Lleoliad: Remote attendance. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Michelle Evans Thomas 01267 224470
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.
|
|
DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.
|
|
Y DIWEDDARAF YNGHYLCH Y CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2020/21. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21.
Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod perfformiad ar 52% ar hyn o bryd yn erbyn targed o 55% a oedd yn dangos pa mor dda y mae'r tîm wedi bod yn gweithio yn ystod cyfnod mor anodd. Rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am ddigwyddiadau ers iddi baratoi'r adroddiad. Oherwydd y cynnydd sylweddol mewn achosion o covid yn Sir Gaerfyrddin, roedd angen staff ychwanegol ar frys i gynorthwyo'r tîm Profi Olrhain Diogelu ac yn gynharach yr wythnos hon rhyddhawyd dau aelod o staff o'i thîm ar sail hanner amser yr un a oedd yn cyfateb i un aelod o staff llawn amser. Er mwyn darparu ar gyfer adleoli staff, ailedrychwyd ar y rhaglen waith a phenderfynwyd symud sgrinio marwolaethau a'r adolygiad o Reoli Perfformiad i raglen waith y flwyddyn nesaf.
Gofynnwyd y cwestiwn canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-
· Pan ofynnwyd am iechyd a llesiant staff ac a oedd llawer o absenoldebau staff, eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod llesiant staff yn hollbwysig drwy'r Awdurdod cyfan. Mae llawer o gymorth a chyngor ar gael ar-lein. O ran y Tîm Archwilio, cadarnhaodd eu bod i gyd yn iach ac yn gweithio gartref. Cynhelir cyfarfodydd tîm yn rhithwir bob wythnos ac mae rheolwyr yn cadw mewn cysylltiad â'r staff yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn iawn.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.
|
|
BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar yr adroddiadau fydd yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor eu hystyried yn ystod cylch cyfarfodydd 2020/21.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.
|
|
ADRODDIADAU CYNNYDD: Dogfennau ychwanegol: |
|
DIWEDDARDIAD CYNLLUN GWEITHREDU AMGUEDDFEYDD SIR GAR. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Gan gyfeirio at gofnod 7 o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ionawr 2020, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Gweithredu Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin a oedd yn adolygu cynnydd yn erbyn y pedwar argymhelliad a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol yn adolygiad 2016/17, a gofnodwyd fel 26 cam gyda dangosyddion llwyddiant mesuradwy. Hwn oedd y 5ed adroddiad diweddaru ynghylch Cynllun Gweithredu Gwasanaeth Amgueddfeydd 2016/17 a gyflwynwyd i'r Pwyllgor.
Nodwyd bod safonau mewn safleoedd, gofal casgliadau a rheolaeth yn parhau i gynyddu ar draws y gwasanaeth amgueddfeydd wrth i gynnydd gael ei wneud o ran sefydlu'r seilwaith, y systemau a'r arferion gwaith i gyflawni'r newidiadau hirdymor a argymhellir gan yr Archwiliad Mewnol.
Dywedodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd wrth y Pwyllgor ei bod yn falch o allu rhannu'r cynnydd cadarnhaol a wnaed. Mae 14 o'r 26 o gamau gweithredu a nodwyd wedi'u cwblhau ac mae'r 12 arall yn cael eu gwneud.
Codwyd y cwestiynau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-
· Cyfeiriwyd at y ffaith bod y term "dim cynnydd pellach oherwydd tarfu ar y gwasanaeth" yn ymddangos yn eithaf aml ac awgrymwyd efallai y dylid symud yr adolygiad 12 mis ymlaen a dod yn ôl i'r Pwyllgor ar ôl hynny. Y consensws barn oedd bod cynnydd sylweddol wedi'i wneud gan y gwasanaeth a dylai fynd yn ôl i'r cylch archwilio yn awr.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL
5.1.1 dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd;
5.1.2 bod Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin yn cael eu cynnwys yng Nghynllun Archwilio 2021/22.
|
|
CYNNYDD O RAN ARGYMHELLON YR ADRODDIAD RHEOLEIDDIO. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed ar argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol, yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 sy'n ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Archwilio ddilyn argymhellion adroddiadau rheoleiddiol
Roedd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio (Gorffennaf 2018) yn cynnwys Cynnig ar gyfer Gwella y dylid cryfhau'r trefniadau ar gyfer olrhain y camau a gymerwyd i fynd i'r afael ag argymhellion mewn adroddiadau rheoleiddiol. Roedd y broses o adrodd yn rheolaidd i'r Pwyllgor Archwilio yn mynd i'r afael â'r cynnig hwn.
Codwyd y cwestiynau/sylwadau[MET1] canlynol wrth drafod yr adroddiad:-
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL
6.1 Bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;
6.2 bod y Pwyllgor yn cael adroddiadau cynnydd chwe misol ar argymhellion adroddiadau rheoleiddiol yn y dyfodol.
|
|
COFNODION GRWPIAU PERTHNASOL I'R PWYLLGOR ARCHWILIO: Dogfennau ychwanegol: |
|
COFNODION Y GRWP LLYWIO RHEOLI RISG. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 6 Tachwedd 2020 yn cael eu derbyn.
|
|
COFNODION Y GRWP LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyfeiriwyd at funud rhif 7 a mynegwyd pryder mewn perthynas â'r datganiad am "Aelodau'r Bwrdd Gweithredol sy'n arwain Pwyllgorau Craffu”. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod Aelodau'r Bwrdd Gweithredol bellach yn mynychu cyfarfodydd Pwyllgorau Craffu i gyflwyno adroddiadau sy'n dod o fewn eu portffolio yn hytrach na bod adroddiadau'n cael eu cyflwyno gan swyddogion. Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wybod i'r Pwyllgor y byddai'n trefnu i'r geiriad gael ei ddiwygio.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 20 Medi 2020
|
|
COFNODION Y PANEL GRANTIAU. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyfeiriwyd at yr ail bwynt bwled ar dudalen 2 a mynegwyd pryder o ran y datganiad "Adolygiad i'w gynnal ynghylch a oes trefniadau cyllideb ar y cyd ar waith..." gan y dylai swyddogion fod yn ymwybodol iawn o unrhyw drefniadau ar y cyd. Cytunodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai swyddogion yn gwbl ymwybodol o unrhyw drefniadau ar y cyd. Cytunodd i wirio ffynhonnell y geiriad a threfnu iddo gael ei ddiwygio.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 3 Medi 2020.
|
|
LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 16EG HYDREF, 2020. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyfeiriwyd at restr bresenoldeb y rhai a oedd yn bresennol yn y cyfarfod a nodwyd bod Mrs Julie James wedi'i chynnwys yn anghywir yn y rhestr o gynghorwyr sir a oedd yn bresennol yn hytrach nag fel aelod pleidleisio allanol.
PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Hydref 2020 gan eu bod yn gywir.
|