Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb.

Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) yn amodi bod yn rhaid i'r aelod a benodir yn gadeirydd pwyllgor fod yn berson lleyg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi Mr D. MacGregor yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y Cyngor 2022/23.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd G. Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y cyngor 2022/23.

Gan gyfeirio at gofnod 8.1 o'r cyfarfod ar 16 Gorffennaf 2021, ystyriodd y Pwyllgor adroddiad cyllideb ysgolion a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa'r Awdurdod ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ar gyfer ysgolion cynradd, uwchradd ac arbennig yn Sir Gaerfyrddin.  Darparwyd ffigurau cymharol hefyd ar gyfer 2018/19, 2019/20 a 2020/21.  Cydnabu'r Pwyllgor fod arian grant ychwanegol sylweddol wedi'i ddarparu i ysgolion gan Lywodraeth Cymru yn ystod y pandemig coronafeirws, a oedd wedi arwain at effaith gadarnhaol ar nifer o gyllidebau ysgol ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol a'r flwyddyn ariannol sydd i ddod.

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Holodd yr Aelodau am effaith cyllid grant, o'i gymharu â'r cymorth gan yr Awdurdod Lleol, i fynd i'r afael â'r sefyllfa gyllidebol o ran diffygion mewn ysgolion.  Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Addysg a Chynhwysiant fod yr arian grant a ddarparwyd ers 2020 wedi galluogi ysgolion i sefydlogi eu cyllidebau, ond cydnabuwyd efallai na fyddai'r cymorth ar gael yn yr hirdymor.  Darparwyd crynodeb i'r Aelodau o'r amrywiaeth o gymorth parhaus a gynigir i ysgolion, a oedd yn cynnwys gwell dadansoddi a chraffu ar gyllidebau ysgolion a thrafodaethau rheolaidd gyda Phenaethiaid, Rheolwyr Busnes a Llywodraethwyr Ysgol mewn perthynas ag atebolrwydd ariannol.  At hynny, adroddwyd bod mentrau codi ymwybyddiaeth llwyddiannus a ysgogwyd gan y Swyddog Adran 151 wedi arwain at ddirprwyo monitro cyllidebau i Swyddogion Gwella Ysgolion, gyda disgwyliadau clir bod meysydd sy'n peri pryder yn cael eu hadrodd i'r Awdurdod mewn modd amserol.

·       Mynegwyd pryderon ynghylch amrywioldeb balansau ysgolion a'r sefyllfa gyllidebol ar draws ysgolion a gofynnwyd a oedd mesurau ymyrryd arbennig ar gael i'r Awdurdod, os oedd angen.   Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Addysg a Chynhwysiant sicrwydd i'r Pwyllgor fod pob ysgol bellach, o ganlyniad i'r cymorth a ddarperir gan yr Awdurdod, yn fwy ymwybodol o ofynion cynllunio'r gyllideb a gwariant. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw ysgolion mewn mesurau arbennig ar hyn o bryd a bod Estyn yn gweithio gyda'r Awdurdod fel rhan o'r Rhaglen Arolygu Ysgolion.

·       Cyfeiriwyd at y fformiwla ariannu gyffredinol ar gyfer ysgolion a oedd wedi'i hadolygu i fynd i'r afael â'r gwasgfeydd a nodwyd gan ysgolion, yn enwedig y rheiny mewn ardaloedd gwledig lle roedd llai o ddisgyblion. Diolchodd y Pwyllgor i'r Awdurdod am y cymorth ychwanegol a ddarparwyd, yr oedd yr ysgolion yn ddiolchgar amdano. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Addysg a Chynhwysiant fod y trefniadau a roddwyd ar waith i gynorthwyo ysgolion yn defnyddio llawer o adnoddau.  Yn hyn o beth, hysbyswyd y Pwyllgor fod y Rhaglen Moderneiddio Addysg (MYA) yn faes ffocws i'r Awdurdod ac y byddai'n cael ei ystyried ymhellach yn ystod hydref 2022.

·       Mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor, cytunwyd y dylid cynnal adolygiad ymhen 6 mis, gydag adroddiad diweddaru i'w gyflwyno i'w ystyried gan y Pwyllgor Craffu - Addysg a Phlant.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Gan gyfeirio at gofnod 4.2 o'r cyfarfod ar 17 Rhagfyr 2021, ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru mewn ymateb i argymhellion Archwilio Cymru a chamau gweithredu cytûn yn deillio o'r adolygiad o Wasanaethau Cynllunio'r Cyngor. Ceisiai'r adroddiad roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud dros y saith mis diwethaf.

Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod 15 o 17 o argymhellion Archwilio Cymru wedi'u cwblhau hyd yma a bod 47 o'r 49 o is-gamau gweithredu a oedd yn sail i argymhellion Archwilio Cymru wedi'u cwblhau.

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Anogwyd yr Aelodau i nodi'r cynnydd sylweddol a wnaed i fynd i'r afael ag argymhellion Archwilio Cymru a chanmolwyd y staff am eu gwaith rhagorol a oedd yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor bod y materion a nodwyd yn cael sylw.

·       Roedd y Pwyllgor yn arbennig o falch fod morâl y staff wedi gwella, a phwysleisiwyd pwysigrwydd llesiant staff, a oedd yn hanfodol er mwyn i wasanaethau barhau i wella.

·       Mewn ymateb i bryderon gan Aelodau am broblemau gorfodi, eglurodd Cyfarwyddwr Dros Dro yr Amgylchedd fod nifer yr achosion oedd heb eu cwblhau wedi gostwng yn sylweddol ers mis Mai 2021, a bod yr is-adran wedi ymdrin â nifer o achosion cymhleth ac wedi parhau i wneud cynnydd da i ddatrys achosion cyfredol a hanesyddol.  Yn hyn o beth, sicrhawyd y Pwyllgor bod fframwaith monitro perfformiad wedi'i roi ar waith i gryfhau prosesau o fewn yr is-adran.

·       Cyfeiriwyd at yr amrywiadau mewn lefelau perfformiad, fel y nodwyd yn yr adroddiad.  Cydnabu Cyfarwyddwr Dros Dro yr Amgylchedd fod recriwtio staff proffesiynol profiadol yn parhau i fod yn her ar draws y sector cynllunio cyfan, ac felly gellid priodoli'r amrywiant i amrywiadau mewn adnoddau.

·       Gwnaeth y Pwyllgor gais am gynnal adolygiad 'deep dive' o faterion gorfodi, a byddai'r canlyniad yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2022.  Cydnabuwyd y byddai'r adolygiad dilynol gan Archwilio Cymru o'r Gwasanaethau Cynllunio yn dylanwadu ar yr adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynlluniau Archwilio Mewnol 2021/22 a 2022/23.  Adroddwyd bod cyfradd gwblhau o 93% wedi'i chyflawni ar gyfer 2021/22, a bod yr eitemau oedd yn weddill wedi'u cynnwys yng Nghynllun Mewnol 2022/23, a oedd yn nodi cyfradd gwblhau o 12.5% hyd yma. Edrychodd y Pwyllgor ar y cynnydd a wnaed o ran cyflawni'r rhaglen archwilio.

Yna tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adolygiad o systemau ariannol allweddol yr Awdurdod mewn perthynas â Thaliadau Credydwyr a'r Gyflogres. Roedd yr adroddiad yn nodi cwmpas yr adolygiad, y materion a nodwyd, a'r argymhellion a wnaed.  

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor, cytunwyd y byddai adroddiadau diweddaru'r Cynllun Archwilio yn y dyfodol yn cynnwys nifer y diwrnodau a gymerwyd i gwblhau pob archwiliad.

·       Cyfeiriwyd at y prosesau ymgeisio ar gyfer tâl Mamolaeth a Thadolaeth, nad oeddent ar y cyfan yn cael eu cyflwyno'n unol â'r amserlenni gofynnol.  Roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn cydnabod bod gan Reolwyr rywfaint o gyfrifoldeb i sicrhau bod y dogfennau priodol yn cael eu cyflwyno yn unol â pholisi'r Awdurdod.  Nodwyd hefyd bod y mater yn waeth byth o achos oedi wrth roi tystysgrifau MATB1, ac yn hyn o beth, sicrhawyd y Pwyllgor y byddai Swyddogion yn adolygu'r mater gyda'r adran Adnoddau Dynol, gyda'r bwriad o godi'r mater gyda'r Awdurdod Iechyd o bosibl.

·       Adroddwyd bod graddfa'r balansau credyd wedi gostwng o £289k i £184k ers yr archwiliad blaenorol.  Eglurwyd cymhlethdod y broses i'r Aelodau a rhoddwyd sicrwydd bod ymdrechion yn cael eu gwneud i fynd i'r afael â'r mater, yn enwedig ar gyfer hen anfonebau, a byddent yn cael eu hadlewyrchu'n gywir yng nghyfrifon yr Awdurdod.

·       Mynegwyd pryderon yngl?n â'r methiant i godi archebion prynu mewn amgylchiadau priodol.  Nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y mater wedi'i gyfeirio at y rhaglen Trawsnewid, Arloesi a Newid (TIC) gyda'r nod o wella cydymffurfiaeth a pherfformiad yn y maes hwn.  Yn unol â hynny, byddai Polisi 'Sicrhau Cydymffurfiaeth â'r Gorchymyn Brynu' yn cael ei dreialu'n fuan i fynd i'r afael â'r mater.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wrth yr Aelodau y gallai'r diffyg cydymffurfio, mewn rhai achosion, fod o achos problemau adrodd o ganlyniad i'r systemau a weithredir gan yr Awdurdod. Yn dilyn cais a wnaed gan Aelod, cytunwyd y dylid rhoi adroddiad cynnydd i'r Aelodau mewn modd amserol y tu allan i broses y cyfarfod, gyda'r bwriad o roi sicrwydd bod y maes risg wedi'i liniaru drwy reolaethau effeithiol. 

·       Roedd y Pwyllgor o'r farn bod lefel yr ymateb i'r ymarfer ardystio gweithwyr yn annerbyniol.  Awgrymwyd y dylid mynd i'r afael â'r diffyg ymatebion yn ystod gwerthusiadau staff.  Nododd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r pryderon a fynegwyd gan y Pwyllgor yn cael eu hystyried mewn cyfarfod o'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn y dyfodol.

·       Er bod y sgôr archwilio gyffredinol ar gyfer y systemau ariannol allweddol  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Ystyriodd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22 a oedd yn nodi barn y Prif Weithredwr Archwilio (Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol) ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Awdurdod, yn seiliedig ar gyflawni Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22 a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 26 Mawrth 2021. Yn unol â hynny, roedd yr adroddiad yn crynhoi sefyllfa flynyddol y gwaith archwilio a wnaed o fewn yr Awdurdod yn ystod y cyfnod adrodd yn unol â darpariaethau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ac yn cynnwys data cymaradwy neu gyfnod adrodd 2020/21.

Nododd y Pwyllgor fod y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli derbyniol ar waith. Daeth yr adroddiad i'r casgliad bod trefniadau llywodraethu clir ar waith, a oedd yn cynnwys strwythurau pwyllgorau a chyfrifoldebau rheoli diffiniedig, gyda fframwaith rheoli cadarn ar y cyfan a oedd yn cael eu gweithredu'n weddol gyson.  Cyfeiriwyd hefyd at Gyfansoddiad sefydledig yr Awdurdod, ac roedd wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol a roddai gyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod.

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Cyfeiriwyd at adran 9.4 o'r adroddiad lle cadarnhawyd bod y sgôr risg Seiberddiogelwch wedi'i hadolygu yn dilyn y cais a wnaed gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 11 Mawrth 2022, a chadarnhawyd bod y sgôr wedi'i gosod yn briodol oherwydd y rheolaethau lliniaru sydd ar waith o fewn yr Awdurdod.

·       Mewn ymateb i ymholiad, darparodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol grynodeb o'r rhaglen hyfforddi a datblygu gynhwysfawr a'r cyfleoedd oedd ar gael i weithwyr yn yr is-adran Gwasanaethau Corfforaethol i wella sgiliau ac annog staff i aros.  At hynny, cyfeiriodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol at fenter Cymru gyfan i annog unigolion i ymgymryd â swyddi ym maes cyllid y sector cyhoeddus, ac roedd yna Raglen Rheoli Talent Genedlaethol i ddenu a chadw gweithwyr cyllid proffesiynol o fewn Llywodraeth Leol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â'r gofynion statudol, fod Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 yn cael ei dderbyn.   

Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr Archwilio Cymru i'r cyfarfod, sef Mr Jason Blewitt a Ms Alison Lewis.

Bu'r Pwyllgoryn ystyried adroddiad a gyflwynwyd gan Gynrychiolwyr Archwilio Cymru ar Raglen Waith Archwilio Cymru a'r diweddariad chwarterol ynghylch yr Amserlen, ar 31 Mawrth 2022.

PENDERFYNODD YN UNFRYDOL nodi’r Diweddariad ynghylch Rhaglen Waith Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2022/23 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.  Mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cyngor Sir Caerfyrddin, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

Wrth ystyried risgiau archwilio'r datganiad ariannol a nodwyd yn Arddangosyn 1 o'r adroddiad, eglurodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol yr amserlenni ar gyfer archwilio datganiadau ariannol ac esboniodd fod yr oedi yn y Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2021/22, ar y cyfan, i'w briodoli i ffactorau a oedd yn ymwneud â phandemig y coronafeirws, yn ogystal â chwblhau'r gwaith oedd ei angen i fynd i'r afael â'r risgiau cysylltiedig â phrisio asedau. 

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Eglurwyd i'r Aelodau fod proses prisio asedau Archwilio Cymru yn amrywio rhywfaint o gymharu â chanllawiau CIPFA.

·       Cyfeiriwyd at brosiect Pentre Awel (pentref Gwyddor Bywyd a Llesiant) oedd dan arweiniad y Cyngor, a nodwyd bod cyfanswm y buddsoddiad yn y prosiect yn £200 miliwn, gyda chyfanswm y contract ar gyfer 2022/23 yn £87 miliwn. Bydd £40 miliwn o gyfanswm buddsoddiad y prosiect yn cael ei dalu o Gyllid Llywodraeth Cymru.

·       Mewn ymateb i ymholiad, cadarnhaodd yr Archwilydd Allanol fod Archwilio Cymru wrthi'n ymgynghori ar hyn o bryd i nodi meysydd ffocws posibl ar gyfer gwaith archwilio yn y dyfodol.  Adroddwyd byddai darpariaeth gwasanaethau digidol yn cael ei hadolygu o fewn pob Cyngor Sir ledled Cymru yng nghyd-destun newid arferion gwaith yn dilyn pandemig y coronafeirws.  Yn hyn o beth, hysbyswyd y Pwyllgor y gellid rhannu rhagor o wybodaeth ar ôl cwblhau'r cam cwmpasu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cynllun Archwilio 2022/23 ar gyfer yr Awdurdod.

[Noder: Datganwyd buddiant yn yr eitem hon gan y Cynghorwyr K. Broom, K. Davies, D.E. Williams a J. Williams a Mr M. MacDonald.]

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2022/23 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Dywedwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.  Yn unol â hynny, rhoddwyd ystyriaeth i'r tîm archwilio, y ffioedd a'r amserlen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi Cynllun Archwilio 2022/23 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

Adolygodd y Pwyllgor Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2022, a fyddai'n cyd-fynd â'r Datganiad o Gyfrifon i ddangos bod yr Awdurdod yn cydymffurfio â fframwaith CIPFA a SOLACE a'i saith egwyddor graidd o lywodraethu da.

Ymdriniwyd â'r materion/sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·       Canmolodd y Pwyllgor dempled AGS fel enghraifft o arfer gorau.  Cyfeiriwyd at y gofynion oedd yn deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 o ran trefniadau llywodraethu effeithiol.  Awgrymwyd ad-drefnu rhywfaint o'r wybodaeth a'i gosod yn adran yr Atodiadau er mwyn sicrhau bod y camau gofynnol yn cael eu monitro'n briodol.

·       Mewn ymateb i sylwadau a wnaed gan Aelod, cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiad blynyddol ar gwynion a fyddai'n cynnwys gwybodaeth gymharol am themâu cwynion.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Ystyriodd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith ar gyfer Cylch Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022/23 a oedd yn manylu ar yr eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn ystod y flwyddyn i ddod, yn ogystal â rhaglen o sesiynau datblygu er mwyn rhoi'r sgiliau angenrheidiol i Aelodau gyflawni eu gwaith ar y Pwyllgor yn effeithiol. 

Gofynnodd y Pwyllgor am i hyfforddiant ar Risgiau Seiber a Thwyll gael ei gynnwys yn rhaglen hyfforddi 2022/23.

PENDERFYNWYD YN UNFYRDOL fod y Flaenraglen Waith am 2022/23 yn cael ei nodi.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 12 Mai 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2021.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 8 Mawrth 2022.

Cyfeiriodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at adroddiad Gofal Preswyl Garreg Lwyd a adroddwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor, a nododd y byddai canlyniadau'r adolygiad diweddaraf yn cael eu cyflwyno i gyfarfod yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 11 Mawrth 2022 gan eu bod yn gywir.

[SYLWER: Bu i Ms J. James, Mr M MacDonald a Mr D MacGregor ddatgan buddiant personol yn yr eitem hon ac aros yn y cyfarfod ond dim pleidleisio].

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 8 Ebrill 2022, gan eu bod yn gywir.