Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.

Yn y fan hon mynegodd y Cadeirydd, ar ran y Pwyllgor, gydymdeimlad diffuant â'r Cynghorydd Roberts yn dilyn marwolaeth ei g?r.

(NODER: Roedd y Cynghorwyr T. Higgins, K. Broom, K. Davies, G. John ac E. Williams wedi datgan diddordeb yn gynharach yn yr eitemau canlynol 3.1 – 3.4.]

Cafodd y Pwyllgor adroddiad Archwilio Cymru ar yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed i'w ystyried.  Roedd yr adroddiad yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31Mawrth 2021 a'r incwm a'r gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon a fyddai'n cael ei chyhoeddi cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.  Roedd y Pwyllgor hefyd yn falch o nodi nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod yn ofynnol gan Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr), fod Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yn llunio Llythyr Sylwadau yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Ar ben hyn, roedd yn ofynnol gan Archwilio Cymru fod y Pwyllgor a oedd yn gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio i Archwilio Cymru mewn perthynas â Chronfa Bensiwn Dyfed yn cael ei gydnabod.

Derbyniodd y Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Archwilio Cymru ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad y datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hynny hefyd yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed  a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Archwilio Cymru o brosesau busnes Cronfa Bensiwn Dyfed gan gefnogi ei waith i ddarparu barn archwilio ar gyfer datganiadau ariannol 2020-21.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Derbyniodd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed ar gyfer 2020-21, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.  Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w cymeradwyo.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Cyfeiriwyd at gofnod presenoldeb Aelodau'r Pwyllgor. Mynegwyd pryder mewn perthynas ag Aelodaeth gyfyngedig Pwyllgor Pensiwn Cronfa Bensiwn Dyfed a gwnaed sylw bod un o'i aelodau wedi bod yn absennol am sawl cyfarfod.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, drwy alw ar y dirprwy enwebedig, fod Pwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed wedi gallu parhau i gynnal ei fusnes yn ôl yr arfer.  Esboniwyd bod angen cael dirprwy enwebedig er mwyn sicrhau bod lefel gyson o wybodaeth am y pwnc yn cael ei chynnal.  Cyflawnwyd hyn drwy hyfforddiant rheolaidd yn unol â'r cynllun hyfforddi. Hefyd, rhoddwyd sicrwydd bod y Cynghorydd bellach wedi dychwelyd at ei ddyletswyddau arferol yn dilyn cyfnod o salwch.

·       Wrth gydnabod bod 2020/21 wedi bod yn flwyddyn heriol, cydnabu'r Aelodau, er gwaethaf hyn, ei bod yn braf nodi bod y Gronfa wedi sicrhau enillion llwyddiannus.

·       Gofynnwyd am eglurder ynghylch y cyfeiriad at 'ymadawr heb benderfynu’ yn adran 'Aelodaeth o'r Cynllun' yr adroddiad. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol fod y term yn cyfeirio at unigolyn a oedd wedi gadael ei gyflogaeth ac yn aros i gael ei brosesu.

·       Mewn ymateb i ymholiad ynghylch eiddo masnachol, eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y maes hwnnw yn cael ei fonitro'n ofalus. Yn ogystal, nodwyd na wnaed buddsoddiad helaeth yng nghanol trefi yn gysylltiedig â'r pandemig, ac o ganlyniad nid oedd yr effaith wedi bod yn sylweddol.

Er mwyn rhoi eglurder pellach mewn perthynas ag eiddo masnachol, ychwanegodd Rheolwr y Trysorlys a Buddsoddiadau Pensiwn fod rheolwyr eiddo yn arallgyfeirio eu buddsoddiadau ar draws y portffolio cyfan mewn dull cytbwys gan fynd ati'n rhagweithiol i adolygu'r ganran a ddyrennir i bob sector ar wahân.

·       Mewn ymateb i ymholiad a wnaed ynghylch amserlen yr achosion sydd wedi/heb eu cwblhau fel y nodwyd yn yr adroddiad, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol y rhoddwyd gwybod i Bwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed am sefyllfa'r achosion a oedd yn rhoi hyder gan fod nifer yr achosion sy'n cael eu prosesu yn dderbyniol.

·       Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol ei fod yn fodlon â'r gyfradd dadfuddsoddi hyd yma ac esboniodd fod gan aelodau Pwyllgor Pensiwn Dyfed a Swyddogion ddyletswydd rhagfarnol a chyfrifoldeb i sicrhau bod pensiynau ar gael i aelodau adeg ymddeol. Er bod y symudiad o ran dadfuddsoddi yn gytbwys ac yn cael ei wneud ar gyflymder derbyniol, dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai'n anodd dadfuddsoddi heb gefnogaeth a chydweithrediad Rheolwyr Buddsoddi.  Yn ogystal, dywedwyd bod Rheolwyr Buddsoddi wrthi'n paratoi i fynd ar drywydd cronfeydd a oedd ag ôl troed di-garbon neu garbon isel, a ddaeth yn fater cymhleth i'w reoli o ran o ran cronfeydd cyfun.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOLgymeradwyo Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2020-21.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad Archwilio Cymru ar Gynaliadwyedd Ariannol a gyflwynwyd gan Mr Jason Garcia.  Roedd yr adroddiad yn seiliedig ar flwyddyn ariannol 2020/21.  Nodwyd bod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad thematig o Gynaliadwyedd Ariannol Cymru gyfan o ran Awdurdodau Lleol ac wedi cynnal asesiad gan fod cynaliadwyedd ariannol yn parhau i fod yn risg i Gynghorau gan roi trefniadau priodol ar waith i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio adnoddau.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·     Cyfeiriwyd at Adolygiad Thematig Cymru Gyfan. O ran y sefyllfa a chynghorau eraill, gofynnwyd a oedd yr adroddiad ar gael i'w weld.  Argymhellodd Mr Garcia y dylai Aelodau'r Pwyllgor weld yr adroddiad cenedlaethol a dywedodd hefyd, er mwyn cael rhagor o gyd-destun, y dylai Aelodau hefyd ystyried y 2 adroddiad a gyhoeddwyd ym mis Medi 2021; 1) Cynaliadwyedd Ariannol a 2) Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus. Nodwyd mai'r casgliad cyffredinol oedd bod Cynghorau wedi derbyn cyllid ychwanegol sylweddol i allu delio â'r pandemig, ond nodwyd bod cynaliadwyedd y sector yn y dyfodol yn parhau i fod yn her yn wyneb pwysau ariannol eraill.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'n dosbarthu'r ddolen i Adolygiad Thematig Cymru Gyfan i'r Aelodau er gwybodaeth.

Yn ogystal, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth yr Aelodau fod Swyddogion yn mynd ati'n rhagweithiol i geisio gwneud oddeutu £5m o arbedion effeithlonrwydd y flwyddyn a oedd yn sicr yn mynd i fod yn her dros y 2 flynedd nesaf oherwydd yr ymateb parhaus i'r pandemig.

·     Gofynnwyd a fyddai cynllun gweithredu'n cael ei ddatblygu i nodi'r arbedion a'r camau gweithredu a nodwyd yn yr adroddiad a fyddai'n galluogi'r monitro angenrheidiol.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r arbedion arfaethedig yn cael eu rhoi yn awtomatig ym mhroses y gyllideb a oedd yn cael ei datblygu ar hyn o bryd. Yn ogystal, eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y strwythur llywodraethu mewn perthynas â'r gyllideb a'r broses monitro arbedion blynyddol i'r Aelodau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOLdderbyn Adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adolygiad Archwilio Cymru o'r Gwasanaeth Gwastraff a gyflwynwyd gan Mrs Alison Lewis. Diben yr archwiliad oedd adolygu a oes gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith i gynllunio a darparu ei wasanaethau gwastraff yn gynaliadwy.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o Wasanaethau Gwastraff yr Awdurdod.

Ynghlwm wrth yr adroddiad oedd cynllun gweithredu drafft a oedd yn anelu at fynd i'r afael â'r 8 prif argymhellion o ganlyniad i ganfyddiadau'r archwiliad. Roedd yr adroddiad yn gofyn i'r Pwyllgor gymeradwyo'r cynllun gweithredu drafft a oedd wedi'i nodi wrth baratoi i'w gyflwyno'n ffurfiol i Archwilio Cymru. 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       O ran y pryder parhaus ynghylch tipio anghyfreithlon, dywedwyd bod pryder ychwanegol ynghylch tipio anghyfreithlon posibl oherwydd y newidiadau arfaethedig i wasanaethau casglu gwastraff yn y dyfodol.  

·       Cyfeiriwyd at yr adran yn yr adroddiad sy'n nodi nad yw'r Cyngor yn adrodd ar nifer gwirioneddol y digwyddiadau tipio anghyfreithlon na'i berfformiad o'i gymharu â chynghorau eraill. Fodd bynnag, mynegwyd pryder bod Cynghorau yng Nghymru yn adrodd ar ddigwyddiadau tipio anghyfreithlon yn wahanol ac felly nid oedd y ffigurau'n gyson nac yn adlewyrchiad teg o ddigwyddiadau.  Awgrymwyd y dylid ychwanegu adroddiad ar gynnydd y cynllun gweithredu at Flaenraglen Waith y Pwyllgor ymhen 6 – 12 mis.

Gan fod tipio anghyfreithlon yn fater cenedlaethol, gofynnwyd a ellid safoni'r gronfa ddata genedlaethol a ddefnyddir i gasglu a chofnodi digwyddiadau?  Cyfeiriwyd at Arddangosyn 5: Digwyddiadau tipio anghyfreithlon fesul Awdurdod Lleol 2019-20 yn yr adroddiad, a oedd yn dangos bod tipio anghyfreithlon yn broblem genedlaethol.   Nodwyd y gellid priodoli un o'r prif resymau i'r ffaith bod Sir Gaerfyrddin yn cofnodi ei holl ddigwyddiadau tipio anghyfreithlon yn y Sir, ond gall hyn fod yn wahanol i ddulliau cofnodi Cynghorau eraill. Yng ngoleuni hyn, dywedwyd nad yw'r wybodaeth a nodir yn y graff yn adlewyrchiad cywir o nifer y digwyddiadau tipio anghyfreithlon o'i gymharu â'r 22 Awdurdod Lleol arall yng Nghymru a chwestiynwyd dilysrwydd y data a ddarparwyd. 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Amgylcheddol a Gwastraff fod trafodaethau'n cael eu cynnal ar hyn o bryd drwy CLlLC, yn benodol ynghylch tipio anghyfreithlon.  Esboniwyd nad oedd y mater wedi'i briodoli'n uniongyrchol i'r gronfa ddata ei hun ond ei fod wedi'i briodoli'n bennaf i anghysondeb o ran manylion sy'n cael eu cofnodi ar gyfer pob Cyngor. 

·      Er y cydnabuwyd bod tipio anghyfreithlon ar draws y Sir yn broblem sylweddol, dywedwyd ei bod yn braf cadarnhau bod Swyddogion a gweithredwyr yn rheoli'r gwaith o glirio gwastraff wedi'i dipio'n anghyfreithlon yn effeithlon.

·       Mewn ymateb i ymholiad mewn perthynas â gweithredu'r Strategaeth Wastraff newydd, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Amgylcheddol a Gwastraff y byddai'r strategaeth wastraff newydd, os caiff ei mabwysiadu gan y Cabinet, yn cael ei roi ar waith mewn dull 2 gam. Byddai'r cam cyntaf yn gam trosiannol i gasgliadau ailgylchu wythnosol o fagiau glas (gyda chasgliadau bagiau du a gwydr bob tair wythnos) yn hydref 2022 a byddai'r ail gam yn galluogi'r gwaith o gyflwyno'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.2

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd ynghylch gweithredu'r Cynllun Archwilio 2021/22.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod adroddiad diweddaru'r Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22 yn cael ei dderbyn.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2021/22, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.  

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Mai, 2021.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio
 a gynhaliwyd ar 24 Medi 2021 yn gofnod cywir.