Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Mercher, 29ain Gorffennaf, 2020 2.00 yp

Lleoliad: Rhith-Gyfarfod -.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Emma Bryer  01267 224029

Nodyn: Virtual Meeting - members of the public can view the meeting live via the Authority's website. 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

TREFN Y MATERION

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor, yn unol â Rheol 2(3) o Weithdrefn y Cyngor, ei bod yn mynd i newid trefn y materion ar yr agenda er mwyn i Eitemau 9-12 gael eu hystyried yn gynharach yn y cyfarfod.

 

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Yr Aelod

Rhif y Cofnod

Y Math o Fuddiant

 

Y Cynghorydd D.E. Williams

10.          

11.         9.3 - Cynllun Archwilio Cronfa Bensiwn Dyfed 2020

9.4 - Llythyrau Diweddaru Cynllun Archwilio Cronfa Bensiwn Dyfed

11. Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2019/20.

 

 

Ef yw Cadeirydd Pwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed

 

3.

PENODI CADEIRYDD AR GYFER BLWYDDYN Y CYNGOR 2020/21.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd T. Higgins yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2020/21.

4.

PENODI IS-GADEIRYDD AR GYFER BLWYDDYN Y CYNGOR 2020/21.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd G. Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2020/21.

5.

CYNLLUN DIWYGIEDIG ARCHWILIAD MEWNOL 2020/21. pdf eicon PDF 80 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol diwygiedig ar gyfer 2020/21.

 

Nodwyd bod angen diwygio ac ail-lunio'r cynllun a gynigiwyd yn flaenorol oherwydd COVID-19. 

 

Roedd y cynllun diwygiedig yn cynnwys y canlynol:

·         Archwiliadau Sylfaenol

·         Sicrwydd Llywodraethu Corfforaethol

·         Sicrwydd COVID-19

·         Adolygiadau Corfforaethol

·         Grantiau a Thystysgrifau

·         Adolygiadau Adrannol.

 

Gofynnwyd nifer o gwestiynau ac roedd y prif faterion fel a ganlyn:

  • Cyfeiriwyd at Ddatgelu Camarfer (Sicrwydd Llywodraethu Corfforaethol) ac a oedd 15 diwrnod ar gyfer cynllun archwilio yn gymesur. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai data'n cael ei samplu ac y gallai nifer y diwrnodau a ddyrennir newid yn unol â hynny.
  • Gofynnwyd beth na fyddai'n cael ei gynnwys yn y cynllun diwygiedig bellach o gymharu â'r cynlluniau blaenorol.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y gellid olrhain y newidiadau ac y byddai gwybodaeth fanylach yn cael ei hanfon drwy e-bost at y Pwyllgor maes o law.
  • Nodwyd nad oedd cyfeiriad at Brexit yn y cynllun.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod gweithgor Brexit a fyddai'n cael ei ailsefydlu'n fuan ar ôl llacio'r cyfyngiadau symud.  Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod cofrestr fanwl ar waith o ran risgiau a chyfleoedd Brexit.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r fersiwn diwygiedig o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

6.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH Y CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2020/21. pdf eicon PDF 82 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol.

 

Nodwyd:

Bod Adroddiad A yn adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21. 

Bod Adroddiad B yn grynodeb o adroddiadau terfynol ynghylch y prif systemau ariannol

 

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

  • Gofynnwyd pwy fyddai'n gyfrifol am sicrhau bod y broses ffyrlo wedi cael ei rhoi ar waith yn gywir.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r maes hwn yn cael ei gynnwys naill ai yn yr adolygiad o'r gyflogres neu adolygiad COVID-19.    Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wrth y Pwyllgor mai'r unig staff a oedd yn gymwys i gael eu rhoi ar ffyrlo oedd y rhai yn y gwasanaeth creu incwm megis gwasanaethau hamdden a phrydau ysgol.  Nodwyd nad oedd unrhyw ostyngiad mewn cyflog gwirioneddol staff ac y byddai'r hawliad ffyrlo a gyflwynwyd i Lywodraeth Cymru yn lliniaru'r incwm yr oedd yr Awdurdod wedi'i golli.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

7.

ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWILIAD MEWNOL 2019/20. pdf eicon PDF 82 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Cyngor ar gyfer y flwyddyn o Ebrill 2019 i fis Mawrth 2020, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2019/20, fel y cytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio.

 

Nododd y Pwyllgor fod y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli derbyniol ar waith. Ceir trefniadau llywodraethu clir sydd â chyfrifoldebau rheoli a strwythurau pwyllgorau pendant ar waith. Mae'r fframwaith rheoli yn gadarn ar y cyfan ac yn cael ei weithredu'n eithaf cyson.  Mae gan yr Awdurdod Gyfansoddiad sefydledig, ac mae wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol sy'n rhoi cyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod.

 

Lle bo gwendidau wedi eu nodi drwy adolygiad archwilio mewnol, gwnaed gwaith gyda'r rheolwyr i gytuno ar gamau unioni priodol ac amserlen ar gyfer gwella.

 

Gofynnwyd nifer o gwestiynau ac roedd y prif faterion fel a ganlyn:

  • Gofynnwyd a oedd diweddariad ar gael ynghylch yr adolygiad ceir adrannol.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol nad oedd yn meddwl bod yr adolygiad TIC wedi'i gwblhau.  Cytunwyd y byddai diweddariad yn cael ei roi i'r Pwyllgor drwy e-bost.
  • Mynegwyd pryderon nad oedd arbedion honedig adolygiadau TIC yn cael eu cyflawni'n aml. Gofynnwyd pa sicrwydd oedd ar waith i sicrhau bod modd cyflawni'r arbedion a ragwelwyd.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth ariannol fod adroddiadau yn cael eu hadolygu'n rheolaidd gan Fwrdd y Rhaglen TIC a'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol cyn cyfnod y cyfyngiadau symud.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol fod TIC wedi'i sefydlu i helpu i hyrwyddo effeithlonrwydd a gwella gwasanaethau ac nad oedd yr holl arbedion yn rhai ariannol bob tro.
  • Nododd y Pwyllgor nad oeddent bob amser yn cael yr adroddiadau archwilio terfynol a roddwyd i'r Cyfarwyddwyr ac Aelodau'r Bwrdd Gweithredol.  Ymddiheurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i'r Pwyllgor a dywedodd y byddai'n sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf bob mis.
  • Gofynnwyd a allai adolygiad Archwilio gwmpasu'r adolygiad o gwmpas a gwerth prosiect Pentre Awel.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y gallent edrych ar y broses a'r gweithdrefnau a hefyd cynnwys adolygiad i sicrhau y cydymffurfir â'r telerau a'r amodau.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â'r gofynion statudol, fod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

8.

BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO. pdf eicon PDF 71 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith flynyddol a oedd yn manylu ar yr adroddiadau fydd yn cael eu cyflwyno i'w hystyried yn ystod cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2020/21.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2020/21. 

 

9.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

Cofnodion:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia a Ms Alison Lewis o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

9.1

CYNLLUN ARCHWILIO 2020 CYNGOR SIR GAERFYRDDIN; pdf eicon PDF 63 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2020 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin. Nodwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd allanol y Cyngor, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2020 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

 

9.2

LLYTHYRON DIWEDDARU CYNLLUN ARCHWILIO 2020 CYNGOR SIR GAERFYRDDIN; pdf eicon PDF 74 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Llythyrau Diweddaru Cynllun Archwilio gan Archwilio Cymru i Gyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2020/21. 

 

Nodwyd bod argyfwng cenedlaethol COVID-19 wedi cael effaith ddigynsail ar y DU ac y byddai'n cael effaith sylweddol ar waith cyrff cyhoeddus o baratoi cyfrifon 2019-20 a gwaith archwilio, sef archwilio ariannol ac archwilio perfformiad. Felly, byddai angen diwygio'r amserlenni ar gyfer paratoi datganiadau ariannol cyrff archwiliedig.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn llythyrau diweddaru Cynllun Archwilio Cyngor Sir Caerfyrddin 2020.

9.3

CYNLLUN ARCHWILIO 2020 CRONFA BENSIWN DYFED; pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[NODER: Roedd y Cynghorydd D. E. Williams wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach.]

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2020/21 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Nodwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2020/21 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

 

9.4

LLYTHYRON DIWEDDARU CYNLLUN ARCHWILIO 2020 CRONFA BENSIWN DYFED. pdf eicon PDF 74 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[NODER: Roedd y Cynghorydd D. E. Williams wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach.]

 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Llythyrau Diweddaru Cynllun Archwilio gan Archwilio Cymru o ran Cronfa Bensiwn Dyfed ar gyfer 2020/21. 

 

Nodwyd bod argyfwng cenedlaethol COVID-19 wedi cael effaith ddigynsail ar y DU ac y byddai'n cael effaith sylweddol ar waith cyrff cyhoeddus o baratoi cyfrifon 2019-20 a gwaith archwilio, sef archwilio ariannol ac archwilio perfformiad. Felly, byddai angen diwygio'r amserlenni ar gyfer paratoi datganiadau ariannol cyrff archwiliedig.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Llythyrau Cynllun Archwilio Cronfa Bensiwn Dyfed.

10.

DATGAN CYFRIFON CYNGOR SIR GAERFYRDDIN 2019/20. pdf eicon PDF 126 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd 2018), derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2019/2020 o ran Cyngor Sir Caerfyrddin. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2020.

 

Nodwyd bod yr Awdurdod wedi cadw at gyllideb gwariant net cronfa gyffredinol y Cyngor yn ystod 2019/20.  Er bod pwysau ar nifer o feysydd gwahanol oherwydd y galw yn ystod y flwyddyn, roedd y rhain yn cael eu gwrthbwyso gan danwariant mewn meysydd gwasanaeth eraill, yn enwedig o ran costau cyllido cyfalaf, a chan lefel uwch na'r disgwyl o ran casglu'r Dreth Gyngor.

 

Wrth baratoi'r cyfrifon, gwnaed trosglwyddiadau i mewn ac allan o'r cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi fel a ganlyn:-

 

-       Y Gronfa Ymddeol Gorfforaethol

-       Y Gronfa Datblygiadau Mawr

-       Cyllid Cyfalaf Rhaglen Moderneiddio Addysg

-       Cronfa wrth gefn y Fargen Ddinesig

-       Ailosod Gwasanaethau (Ar ôl COVID-19)

 

Gofynnwyd i'r Pwyllgor gymeradwyo'r trosglwyddiadau hyn yn ôl-weithredol a chymeradwyo'n ôl weithredol greu'r Cronfeydd Wrth Gefn Ailosod Gwasanaethau (Ar ôl COVID-19).

 

Gofynnwyd nifer o gwestiynau ac roedd y prif faterion fel a ganlyn:

  • Nododd y Pwyllgor y byddai'r Awdurdod yn wynebu heriau ariannol ychwanegol oherwydd COVID-19. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod effaith bosibl COVID wedi cael ei chydnabod ac y byddai'r effaith fwyaf yn cael ei hadlewyrchu yn y Datganiad Cyfrifon eleni.
  • Codwyd pryderon ynghylch Diffygion Ysgolion a gofynnwyd am sicrwydd i sicrhau bod mesurau ar waith i atal dirywiad pellach.  Cytunodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol â'r sylwadau a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor bod cyfarfodydd a thrafodaethau sylweddol wedi'u cynnal gydag ysgolion i roi mesurau ar waith.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

10.1

dderbyn Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2019/20;

10.2

cymeradwyo'n ôl-weithredol y trosglwyddiadau i mewn ac allan o'r cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi fel y nodwyd yn yr adroddiad;

10.3

cymeradwyo'n ôl-weithredol greu'r Cronfeydd Wrth Gefn Ailosod Gwasanaethau (Ar ôl COVID-19).

 

 

11.

DATGAN CYFRIFON CRONFA BENSIWN DYFED 2019/20. pdf eicon PDF 105 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[NODER: Roedd y Cynghorydd D. E. Williams wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach.] 

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed ar gyfer 2019/20, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.  Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed am y flwyddyn, ac roedd hefyd yn rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2020.

 

Adroddwyd bod asedau net y Gronfa wedi lleihau £191.2m o 2018/19 i 2019/20 a bod hynny'n gysylltiedig yn bennaf â gostyngiad yng ngwerth yr asedau buddsoddi ar y farchnad.  O ran gwariant y Gronfa, roedd y buddion a dalwyd a'r trosglwyddiadau allan wedi cynyddu £5.8m i £87.3m, ac roedd y cyfraniadau a'r trosglwyddiadau i mewn wedi cynyddu £5.5m i £87.3m o ran yr incwm.

 

Nodwyd bod aelodaeth gyfan y Gronfa wedi cynyddu 1,273 o 47,250 yn 2018/19 i 48,523 yn 2019/20, sef cynnydd o 2.69%

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2019/20.

 

12.

DATGANIAD ARIANNOL AWDURDOD HARBWR PORTH TYWYN 2019/20. pdf eicon PDF 98 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Harbwr Porth Tywyn 2019-20, a luniwyd yn unol â Deddf Harbyrau 1964, a nodai ei bod yn ofynnol i bob Awdurdod Harbwr Statudol lunio datganiad blynyddol o gyfrifon ynghylch gweithgareddau'r harbwr. 

 

Roedd y cyfrifon ar ffurf cyfrif incwm a gwariant ar wahân a datganiad balansau. 

 

O 1 Ebrill 2018 ymlaen, roedd yr Awdurdod wedi rhoi prydles hirdymor i The Marine & Property Group Ltd, a gymerodd gyfrifoldeb dros gynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn ac o ganlyniad roedd llawer llai o weithgaredd ar y datganiad.

 

Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2019-20 oedd £76k (2018-19 £533K) ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin.  Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2020 yn dod i gyfanswm o £950k. Roedd y gostyngiad o £475k yn bennaf yn ymwneud â gostyngiad o £545k mewn gwariant cyfalaf a gostyngiad o £5k mewn costau gweithredu net wedi'i wrthbwyso gan ostyngiad o £83K mewn incwm.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2019-20.

 

13.

COFNODION GRWPIAU PERTHNASOL I'R PWYLLGOR ARCHWILIO:- pdf eicon PDF 78 KB

13.1

GRWP LLYWIO RHEOLI RISG - 29AIN IONAWR, 2020; pdf eicon PDF 159 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 29 Ionawr, 2020.

 

13.2

PANEL GRANTIAU - 22AIN TACHWEDD, 2019; pdf eicon PDF 112 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd, 2019.

 

13.3

PANEL GRANTIAU - 14EG CHWEFROR, 2020; pdf eicon PDF 135 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 14 Chwefror, 2020.

 

13.4

GRWP LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL - 11EG CHWEFROR, 2020. pdf eicon PDF 126 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 22 Chwefror, 2020.

 

14.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 24AIN IONAWR, 2020 pdf eicon PDF 161 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Ionawr 2020 gan eu bod yn gywir.