Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan Mrs. J. James.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y gwaith o weithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19. Rhoddwyd adroddiad cynnydd yn Rhan A(i) yr adroddiad ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 a rhoddwyd matrics sgorio'r argymhellion yn Rhan A(ii).

Cytunodd y Swyddogion i ystyried pryder mewn perthynas â'r trosiant uchel o Ymgynghorwyr Her sy'n gweithio o fewn ERW.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2018/19.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd hyd yn hyn gan y Tîm Cyfleusterau Arfordirol i wella ei brosesau yn dilyn crynodeb yr Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 22Mawrth 2016.

Diolchwyd i'r staff am y gwaith a oedd yn cael ei wneud.

Yn dilyn Cofnod 12.1 o'r cyfarfod diwethaf, cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran rhoi sylw i'r 9 argymhelliad a oedd wedi deillio o Adolygiad y Cyngor o Reoli Perfformiad Pobl.  Roedd hyn yn cael ei fonitro gan y Bwrdd Llywodraethu Strategaeth Pobl, dan gadeiryddiaeth y Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant. Rhoddwyd i'r Bwrdd y dasg o ddatblygu cynllun gweithredu manwl a gwnaed gwaith i flaenoriaethu'r meysydd hynny a oedd wedi'u nodi megis Gwastraff a Hamdden.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

6.1 dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd a oedd yn cael ei wneud;

6.2 cyflwyno adroddiad cynnydd blynyddol i'r Pwyllgor.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddodd grynodeb o'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd sydd wedi'i wneud hyd yn hyn gan Dîm Rheoli Canolfan Hamdden Llanelli i wella'i brosesau yn dilyn Crynodeb o Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 15 Rhagfyr 2017 am y tro cyntaf [gweler cofnod 3 y Crynodeb]. Roedd y crynodeb hwnnw ar sail canfyddiadau adroddiad ehangach yn 2016/18. Roedd sylw sylweddol wedi'i roi i sicrhau y cydymffurfir yn llwyr â Rheolau Gweithdrefnau Ariannol ac roedd technoleg newydd yn cael ei chyflwyno i wella'r safonau a'r cysondeb. Nodwyd bod Adroddiad Archwilio mwy diweddar wedi'i wneud yn y cyfleuster.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

7.1 dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd;

7.2 cyflwyno rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 14 Rhagfyr 2018.

Yn unol â Chofnod 7 ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2018, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol, ac yn benodol, y risgiau mewn perthynas â bodloni rhwymedigaethau'r Awdurdod o ran rheoli gwastraff ac ailgylchu (gan gynnwys cyrraedd targedau tirlenwi). Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Amgylcheddol a Gwastraff at y ganran uchel o ddeunyddiau y gellir eu hailgylchu, gan gynnwys swm sylweddol o wastraff bwyd sy'n parhau i gael ei roi mewn bagiau bin du. O ganlyniad i hynny, mae rhaglen newid ymddygiad wedi'i dechrau lle mae tîm o swyddogion yn curo ar ddrysau er mwyn atgoffa preswylwyr am ddiben y casgliadau bagiau glas/du, sut i'w defnyddio'n gywir, a'r trefniadau ar gyfer gwaredu gwastraff bwyd. Yn ogystal, roedd y farchnad nwyddau a'r mannau casglu ar gyfer deunyddiau wedi'u hailgylchu yn parhau i fod yn ansicr oherwydd bod Tsieina wedi gwahardd rhai deunyddiau sy'n effeithio ar gost a chapasiti'n gyffredinol. Fodd bynnag, byddai'r sefyllfa hon yn parhau i gael ei monitro ar gyfer atebion priodol eraill pan fo angen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr Adroddiad, gan y cafodd y Pwyllgor sicrwydd bod y risgiau o ran rhwymedigaethau rheoli gwastraff ac ailgylchu yn cael eu lleihau. 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai fanylion ar yr ystod o fentrau a oedd ar waith i ddarparu  arbedion effeithlonrwydd yn y Gwasanaethau Integredig ac i reoli'r galw o fewn y gyllideb, a oedd wedi'u cyflawni dros 3 blynedd diwethaf.Pwysleisiwyd nad oes un ateb a bod angen dull amlagwedd gan gynnwys Monitro Galwadau'n Electronig, Rhyddhau Amser i Ofalu a Rhesymoli Pecynnau. Hefyd, roedd y galw am wasanaethau gydag atgyfeiriadau wedi cynyddu oddeutu 12% yn 2018, ac roedd galw mawr iawn yn y chwarter rhwng mis Ionawr a mis Mawrth, ac ym mis Awst 2018. Yn benodol, roedd y galw am ofal cartref wedi bod yn cynyddu'n raddol, a chafwyd 62 o gleientiaid newydd dros y 15 mis diwethaf. Roedd risg gyffredinol y byddai'n dod yn fwyfwy anodd parhau i wneud arbedion effeithlonrwydd o dan bwysau demograffig sy'n cynyddu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr Adroddiad, gan y cafodd y Pwyllgor sicrwydd bod y risgiau'n cael eu lleihau.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a nododd y sefyllfa diwedd blwyddyn am 2017/18 mewn perthynas ag absenoldeb salwch. Dangosodd y data y bu gostyngiad cyffredinol ers 2016/17 o ran nifer y dyddiau gwaith a gollwyd ar gyfer pob gweithiwr cyfwerth ag amser llawn (CALl), gan ostwng o 10.76 diwrnod yn 2016/17 i 10.15 diwrnod yn 2017/18. Fodd bynnag, ni chyrhaeddwyd y targed cyffredinol o 9.6 diwrnod ar gyfer pob gweithiwr CALl, a gafodd ei osod gan y Tîm Rheoli Corfforaethol i hybu gostyngiad mewn absenoldeb. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi gwybodaeth am y mentrau a gyflwynwyd yn ystod y flwyddyn i gefnogi'r gwaith o reoli presenoldeb mewn ysgolion ac adrannau'r cyngor.

Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol [Rheoli Pobl] ei fod wedi gweld ers paratoi'r adroddiad uchod fod rhai o'r mentrau hyn yn talu ar eu canfed i ni gan mai nifer y diwrnodau amser llawn a gollwyd yn Chwarter 1 2018/19 oedd 2.16, o gymharu â 2.39 ar gyfer Chwarter 1 2017/18.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad, gan y cafodd y Pwyllgor sicrwydd bod y risgiau'n cael eu lleihau oherwydd bod y Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau wedi rhoi sylw i fater absenoldeb salwch.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiadau lleol Swyddfa Archwilio Cymru yngl?n â'r canlynol:

·         Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y dyfodol?;

·         Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio;

·         Adroddiad Gwella Blynyddol 2017-18.

Gwnaeth Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd sylw fod adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch 'Trosolwg a Chraffu - Addas ar gyfer y dyfodol?' wedi cael ei ystyried gan Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgorau Craffu ar 31 Gorffennaf 2018 a oedd wedi gwneud nifer o argymhellion, yn arbennig ym maes adroddiadau 'gwybodaeth' a chylch cyfarfodydd y Pwyllgor. Byddai'r rheiny'n mynd i gael eu hystyried ymhellach yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd Gweithredol gyda Chadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgor Craffu. 

Atgoffwyd yr aelodau y byddai ganddynt gyfle i ystyried canfyddiadau adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch 'Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio' mewn sesiwn anffurfiol a fydd yn cael ei threfnu maes o law.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Adroddiadau Lleol Swyddfa Archwilio Cymru.

Am 1.00pm wrth ystyried yr eitem hon, tynnwyd sylw'r Pwyllgor at Reol 9 o'r Weithdrefn Gorfforaethol - 'Hyd y Cyfarfod' - ac at y ffaith bod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo ers tair awr. Felly

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL atal Rheolau'r Weithdrefn Gorfforaethol er mwyn galluogi'r Pwyllgor i ystyried yr eitemau a oedd ar ôl ar yr agenda.

Derbyniodd y Pwyllgor adroddiad yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin 2017-18 a oedd yn crynhoi canfyddiadau'r archwiliad a gynhaliwyd. Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn nodi barn yr Archwilydd Cyffredinol ynghylch a oedd y datganiadau ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31Mawrth 2018. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

Diolchodd aelodau'r Pwyllgor i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a'i staff am eu gwaith dyfal a'u hymrwymiad yn paratoi cyfrifon y Cyngor Sir.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed a oedd yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi golwg gywir a theg ar sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth 2018 a'i hincwm a'i gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle'r oedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd nifer o fân gamddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl staff a fu'n cefnogi Cronfa Bensiwn Dyfed am y llwyddiant gwych hwn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog a enwid uchod a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio i gydnabod ymateb y Swyddog Adran 151 yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod y  ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei lunio gan y Swyddog Adran 151.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog a enwid uchod a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio i gydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod y  ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei lunio gan y Swyddog Adran 151.

Dosbarthwyd adroddiad i'r Pwyllgor yn manylu ar ymatebion a gafwyd i geisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio er mwyn i Swyddfa Archwilio Cymru fodloni'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISAs) i gael ystyriaeth a dealltwriaeth ffurfiol yr Awdurdod ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad o'r datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o'r Cyngor a'i brosesau busnes ac yn cefnogi gwaith y Swyddfa Archwilio i ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2017-18.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Dosbarthwyd i'r Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Swyddfa Archwilio Cymru ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad y datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn hefyd yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o Gronfa Bensiwn Dyfed a'i phrosesau busnes gan gefnogi ei waith o ddarparu barn archwilio ar gyfer datganiadau ariannol 2017-18.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2017/18 wedi'i archwilio o ran Cyngor Sir Caerfyrddin. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod fel yr oeddynt ar 31 Mawrth 2018.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2017/18 Cyngor Sir Caerfyrddin, wedi'u harchwilio.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Datganiad Cyfrifon 2017/18 a oedd yn ymwneud â Chronfa Bensiwn Dyfed ac a oedd wedi'i archwilio, ei roi gerbron y Pwyllgor i'w gymeradwyo. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol y Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, ac roedd yn rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau fel yr oeddent ar 31 Mawrth, 2017.

Mynegodd aelodau'r Pwyllgor eu gwerthfawrogiad i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2016/17 Cronfa Bensiwn Dyfed, wedi'u harchwilio.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad ar Ffurflen Flynyddol Harbwr Porth Tywyn 2017/18 – Adroddiad Archwilio Allanol. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor ei bod yn ofynnol i bob awdurdod harbwr, yn unol ag Adran 42 Deddf Harbyrau 1964, lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Harbwr Porth Tywyn 2017-18.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Ariannol Partneriaeth Pensiwn Cymru ar gyfer 2017-18 yr oedd yn ofynnol i'r Cyngor ei gymeradwyo yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014. Roedd Cyngor Sir Caerfyrddin yn gyfrifol am weinyddu Partneriaeth Pensiwn Cymru.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Partneriaeth Pensiwn Cymru 2017-18.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried fersiwn ddrafft o Strategaeth Rheoli Risg a Chynlluniau Wrth Gefn 2018-2022, a oedd â'r nod o gael fframwaith ar waith er mwyn sicrhau bod gan y gwaith o reoli risgiau a chynlluniau wrth gefn rôl allweddol o ran cefnogi'r gwaith o gyflawni nodau Strategaeth Gorfforaethol y Cyngor a Chynllun Llesiant Sir Gaerfyrddin ar gyfer y 4 blynedd nesaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Strategaeth.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf 2018.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2018 gan eu bod yn gywir.