Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau
Dydd Iau, 9fed Mehefin, 2016 10.00 yb

Lleoliad: Siambr a Rhag-Ystafell, - 3 Heol Spilman, Caerfyrddin. SA31 1LE.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd  E-bost: democraticservices@carmarthenshire.gov.uk Tel 01267 224028

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr G. Davies, J.S. Edmunds, A. Lenny, R. Thomas a L.M. Stephens, Aelod o’r Bwrdd Gweithredol (Adnoddau Dynol, Effeithlonrwydd a Chydweithio).

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL

Cofnodion:

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

 

3.

DATGAN CHWIPIAID PLAID SYDD WEDI EU GWAHARDD

Cofnodion:

Ni chafwyd dim datganiadau ynghylch chwip waharddedig.

 

4.

CWESTIYNAU CYHOEDDUS

Cofnodion:

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

 

5.

ADOLYGIAD YNGHYLCH CYLLID TRYDYDD SECTOR pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

          Ymhellach i gofnod 4 y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Ebrill 2015, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad diweddaru ynghylch canfyddiadau'r Adolygiad o Gyllid i'r Trydydd Sector. Manylai'r adroddiad hefyd ar y trefniadau o ran trosglwyddo o'r Tîm TIC i swyddogaeth ganolog newydd er mwyn cyflawni argymhellion yr adolygiad.

 

Er bod targed wedi'i osod o leihau'r cyllid i'r 3ydd sector gan £1 filiwn, roedd yn anodd dylanwadu ar rai meysydd gwariant lle'r oedd y gwasanaethau yn rhai statudol ac yn ymateb i anghenion. Fodd bynnag, clustnodwyd gostyngiadau o £742,075 (neu 34%) o ganlyniad i drafodaeth gynnar â'r sefydliadau a chodi ymwybyddiaeth ynghylch y prosiect. Roedd mwyafrif y gostyngiadau wedi'u cynnwys yng Nghyllideb pob adran ar sail Blaenoriaethau a, chan edrych ymlaen, roedd gostyngiadau pellach o £285,000 yn y 3ydd sector eisoes wedi'u clustnodi i’w cyflawni yn 2016/17 a £164,000 yn 17/18.

 

Croesawodd yr aelodau yr adroddiad a'r arbedion a gyflawnwyd, ac fe'u sicrhawyd eu bod wedi digwydd mewn meysydd lle'r oedd canlyniadau yn cael eu dyblygu. Byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am ddatblygiadau pellach.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·       Roedd sefydliadau yn cael gwybod am yr angen i fod yn fwy cynaliadwy ac yn llai dibynnol ar gymorth gan yr awdurdod lleol a chyflëwyd hyn mewn diwrnodau agored gyda'r Trydydd Sector;

·       Croesawodd yr aelodau y syniad o fap yn dangos lleoliad sefydliadau'r Trydydd Sector yn y sir;

·       Roedd yr aelodau o'r farn y dylent gael eu cynrychioli ar y ‘Panel Her’ arfaethedig ar y sail mai nhw oedd yn debygol o fod yn atebol am unrhyw benderfyniadau i dorri neu leihau cyllid i sefydliadau. Mewn ymateb, nodwyd y byddai'r Panel Her yn parhau i adolygu'r gwariant ar y Trydydd Sector ac na fyddai unrhyw benderfyniadau i dorri cyllid yn cael eu gwneud heb gael cymeradwyaeth gan yr Aelodau;

·       Gofynnwyd a oedd y gostyngiad mewn cyllid hefyd wedi arwain at newidiadau o ran ansawdd ac amrywiaeth y gwasanaethau a ddarperir, er anfantais bosibl i ddefnyddwyr gwasanaethau, yn enwedig lle'r oedd yr awdurdod wedi derbyn y fath wasanaethau yn ôl yn fewnol unwaith eto. Awgrymwyd y gellid rhoi darlun cliriach i'r Aelodau o'r hyn a gyflawnwyd o ganlyniad i'r gostyngiadau mewn cyllid a glustnodwyd.

 

PENDERFYNWYD

5.1 cymeradwyo'r adroddiad cynnydd a'r argymhellion a gynhwysir ynddo;

5.2 bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am benderfyniadau'r Panel Her.      

 

 

6.

ADRODDIAD BLYNYDDOL 2015/16 YNGHYLCH TROSGLWYDDO ASEDAU pdf eicon PDF 75 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ymhellach i gofnod 5 y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Ebrill 2015, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r diweddariad blynyddol ar y cynnydd o ran Trosglwyddo Asedau Cymunedol.

Er bod cynnydd da yn cael ei wneud gyda Chynghorau Tref a Chymuned amrywiol, cafwyd oedi yn y broses yn bennaf o ganlyniad i faterion cyfreithiol, yn benodol tir mewn ymddiriedolaeth, cyflwr gwael asedau ac amharodrwydd i dderbyn asedau y tybir eu bod yn rhwymedigaethau hyd nes yr ymdrinnir â'r holl faterion sydd heb eu datrys, pa un a ydynt yn gysylltiedig yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol â'r eiddo, cyn gwneud unrhyw drosglwyddiad. Roedd yr Is-adran Eiddo, gan weithio gyda swyddogion o bob rhan o'r Cyngor, yn parhau i ganolbwyntio eu hymdrechion ar symud ymlaen â throsglwyddiadau er mwyn sicrhau bod gwasanaethau a darpariaeth sy'n bwysig i gymunedau lleol, ar gyfer defnyddwyr presennol ac yn y dyfodol, yn cael eu cadw.

 

Nodwyd y byddai'r Bwrdd Gweithredol, yn ei gyfarfod ar 20 Mehefin 2016, yn rhoi ystyriaeth i adroddiad a amlinellai'r sefyllfa o ran cyfleusterau hamdden, yn dilyn y dyddiad cau ar gyfer derbyn Mynegiannau o Ddiddordeb, sef 31 Mawrth 2016. Byddai'r adroddiad yn tynnu sylw at yr eiddo na fynegwyd diddordeb mewn perthynas â nhw ac yn ceisio penderfyniad ynghylch y broses a'r amserlen ar gyfer ymdrin â'r asedau hyn yn y dyfodol, ynghyd ag argaeledd Grantiau Cynnal a Chadw yn y dyfodol.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·       Mynegwyd pryderon ynghylch yr oedi, ar y ddwy ochr, a oedd yn gysylltiedig â phrosesau cyfreithiol, a'r gobaith oedd y byddai'r ffaith bod yr Awdurdod wedi penodi dau gyfreithiwr newydd yn ddiweddar yn helpu o ran mynd i'r afael â'r mater;

·       Mewn ymateb i ymholiad, nodwyd nad oedd polisi o ran gwaredu unrhyw barciau neu leoedd chwarae at ddefnydd heblaw chwaraeon neu at ddefnydd gan un sefydliad yn unig, ond byddai'n rhaid i'r Bwrdd Gweithredol ystyried y defnydd yn y dyfodol lle nad oedd mynegiannau o ddiddordeb, er y byddai hyn yn fater i ymgynghori yn ei gylch;

·       Mynegwyd pryder y byddai'n rhaid i'r Awdurdod barhau i gynnal a chadw darnau o dir nas trosglwyddwyd hyd yn oed os na fyddent yn cael eu defnyddio mwyach;

·       Mewn ymateb i sylw, nodwyd bod effaith Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol [Cymru] 2015 ar y Polisi Trosglwyddo Asedau, a'i pherthnasedd iddo, yn cael eu hystyried, a dywedwyd wrth y Pwyllgor fod templedi ar gyfer adroddiadau yn cael eu diwygio hefyd i adlewyrchu ei goblygiadau;

·       Rhoddodd Pennaeth Eiddo sicrwydd i'r aelodau y byddid yn ymgynghori â nhw ynghylch unrhyw gynigion o ran gwaredu asedau di-angen at ddibenion cymunedol yn eu wardiau. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd.

 

7.

DIWYGIADAU I BOLISI DEFNYDD A MONITRO E-BOST pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a fanylai ar newidiadau arfaethedig i Bolisi Defnyddio'r E-bost a Monitro Hynny, a oedd yn diffinio polisi Cyngor Sir Caerfyrddin ynghylch defnydd effeithiol a phriodol o'r e-bost, er mwyn iddo gyflawni'r rhwymedigaethau statudol.

 

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·       Mynegwyd pryder ar ran aelodau'r Pwyllgor Cynllunio a'r Pwyllgor Trwyddedu a oedd yn aml yn derbyn negeseuon e-bost diofyn gan ffynonellau allanol mewn cysylltiad â cheisiadau cynllunio a thrwyddedu;

·       Roedd yr adain TG yn ymchwilio i reoli negeseuon e-bost SBAM. Roedd yr Awdurdod eisoes yn monitro testun yn awtomataidd er mwyn sicrhau bod modd gwirio atodiadau am firysau a allai fod yn niweidiol i systemau'r Cyngor;

·       Awgrymwyd y dylai'r broses o hidlo testun e-bost fod yn gallu canfod nid yn unig iaith anweddus ond bygythion neu faterion diogelwch, yn enwedig yng ngoleuni'r bygythion bom a dderbyniwyd gan ysgolion lleol yn ddiweddar.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

7.1 cymeradwyo'r newidiadau i Bolisi Defnyddio'r E-bost a Monitro Hynny;

7.2 bod adroddiad yn cael ei gyflwyno bob blwyddyn i ddangos sawl gwaith y mae negeseuon e-bost wedi cael eu holrhain.

 

8.

POLISI AR DDEFNYDD O DDYFEISIADAU SYMUDOL pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad ynghylch y bwriad i gyflwyno Polisi ynghylch Defnyddio Dyfeisiau Symudol, a fyddai'n cynnig arweinyddiaeth gref a chlir ynghylch y defnydd o ddyfeisiau symudol gan staff ac aelodau etholedig Cyngor Sir Caerfyrddin.

 

Yn sgil ei ymgyrch i sicrhau bod y gweithlu yn symudol, cafwyd cynnydd sylweddol yn nifer y dyfeisiau symudol a ddefnyddir yng Nghyngor Sir Caerfyrddin, a oedd yn sicrhau mwy o hyblygrwydd i'r aelodau etholedig a'r staff gyrchu systemau amrywiol y Cyngor. Gan fod mwyfwy o bwyslais ar drefniadau gweithio mwy symudol, yr oeddid yn disgwyl y byddai cynnydd parhaus o ran nifer y dyfeisiau symudol fyddai'n cael eu defnyddio.

 

Mynegodd rhai aelodau bryder a rhwystredigaeth am nad oeddent yn gallu cysylltu â rhwydwaith y Cyngor ar eu dyfeisiau personol a'u bod felly yn gorfod cario nifer o lechi a ffonau o amgylch er mwyn iddynt gyflawni eu dyletswyddau yn effeithlon. Cyfeiriodd y swyddogion at faint o wybodaeth sensitif a gedwir ar rwydwaith y Cyngor a allai fod mewn perygl ac yn agored i fygythion allanol pe bai ar gael ar ddyfais nad oedd gan yr Awdurdod reolaeth drosti. At hynny, pe bai ipad a ddarparwyd gan y Cyngor yn cael ei golli, gallai'r Cyngor ddileu'r wybodaeth a gadwyd arno o bell, fel na fyddai modd i eraill ei gweld. Awgrymwyd y gellid ymchwilio i'r mater o ddarparu iphones yn hytrach nag ipads ar gyfer aelodau y byddai'n well ganddynt gael dyfais lai. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Polisi ynghylch Defnyddio Dyfeisiau Symudol.

 

 

9.

ADRODDIAD BLYNYDDOL (2015/16) A CHYNLLUN GWELLA (2016/17) - DRAFFT pdf eicon PDF 72 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddwyd drafft o'r Adroddiad Blynyddol a Chynllun Gwella cyfun (ARIP) gerbron y Pwyllgor, a oedd yn cynnwys crynodeb o berfformiad y Cyngor yn ystod 2015/16 ac amlinelliad o'r blaenoriaethau gwella ar gyfer 2016/17. Nododd y Pwyllgor fod llunio'r ARIP yn ofyniad statudol a'i fod yn rhoi cyfle i'r Cyngor adolygu, monitro, a myfyrio ar ei berfformiad. Hefyd nododd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol i'r Cyngor gyhoeddi ei Gynllun Gwella cyn gynted ag oedd yn rhesymol ymarferol ar ôl dechrau'r flwyddyn ariannol (h.y. Ebrill 1af) a hefyd gyhoeddi Adroddiad Blynyddol ar berfformiad yn y gorffennol erbyn diwedd mis Hydref bob blwyddyn.

 

Gan ymateb i ymholiad ynghylch faint o'r rheiny a ymatebodd i'r arolwg ar dlodi gwledig oedd yn dod o ardaloedd gwledig, cytunodd y swyddogion i geisio eglurhad. Mynegwyd pryder y gallai ardaloedd gwledig Sir Gaerfyrddin fod ar eu colled oherwydd, dan feini prawf Ewropeaidd a Llywodraeth Cymru, fod rhai wardiau trefol yn cael eu hystyried yn ‘wledig’ hefyd.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

9.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

9.2       bod y drafft o Adroddiad Blynyddol 2015/16 a Chynllun Gwella 2016/17 yn cael ei gymeradwyo a'i gyfeirio at y Bwrdd Gweithredol.

 

10.

BLAENRAGLEN WAITH Y PWYLLGOR CRAFFU POLISI AC ADNODDAU AR GYFER 2016/17 pdf eicon PDF 73 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor adroddiad a oedd wedi'i baratoi i lywio datblygiad blaenraglen waith y Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau am 2016/17, yn dilyn cyfarfod anffurfiol ar 3ydd Mai 2016. Nododd aelodau'r Pwyllgor ei bod yn ofynnol i ddatblygu a chyhoeddi blaenraglen waith flynyddol, a glustnodai'r materion a'r adroddiadau oedd i'w hystyried yn ystod blwyddyn y Cyngor.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Flaenraglen Waith am 2016/17 yn cael ei chadarnhau.