Agenda item

Y NEWYDDION DIWEDDARAF YNGHYLCH CYNLLUN GWEITHREDU Y CYFLEUSTERAU ARFORDIROL

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru ar y cynllun gweithredu a oedd yn crynhoi’r cynnydd a wnaed mor belled gan y Gwasanaethau Hamdden i wella’i brosesau, yn dilyn y Crynodeb Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar yr 22ain Mawrth 2016. Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd o’r datblygiadau diweddaraf mewn perthynas â’r gwaith ar Uwchgynllun Parc Gwledig Pen-bre a materion staffio.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad hwn:

 

Er bod y cynnydd i’w groesawu, awgrymwyd y gallai’r adroddiad gyfleu bod asedau ac arian ar goll o bosibl, a cheisiwyd sicrwydd nad oedd hynny’n wir. Gofynnwyd hefyd a oedd unrhyw ddigwyddiadau mawr a gynhaliwyd ym Mharc Gwledig Pen-bre yn y blynyddoedd diwethaf wedi bod yn dueddol o ddioddef twyll neu golled ac a fu unrhyw dystiolaeth fod arian neu stoc wedi cael eu camddefnyddio yn y siop sgïo. Hysbysodd y Pennaeth Hamdden y Pwyllgor, er bod problemau gweithdrefnol wedi cael eu nodi, nad oedd yr ymchwiliad wedi canfod unrhyw dystiolaeth o dwyll nac o golli arian na stoc.

 

Gofynnwyd a oedd unrhyw faterion yn gysylltiedig â’r ymchwiliadau a oedd yn parhau y dylai’r aelodau fod yn ymwybodol ohonynt ac a oedd unrhyw achosion llys yn deillio o’r ymchwiliad. Gofynnwyd hefyd a oedd angen cyflwyno Adroddiad 151 i’r Cyngor ar yr ymchwiliadau. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol nad oedd angen paratoi adroddiad o’r fath ac nad oedd unrhyw achosion troseddol na sifil un ai i ddod neu yn y llys ar hyn o bryd. Roedd ymchwiliad ar wahân gan yr Heddlu yn ymwneud ag unigolyn a fu ar un adeg yn cael ei gyflogi yn y Gwasanaeth hwn wedi bod i’r llys yn ddiweddar. Ychwanegodd fod ymchwilydd allanol wedi canfod methiannau sylweddol yn y gwasanaeth ond fod yr Heddlu wedi hysbysu’r Awdurdod nad oedd tystiolaeth ddigonol fod gweithgarwch troseddol bwriadol wedi digwydd.

 

Croesawyd y cynnydd yr oedd y Gwasanaeth wedi’i wneud ond pwysleisiwyd bod angen i’r Awdurdod ddysgu gwersi wrth symud ymlaen a, gyda gweithdrefnau newydd wedi’u sefydlu, gofynnwyd a oedd y swyddogion yn hyderus y gellid atal problemau o’r fath yn y dyfodol. Dywedodd y Pennaeth Hamdden fod y swyddogion yn hyderus y byddai’r gweithdrefnau newydd a’r strwythur staffio sydd wedi’i sefydlu erbyn hyn yn sicrhau y câi problemau tebyg eu hatal. Ychwanegodd Rheolwr Dros Dro Cefn Gwlad a’r Arfordir fod y staff yn deall yn glir y model corfforaethol a’r gweithdrefnau gweithredu yr oedd angen cadw atynt. Roedd y gwasanaeth yn edrych hefyd ar ffyrdd newydd o weithio er mwyn cael gwared â chysylltiadau mewn gweithdrefnau gweithredu presennol a fyddai’n cael eu hystyried yn ‘wan’ gan archwilwyr. Un enghraifft o hyn fyddai cyflwyno system barcio talu ac arddangos yn lle talu wrth y fynedfa i’r parc – byddai hyn yn lleihau’r swm o arian a gâi ei drin â llaw.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach yngl?n â chryfder y strwythur staffio newydd i ymdopi â materion fel salwch tymor hir, dywedodd y Rheolwr Dros Dro Cefn Gwlad a’r Arfordir fod y swyddogion yn hyderus fod adnoddau staffio’r adran yn ddigonol i lenwi unrhyw fylchau oherwydd salwch neu ofynion tymhorol a gâi eu rhoi ar staff y Parc. Ychwanegodd fod yr Adran Gymunedau eisoes yn darparu cymorth gweinyddol a chymorth busnes i weithgareddau’r Parc fel a phan yr oedd rhaid.

 

Gofynnwyd hefyd a oedd unrhyw faterion y dylai’r Pwyllgor fod yn ymwybodol ohonynt er mwyn darparu cymorth i’r swyddogion i oresgyn anawsterau a gwneud cynnydd pellach. Dywedodd y Rheolwr Dros Dro Cefn Gwlad a’r Arfordir fod nifer o dasgau heb eu cyflawni yr oedd angen eu cwblhau erbyn 1af Mawrth 2017, sef cytundebau cyfreithiol a dogfennau’n ymwneud â threfniadau mynediad i’r traeth (yn cynnwys gosod cyfarpar rheoli corfforol) a chytundebau defnydd tir gydag amryw o fudiadau sy’n prydlesu tir yn y parc (e.e. clwb y rheilffordd fach, clybiau chwaraeon). Fodd bynnag, roedd angen i’r mwyafrif o’r gwaith hwn gael ei gwblhau gan y Gwasanaethau Cyfreithiol, ar y cyd â’r Is-adran Hamdden. Hysbysodd y Pwyllgor hefyd fod y system archebu lle i garafán ar-lein wedi’i hailddatblygu i adlewyrchu’r lleiniau newydd a oedd wedi’u sefydlu yn y Parc.

 

Gofynnwyd faint o ddefnydd y byddai’r Awdurdod yn ei wneud o’r sector preifat mewn perthynas â Pharc Gwledig Pen-bre. Dywedodd y Pennaeth Hamdden mai penderfyniad i’r aelodau etholedig yn y pen draw fyddai lefel ymwneud y sector preifat. Tra oedd ef o’r farn y dylai rheolaeth y Parc aros yn nwylo’r Awdurdod Lleol, roedd achos o blaid rhannu’r dasg gan nad oedd yr Awdurdod yn gallu darparu pob gwasanaeth posibl. Er enghraifft, roedd natur dymhorol y gweithgareddau ac anwadalrwydd y tywydd yn golygu bod yr Awdurdod mewn gwell sefyllfa i reoli staff rhai gwasanaethau (e.e. arlwyo). Fodd bynnag, roedd gwasanaethau eraill a allai fod yn fwy addas i weithredwr o’r sector preifat.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pa un a oedd adrannau eraill wedi dysgu o brofiad yr Awdurdod gyda Pharc Gwledig Pen-bre, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol fod y swyddogion yn hyderus fod adrannau’n cydnabod pwysigrwydd gweithdrefnau contractyddol ac ariannol. Dywedodd y Pennaeth Hamdden mai un o’r gwersi pwysicaf a ddysgwyd oedd pwysigrwydd bod â’r strwythurau staffio iawn yn eu lle i gyflenwi gwasanaeth yn effeithlon ac effeithiol.

 

Cyfeiriwyd at y siop sgïo a gofynnwyd a ddylid dileu’r stoc ar y fantolen neu’i gwaredu en bloc. Hysbysodd y Pennaeth Hamdden y Pwyllgor fod cymysgedd o stoc yn y siop er ei bod wedi peidio â phrynu cyfarpar newydd. Roedd peth o’r stoc yn chwech i saith mlwydd oed tra oedd cyfarpar arall yn flwydd oed. Bwriad y swyddogion oedd gwaredu’r stoc ond, yn wahanol i fusnes preifat lle byddai cyfle i fargeinio, byddai gofyn i’r Awdurdod waredu’r stoc mewn modd agored a thryloyw i sicrhau trywydd archwilio i bob eitem.

 

Cynigiodd y Cadeirydd fod yr aelodau’n parhau i gael diweddariadau chwarterol ar y cynnydd mewn perthynas â Chynllun Gweithredu’r Cyfleusterau Arfordirol. Cymeradwyodd y Pwyllgor y cynnig.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

 

5.1.      Derbyn yr adroddiad.

 

5.2       Bod y Pwyllgor i barhau i gael diweddariadau ar y cynllun gweithredu yn chwarterol.

 

Dogfennau ategol: