Agenda a Chofnodion

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr B.A.L. Roberts a B. Thomas.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol. Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r prif ganfyddiadau a ddeilliodd o'r archwiliad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru o gyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2020/21. 

Yr Archwilydd Cyffredinol oedd yn gyfrifol am ddarparu sylwadau ynghylch a yw'r datganiadau ariannol yn olwg gywir a theg ar sefyllfa Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31 Mawrth 2021. 

Dywedodd Jason Garcia o Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y cyfrifon. Rhagwelwyd y byddai'r adroddiad archwilio yn cael ei gymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 27 Medi 2021.

Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon ac y byddai'n cael ei chyhoeddi cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.  

Estynnwyd diolch gan Archwilio Cymru i'r holl swyddogion a fu'n ymwneud â llunio'r adroddiad yn ystod cyfnod heriol ac am groesawu'r ffordd newydd o weithio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Archwilio Cymru ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2020/21.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Llythyr Sylwadau i Archwilio Cymru a baratowyd gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, yn unol â gofynion y Datganiad ar Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr).

Roedd Archwilio Cymru hefyd yn gofyn am gydnabyddiaeth ffurfiol y Pwyllgor o ymateb Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod yn ffurfiol y Llythyr Sylwadau gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio at Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar Ymholiadau Archwilio i’r Rheiny sy’n Gyfrifol am Lywodraethu. 

Mae'n ofynnol i Archwilio Cymru gynnal ei archwiliad ariannol yn unol â'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio. Fel rhan o ofynion y Safonau, mae'n ofynnol i Archwilio Cymru geisio'n ffurfiol ystyriaeth a dealltwriaeth yr Awdurdod, wedi'u cofnodi, o nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar yr archwiliad o'r datganiadau ariannol.

Mae'r ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu, sef y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y meysydd llywodraethu hynny y ceisiodd Archwilio Cymru farn arnynt ac roedd y wybodaeth a roddwyd yn llywio eu dealltwriaeth o'r Cyngor a'i brosesau busnes ac yn cefnogi eu gwaith wrth ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2020/21.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon 2020/21 Cyngor Sir Caerfyrddin wedi'u harchwilio, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'i diwygiwyd yn 2018).  

Nodwyd bod nifer o ddiwygiadau wedi'u gwneud i'r cyfrifon, fel y crybwyllwyd yn y Safon Ryngwladol ar Archwilio (ISA) 16, gan gynnwys eglurhad ynghylch rhai nodiadau datgelu.

O ran Cronfa'r Cyngor, nid oedd newid wedi bod i'r balansau ar y cronfeydd cyffredinol na'r cronfeydd wrth gefn am y flwyddyn, ac nid oedd newid i falans y Cyfrif Refeniw Tai ar ddiwedd y flwyddyn.  Roedd yr holl newidiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru wedi'u hadlewyrchu yn y Datganiad Cyfrifon.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod tanwariant o £814,000 ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21 a bod hyn yn rhannol oherwydd Covid. Dywedwyd hefyd nad oedd unrhyw fenthyciadau newydd wedi'u cymryd gan y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB) yn 2020/21.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2020/21 Cyngor Sir Caerfyrddin, wedi'u harchwilio. 

Roedd yn ofynnol i'r Cyngor gymeradwyo cyfrifon 2020/21 yr Awdurdod Harbwr wedi'u harchwilio er mwyn cydymffurfio â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.  Roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi dirprwyo pwerau i gymeradwyo'r Cyfrifon yn unol â'r Mesur Llywodraeth Leol.

Mae ystod o bwerau a dyletswyddau statudol gan Gyngor Sir Caerfyrddin er mwyn gwella, cynnal a rheoli harbwr Porth Tywyn, a hynny drwy Orchymyn Adolygu Harbwr Porth Tywyn 2000. 

Yn unol â Deddf Harbyrau 1964, mae'n ofynnol i Awdurdodau Harbwr statudol lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, mae'r cyfrifon hyn ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau.

Ym mis Ebrill 2018, roedd yr Awdurdod wedi rhoi prydles hirdymor i The Marine & Property Group Ltd, a gymerodd gyfrifoldeb dros gynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn ac o ganlyniad roedd llawer llai o weithgaredd ar y datganiad.

Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2020/21 oedd £803,000 (2019-20 £76,000) ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin.  Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2021 yn dod i gyfanswm o £925,000. Roedd y gostyngiad yn y costau o flwyddyn i flwyddyn o £727,000 yn bennaf yn ymwneud â gostyngiad o £731,000 mewn gwariant cyfalaf a gostyngiad o £16,000 mewn costau gweithredu wedi'i wrthbwyso gan ostyngiad o £12,000 mewn incwm.

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Cyfeiriwyd at y gostyngiad sylweddol yng nghyfanswm y derbyniadau a gofnodwyd a gofynnwyd i'r swyddogion sut roedd y gostyngiad hwn wedi digwydd.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod hyn oherwydd bod Marina Porth Tywyn bellach yn gweinyddu'r angorfeydd.

·         Gofynnwyd beth oedd cysylltiad yr Awdurdod o ran cynnal a chadw a charthu harbwr Porth Tywyn.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor mai dim ond am gynnal a chadw wal yr harbwr yr oedd yr Awdurdod yn gyfrifol ac mai Burry Port Marine oedd â chyfrifoldeb parhaus am adeilad yr RNLI a charthu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn wedi'u harchwilio ar gyfer 2020/24.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru mewn perthynas â'r adolygiad o Wasanaeth Cynllunio Cyngor Sir Caerfyrddin.  Cynhaliodd Archwilio Cymru yr adolygiad o wasanaethau cynllunio'r Cyngor gan fod ei waith Sicrwydd a Risg wedi nodi bod y gwasanaeth yn risg bosibl.

Ceisiodd yr asesiad ateb y cwestiwn canlynol: A yw'r gwasanaeth cynllunio yn cyflawni ei amcanion ei hun, ac yn cefnogi'r Cyngor i gyflawni ei amcanion cyffredinol?

Dywedodd Alison Lewis o Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod Archwilio Cymru wedi dod o hyd i faterion sylweddol a hirsefydlog o ran perfformiad yn y gwasanaeth cynllunio yr oedd angen mynd i'r afael â nhw ar frys er mwyn helpu i gefnogi'r gwaith o gyflawni uchelgeisiau'r Cyngor.

Daeth Archwilio Cymru i'r casgliad hwn oherwydd:

·         bod angen cryfhau trefniadau presennol y Cyngor ar gyfer penderfynu ar geisiadau cynllunio mawr i'w helpu i gyflawni ei uchelgeisiau adfywio;

·         bod materion sylweddol a hirsefydlog o ran perfformiad ym meysydd rheoli datblygu a gorfodi cynllunio yn tanseilio'r broses o ddarparu gwasanaethau'n effeithiol; a

·         bod angen i'r Cyngor adolygu ei drefniadau perfformiad a gwella gwasanaethau ar gyfer ei wasanaeth cynllunio ar frys er mwyn gwasanaethu ei gwsmeriaid yn well.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys 17 o argymhellion allweddol i'r Cyngor fynd i'r afael â nhw.

Dywedodd Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor ei bod yn braf nodi sut roedd yr Awdurdod wedi derbyn yr argymhelliad ac wedi cymryd camau i ddatrys y materion a nodwyd.

Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio Dros Dro y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr amserlen digwyddiadau a chynnydd ar gamau gweithredu mewn perthynas â'r 17 argymhelliad allweddol.  Rhoddwyd hefyd ddadansoddiad o effaith y camau gweithredu ar berfformiad ac roedd yn cynnwys:

·         cymeradwyo 48 o geisiadau prosiect mawr gan arwain at greu 212 o swyddi amser llawn newydd a 65 o swyddi rhan-amser newydd. Hefyd, diogelu 300 o swyddi.

·         O'r 847 o geisiadau cynllunio amhenderfynedig a nodwyd, roedd 666 yn weddill ac roedd 296 o fewn y targed o 8 wythnos ar gyfer penderfynu ar geisiadau.

·         Ar yr adeg y dechreuodd y Bwrdd Ymyrraeth, roedd 955 o achosion gorfodi nad ymdriniwyd â nhw. Roedd hyn wedi gostwng i 868 o achosion.

Nodwyd na fyddai'r cynnydd wedi bod yn bosibl oni bai am y staff sydd wedi ymateb i'r ymyriadau a'r newid.

Codwyd y cwestiynau / sylwadau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

·         Dywedwyd bod yr adroddiad yn tynnu sylw at fethiannau enfawr ac y dylai'r Pwyllgor adolygu'r gofrestr risg.

Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei chyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.  Dywedwyd bod y gofrestr eisoes wedi'i hadolygu gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a bod risgiau ychwanegol wedi'u derbyn.

·         Gofynnwyd a ellid rhoi gwybod i'r Pwyllgor am adolygiadau strategol adrannol yn y dyfodol er mwyn galluogi'r Pwyllgor i gymryd rhan yn gynharach yn y broses.

Cytunwyd y byddai hyn yn cael ei ystyried ymhellach gan y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol. 

·         Gofynnwyd a yw'r mesurau lliniaru a roddwyd ar waith yn gynaliadwy a sut y gellid atal y sefyllfa  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.1

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22.

PENDERFYNWYD derbyn y diweddariad ar Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer Cylch y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021/22 a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

Cafodd y Pwyllgor Siarter Archwilio Mewnol y Cyngor a ddiweddarwyd i'w hystyried. 

Cymeradwywyd y Siarter Archwilio Mewnol (2019-2021) gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 13 Medi 2019; byddai'r Siarter yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

Diben y Siarter oedd diffinio'r swyddogaeth Archwilio Mewnol ac esbonio ei phwrpas, ei hawdurdod a'i chyfrifoldebau.

Nododd y Pwyllgor fod y Siarter wedi'i llunio yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac y byddai'r Siarter Archwilio Mewnol yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol ddiweddaraf Cyngor Sir Caerfyrddin.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 30 Gorffennaf 2021.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2021, gan eu bod yn gywir.