Agenda item

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 & 2018/19

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol. Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a 2018/19 ynghyd ag Argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau ar gyfer 2017/18 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2017 hyd y presennol). Roedd Rhan C yn ymwneud ag adolygiadau o systemau eraill ac Archwiliadau Sefydliadau.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

·        O ran Cynllun 17/18, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod 90% ohono wedi'i gyflawni erbyn diwedd mis Mawrth 2018, a bod y rhesymau dros beidio â chyflawni'r 10% sydd ar ôl yn cynnwys nifer o ffactorau. Roedd y rheiny'n cynnwys colled o 28% o ran diwrnodau cynhyrchu o gymharu â cholled o 7% ar Gynllun 16/17, swyddi gwag ac absenoldeb mamolaeth. O ran Cynllun 18/19, roedd yn cyflawni 4.8% o gymharu â tharged o 5%. Mynegodd ei gwerthfawrogiad i staff yr Uned Archwilio am eu hymrwymiad a'u diwydrwydd.

O ganlyniad i'r uchod, bu'r Pwyllgor yn ystyried awgrym ynghylch lleihau targed yr Is-adran o 90% i 80% oherwydd anawsterau parhaus o ran staffio. Fodd bynnag, y barn oedd y dylai'r targed aros yn 90% ar hyn o bryd, ac y dylid osgoi ei leihau nes bod yr holl ddulliau o fynd i'r afael â'r materion staffio wedi'u harchwilio.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch y 125 diwrnod o waith a wnaed ar gyfer Awdurdod Tân Canolbarth a Gorllewin Cymru a Chyngor Sir Ceredigion, cafodd y Pwyllgor ei sicrhau fod adnoddau ychwanegol wedi bod ar gael drwy secondiad i wneud y gwaith hwnnw.

·        O ran cyflawni 90% o Gynllun 17/18, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr Uned wedi gwneud gwaith ymchwilio ychwanegol annisgwyl yn ogystal â hynny a'i bod wedi bodloni ei Chytundebau Lefel Gwasanaeth gyda'r Awdurdod Tân a Chyngor Sir Ceredigion. O ganlyniad, roedd yr Uned wedi cyflawni cynhyrchiant o 104% yn gyffredinol o holl ddiwrnodau'r cynllun archwilio fel canran o ddiwrnodau'r cynllun cymeradwy.

·        Cyfeiriwyd at ganran yr archwiliadau a gyflawnwyd yn unol â'r Cynllun, ac atgoffwyd y Pwyllgor mai ar ansawdd oedd y pwyslais, yn hytrach na chanran yr archwiliadau a gynhelir. Roedd yr ansawdd hwnnw'n hanfodol i alluogi'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i ddarparu Barn Archwilio ynghylch y Cyngor a sicrhau bod unrhyw risgiau uchel yn cael sylw ac yn cael eu rheoli.

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r adolygiad o Reoli Eiddo. Cafodd y Pwyllgor ei sicrhau nad oedd y Cyngor wedi colli refeniw o ganlyniad i ganfyddiadau'r Archwiliad Mewnol. Yn sgil y canfyddiadau hynny, cynhaliwyd adolygiad o'r systemau rheoli eiddo ac roedd polisi newydd yn cael ei lunio i gael ei fabwysiadu drwy broses wleidyddol y Cyngor. Os caiff ei fabwysiadu, byddai hynny'n amodol ar fonitro cydymffurfiaeth yn rheolaidd.

O ganlyniad i'r uchod, awgrymwyd bod adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ynghylch y polisi newydd a'i fod yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2019/20.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

5.1

fod yr Adroddiad Cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 ac Adroddiad Diweddaru 2018/19 yn cael eu derbyn, at ddibenion monitro,

5.2

bod y targed cyflawni o 90% ar gyfer Cynllun Archwilio 2018/19 yn aros yr un peth ar hyn o bryd ac nad yw'r targed yn cael ei leihau i 80% nes bod yr holl ddulliau o fynd i'r afael â'r materion staffio wedi'u harchwilio,

5.3

bod gwerthfawrogiad y Pwyllgor yn cael ei gyfleu i'r Staff Archwilio Mewnol am eu gwaith dros y flwyddyn flaenorol,

5.4

bod adolygiad dilynol o Reoli Eiddo yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2019/20.

 

Dogfennau ategol:

 

Cyngor a Democratiaeth

Y Cyngor

Cynghorwyr, ACau ac ASau

Adrannau'r Cyngor

Dweud eich dweud

Pwyllgorau a Chyfarfodydd

Strategaethau a chynlluniau

Y Cyllideb y Cyngor

Cyllideb y Cyngor

Perfformiad y Cyngor

Hysbysiadau cyhoeddus

Canllawiau Brexit

Iaith Gymraeg

Carbon Sero-net

Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

Cyfamod Lluoedd Arfog

Etholiadau a Phleidleisio

Diogelu Data

Rhyddid Gwybodaeth

Ymchwil ac Ystadegau

Cydnabyddiaeth Ariannol

Strategaeth Drawsnewid

Mwy ynghylch Cyngor a Democratiaeth