Agenda a Chofnodion

SYLWER: Caniatáu amser ychwanegol i'r Rheolwr Cynnal Practis, Gweinyddiaeth a'r Gyfraith gan ei fod yn cael problemau cysylltu, ystyriwyd Eitem 8 cyn Eitem 7, ond mae'r cofnodion hyn yn dilyn trefn y materion ar yr agenda].

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan Mr David MacGregor, y Cadeirydd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Gynrychiolwyr Archwilio Cymru ar Raglen Waith Archwilio Cymru a'r diweddariad chwarterol ynghylch yr Amserlen, ar 30 Mehefin 2022.

Dywedwyd wrth Aelodau'r Pwyllgor, ers cyhoeddi'r adroddiad, fod y gwaith grantiau nad oedd wedi'i gwblhau mewn perthynas â Gwaith Archwilio Hawlio Grant 2020-21 wedi'i gwblhau ers hynny.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at fater cenedlaethol a oedd yn effeithio ar y sector cyhoeddus. Dywedwyd, er bod Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth wrthi'n parhau i edrych ar y dull cyfrifyddu ar gyfer asedau seilwaith, bod y dyddiad cau o 30 Tachwedd yn agosáu. Roedd Llywodraeth Cymru yn ymwybodol o'r sefyllfa ac yn ystyried ymestyn y dyddiad cau. Yng ngoleuni hyn, cafodd y pwyllgor wybod fod posibilrwydd ar hyn o bryd na fyddai gwaith y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar y seilwaith ac asedau wedi'i gwblhau mewn pryd i'w gynnwys yn adroddiad Archwilio Cymru IS260 oedd i'w gyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ar 21 Hydref 2022.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y sefyllfa yn rhwystredig i bob Awdurdod Lleol yng Nghymru. Eglurwyd bod yr opsiwn o osod diystyriad statudol i osgoi diwygio'r cyfrifon yn cael ei drafod ar hyn o bryd gyda Llywodraeth Cymru ar y cyd â'r Llywodraeth Ganolog. Yn y cyfamser, er mwyn bod mewn sefyllfa i orffen yr Archwiliad, byddai dulliau eraill yn cael eu hystyried ar y cyd ag Awdurdodau Lleol eraill yng Nghymru.

Cyfeiriwyd at dudalen 5 yr adroddiad; Adolygiad dilynol: Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y dyfodol. Gofynnwyd a fyddai'r Adroddiad Drafft a gyflwynwyd i'r Cyngor ym mis Gorffennaf 2022 yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor hwn? Cadarnhaodd Rheolwr y Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth fod ymateb Cyngor Sir Caerfyrddin i'r adroddiad wedi'i ddrafftio ac y byddai'n cael ei ychwanegu at Flaenraglen Waith y Pwyllgor ar gyfer mis Rhagfyr 2022.

Mewn ymateb i ymholiadau ynghylch yr Archwiliad o Fargen Ddinesig Bae Abertawe 2021-22 a nodwyd ar dudalen 3 yr adroddiad, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y trefniadau Llywodraethu wedi'u cyfeirio at y Cyd-bwyllgor. Eglurwyd bod Cyngor Sir Caerfyrddin (CSC) yn gyfrifol am 4 prosiect sef Pentre Awel, Yr Egin a gyflawnwyd gan drydydd parti, Sgiliau a Thalentau – prosiect ar y cyd y mae CSC yn ei arwain a'r Prosiect Digidol. Er bod y Cyd-bwyllgor yn goruchwylio'r holl brosiectau, cadarnhawyd y byddai trefniadau llywodraethu'r 4 prosiect yn cael eu cynnwys ym mhrif Archwiliad y Cyngor Sir fel yr Awdurdod Arweiniol. Hefyd, rhoddwyd sicrwydd i Aelodau'r Pwyllgor nad oedd unrhyw faterion yn codi ar hyn o bryd.

PENDERFYNODD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru ar yr Adolygiad Cenedlaethol o Daliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion.

Roedd yr adroddiad cenedlaethol yn ystyried sut roedd Taliadau Uniongyrchol yn helpu pobl i fyw yn annibynnol. Roedd y Taliadau Uniongyrchol yn ddewis amgen i gymorth neu ofal a drefnwyd gan awdurdod lleol a gallai helpu i ddiwallu anghenion yr unigolyn neu'r gofalwr. Yn ogystal, roedd yr adroddiad yn ystyried sut yr oedd Awdurdodau Lleol yn rheoli ac yn annog pobl i ddefnyddio Taliadau Uniongyrchol ac a oedd y gwasanaethau yn cynnig gwerth am arian.

Dywedwyd, er bod yr adroddiad yn asesu'r sefyllfa bresennol mewn perthynas â thaliadau uniongyrchol, nid oedd yn mynd i'r afael ag unrhyw un o'r diffygion. Fodd bynnag, roedd ymgyrch polisi cenedlaethol ar waith i gynyddu taliadau uniongyrchol, ond roedd yr adroddiad yn methu â chydnabod nad taliadau uniongyrchol oedd yr opsiwn cywir ym mhob achos bob amser.

Roedd yr adolygiad wedi nodi 10 argymhelliad oedd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad.

Rhoddwyd sylw i'r ymholiadau/sylwadau a godwyd ynghylch yr adroddiad, fel a ganlyn:

·       Dywedodd Aelodau'r Pwyllgor ei bod yn galonogol bod yr adroddiad yn gadarnhaol, ar y cyfan, a bod yr agweddau a godwyd yn unol â'r hyn sy'n digwydd ledled Cymru.

·       Cyfeiriwyd at baragraff a nodwyd ar dudalen 5 yr adroddiad - 'Mae’n ofynnol i awdurdodau lleol roi cymorth i bobl reoli eu Taliad Uniongyrchol a’u cyfrifoldebau cyflogaeth'. Gofynnwyd sut yr ymdriniwyd â hyn? Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Integredig fod tîm y gwasanaeth cymorth mewnol yn rhoi cyngor ac arweiniad i unigolion i reoli eu taliad uniongyrchol.

·       Mewn ymateb i ymholiad yngl?n â pholisi'r Cyngor o ran hawlio taliadau oedd wedi cronni yn ôl, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Integredig fod proses gymharol gymhleth ar hyn o bryd o ran adolygu sefyllfa cyfrifon unigol, ond roedd atebion technolegol yn cael eu hystyried i helpu i reoli cyfrifon unigol megis cardiau wedi'u rhagdalu.

·       Mynegwyd pryder nad oedd crynodeb gweithredol yr adroddiad wedi cynnwys unrhyw oblygiadau cost/ariannol neu staffio nac wedi tynnu sylw at y materion hynny. Wrth gydnabod, o ystyried natur yr adroddiad, bod goblygiadau o ran materion ariannol a staffio, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Integredig nad oedd unrhyw oblygiadau staffio nac ariannol newydd i dynnu sylw atynt gan fod y seilwaith staffio eisoes ar waith a bod y cyllidebau eisoes wedi'u dyrannu. Er mwyn bodloni'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad, byddai staff a chyllidebau presennol yn cael eu defnyddio a'u sianelu yn unol â hynny.

·       Mewn ymateb i ymholiad yn gofyn a fyddai'r adroddiad hwn yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu - Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Integredig nad oedd yn ofynnol iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu o safbwynt llywodraethu.

·       O ran y Taliadau Uniongyrchol, wrth gydnabod bod dyraniad ar gyfer 'time for care', gwnaed sylw bod dyraniad digonol ar gyfer costau sy'n gysylltiedig â rhoi taliadau uniongyrchol i unigolion. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Integredig fod tîm y gwasanaeth cymorth mewnol yn cynnwys cost y gyflogres. Mae'r berthynas  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.2

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23. Dywedwyd bod y gyfradd gwblhau hyd yma yn 28% yn erbyn y targed cwblhau o 30%. Adolygodd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed mewn perthynas â chyflwyno'r rhaglen archwilio yn briodol.

Yna, tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr Adroddiadau Argymhellion Blaenoriaeth 1 a oedd wedi'u cwblhau a oedd yn cynnwys adolygiadau a gwblhawyd lle'r oedd gan systemau un neu fwy o wendidau rheoli sylfaenol neu a oedd yn cynnwys adolygiadau yr oedd Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wedi cytuno y dylid eu rhoi gerbron y Pwyllgor. Ystyriodd y Pwyllgor yn briodol yr adolygiadau canlynol a gafodd eu hatodi i'r adroddiad fel Rhan Bi a Rhan Bii:

1. Prydau Ysgol - Anghenion arbennig o ran diet

2. Teithio a Chynhaliaeth

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

Rhan Bii: Prydau Ysgol - Anghenion arbennig o ran diet

·   O ran alergenau bwyd, dywedwyd ei bod yn hanfodol bod ysgolion yn mabwysiadu arferion cyfathrebu da rhwng yr holl athrawon a'r gwasanaeth arlwyo a beth i'w wneud yn achos adwaith. Braf oedd nodi bod mesurau wedi'u rhoi ar waith.

·   Dywedwyd ei bod yn gadarnhaol nodi bod mesurau wedi'u rhoi ar waith i roi cyfrif am drosglwyddiadau canol tymor. O ran dilyniant disgyblion blwyddyn 6 o ysgolion cynradd i flwyddyn 7 mewn ysgolion uwchradd gofynnwyd a fyddai'n ofynnol i rieni ailgofnodi alergenau neu anghenion arbennig o ran deiet? Dywedodd y Pennaeth Mynediad i Addysg y gofynnir i rieni nodi unrhyw ofynion deietegol arbenigol ar y ffurflen gais fel rhan o geisiadau derbyn i'r ysgol o Flwyddyn 6 i Flwyddyn 7. Bydd y wybodaeth hon ar gael i staff yr ysgol uwchradd, yn ogystal bydd y staff yn cysylltu â'r rhiant i drafod y gofynion dietegol penodedig a beth i'w wneud os bydd adwaith.

Mewn ymateb i ymholiad ychwanegol, eglurwyd, gan fod ysgolion cynradd ac ysgolion uwchradd yn gweithredu systemau gwahanol, bod cyfrifoldeb cychwynnol ar rieni i ddarparu gwybodaeth gyfredol a'r ysgol hefyd i sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol.

·   Gofynnwyd a oedd unrhyw bolisïau ychwanegol ar waith i ddiogelu plant mewn gofal maeth? Dywedodd y Pennaeth Mynediad i Addysg nad oedd yn ymwybodol o unrhyw bolisïau ychwanegol sydd ar waith fodd bynnag, rhoddodd sicrwydd y byddai'n codi'r pwynt hwn gyda'r gwasanaeth perthnasol ac y byddai'n rhoi unrhyw fesurau ychwanegol a nodwyd ar waith.

·   Wrth gydnabod arwyddocâd pobl sy'n dioddef o alergenau bwyd, gofynnwyd a oedd y mater hwn yn cael ei gynnwys yng nghofrestr risg yr adran addysg ar gyfer monitro? Nid oedd y Pennaeth Mynediad i Addysg yn gallu rhoi ateb pendant adeg y cyfarfod ond byddai'n gwirio ac yn cadarnhau a oedd yn cael ei gynnwys ar y gofrestr risg neu beidio. Ychwanegodd, pe na bai'n cael ei gynnwys, y byddai'n sicrhau y byddai'n cael ei ychwanegu.

·   Gofynnwyd a oedd polisi neu system ar waith  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Gofrestr Risg Gorfforaethol 2022/23 a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu.

Nododd y Pwyllgor, yn dilyn ei ystyriaeth flaenorol, fod y Tîm Rheoli Corfforaethol wedi adolygu'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a'i fod wedi gwneud nifer o newidiadau a oedd yn cynnwys cael gwared ar risgiau, ychwanegu risgiau newydd ac uno risgiau a nodwyd pob un ohonynt yn yr adroddiad.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·     Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol, ar gais y Cadeirydd absennol, wrth y Pwyllgor am ei sylwadau. Er ei bod yn ddealladwy bod y Gofrestr Risg yn cynnwys llawer o fanylion, teimlai'r Cadeirydd fod cyfeiriadau yn y Gofrestr Risg y dylid tynnu sylw'r Pwyllgor atynt nad oeddent yn cael eu hadlewyrchu ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor ar hyn o bryd. Wrth ystyried y sylw a ddaeth i law'r Cadeirydd, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n ymgymryd â darn o waith i fynd drwy'r gofrestr i nodi unrhyw faterion perthnasol i'w cynnwys ar y Blaengynllun Gwaith er mwyn i'r Pwyllgor eu hystyried.

·     Wrth gydnabod bod sgoriau'r risgiau heb eu rheoli a'r risgiau presennol gyda mesurau lliniaru ar waith yr un peth, sylwyd bod llawer o risgiau gyda mesurau lliniaru ar waith ond nid oedd yn ymddangos eu bod yn lleihau'r risg heb ei reoli. Gofynnwyd am eglurhad. Eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y broses bresennol lle mae'r Timau Rheoli Adrannol a'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn cynnal trafodaethau manwl ar y sefyllfa o ran y risgiau wedi nodi bod rhai o'r risgiau, hyd yn oed gyda'r mesurau lliniaru, yn cael eu hystyried yn rhai sylfaenol. Wrth ddilyn y sylw hwn, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n herio'r rhesymeg ymhellach yn y trafodaethau ac yn ail-ystyried y sgoriau risg cychwynnol.

·     Er mwyn i Aelodau'r Pwyllgor gael gwell dealltwriaeth o'r Gofrestr Risgiau, awgrymwyd y byddai gweithdy yn fuddiol. Byddai hyn yn rhoi cyfle i wahodd swyddogion a chynrychiolwyr mewn meysydd eraill lle er enghraifft cafodd Coronafeirws effaith fawr arnynt. Cytunodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n fuddiol a byddai'n trefnu sesiwn anffurfiol maes o law.

·     Mewn ymateb i sylw a wnaed mewn perthynas â lle mae'r risgiau cyfrifoldebau'n perthyn a'r risgiau sy'n gysylltiedig â phandemig, eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod cofrestr risg ar wahân yn ystod y pandemig a oedd yn cynnwys yr holl risgiau yn ymwneud â phandemig Covid, ond yn ystod y cyfnod adfer fe gafodd y risgiau eu symud wedyn i'r gofrestr risg gorfforaethol. Fodd bynnag, wrth gydnabod y sylwadau a godwyd, awgrymwyd y byddai angen ystyried datblygu cofrestr risg pandemig yn hytrach na chofrestr risg benodol yn ymwneud â phandemig Covid ac y byddai'n codi'r mater hwn gyda'r Tîm Rheoli Corfforaethol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cofrestr Risg Gorfforaethol Cyngor Sir Caerfyrddin 2022/23.

Cafodd y Pwyllgor Adroddiad Atal Twyll ac Arferion Llwgr Blynyddol 2021/22 i'w ystyried, a oedd yn rhoi crynodeb o weithgareddau swyddogaeth Atal Twyll y Cyngor ar gyfer y flwyddyn ariannol 2021/22.

Mae ystod a natur amrywiol y gwasanaethau a gweithgareddau, ynghyd â maint ei weithrediadau a’i gyllidebau, yn anochel yn creu perygl twyll ac arferion llwgr i Gyngor Sir Caerfyrddin, o ffynonellau mewnol ac allanol fel ei gilydd. Mae Llywodraethu Corfforaethol da yn mynnu bod yr Awdurdod yn dangos yn glir ei ymrwymiad i fynd i’r afael â thwyll ac arferion llwgr ac y bydd yn ymdrin yn gyfartal â chyflawnwyr o’r tu mewn ac o’r tu allan i’r Cyngor.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·   Cyfeiriwyd at y tablau yn yr adroddiad. Gofynnwyd a allai'r holl dablau yn y dyfodol gynnwys gwybodaeth am flynyddoedd blaenorol at ddibenion cymharu. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai gwybodaeth gymharol yn cael ei chynnwys yn yr adroddiad lle bo'n bosibl.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Adroddiad Atal Twyll ac Arferion Llwgr Blynyddol 2021/22.

[SYLWER:

• Cafodd yr eitem hon ei hystyried ar ôl eitem 8 ar yr agenda;
• Ar ôl datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, arhosodd Mr M. MacDonald yn y cyfarfod, ond ni chymerodd ran yn y trafodaethau na'r bleidlais ddilynol.]

Cafodd y Pwyllgor lythyr blynyddol 2021/22 gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i'w ystyried.

Bob blwyddyn mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn rhoi llythyr i bob Cyngor Sir yng Nghymru ar ffurf taflen ffeithiau ynghyd â'r data cysylltiedig er mwyn helpu i adolygu perfformiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y llythyr yn briodol a'r pwyntiau allweddol sy'n codi o'r llythyr a'r daflen ffeithiau a atodir fel y crynhoir yn yr adroddiad.

Amlygodd yr adroddiad, fel y dangoswyd yn Atodiad C, nad oedd unrhyw adroddiadau wedi'u cyflwyno yn erbyn Sir Gaerfyrddin, naill ai wedi'u cadarnhau neu heb eu cadarnhau. Hefyd, mae'r ffigyrau o ran Côd ymddygiad ar gyfer Sir Gaerfyrddin yn Atodiadau E ac F yn dangos nad oedd unrhyw achosion wedi'u cyfeirio at y Pwyllgor Safonau na Phanel Dyfarnu Cymru.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·      Cyfeiriwyd at dudalen 2 o'r llythyr a oedd yn nodi 'Mae'r Awdurdod Safonau Cwynion bellach wedi gweithredu polisi cwynion enghreifftiol gyda bron i 50 o gyrff cyhoeddus, ac wedi darparu 140 o sesiynau hyfforddi...'. Gofynnwyd am gadarnhad os oedd Sir Gaerfyrddin wedi bod yn rhan o'r sesiynau ac os felly ar ba lefel? Cadarnhaodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth, fel arweinydd y Tîm Cwynion Corfforaethol, ar ôl gweithredu'r polisi cwynion enghreifftiol, fod y Cyngor wedi ymgysylltu'n llawn a bod gan y tîm berthynas waith ardderchog gyda'r Awdurdod Safonau Cwynion.

Yn ogystal, dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi yn y dyfodol o ran sicrhau bod Llythyr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'r adroddiad cwynion corfforaethol sydd i'w gyflwyno i'r Pwyllgor yn ddiweddarach eleni, yn cyd-fynd yn well â Blaenraglen Waith y Pwyllgor.

·      Mynegwyd bod nifer y cwynion a dderbyniwyd wedi'i nodi yn Atodiad A a bod Atodiad B yn rhannu'r wybodaeth ymhellach yn ôl pwnc, gan ddynodi pa adrannau y priodolwyd y cwynion a gafwyd. Fodd bynnag, sylwyd er bod nifer yr achosion lle ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cael eu dangos yn Atodiad D, y byddai wedi bod yn ddefnyddiol derbyn gwybodaeth ychwanegol am yr Achosion lle ymyrrodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ôl pwnc, yn debyg i Atodiad B. Byddai'n fuddiol i'r Cyngor dderbyn dadansoddiad o'r fath er mwyn gallu cynnal gwaith dadansoddi, craffu a monitro yn fewnol gyda'r bwriad o roi mesurau mewnol ar waith yn unol â hynny.

Eglurodd y Rheolwr Cynnal Practis, Gweinyddiaeth a'r Gyfraith na fyddai'r Ombwdsmon mewn sefyllfa i rannu gwybodaeth benodol am achosion unigol o ganlyniad i ofynion diogelwch data a'r ddeddfwriaeth y mae'r Ombwdsmon yn gweithredu oddi tani. Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth wrth Aelodau'r Pwyllgor fod y system gwynion fewnol yn cofnodi cwynion yn fanwl gan ddarparu'r wybodaeth er mwyn gallu dadansoddi tueddiadau, nodi lle byddai  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

[SYLWER: Cafodd yr eitem hon ei hystyried cyn eitem 7 ar yr agenda]

Cafodd y Pwyllgor y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol i'w hystyried a oedd wedi'u diwygio i sicrhau bod y wybodaeth a geir yn gyfredol ac yn briodol.

Nododd yr Aelodau fod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol hyn wedi'u llunio i ddarparu strwythur i swyddogion ac aelodau ei ddilyn, gan ganiatáu i'r Swyddog Adran 151 gyflawni ei ddyletswydd statudol o dan Ddeddf Cyllid Llywodraeth Leol 1972 (Adran 151) ar gyfer y "weinyddiaeth briodol o faterion ariannol y Cyngor".

Mae'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi dirprwyo awdurdod, fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor, i ystyried a chymeradwyo diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·     Cyfeiriwyd at adran 5.18 yr adroddiad - Cansladau, Gweithdrefnau Dileu Dyledion a Pheidio ag adennill Dyledion. Gofynnwyd, beth oedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yng nghyd-destun y paragraff? Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, er na fyddai angen unrhyw gyfraniad gan y Pwyllgor hwn, byddai diffiniadau clir yn cynnig manteision clir o ran y Pwyllgor gan sicrhau bod y gweithdrefnau priodol ar waith. Hefyd, eglurwyd bod dileu dyledion yn weithdrefn weithredol, gyda gwerthoedd llai wedi'u dirprwyo i'r Swyddog Adran 151 a byddai achosion o ddileu dyledion mwy sylweddol yn cael eu penderfynu yng nghyfarfod Penderfyniadau ffurfiol yr Aelod Cabinet dros Adnoddau. Byddai gan y Pwyllgor rôl i'w chwarae o ran cwestiynu unrhyw faterion annerbyniol fel y nodwyd gan archwiliad mewnol ac allanol.

·     Cyfeiriwyd at adran 5.22 yr adroddiad; Cwmnïau sy'n cadw arian ar ran yr Awdurdod. Dywedwyd y gallai'r mater hwn gael effaith ar y cyfrifon blynyddol terfynol ac, yn bwysig ddigon, gofynnwyd sut y byddai hyn yn cael ei nodi i sicrhau gwybodaeth er mwyn galluogi cau cyfrifon ddiwedd mis Mawrth. Mynegwyd pryder ynghylch a oedd prosesau digonol ar waith i sicrhau bod atebolrwydd am yr arian a gedwir ar ddiwedd y flwyddyn yn digwydd?

·     Mewn ymateb i sylw a godwyd, o ran cryfhau'r geiriad yn adran 6.2 yr adroddiad; Caledwedd a Meddalwedd TG, mewn perthynas â gosod cyfyngiadau mewn achosion o lanlwytho / lawrlwytho meddalwedd ar offer TG y Cyngor, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n cysylltu ag adran TG y Cyngor i gadarnhau a oedd geiriad mwy cadarn yn briodol. Yn ogystal, eglurwyd, yn unol â'r polisi TG Corfforaethol, na chaniatawyd lawrlwytho meddalwedd a bod cyfyngiadau ar waith yn atal aelodau staff rhag gwneud hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r newidiadau yn y Rheolau Gweithdrefn Ariannol, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau Diwygiedig i'w hystyried a oedd wedi'u hadolygu a'u diweddaru i ystyried nifer o newidiadau yng ngweithdrefnau caffael y Cyngor a newidiadau mewn terminoleg yn sgil y DU yn gadael yr UE.

Roedd y Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau wedi'u diweddaru yn dilyn ymgynghoriadau manwl gyda swyddogion yn yr adran Gyfreithiol, y Swyddog Adran 151 a'r Swyddog Monitro.

Nododd yr aelodau y newidiadau mwyaf nodedig a wnaed fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor, fel a ganlyn:

·     Mewn ymateb i ymholiad a godwyd ynghylch diogelu'r Cyngor o ran sicrhau bod contractwyr yn ddiogel yn ariannol ac yn gallu gwneud y gwaith gofynnol, dywedodd y Rheolwr Caffael - Strategaeth a Chydymffurfiaeth fod cymal 8.5 o'r rheolau yn sicrhau yr ymgynghorir â Thîm Cyllid yr Awdurdod ynghylch unrhyw dendrau cyn dechrau ymarfer tendro. Yn ogystal, mae'r cymal yn sicrhau bod y gwiriadau angenrheidiol a'r gwiriadau diwydrwydd yn cael eu cynnal o'r cychwyn cyntaf gyda gwiriadau cyson yn cael eu cynnal trwy gydol cyfnod y contract neu'r fframwaith.

·     Cyfeiriwyd at 14.1 yr adroddiad. Gwnaed sylw y dylai'r frawddeg adlewyrchu enw'r Pwyllgor; ‘Bydd unrhyw addasiadau'n amodol ar gymeradwyaeth Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r Awdurdod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r newidiadau yn y Rheolau Gweithdrefnau Contractau, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

The Committee considered the Forward Work Programme for the 2022/23 Governance and Audit Committee Cycle which detailed the items to be presented to Committee at scheduled meetings during the forthcoming year, in addition to a programme of development sessions in order to equip Members with the necessary skills to effectively undertake their role on the Committee. 

At the request of the Corporate Policy and Partnership Manager, it was reported that it had been necessary to defer the Corporate Complaints Report programmed to be considered in October to December 2022.

The Head of Revenues and Financial Compliance stated that at the request of the Committee made earlier today, she had noted that the next development session would be on the Corporate Risk Register.

In addition, enquires would be made with the relevant police officers to ascertain if the Fraud training would be re-instated.

UNANIMOUSLY RESOLVED that the Governance and Audit Committee’s Forward Work Programme 2022/23 be noted.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod Atodiad Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cynllun Gweithredu wedi cael ei hepgor yn anfwriadol o'r cofnodion ar yr agenda. Fodd bynnag, cafodd y Pwyllgor wybod bod y datganiad wedi'i drafod yng nghyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2022 a mynychodd Cadeirydd y Pwyllgor hwn fel arsylwr. Yn ogystal, byddai'r datganiad yn rhan o'r Datganiad Cyfrifon a fyddai'n cael ei ystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ei gyfarfod nesaf ym mis Hydref 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 15 Chwefror, 2022.

Mynegwyd y sylwadau canlynol:-

·       Cofnod 8.1 – mae angen newid y penderfyniad i gynnwys 'nodi':-

“PENDERFYNODD YN UNFRYDOL nodi'r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.”

·       Dylai'r cyfeiriad at 2022-23 yn yr ail bwynt bwled yng nghofnod 8.2 adlewyrchu 2022/23.

PENDERFYNWYD, ar yr amod y byddai'r newidiadau yn cael eu gwneud, lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 15 Gorffennaf, 2022, i nodi eu bod yn gywir.

[SYLWER: Mae'r cofnodion hyn yn dilyn trefn y materion oedd ar agenda'r cyfarfod, a allai fod yn wahanol i drefn y materion mewn unrhyw weddarllediad]