Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21. 

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod perfformiad ar 52% ar hyn o bryd yn erbyn targed o 55% a oedd yn dangos pa mor dda y mae'r tîm wedi bod yn gweithio yn ystod cyfnod mor anodd.  Rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am ddigwyddiadau ers iddi baratoi'r adroddiad.  Oherwydd y cynnydd sylweddol mewn achosion o covid yn Sir Gaerfyrddin, roedd angen staff ychwanegol ar frys i gynorthwyo'r tîm Profi Olrhain Diogelu ac yn gynharach yr wythnos hon rhyddhawyd dau aelod o staff o'i thîm ar sail hanner amser yr un a oedd yn cyfateb i un aelod o staff llawn amser. Er mwyn darparu ar gyfer adleoli staff, ailedrychwyd ar y rhaglen waith a phenderfynwyd symud sgrinio marwolaethau a'r adolygiad o Reoli Perfformiad i raglen waith y flwyddyn nesaf.

Gofynnwyd y cwestiwn canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

·         Pan ofynnwyd am iechyd a llesiant staff ac a oedd llawer o absenoldebau staff, eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod llesiant staff yn hollbwysig drwy'r Awdurdod cyfan.  Mae llawer o gymorth a chyngor ar gael ar-lein.  O ran y Tîm Archwilio, cadarnhaodd eu bod i gyd yn iach ac yn gweithio gartref.  Cynhelir cyfarfodydd tîm yn rhithwir bob wythnos ac mae rheolwyr yn cadw mewn cysylltiad â'r staff yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn iawn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar yr adroddiadau fydd yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor eu hystyried yn ystod cylch cyfarfodydd 2020/21.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Gan gyfeirio at gofnod 7 o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ionawr 2020, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Gweithredu Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin a oedd yn adolygu cynnydd yn erbyn y pedwar argymhelliad a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol yn adolygiad 2016/17, a gofnodwyd fel 26 cam gyda dangosyddion llwyddiant mesuradwy. Hwn oedd y 5ed adroddiad diweddaru ynghylch Cynllun Gweithredu Gwasanaeth Amgueddfeydd 2016/17 a gyflwynwyd i'r Pwyllgor.

Nodwyd bod safonau mewn safleoedd, gofal casgliadau a rheolaeth yn parhau i gynyddu ar draws y gwasanaeth amgueddfeydd wrth i gynnydd gael ei wneud o ran sefydlu'r seilwaith, y systemau a'r arferion gwaith i gyflawni'r newidiadau hirdymor a argymhellir gan yr Archwiliad Mewnol.

Dywedodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd wrth y Pwyllgor ei bod yn falch o allu rhannu'r cynnydd cadarnhaol a wnaed.  Mae 14 o'r 26 o gamau gweithredu a nodwyd wedi'u cwblhau ac mae'r 12 arall yn cael eu gwneud.

Codwyd y cwestiynau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod y term "dim cynnydd pellach oherwydd tarfu ar y gwasanaeth" yn ymddangos yn eithaf aml ac awgrymwyd efallai y dylid symud yr adolygiad 12 mis ymlaen a dod yn ôl i'r Pwyllgor ar ôl hynny. Y consensws barn oedd bod cynnydd sylweddol wedi'i wneud gan y gwasanaeth a dylai fynd yn ôl i'r cylch archwilio yn awr. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

5.1.1   dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd;

5.1.2   bod Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin yn cael eu cynnwys yng Nghynllun Archwilio 2021/22.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed ar argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol, yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 sy'n ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Archwilio ddilyn argymhellion adroddiadau rheoleiddiol

Roedd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio (Gorffennaf 2018) yn cynnwys Cynnig ar gyfer Gwella y dylid cryfhau'r trefniadau ar gyfer olrhain y camau a gymerwyd i fynd i'r afael ag argymhellion mewn adroddiadau rheoleiddiol. Roedd y broses o adrodd yn rheolaidd i'r Pwyllgor Archwilio yn mynd i'r afael â'r cynnig hwn.

Codwyd y cwestiynau/sylwadau[MET1]  canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

• Cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd yr amcan cyntaf wedi cyrraedd y targed ac mai'r dyddiad targed oedd 03/19 a oedd cyn covid a gofynnwyd i swyddogion a oedd angen adolygu dyddiadau targed er mwyn sicrhau bod materion a nodwyd yn cael sylw.  Eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol mai'r dyddiad oedd 2019 i ddechrau ond diwygiwyd hynny i 2020. Sefydlwyd Gr?p Strategaeth Rheoli Pobl i edrych ar yr amcan hwn.  Y bwriad yw adolygu amcanion y Gr?p er mwyn symud ymlaen. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod hwn yn amcan o hyd;
• Cyfeiriwyd at y 7% o'r argymhellion rheoleiddiol a oedd heb gyrraedd y targed a gofynnwyd i swyddogion pam yr oedd pob un o'r dyddiadau targed yn y gorffennol.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor y byddai'n rhannu'r sylw hwn â swyddogion gyda'r nod o wella'r ffordd yr adroddir ar dargedau;
• Tynnwyd sylw at y ffaith bod rhai o'r amcanion wedi'u pennu cyn covid a mynegwyd pryder ei bod yn bosibl nad yw rhai o'r rhain yn flaenoriaeth erbyn hyn gan y bydd materion eraill wedi dod yn bwysicach.  Gofynnwyd i swyddogion a ddylid edrych eto ar yr amcanion yng ngoleuni hyn.  Rhoddodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol sicrwydd i'r Pwyllgor fod y tîm rheoli yn edrych ar yr amcanion a'r blaenoriaethau yn rheolaidd er mwyn canfod a oes angen ail-ganolbwyntio;
• Er mwyn rhoi gwell gwerthfawrogiad i'r Pwyllgor o'r cynnydd sy'n cael ei wneud, awgrymwyd y dylid cyflwyno adroddiad bob chwe mis i'r Pwyllgor yn y dyfodol yn hytrach nag adroddiad blynyddol

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

6.1       Bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

6.2       bod y Pwyllgor yn cael adroddiadau cynnydd chwe misol ar argymhellion adroddiadau rheoleiddiol yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 6 Tachwedd 2020 yn cael eu derbyn.

Cyfeiriwyd at funud rhif 7 a mynegwyd pryder mewn perthynas â'r datganiad am "Aelodau'r Bwrdd Gweithredol sy'n arwain Pwyllgorau Craffu”.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod Aelodau'r Bwrdd Gweithredol bellach yn mynychu cyfarfodydd Pwyllgorau Craffu i gyflwyno adroddiadau sy'n dod o fewn eu portffolio yn hytrach na bod adroddiadau'n cael eu cyflwyno gan swyddogion.  Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wybod i'r Pwyllgor y byddai'n trefnu i'r geiriad gael ei ddiwygio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Medi 2020

Cyfeiriwyd at yr ail bwynt bwled ar dudalen 2 a mynegwyd pryder o ran y datganiad "Adolygiad i'w gynnal ynghylch a oes trefniadau cyllideb ar y cyd ar waith..." gan y dylai swyddogion fod yn ymwybodol iawn o unrhyw drefniadau ar y cyd.  Cytunodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai swyddogion yn gwbl ymwybodol o unrhyw drefniadau ar y cyd.  Cytunodd i wirio ffynhonnell y geiriad a threfnu iddo gael ei ddiwygio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 3 Medi 2020.

Cyfeiriwyd at restr bresenoldeb y rhai a oedd yn bresennol yn y cyfarfod a nodwyd bod Mrs Julie James wedi'i chynnwys yn anghywir yn y rhestr o gynghorwyr sir a oedd yn bresennol yn hytrach nag fel aelod pleidleisio allanol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Hydref 2020 gan eu bod yn gywir.