Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr David Simpson (Cyngor Sir Penfro) a Rosemarie Harris (Cyngor Sir Powys), ac roedd y Cynghorwyr Guy Woodham (Cyngor Sir Penfro) a Phyl Davies (Cyngor Sir Powys) yn bresennol fel dirprwyon.

Croesawodd y Cadeirydd Greg Morgan ac Ian Altman i'r cyfarfod, a oedd wedi'u  penodi ar y cyd yn Brif Swyddogion ERW.

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol yn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Gorffennaf 2020 yn gofnod cywir.

Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i'r Cyd-bwyllgor ynghylch y penderfyniadau a oedd yn codi o'r cyfarfod diwethaf.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor adroddiad Diweddaru ynghylch Gweithgarwch ERW, a oedd yn amlinellu Gweithgarwch ERW rhwng Medi a Thachwedd 2020 ac yn rhoi trosolwg o'r Cynllun Busnes 2020/21 a monitro'r Cynllun Busnes ar gyfer dau chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr Adroddiad Gweithgarwch a'r Cynllun Busnes wedi'u seilio ar chwe maes blaenoriaeth wahanol gyda grwpiau strategaeth cysylltiedig. Roedd yr Adroddiad Gweithgarwch hefyd yn darparu'r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch ymgysylltu â rhanddeiliaid, cyfathrebu ac adnoddau dysgu cyfunol. Roedd sawl swydd wag yn Nhîm Canolog ERW ac roedd gwaith recriwtio ar gyfer dwy swydd Swyddog Cymorth Busnes ar waith.

O ran y gyllideb, dywedodd Prif Swyddog ERW fod 90% o gyllid ERW yn mynd yn uniongyrchol i ysgolion ac awdurdodau lleol, 1% yn gyllid Cyngor y Gweithlu Addysg (EWC) ar gyfer y rhaglen ANG a dim ond 9% a oedd yn weddill gydag ERW.

O ran Covid-19, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod Llywodraeth Cymru wedi gorfod arbed 3% yn achos pob consortiwm yn seiliedig ar gyfanswm Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol. Roedd cyllid i gyflogau staff ac ysgolion wedi'i ddiogelu ac roedd ERW wedi llyncu'r arbedion yn llawn, gan arwain at doriad o 20% i gyllidebau ffrwd gwaith.

Mewn ymateb i ymholiad ar recriwtio, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor, o ystyried yr amgylchiadau presennol, y byddai'r swyddi Swyddog Cymorth Busnes yn cael cynnig contractau cyfnod penodol tan 31 Mawrth 2021.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Cynllun Busnes ERW 2020/21 a'r broses fonitro gysylltiedig.

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad ynghylch amrywiad dros dro i Gytundeb Cyfreithiol ERW. Cynghorwyd y Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad wedi'i ddwyn gerbron y Cyd-bwyllgor yn dilyn ei benderfyniad ym mis Gorffennaf i roi mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot at wasanaethau y cytunwyd arnynt. Byddai'r newidiadau arfaethedig i'r Cytundeb Cyfreithiol yn galluogi ERW i roi mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot i wasanaethau fel y manylir yn yr adroddiad. Roedd yr adroddiad yn darparu Amrywiad drafft i'r Cytundeb Cyfreithiol, a oedd yn destun cytundeb gan yr holl awdurdodau cyfansoddol. Yn dilyn cyngor gan y Swyddog Monitro, roedd yr adroddiad yn nodi y dylid hefyd baratoi cytundeb cyfreithiol ar wahân rhwng ERW a Chyngor Castell-nedd Port Talbot.

PENDERFYNWYD

6.1.1.  Cytuno ar y newidiadau arfaethedig i'r Cytundeb Cyfreithiol i alluogi ERW i ganiatáu mynediad i ysgolion Castell-nedd Port Talbot at wasanaethau y cytunwyd arnynt fel y manylir yn yr adroddiad, yn amodol ar sicrwydd na fydd unrhyw gostau'n dod i ran ERW (ac eithrio costau cyfreithiol wrth ddiwygio'r cytundeb cyfreithiol);

6.1.2.  Cytuno i baratoi cytundeb cyfreithiol ar wahân rhwng ERW a Chastell-nedd Port Talbot.

The Joint Committee considered a report proposing changes to the ERW Joint Legal Agreement in accordance with Clause 25. The Joint Committee was advised that the report responded to a Joint Committee decision to replace the ERW Consortium with a new footprint. All constituent authorities except Pembrokeshire County Council and Powys County Council had issued their notice to withdraw from the Consortium by 31^st March 2021. In order to enable Pembrokeshire and Powys to leave the Consortium by the same date, and to facilitate the dissolution of ERW by 31^st March 2021, it was proposed that the Joint Committee, in consultation with the Executive Board,  recommend to each constituent authority that changes were made to the Legal Agreement to:

     I.        Facilitate dissolution/termination of the ERW Consortium;

    II.        Address any subsequent liabilities/indemnities of all present (and former) constituent authorities;

  III.        Facilitate a reduced notice of withdrawal period of 4 months

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad yn cynnig newidiadau i Gytundeb Cyfreithiol ERW yn unol â Chymal 25. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad wedi ymateb i benderfyniad y Cyd-bwyllgor i ddisodli Consortiwm ERW gydag ôl troed newydd. Roedd yr holl awdurdodau cyfansoddol ac eithrio Cyngor Sir Penfro a Chyngor Sir Powys wedi hysbysu y byddent yn tynnu'n ôl o'r Consortiwm erbyn 31 Mawrth 2021. Er mwyn galluogi Sir Benfro a Powys i adael y Consortiwm erbyn yr un dyddiad, ac i hwyluso'r broses o ddiddymu ERW erbyn 31 Mawrth 2021, cynigiwyd bod y Cyd-bwyllgor, mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Gweithredol, yn argymell i bob awdurdod cyfansoddol fod newidiadau’n cael eu gwneud i'r Cytundeb Cyfreithiol i:

     I.        Hwyluso diddymu/terfynu Consortiwm ERW;

    II.        Mynd i'r afael ag unrhyw rwymedigaethau/indemniadau dilynol yr holl awdurdodau cyfansoddol presennol (a blaenorol);

  III.        Hwyluso cyfnod hysbysiad tynnu yn ôl llai o 4 mis

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod diwygiadau i'r Cyd-gytundeb Cyfreithiol yn amodol ar gymeradwyaeth gan bob awdurdod cyfansoddol a bod diwygiadau arfaethedig drafft wedi'u dosbarthu i'r Penaethiaid Cyfreithiol priodol. Rhoddwyd hefyd wybod, ar ôl derbyn hysbysiadau ysgrifenedig yn argymell amrywio'r Cytundeb Cyfreithiol, y byddai angen cael barn gyfreithiol gan Benaethiaid Cyfreithiol priodol yr awdurdodau cyfansoddol. Byddai costau cyfreithiol Cyngor Sir Ceredigion wrth weithredu'r newidiadau uchod yn cael eu codi ar ERW a byddai angen cyngor cyfreithiol wrth sefydlu unrhyw Gonsortiwm newydd y gallai awdurdodau sy'n tynnu'n ôl fod eisiau bod yn gysylltiedig ag ef. 

Codwyd sawl cwestiwn a sylw, gan gynnwys y canlynol:

·         O ran y cyfnod hysbysiad tynnu yn ôl llai, awgrymwyd y dylai  fod yn dri yn hytrach na phedwar mis i roi digon o amser i awdurdodau cyfansoddol a oedd yn dymuno tynnu'n ôl erbyn 31 Mawrth 2021 gytuno a chyflwyno hysbysiad tynnu'n ôl;

·         Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod y penderfyniad arfaethedig yn gytundeb mewn egwyddor i roi'r opsiwn i Gyngor Sir Penfro a Chyngor Sir Powys adael ERW erbyn 31 Mawrth 2021 pe dymunent.

PENDERFYNWYD

   6.2.1.        Ar ôl ymgynghori â'r Bwrdd Gweithredol, dylid gwneud argymhelliad i bob Awdurdod, yn unol â chymal Amrywio (Cymal 25)  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.2

Cafodd y Cyd-bwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch Datblygu Consortiwm ERW gan nodi'r penderfyniadau a argymhellir fel y manylir arnynt yn yr adroddiad. Rhoddwyd gwybod, yn dilyn y penderfyniadau a wnaed o dan Eitemau 3, 6.1 a 6.2 ar yr Agenda, fod yr adroddiad yn cynnig penderfyniadau pellach ynghylch cymorth ychwanegol.

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau, er mwyn sicrhau capasiti Adnoddau Dynol ychwanegol i gefnogi'r broses newid, fod angen swyddog amser llawn ychwanegol ar lefel uwch. Roedd hysbysiad wedi dod i law fod swyddog profiadol o Sir Benfro ar gael ac y gellid rheoli'r costau cysylltiedig o fewn y gyllideb bresennol oherwydd swyddi gwag. Roedd pob Awdurdod cyfansoddol wedi cytuno i’r cynnig hwn ar 8 Hydref 2020 ond byddai angen cadarnhad gan y Cyd-bwyllgor i gwblhau'r cytundeb. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi y dylai'r Uwch-swyddog Adnoddau Dynol sefydlu Gweithgor gyda chynrychiolwyr Adnoddau Dynol o bob awdurdod cyfansoddol i gyflawni'r newidiadau y cytunwyd arnynt, a darparu cyngor ar gynnwys contractau'r gweithwyr presennol mewn perthynas â diswyddo, a chyfrifo'r gost bosibl er mwyn i'r Cyd-bwyllgor wneud penderfyniadau gwybodus.

Rhoddwyd hefyd wybod i'r Cyd-bwyllgor, yng ngoleuni cymhlethdod y prosesau Adnoddau Dynol ac ariannol ac effaith COVID-19 ar allu swyddogion allweddol, y cynigiwyd gohirio'r dyddiad gweithredu ar gyfer model partneriaeth newydd o 1 Ebrill 2021 i 1 Medi 2021. Byddai hyn yn ei gwneud yn ofynnol i bob partner a oedd wedi cyflwyno hysbysiad tynnu'n ôl gytuno i ohirio'r weithred hon tan ddiwedd Awst 2021.

PENDERFYNWYD 

   6.3.1.        Cadarnhau secondiad Ceri Davies i ERW er mwyn darparu capasiti ychwanegol i ddelio â chau ERW a sefydlu trefniadau partneriaeth newydd, fel y cytunwyd trwy ymateb e-bost i gais y Cadeirydd a anfonwyd ar 8 Hydref 2020;

   6.3.2.        Y byddai Arweinwyr yr awdurdodau cyfansoddol yn cynnal gweithdy i barhau â'r drafodaeth ynghylch diddymu ERW.

Cafodd y Cyd-bwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol ERW ar gyfer 2020-21 hyd at 30 Medi 2020. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth fanwl benodol mewn perthynas â'r canlynol:

·         Cyllideb y Tîm Canolog

·         Cytundebau Lefel Gwasanaeth

·         Dyraniadau Grant

·         Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Blaenoriaethau Cynllun Busnes

·         Risgiau

·         Cronfeydd wrth gefn

·         Argymhellion

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod gwariant ychydig yn uwch na'r hyn a gymeradwywyd, ond ni chafodd hyn unrhyw effaith ar lefel y cronfeydd wrth gefn na chyfraniadau'r Awdurdod Lleol. Yn debyg i'r diweddariad ariannol blaenorol, roedd meysydd risg wedi'u nodi o ran newid strwythur ERW, lleihau cronfeydd wrth gefn a'r ddibyniaeth barhaus ar gyllid grant.

Mewn ymateb i ymholiad, rhoddwyd gwybod i'r Aelodau y byddai'r cyfrifiad atebolrwydd yn dilyn diddymiad ERW ar 31 Mawrth 2021 yn dibynnu ar unrhyw ddiswyddiadau yn y dyfodol a gellid datblygu cyfrifiad cynhwysfawr ar ôl i strwythur y model partneriaeth newydd gael ei bennu.

PENDERFYNWYD

7.1.        Nodi sefyllfa ariannol diweddaraf ERW ar ddiwedd 30 Medi 2020;

7.2.        Cymeradwyo'r diwygiadau i gyllideb y Tîm Canolog ar gyfer 2020-21 oherwydd y cynnydd yng nghostau Cytundeb Lefel Gwasanaeth a chostau secondiad y Pennaeth Adnoddau Dynol/Arweinydd Adnoddau Dynol i ERW;

7.3.        Cymeradwyo dyraniad Grant Datblygu Disgyblion ar gyfer 2020-21;

7.4.        Cymeradwyo dyraniad Grant Gwella Addysg a Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol ar gyfer 2020-21.

Rhoddodd y Cyd-bwyllgor ystyriaeth i adroddiad ar Gyllid Grant a Dyraniadau ERW ar gyfer 2020-21. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad yn darparu gwybodaeth fanwl am y grantiau a dderbyniwyd a'r dyraniadau arfaethedig ar gyfer y grantiau a ganlyn:

·         Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Grant Gwella Addysg o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Recriwtio, Adfer, Codi Safonau: Rhaglen Dysgu Carlam (RRRS-ALP) o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Elfen Siarter y Gymraeg o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol

·         Elfen Grant Dysgu Proffesiynol o Grant Gwella Ysgolion y Consortia Rhanbarthol;

·         Grant Datblygu Disgyblion;

PENDERFYNWYD

8.1.        Derbyn y Grant Gwella Ysgolion Rhanbarthol a ddyfarnwyd ar gyfer 2020-21;

8.2.        Cymeradwyo Dyraniadau Grant Gwella Addysg 2020-21;

8.3.        Cymeradwyo Dyraniadau RRRS-ALP 2020-21 ;

8.4.        Cymeradwyo Dyraniadau Dosbarthu Siarter y Gymraeg ar gyfer 2020-21;

8.5.        Cymeradwyo Dyraniadau Grant Dysgu Proffesiynol ar gyfer 2020-21;

8.6.        Derbyn y Grant Datblygu Disgyblion a ddyfarnwyd ar gyfer 2020-21.

Derbyniodd y Cyd-bwyllgor ddiweddariad ar y gwaith sydd i'w wneud gan Archwilio Cymru wrth gyflawni ei ddyletswyddau statudol, gan gynnwys risg bosibl, yr ymateb archwilio arfaethedig a manylion am y ffi archwilio, y tîm a'r amserlen.

PENDERFYNWYD

9.1.        Cymeradwyo Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru;

9.2.        Cytuno ar y ffi archwilio, sef £13,000;

9.3.        Cytuno ar amserlen;

9.4.        Cytuno ar y cyfrifoldebau priodol.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad ar Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ynghylch effeithlonrwydd trefniadau llywodraethu, rheoli mewnol, rheoli risgiau a rheolaeth ariannol ERW.

PENDERFYNWYD nodi Barn Sicrwydd Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol 2019-20.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad am Ddatganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019/20. Cydnabuwyd sefyllfa ariannol gyffredinol ERW mewn sawl datganiad ariannol craidd yn y Datganiad Cyfrifon, gan gynnwys y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES), y Datganiad Symudiad Mewn Cronfeydd Wrth Gefn, y Fantolen a'r Datganiad Llif Arian.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor mai'r dyddiad cau sy'n ofynnol gan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) (Diwygio) 2018 ar gyfer archwilio a chymeradwyo Datganiad Cyfrifon ERW oedd 15 Medi 2020. Oherwydd Covid-19, ni ellid cwrdd â'r dyddiad cau, ond yn unol â Rheoliad 10 (4) roedd datganiad wedi'i gyhoeddi ar wefan ERW yn nodi'r rhesymau am fethu â chydymffurfio a'r camau i'w cymryd i sicrhau cydymffurfiad cyn gynted â phosibl.

Nododd y Cyd-bwyllgor gamddatganiad heb ei gywiro o £124k yn atebolrwydd y gronfa bensiwn net ar 31 Mawrth 2019 a 31 Mawrth 2020. Dywedwyd nad oedd y tanddatganiad wedi'i gywiro oherwydd iddo gael ei nodi bron ar ddiwedd yr archwiliad, ar ôl i'r holl welliannau eraill gael eu cwblhau i raddau helaeth a bod gwerth y tanddatganiad yn is na'r trothwy o £1.3m.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor nad oedd y Farn Archwilio Mewnol wedi nodi unrhyw faterion rheolaeth fewnol sylweddol a byddai Archwilio Cymru yn cyhoeddi barn ddiamod yn amodol ar lofnodi’r Datganiad Cyfrifon gan y Swyddog A151 a Chadeirydd y Cyd-bwyllgor.

PENDERFYNWYD

    11.1.        Cymeradwyo Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019-20;

    11.2.        Bod Datganiad Cyfrifon ERW ar gyfer 2019-20 yn cael ei lofnodi gan y Cyfarwyddwr Adnoddau (Swyddog A151 ERW) a Chadeirydd Cyd-bwyllgor ERW.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a fanylai ar ganfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu ar gyfer Consortiwm ERW 2019-20. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad a'r cynllun gweithredu wedi'u llunio ym mis Gorffennaf yn erbyn y dystiolaeth orau sydd ar gael ac efallai y bydd angen adolygu'r camau a gynlluniwyd yng ngoleuni'r trafodaethau sy'n dod i'r amlwg ynghylch rhoi'r gorau i ERW a model ERW yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer 2019/20.

Cafodd y Cyd-bwyllgor adroddiad a fanylai ar ganfyddiadau'r adolygiad blynyddol o drefniadau llywodraethu ar gyfer Consortiwm ERW 2019-20. Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-bwyllgor fod yr adroddiad a'r cynllun gweithredu wedi'u llunio ym mis Gorffennaf yn erbyn y dystiolaeth orau sydd ar gael ac efallai y bydd angen adolygu'r camau a gynlluniwyd yng ngoleuni'r trafodaethau sy'n dod i'r amlwg ynghylch rhoi'r gorau i ERW a model ERW yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer 2019/20.

Nid oedd dim materion brys i'w trafod.