Agenda item

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad a roddai olwg gyffredinol diwedd blwyddyn ar berfformiad yr Awdurdod. Roedd yr adroddiad yn cynnwys:

·        Monitro’r Cynllun Gwella – Camau Gweithredu a Mesurau

·        Absenoldeb salwch

·        Canmoliaeth / Cwynion

Rhoddwyd diweddariad i'r Pwyllgor hefyd o ran absenoldeb salwch yr Awdurdod a oedd wedi cynyddu i 10.1 diwrnod, cynnydd o 1 diwrnod cyflawn cyfwerth ag amser llawn o ganlyniadau'r llynedd. Mynegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) siom, er bod polisïau da a chlir ar waith ac enghreifftiau o welliant sylweddol mewn llawer o isadrannau, roedd y ffigur cyffredinol wedi cynyddu. Mynegodd bryder penodol am y cynnydd o ran absenoldeb salwch mewn ysgolion cynradd a chyfeiriodd at y gwaith parhaus i gynorthwyo ysgolion, yn enwedig o ran costau yswiriant absenoldeb salwch ac athrawon cyflenwi.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

Awgrymwyd y dylai'r Pwyllgor wahodd penaethiaid gwasanaethau i gyfarfodydd yn y dyfodol i drafod eu dulliau o fynd i'r afael ag absenoldebau salwch. Cytunodd y Pwyllgor â'r cynnig ond awgrymodd aelodau eraill y dylai’r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd gydgysylltu â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) i drefnu hyn, a bod y cynnig ar gael i'r holl wasanaethau, nid y rheini a oedd yn achos pryder yn unig. 

Gofynnwyd a oedd y rhesymau dros absenoldeb salwch mewn ysgolion yn wahanol i'r rheini ar gyfer gweithlu'r awdurdod lleol ei hun. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) wrth y Pwyllgor nad oedd dim gwahaniaeth a bod yr un themâu yn amlwg, â straen oedd yr achos mwyaf cyffredin. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod adnoddau wedi cael eu rhoi i ysgolion i'w cynorthwyo gan fod penaethiaid wedi nodi mai absenoldeb salwch oedd un o'u problemau mwyaf.

Gan mai straen oedd yr achos mwyaf o absenoldeb salwch, gofynnwyd beth oedd yr Awdurdod yn ei wneud o'i le wrth effeithio ar y gweithlu yn y fath fodd.  Gofynnwyd a oedd gweithwyr yn dioddef blinder neu ormod o waith, wrth i ragor o gyfrifoldebau a disgwyliadau gael eu trosglwyddo i lai o weithwyr.  Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) mai rheolaeth dda ac addas oedd y ffactor allweddol yn y pen draw o ran absenoldeb salwch, ac os mai straen oedd y rheswm dros yr absenoldeb, yna roedd yn ofynnol i'r gweithiwr lenwi holiadur straen. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) fod straen yn faes anodd ei ddiffinio oherwydd gallai gael ei ddehongli yn wahanol o un unigolyn i'r llall. Mae'n bosibl y byddai un newid bach yn y gweithle yn cael ei ystyried yn broblem fawr i un unigolyn, ond yr hyn sy'n allweddol yw'r modd y byddai newid o'r fath yn cael ei gyfathrebu a'i reoli gan y rheolwr perthnasol. Mynegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) hefyd bryder fod straen bellach yn ymddangos fel y 'syndrom cefn gwael' newydd, ac yn aml nid oedd hyn yn ymwneud â'r gwaith ond yn hytrach yn gysylltiedig â materion ym mywyd personol yr unigolyn. Roedd newid mawr ac ymchwiliadau i gamymarfer mewn meysydd gwasanaeth penodol hefyd yn ffactorau a oedd yn gallu sbarduno absenoldeb yn ymwneud â straen.

Gofynnwyd a oedd niferoedd digonol o reolwyr yn y swyddi ac a oedd y gostyngiad mewn staff (e.e. terfynu cyflogaeth), yn rhoi mwy o straen ar y staff sy'n weddill wrth iddynt ymgymryd â'r gwaith a adawyd gan yr unigolyn a oedd yn gadael. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) wrth y Pwyllgor cyn cymeradwyo trefniant terfynu cyflogaeth, roedd yn ofynnol llunio achos busnes cadarn dros ganiatáu i'r unigolyn adael ac roedd yn ofynnol i'w rheolwr gadarnhau na fyddai unrhyw effaith niweidiol ar gyflawni'r gwasanaeth nac ar y gweithlu oedd yn weddill.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach ynghylch pam y mae aelodau staff yn teimlo bod yn rhaid iddynt o bosibl ofyn am absenoldeb salwch oherwydd mater penodol yn y gweithle, dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol, fod yn rhaid yn y pen draw geisio dod i wraidd y mater a deall rhesymau unigolion dros eu habsenoldeb ond bod yn rhaid derbyn rhesymau'r staff dros yr absenoldeb. Ychwanegodd fod yr Awdurdod wedi gweithio'n galed i wneud pethau'n haws i staff fod yn fwy agored i drafod problemau yn y gweithle neu yn y cartref. Roedd rheolwyr hefyd yn gallu defnyddio arferion gweithio hyblyg (e.e. oriau hyblyg a gweithio gartref) i roi opsiynau i staff ymdrin ac ymdopi â materion yn eu bywydau personol er mwyn sicrhau nad effeithir ar eu dyletswyddau gwaith.

Mewn ymateb i awgrymiad nad oedd Polisi Chwythu'r Chwiban yr Awdurdod yn darparu diogelwch digonol i aelodau staff, atgoffwyd y Pwyllgor gan y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith bod y Polisi wedi cael canmoliaeth gan Swyddfa Archwilio Cymru a bod swyddogion cyswllt ym mhob adran pe bai unigolyn yn dymuno mynegi pryder. Roedd camau diogelwch ar waith i ddiogelu anhysbysrwydd y rheini a oedd yn chwythu'r chwiban ac ar ôl cwblhau ymchwiliad, gofynnwyd iddynt am adborth ar y broses. 

PENDERFYNWYD:

9.1      Derbyn yr adroddiad.

9.2       Bod y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd, ar y cyd â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad), yn trefnu bod Penaethiaid Gwasanaethau yn dod i gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol i drafod eu dull o ostwng absenoldeb salwch yn eu meysydd gwaith perthnasol.