Agenda item

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 A 2017/18.

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol. Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2016/17 a 2017/18 ynghyd ag argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau ar gyfer 2016/17 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2016 hyd y presennol). Roedd Rhan C yn ymwneud ag adolygiadau o systemau eraill ac Archwiliadau Sefydliadau.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

 

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r Archwiliad Mewnol o Reoli Contractau Adrannol. Ceisiwyd eglurhad ynghylch a oedd unrhyw gynlluniau i gynnal archwiliadau pellach i asesu a oedd y materion a nodwyd yn yr adroddiad ar yr 8 contract wedi cael sylw ac a oedd y Penaethiaid Gwasanaeth newydd yn yr is-adrannau yn rhoi'r Cynllun Gweithredu ar waith. Cadarnhaodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael fod darpariaeth wedi ei gwneud yng Nghynllun Archwilio 2017/18 i roi sylw eilwaith i'r materion hynny. Dywedodd ymhellach fod ymagwedd yr Awdurdod at gaffael wedi newid bellach i fod yn fwy rhagweithiol, gan ystyried sut a beth oedd yn ei brynu gyda golwg ar wneud arbedion effeithlonrwydd.

 

Dywedodd y Pennaeth Eiddo, er bod y materion a godwyd yn yr adroddiad yn ymwneud yn bennaf â gwasanaethau gwastraff, roedd rhai ohonynt yn ymwneud â'r gwasanaethau eiddo cyn iddo ef gymryd cyfrifoldeb dros y gwasanaeth hwn. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod gweithdrefnau yn cael eu cyflwyno i fynd i'r afael â'r materion hynny.

 

·        Mewn ymateb i gwestiwn ar werth yr 8 contract, dywedodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael er nad oedd ganddi'r wybodaeth benodol ar gael yn y cyfarfod, byddai pob un wedi bod yn fwy na £75k. Cadarnhaodd y byddai trefniadau'n cael eu gwneud i'r wybodaeth gael ei darparu'n uniongyrchol i Aelodau'r Pwyllgor.

·        Cyfeiriwyd at archwilio'r 8 contract a cheisiwyd eglurhad ynghylch a oedd cwmpas yr Archwiliad wedi ei ehangu i gynnwys contractau eraill. Dywedodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael fod yr Awdurdod wedi sefydlu Bwrdd Caffael i oruchwylio contractau, yn enwedig y rhai o werth uchel, i sicrhau ei fod yn gweithredu o fewn y fframwaith perthnasol a'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau. I gynorthwyo'r Bwrdd yn hynny o beth, defnyddiwyd gwybodaeth a gasglwyd gan system Atamis (gan ddisodli system Spike) i werthuso nifer o gontractau a ddyfarnwyd i un cyflenwr ar draws nifer o adrannau e.e. torri glaswellt, er mwyn sicrhau'r gwasanaeth gorau am y pris gorau.

 

Gan ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Adnoddau er bod y data hanesyddol a gâi ei gadw ar Spike yn cael ei drosglwyddo'n raddol i Atamis, y byddai modd ei gyrchu o hyd, hyd y gellid ei ragweld.

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r Archwiliad ar gynnal a chadw cyfalaf. Ceisiwyd eglurhad ynghylch pa fesurau oedd gan yr Awdurdod/roedd yr Awdurdod yn eu cymryd i fynd i'r afael â materion a nodwyd mewn perthynas â threfniadau yn ôl y gofyn a chadw tystiolaeth ysgrifenedig ôl-gwblhau.

 

Dywedodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael fod trefniadau wedi eu gwneud i gynnal gweithdy ym mis Medi i graffu ar ganfyddiadau'r adroddiad, gan ddefnyddio cynnal a chadw adeiladau fel peilot, a thrwy'r broses honno byddai fframwaith newydd yn cael ei ddatblygu. Byddai trafodaethau hefyd yn cael eu cynnal ar gryfhau'r trefniadau yn ôl y galw.

 

Mewn perthynas â gwiriadau ôl-gwblhau, cadarnhaodd y Pennaeth Eiddo er i'r rheiny gael eu cwblhau cyn talu'r anfonebau, nad oedd dim tystiolaeth ddogfennol arall i'r perwyl hwnnw wedi cael ei chadw. Erbyn hyn roedd trefniadau wedi'u cyflwyno, drwy profforma, i sicrhau bod y dystiolaeth briodol wrth law pan wnaed taliadau. O ran trefniadau yn ôl y gofyn, roedd y mater hwnnw'n cael ei unioni a byddai'n cydymffurfio â'r fframwaith, gan sicrhau bod y broses yn cael ei dogfennu'n llawn ac y cytunir arni â'r contractwyr. Dywedodd hefyd y byddai'r Awdurdod yn mynd i dendr y flwyddyn nesaf ar gyfer cael fframwaith newydd yn lle'r un presennol.

 

·        Cyfeiriwyd at adroddiad C a'r Archwiliad ar Ganolfan Chwaraeon Ardal Coedcae a cheisiwyd eglurhad ynghylch a oedd mesurau wedi'u cyflwyno i fonitro'r incwm oedd yn cael ei gasglu yn y Ganolfan.

 

Cadarnhaodd yr Uwch-reolwr Hamdden a Chwaraeon, yn dilyn yr Archwiliad, fod yr holl archebion ar gyfer y ganolfan yn cael eu trefnu bellach drwy system archebu Gladstone yng Nghanolfan Hamdden Llanelli. Ar gyfer defnyddwyr y gampfa, roedd system heb arian parod yn cael ei chyflwyno i leihau risg ar y safle (h.y. ymuno ar-lein neu drwy Ganolfan Hamdden Llanelli a thalu'n fisol drwy ddebyd uniongyrchol) a fyddai ar waith erbyn diwedd Awst 2017. Byddai'r safle yn un 'heb arian parod' o'r pwynt hwnnw ymlaen, ac yn rhoi sylw i'r rhan fwyaf o'r materion a godwyd yn yr adroddiad archwilio.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod yr adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 ac Adroddiad Diweddaru 2017/18 yn cael eu derbyn, at ddibenion monitro.

 

Dogfennau ategol:

 

Cyngor a Democratiaeth

Y Cyngor

Cynghorwyr, ACau ac ASau

Adrannau'r Cyngor

Dweud eich dweud

Pwyllgorau a Chyfarfodydd

Strategaethau a chynlluniau