa Datblygiadau Mawr, y Rhaglen Moderneiddio Addysg, Cyllid Cyfalaf a'r Fargen Ddinesig/Pentre Awel.  Yn unol â hynny, gofynnwyd i'r Pwyllgor gymeradwyo'r symudiadau hynny yn ôl-weithredol a chreu'r Grant Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid (DoLS) a chronfeydd wrth gefn Neuadd y Dref Cydweli.

Cyfeiriwyd at rôl yr Aelod Cabinet dros Faterion Gwledig a Pholisi Cynllunio fel ymddiriedolwr Gardd Fotaneg Genedlaethol Cymru.  Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod sefyllfa'r Cabinet fel ymddiriedolwr yn hanesyddol yn amod benthyciad, ond ychwanegodd, gan fod y benthyciad wedi'i ad-dalu, efallai na fydd angen hyn, ac y byddai angen eglurhad. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL: 

[Noder: Roedd y Cynghorwyr K. Broom, K. Davies, D.E. Willians, L. Davies a J. Williams, A. Evans, Mrs K. Jones a Mr M. MacDonald wedi datgan buddiant yn yr eitem hon.]

Cafodd y Pwyllgor Ddatganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn - Rhagarchwiliad 2022-23 i'w ystyried.  Roedd yr adroddiad yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth 2023 a'r incwm a'r gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Nodwyd bod Asedau Net y Gronfa wedi gostwng £100.1m o 2021-22 i 2022-23 ac mai'r prif achos oedd y gostyngiad yng ngwerth marchnadol yr asedau buddsoddi.  O ran gwariant, cynyddodd y budd-daliadau sy'n daladwy a throsglwyddiadau £8m i £103.95m. Roedd incwm, cyfraniadau a throsglwyddiadau i mewn wedi cynyddu £7.7m i £100.9m.  Cynyddodd cyfanswm aelodaeth y Gronfa 1,820 o 52,735 yn 2021-22 i 54,555 yn 2022-23 a oedd yn gynnydd o 3.45%.

Mewn ymateb i bryder ynghylch y cynnydd sylweddol mewn costau rheoli a nodwyd yn adran 8 yr adroddiad, eglurwyd i'r Aelodau mai'r ffioedd Mercer (sef y llety ymgynghori) a chostau'r prisiad tair blynedd a oedd wedi effeithio ar gyfrifon 2022/23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2022/23.

Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, a'r pwerau dirprwyedig a ymgorfforir yn y Mesur Llywodraeth Leol, bu'r Pwyllgor yn ystyried datganiad cyfrifon 2022-23 yr Awdurdod Harbwr wedi'u harchwilio.

Mae ystod o bwerau a dyletswyddau statudol gan Gyngor Sir Caerfyrddin er mwyn gwella, cynnal a rheoli harbwr Porth Tywyn, a hynny drwy Orchymyn Adolygu Harbwr Porth Tywyn 2000. 

Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at Ddeddf Harbyrau 1964, a oedd yn nodi ei bod yn ofynnol i Awdurdodau Harbwr lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr.  Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cyflwynwyd y cyfrifon ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod yr Awdurdod wedi rhoi prydles hirdymor i The Marine & Property Group Ltd ym mis Ebrill 2018, a oedd wedi cymryd cyfrifoldeb dros gynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn; o ganlyniad, roedd llawer llai o weithgaredd ar y datganiad.

Dywedwyd bod cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2022-23 yn £9k ac mai Cyngor Sir Caerfyrddin oedd wedi cyllido'r holl weithgareddau'n llawn.  Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2023 yn dod i gyfanswm o £867k.  Roedd yr adroddiad yn nodi bod y gostyngiad o £678k yn y costau o flwyddyn i flwyddyn oherwydd bod y gwariant gwaith cyfalaf £697k yn llai, ynghyd â chynnydd o £19k mewn incwm.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wrth aelodau fod Marine & Property Group Ltd wedi mynd i ddwylo'r gweinyddwyr ac y byddai incwm rhent yn debygol o fod mewn perygl ac efallai na fydd yr incwm a gronnwyd yn dwyn ffrwyth.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn wedi'u harchwilio ar gyfer 2022/23.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynlluniau Archwilio Mewnol 2022/23.  Dywedwyd bod cyfradd cwblhau o 96% wedi'i chyflawni ar gyfer 2022/23.  Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed mewn perthynas â chyflwyno'r rhaglen archwilio yn briodol.

Mewn ymateb i gais am ddiweddariad ar y swyddi gwag o fewn y tîm Archwilio Mewnol, cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod gan y tîm adnoddau llawn erbyn hyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi diweddariad y Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 a 2023/24.

Ystyriodd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23 a oedd yn rhoi barn gan y Prif Weithredwr Archwilio (Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol) ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Awdurdod, yn seiliedig ar gyflawni Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Yn unol â hynny, roedd yr adroddiad yn crynhoi sefyllfa flynyddol y gwaith archwilio a wnaed o fewn yr Awdurdod yn ystod y cyfnod adrodd yn unol â darpariaethau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ac roedd yn cynnwys data tebyg.

Nododd y Pwyllgor fod y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli derbyniol ar waith.

Daeth yr adroddiad i'r casgliad bod trefniadau llywodraethu clir ar waith, a oedd yn cynnwys cyfrifoldebau rheoli diffiniedig a strwythurau pwyllgorau, gyda fframwaith rheoli cadarn yn gyffredinol a oedd yn gweithredu'n rhesymol gyson.  Cyfeiriwyd hefyd at Gyfansoddiad sefydledig yr Awdurdod, gyda pholisïau datblygedig a Rheolau Gweithdrefnau Ariannol cymeradwy a oedd yn rhoi cyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol Wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod.  Lle nodwyd gwendidau drwy adolygiad archwilio mewnol, cytunwyd ar gamau cywiro priodol ac amserlen ar gyfer gwella.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol ei bod yn gyfrifol am sicrhau bod swyddogaeth Archwilio Mewnol yn cael ei chyflawni'n effeithiol yn unol â'r egwyddorion a gytunwyd gyda Phrif Swyddog Ariannol yr Awdurdod (Swyddog Adran 151) ac yn unol â'r Siarter Archwilio Mewnol.  Pan gynhelir arolygiadau Archwilio Mewnol ar swyddogaethau y mae'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn bennaeth arnynt, mae'n bosibl y bydd gwrthdaro buddiannau o ran y llinellau atebolrwydd.  Er mwyn lliniaru'r gwrthdaro buddiannau posibl hwn, byddai'r Prif Archwiliwr yn rheoli adolygiadau, gyda'r Pennaeth Gwasanaethau Ariannol, sydd y tu allan i weithgaredd Archwilio Mewnol, yn goruchwylio'r adolygiadau hyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â gofynion statudol, dderbyn Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23.

Derbyniodd y Pwyllgor Asesiad Ansawdd Allanol o adroddiad gweithgarwch Archwilio Mewnol i'w ystyried.  Roedd Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn gofyn am asesiad allanol o'r holl wasanaethau archwilio mewnol, y mae'n rhaid eu cynnal o leiaf unwaith bob pum mlynedd gan adolygydd annibynnol cymwys o'r tu allan i'r sefydliad.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod dau ddull posibl o asesu allanol a amlinellir yn y safon; Roedd y rhain yn cynnwys naill ai asesiad allanol llawn neu hunanasesiad mewnol, sy'n cael ei ddilysu gan adolygydd allanol.  Etholwyd aelodau o Gr?p Archwilydd Mewnol Cymru i fabwysiadu'r dull hunanasesu, gyda Chyngor Wrecsam a oedd yn aelod o Ganolfan Materion Rhyngwladol Cymru yn ymgymryd â'r gwaith dilysu.

Daeth yr asesiad i'r casgliad bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Caerfyrddin yn cydymffurfio â'r Safonau ym mhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu'n annibynnol ac yn wrthrychol.

Canfu canlyniadau'r dilysiad fod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Caerfyrddin yn cydymffurfio â 300 o'r 304 o'r llinellau arfer gorau o fewn gofynion PSIAS, gyda chydymffurfiad rhannol mewn tri maes a diffyg cydymffurfiaeth mewn un maes.

Cytunwyd ar Gynllun Gweithredu i ymateb i feysydd rhannol a diffyg cydymffurfio a manylwyd ar hyn yn yr adroddiad.  Rhoddwyd sicrwydd i'r Aelodau bod pob maes nad oedd yn cydymffurfio wedi cael sylw.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Asesiad Ansawdd Allanol o'r gweithgarwch Archwilio Mewnol.

Cafodd y Pwyllgor Siarter Archwilio Mewnol y Cyngor a ddiweddarwyd i'w hystyried; Roedd hyn yn cwmpasu'r gwelliannau gofynnol yn dilyn yr Asesiad Ansawdd Allanol.  Cymeradwywyd y Siarter Archwilio Mewnol (2021-23) gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 24 Medi 2021; byddai'r Siarter yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

Diben y Siarter oedd diffinio'r swyddogaeth Archwilio Mewnol ac esbonio ei phwrpas, ei hawdurdod a'i chyfrifoldebau.

Nododd y Pwyllgor fod y Siarter wedi'i llunio yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac y byddai'r Siarter Archwilio Mewnol yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

Nodwyd y byddai eitem 14 - Adolygiad o fewn yr adroddiad yn cyd-fynd â'r ddalen eglurhaol ac yn nodi y byddai'r Siarter yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol diweddaraf Cyngor Sir Caerfyrddin.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad blynyddol drafft y Cyngor ar gyfer y cyfnod 2022/23 a oedd wedi ei lunio i fodloni'r darpariaethau perthnasol yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. 

Nodwyd mai hwn oedd y drafft cyntaf a bod adrannau lle roedd gwybodaeth heb ei chynnwys eto ond byddai'r rhain yn cael eu diweddaru wrth iddynt ddod ar gael.  Roedd disgwyl i'r Adroddiad Blynyddol gael ei gyflwyno i'r Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ym mis Hydref 2023.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod strwythur yr Adroddiad Blynyddol yn seiliedig ar Amcanion Llesiant newydd y Cyngor (4) fel y cytunwyd yn Strategaeth Gorfforaethol y Cyngor ar gyfer 2022-27.  Gan fod cynlluniau busnes ar gyfer cyfnod 2022-23 yn seiliedig ar yr hen 13 amcan llesiant, mae adroddiadau cynnydd wedi'u halinio â model 'ffit-orau'.  Felly, ystyriwyd hyn fel adroddiad pontio wrth i'r Cyngor symud i weithredu'r Amcanion Llesiant newydd yn llawn ar gyfer y cyfnod 2023-24.

Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol, Perfformiad a Phartneriaeth y byddai elfen ymgynghoriad cyhoeddus y gwaith yn dod i ben yr wythnos nesaf a byddai'r canfyddiadau'n cael eu cynnwys mewn rhifynnau pellach o'r adroddiad.  Nodwyd, oherwydd maint yr adroddiad, y gallai fod yn anodd dod o hyd i'r wybodaeth berthnasol, felly roedd trafodaethau'n mynd rhagddynt gyda'r tîm Marchnata a'r Cyfryngau ar y ffordd orau o gyflwyno a chyfleu'r wybodaeth.

Dywedodd y Cadeirydd fod aelodau eisoes wedi derbyn sesiwn friffio ar y ddogfen yn gynharach yn yr wythnos a'u bod wedi cael cyfle i gynnig adborth ar yr adroddiad drafft. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod Adroddiad Blynyddol Drafft y Cyngor ar gyfer y cyfnod 2022/23 yn cael ei dderbyn.

Trafododd y Pwyllgor Ddatganiad y Cyngor ynghylch Parodrwydd i Dderbyn Risg.  Nodwyd nad oedd gan y Cyngor Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg o'r blaen a bod datblygu hyn wedi'i hwyluso drwy Weithdai Parodrwydd i Dderbyn Risg gyda'r Tîm Rheoli Corfforaethol a'r Penaethiaid Gwasanaeth yn bresennol.

Nodwyd bod Parodrwydd i Dderbyn Risg yn darparu fframwaith a oedd yn galluogi sefydliad i wneud penderfyniadau rheoli gwybodus.  Roedd manteision y datganiad yn cynnwys:

• Cefnogi gwneud penderfyniadau gwybodus
• Lleihau ansicrwydd
• Gwella cysondeb ar draws llywodraethu a gwneud penderfyniadau
• Cefnogi gwella perfformiad
• Canolbwyntio ar feysydd blaenoriaeth
• Llywio adolygiad gwariant a blaenoriaethu adnoddau.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch pa mor aml y byddai'r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg yn cael ei ddiweddaru, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol ei bod wedi cael ei awgrymu ei fod yn cael ei adolygu'n flynyddol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg Cyngor Sir Caerfyrddin.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 11 Mai 2023.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 3 Mawrth 2023.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Diweddariad Camau Gweithredu DLlB ar 4 Ebrill 2023.

Ystyriodd y Pwyllgor Gofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd yn manylu ar y camau i'w monitro/cyflawni yn dilyn cyfarfodydd blaenorol.

Mewn ymateb i ymholiad yngl?n â'r golofn statws ar gyfer GAC 2022/06 - Ymarfer Ardystio Staff y Gyflogres, dywedwyd wrth aelodau nad oedd yr amserlen yn hysbys ar hyn o bryd ond y byddai'n cael ei chadarnhau yn y diweddariad nesaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cofnod o Gamau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD llofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Mawrth 2023 yn gofnod cywir.

PENDERFYNWYD llofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 31 Mawrth 2023 yn gofnod cywir.