Agenda item

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Cyngor wedi penderfynu cefnogi rhybudd o gynnig ym mis Ionawr 2015 a nododd y dylai'r holl Gynghorwyr dderbyn eu cyfrifoldeb am gyfrannu at arbedion effeithlonrwydd ac felly, ddechrau defnyddio system ddi-bapur cyn gynted â phosibl i gyfathrebu â'r holl Gynghorwyr.

Er mwyn cyflawni hyn, mae'r awdurdod wedi prynu caledwedd a meddalwedd newydd i alluogi dull di-bapur o weithio a chaniatáu i aelodau weithio mewn ffordd symudol ac effeithio drwy ddefnyddio'r dechnoleg ddigidol fwyaf priodol.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud o ran y dechnoleg ers mis Gorffennaf 2015. Roedd hyn yn cynnwys argaeledd a chyflymder gwell y ddarpariaeth fand eang yn y Sir, gan wella seilwaith digidol y Cyngor drwy sicrhau bod Wi-Fi ar gael ym mhob adeilad y Cyngor, ac mae cyfarpar a meddalwedd wedi'u diweddaru wrth i dechnoleg ddigidol ddatblygu. Cyn bo hir byddai'r Awdurdod yn cyflwyno Office 365, a fyddai'n ei gwneud yn haws i gael mynediad i e-byst, dyddiaduron a phapurau'r pwyllgorau, ac y byddai'n datrys rhai materion o ran cyfrineiriau a gafwyd gan rai staff, ac felly byddai'n sicrhau bod yr aelodau a'r swyddogion yn gweithio mewn ffordd fwy ystwyth.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bwysig i aelodau a swyddogion groesawu ffordd newydd o weithio a datblygu'r sgiliau a'r hyder i weithio'n electronig os bydd y Pwyllgor yn cytuno i fabwysiadu dull di-bapur o weithio yn unol â dewis 3 yn yr adroddiad. Er mwyn cyflawni hyn, byddai trefniadau'n cael eu rhoi ar waith ar gyfer hyfforddiant di-bapur gydag ap Modern.Gov yn ogystal ag unrhyw hyfforddiant TG ychwanegol y mae'r aelodau'n credu y byddent yn fuddiol.

Byddai'r Adolygiadau o Ddatblygiad Personol y cytunwyd arnynt yn gynharach yn y cyfarfod yn cynorthwyo i nodi anghenion yr aelodau, a gallai hyfforddiant penodol parhaus ddod yn rhan o'r Rhaglen Datblygu Aelodau, a gaiff sylw'r Pwyllgor yn rheolaidd.

Wrth nodi bod yr awdurdod yn talu am gerdyn Data SIM ar gyfer pob dyfais ar hyn o bryd, gofynnodd y Pwyllgor a yw hyn yn parhau i fod yn angenrheidiol.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y cardiau Data SIM wedi'u prynu er mwyn galluogi aelodau i ddefnyddio eu dyfeisiau'n symudol drwy 3G/4G pan nad oedd Wi-Fi ar gael, ond erbyn hyn efallai y byddai'n ddoeth ailystyried y mater hwn gan fod cysylltedd band eang wedi gwella a cheir mwy o lecynnau Wi-Fi erbyn hyn.  Awgrymwyd cael dadansoddiad o ddefnydd cardiau Data SIM ac adrodd hyn wrth y Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf er mwyn ystyried a yw'r cardiau SIM yn rhoi gwerth am arian ac a ddylid eu cadw.

PENDERFYNWYD

1.    ARGYMELL I'R CYNGOR fod yr Awdurdod yn dechrau mabwysiadu system cyfathrebu ddi-bapur gyda'r holl Gynghorwyr, a fydd ar waith o 1 Ionawr 2019, a bod rhaglen hyfforddiant briodol yn cael ei threfnu cyn y dyddiad hwn.

2.    PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn cael dadansoddiad ar ddefnydd cardiau Data SIM yn ei gyfarfod nesaf, er mwyn penderfynu a yw'r ddarpariaeth yn rhoi gwerth am arian ac a ddylid ei chadw.