Agenda a Chofnodion

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

Bu'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar y gweithgaredd cudd-wylio yr oedd yr Awdurdod wedi ymgymryd ag ef yn 2017/18, ynghyd â'r gweithdrefnau ysgrifenedig ynghylch y dull o gynnal cudd-wylio gan staff a defnyddio cudd-wylio o'r fath. 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth ynghylch y canlynol:

­   Gwyliadwriaeth dan Gyfarwyddyd

­   Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol

­   Rhyng-gipio Data Cyfathrebu

­   Adroddiadau Ystadegol

­   Hyfforddiant

­   Gweithdrefnau'r Cyngor

Nododd yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol nad oedd unrhyw awdurdodiadau wedi'u cyflwyno dan y Ddeddf hon ynghylch y dull o gynnal cudd-wylio o'r fath, ffynonellau cuddwybodaeth ddynol a rhyng-gipio data cyfathrebu rhwng 1 Ebrill 2017 a 31 Rhagfyr 2018.

Nododd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol ei fod yn falch o gael dweud yr oedd 68 o aelodau staff y cyngor yn bresennol mewn sesiwn hyfforddiant a gynhaliwyd ar 5 Rhagfyr 2018. Yn ogystal, roedd y cynadleddwyr yn cynnwys cynrychiolwyr o'r prif dimau gorfodi rheoliadau, yn ogystal â gwasanaethau eraill gan gynnwys;

• Adnoddau Dynol
• Gofal Cymdeithasol i Oedolion/Cartrefi Gofal/Gofal Cartref
• Cyllid/Cyfrifyddiaeth
• Archwilio Mewnol
• Gwasanaethau Plant

Yn ogystal, byddai nodiadau o'r hyfforddiant yn cael eu dosbarthu i'r holl staff perthnasol.

Cyfeiriwyd at Weithdrefnau Cuddwylio'r Cyngor, adran 5 - Y Broses Awdurdodi. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, fel y nodir yn y gweithdrefnau, pe byddai cais yn cael ei gymeradwyo, byddai'n rhaid i'r swyddog awdurdodi nodi'r canlynol:

­   Cwmpas yr awdurdodiad

­   Cyfnod yr awdurdodiad

­   Y dyddiad (dim mwy na 28 diwrnod) ar gyfer adolygu'r awdurdodiad

Roedd Atodiad 1 o'r weithdrefn a nodwyd uchod yn rhoi rhestr o'r swyddogion awdurdodi o dan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch defnyddio cyfrifon cyfryngau cymdeithasol personol at ddibenion y Cyngor. Esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol fod 'Polisi Defnyddio'r Cyfryngau Cymdeithasol' y Cyngor ar gael i'r staff ar y fewnrwyd, a'i fod yn cynnwys adran ar Fonitro'r Cyfryngau Cymdeithasol a nodai: 'Os yw cyfrif cyfryngau cymdeithasol yn mynd i gael ei ddefnyddio i weld neu fonitro cyfrif arall, mae'n rhaid gofalu peidio â chyflawni gweithgarwch cudd-wylio ar-lein. Mae'n rhaid i unrhyw fonitro o'r fath gael ei wneud yn unol â pholisi Cudd-wylio'r Cyngor a dylid ceisio cyngor ymlaen llaw gan y Gwasanaethau Cyfreithiol' . 

Fodd bynnag, yn ogystal â 'Pholisi Defnyddio'r Cyfryngau Cymdeithasol' y Cyngor, roedd yr Aelod o’r Bwrdd Gweithredol o'r farn y byddai'n ddoeth tynnu sylw staff at beryglon defnyddio eu cyfrifon cyfryngau cymdeithasol personol ar gyfer y diben hwn. Cytunodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol i drafod y mater hwn ymhellach ag Adnoddau Dynol a rhoi gwybod i'r Aelod o’r Bwrdd Gweithredol fel sy'n briodol.

PENDERFYNWYD:

2.1  nodi'r gweithgaredd cudd-wylio yr oedd y Cyngor wedi ymgymryd ag ef yn 2017/2018;

2.2  cymeradwyo'r newidiadau i'r weithdrefn gorfforaethol ar gyfer 2019 ynghylch cudd-wylio o'r fath.  

PENDERFYNWYD llofnodi cofnod penderfyniadau'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Ebrill, 2018 gan ei fod yn gywir.