Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr T.A.J. Davies, J.S. Edmunds, J.G. Prosser a H.E. Evans [Yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol dros yr Amgylchedd].

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad am effaith pandemig Covid-19 ar yr Is-adran Eiddo o safbwynt Craffu - Polisi ac Adnoddau h.y: Cynnal a Chadw nad yw'n ymwneud â Thai. Wrth asesu effaith y pandemig ar y gwasanaeth hwn, helpodd yr adroddiad hefyd i lywio sut y gellid ei ailosod a gwella rhagor ar y ffordd câi ei ddarparu yn y dyfodol.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       O ran y gwersi a ddysgwyd dros y misoedd diwethaf, roedd y defnydd o TGCh a systemau i reoli data yn yr is-adran wedi cynyddu ynghyd â chyfleoedd i ddefnyddio data amser real i reoli contractwyr a'r gweithlu mewnol er mwyn sicrhau bod gwaith yn cael ei gyflawni'n effeithiol ac yn effeithlon. Wrth symud ymlaen, roedd yr Is-adran yn edrych ar sut y gallai adeiladu ar hyn er mwyn cyflwyno gweithio mwy symudol a gwella gweithio cartref ymhellach ynghyd â datblygu aml-swyddogaethau gydag Adran yr Amgylchedd;

·       Byddai adolygiad o eiddo'r Awdurdod i nodi eiddo nad oedd eu hangen mwyach er mwyn darparu gwasanaethau, fel y gellid lleihau'r baich o ran y cyllid cyfyngedig oedd ar gael ar gyfer gwaith cynnal a chadw;

·       Cyfeiriwyd at y ffaith fod llawer o weithio ar draws adrannau wedi bod yn ystod y pandemig, a barnwyd y dylid cadw cyfleoedd o'r fath lle roeddent wedi bod yn fuddiol o ran darparu gwasanaethau; roedd hyn yn destun adolygiad TIC ar hyn o bryd.  Cydnabuwyd hefyd fod angen i'r Awdurdod sicrhau bod defnydd llawn yn cael ei wneud o'r holl offer a chyfarpar oedd yn eiddo i'r Cyngor. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad, a gyflwynwyd gan yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – y Dirprwy Arweinydd, am effaith pandemig Covid-19 ar yr Is-adran Polisi Corfforaethol a TGCh, a'r gwaith oedd wedi digwydd i gefnogi'r Awdurdod a thrigolion Sir Gaerfyrddin.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       Cyfeiriwyd at yr adborth cadarnhaol gan y cyhoedd yn dilyn cyflwyno'r system apwyntiadau ar-lein ar gyfer ymweld â'r depos gwastraff cartref o ganlyniad i'r pandemig. Oherwydd ei llwyddiant, roedd yn bosibl y byddai'r system yn cael ei gwneud yn un barhaol;

·       Atgoffwyd yr Aelodau o 'Dull Cwmwl yn Gyntaf' yr Awdurdod y cyfeiriwyd ato yn y Strategaeth Trawsnewid Digidol a lansiwyd yn 2017, a oedd wedi ei alluogi i ymdopi â heriau pandemig Covid. Roedd nifer sylweddol o systemau TG cefn swyddfa'r Awdurdod eisoes 'yn y cwmwl' a oedd yn eu gwneud yn fwy cynaliadwy a chydnerth wrth symud ymlaen. Roedd yr Awdurdod yn awyddus i sicrhau y gallai'r cyhoedd gyrchu cynifer o wasanaethau a data ar-lein ag oedd yn bosibl megis y system apwyntiadau ar gyfer gwastraff cartref y cyfeirir ato uchod;

·       Rhagwelid y byddai'r polisi dod â'ch dyfais eich hun yn cael ei ymestyn i'r Aelodau maes o law;

·       Cyfeiriwyd at yr 80 o ipads a ddarparwyd i gartrefi gofal ar ddechrau'r pandemig a hysbyswyd yr Aelodau mai'r bwriad oedd cynyddu'r nifer hwn, gwella wi-fi i breswylwyr lle bo'n bosibl, a darparu setiau teledu clyfar. Roedd yr Awdurdod yn dal i weithio'n agos gyda Llesiant Delta;

·       Ailadroddwyd bod angen mynd i'r afael â'r ardaloedd hynny yn Sir Gaerfyrddin lle roedd cysylltedd â'r rhyngrwyd yn wael. Cyfeiriwyd at fenter gan Lywodraeth Cymru lle gallai trigolion a busnesau gwledig yng Nghymru â chyflymder band eang o lai na 30 Mbps fod yn gymwys i gael arian ychwanegol tuag at y gost o osod band eang a all ymdopi â gigabit yn eu hadeiladau pan fyddant yn rhan o brosiect gr?p;

·       Cyfeiriwyd at bwysigrwydd canolfannau Hwb yng nghanol y dref, yn enwedig i bobl oedd heb fynediad i wasanaethau ar-lein. Mynegwyd y farn y dylid ymestyn cyfleusterau tebyg i'r ardaloedd gwledig;

·       Cynghorwyd yr Aelodau i gysylltu â'r is-adran TGCh os oeddent yn ymwybodol o unrhyw achosion lle nad oedd gan blant ysgol fynediad i gyfrifiadur at ddibenion gweithio gartref;

·       Rhagwelid y byddai'r cynnydd sylweddol yn nifer y bobl oedd yn ymuno â gwasanaethau'r cyngor ar-lein drwy 'Fy Nghyfrif' yn arwain at werthusiad o'r arbedion effeithlonrwydd y gellid eu gwneud o ganlyniad i hynny, ynghyd â phatrymau gwaith;

·       Mewn ymateb i gwestiwn, y gred oedd bod partneriaid y Cyngor, fel y Bwrdd Iechyd a'r Heddlu, heb fuddsoddi mewn seilwaith TG i'r un graddau ac roedd llawer o'u staff wedi methu gweithio gartref yn ystod y pandemig;

·       Dywedwyd wrth yr Aelodau fod gwe-lywio gwefan y Cyngor yn cael ei fonitro'n barhaus gyda golwg ar wella profiad y cwsmer ac roedd cyflwyno cyfleuster 'Ffefrynnau' yn cael ei ystyried.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad gan yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – Dirprwy Arweinydd ar effaith pandemig Covid-19 ar y Gwasanaeth Rheoli Pobl a'r gwaith a oedd wedi'i wneud i gefnogi staff a thrigolion Sir Gaerfyrddin. Wrth asesu effaith y pandemig ar y gwasanaeth hwn, helpodd yr adroddiad hefyd i lywio sut y gellid ei ailosod a gwella rhagor ar y ffordd câi ei ddarparu yn y dyfodol.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod gwaith tîm TIC wedi'i atal er mwyn i'r staff gael eu had-leoli i gynorthwyo mewn meysydd eraill fel trefnu parseli bwyd yn ystod y pandemig;

·       O ganlyniad i newid patrymau gwaith oherwydd y pandemig, gan gynnwys gweithio gartref, byddai gofynion lle swyddfa yn y dyfodol yn cael eu hasesu gan ystyried hefyd y rhaglen gweithio ystwyth. Cyfeiriwyd at ddisgwyliad Llywodraeth Cymru bod o leiaf 30% o dimau gweinyddol y Cyngor yn gweithio yn eu cartref neu'n agos ato, ac roedd yn amlwg bod disgwyl i'r dulliau newydd o weithio yn sgil y pandemig barhau lle y bo'n bosibl, gan ystyried menter y 10 Tref hefyd;

·       O ran y canolfannau Hwb yn y 3 prif dref, dywedwyd bod canolfannau symudol ar waith ar hyn o bryd, fel rhan o'r fenter 10 Tref, a oedd ar y cyfan yr un peth â llwybrau'r llyfrgelloedd teithiol yn yr ardaloedd gwledig;

·       O ran absenoldeb salwch, roedd llai o'i gymharu â'r un adeg y llynedd a byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno maes o law. Ynghyd â'r is-adran TG roedd ffrwd covid byw wedi'i ddatblygu a oedd yn cael ei ddiweddaru'n barhaus gyda manylion salwch staff. Mantais hyn oedd bod staff yn gallu gweithio mewn meysydd eraill a allai fod dan bwysau oherwydd salwch staff;

·       Sicrhawyd yr Aelodau bod mecanweithiau a pholisïau ar waith, gan gynnwys creu hyrwyddwyr llesiant, i sicrhau bod pob gweithiwr yn cael ei gefnogi yn ei rôl p'un a oedd yn gweithio gartref neu mewn swyddfa;

·       Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol [Rheoli Pobl] y byddai'n anfon y wybodaeth i'r aelodau pan geid gwybod beth oedd y rhesymau dros yr amrywiadau mewn gwariant ar weithwyr asiantaeth a gweithwyr achlysurol ar draws yr awdurdod. Cytunodd hefyd i gyflwyno, yn un o gyfarfodydd y dyfodol, adroddiad yr oedd wedi'i gwblhau a oedd yn canolbwyntio ar weithwyr achlysurol a gweithwyr asiantaeth;

·       Yn unol â'r dulliau newydd o weithio, roedd strategaeth gyfathrebu fewnol newydd hefyd yn cael ei datblygu, a'r gobaith oedd y byddai ar waith cyn bo hir;

·       Nodwyd bod 91 o staff ar ffyrlo ar hyn o bryd, yn bennaf yn y gwasanaethau hamdden;

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad gan yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – yr Arweinydd, y gwasanaethau cyfreithiol a phridiannau tir, a'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – Dirprwy Arweinydd, gwasanaethau democrataidd, ar effaith pandemig Covid-19 ar yr Is-adran Gweinyddiaeth a'r Gyfraith a'r heriau a wynebir. Wrth asesu effaith y pandemig ar y gwasanaeth hwn, helpodd yr adroddiad hefyd i lywio sut y gellid ei ailosod a gwella rhagor ar y ffordd câi ei ddarparu yn y dyfodol.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       Nodwyd y byddai'r Awdurdod yn ceisio ymestyn y defnydd o ddronau pan fyddai materion preifatrwydd wedi'u datrys;

·       Roedd y ffaith nad oedd y canllawiau a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru yn ystod y pandemig bob amser wedi dilyn y rheoliadau, a oeddynt eu hunain yn cael eu cyhoeddi ar fyr rybudd yn aml a chyda diwygiadau pellach, wedi cyflwyno heriau o ran dehongli gan adran y gyfraith ar ran yr Awdurdod;

·       O ran y gwersi a ddysgwyd yn ystod y pandemig o ran dulliau o weithio yn y dyfodol, roedd yn amlwg bod y tîm wedi dangos ei fod yn gallu darparu gwasanaeth tra bo staff yn gweithio gartref, er bod angen gweithio o swyddfa i ddelio â rhai materion;

·       Er bod cyfarfodydd wedi'u canslo ar ddechrau'r pandemig, roedd y Pwyllgorau bellach yn cyfarfod yn rheolaidd yn rhithwir, a rhagwelid y gallai fod yn bosibl cynnal cyfarfodydd hybrid yn y dyfodol lle gallai aelodau a swyddogion fynychu naill ai'n bersonol neu drwy'r rhyngrwyd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad a gyflwynwyd gan yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – Arweinydd, marchnata a'r cyfryngau, a'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol – Adnoddau, gwasanaethau cwsmeriaid, ar effaith pandemig Covid-19 ar yr Is-adran Marchnata a'r Cyfryngau a'r gwaith a wnaed gan y tîm i ddosbarthu gwybodaeth ddwyieithog i holl drigolion a busnesau Sir Gaerfyrddin. Wrth asesu effaith y pandemig ar y gwasanaeth hwn, helpodd yr adroddiad hefyd i lywio sut y gellid ei ailosod a gwella rhagor ar y ffordd câi ei ddarparu yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

[HYD Y CYFARFOD

Am 1:00pm wrth ystyried yr eitem hon, tynnwyd sylw'r Pwyllgor at Reol Sefydlog 9 'Hyd Cyfarfod', ac at y ffaith bod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo ers 3 awr. Felly

PENDERFYNWYD bod y Rheolau Sefydlog yn cael eu rhoi o'r neilltu dros dro er mwyn gallu ystyried yr eitemau oedd yn weddill ar yr agenda.]

Cyflwynodd yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol dros Adnoddau Adroddiad Monitro Cyllideb Gorfforaethol yr Awdurdod ac adroddiadau adrannol y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol fel yr oeddent ar 31 Awst 2020 mewn perthynas â blwyddyn ariannol 2020/21. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys atodiad a oedd yn rhoi manylion Monitro Arbedion 2020-21.

Cyfeiriwyd at anghysondeb yn ymwneud â'r Adran Cymunedau oedd yn deillio o ddau drosglwyddiad hwyr nad oeddent wedi'u trosglwyddo i'r prif amrywiannau. Roedd y rhain yn ymwneud â symud £100k rhwng taliadau uniongyrchol yng nghyllidebau pobl h?n a thaliadau uniongyrchol mewn cyllidebau anableddau corfforol a throsglwyddo £59k o grant byw'n annibynnol Cymru i daliadau uniongyrchol anableddau corfforol. Er na fyddai hyn yn newid y gwariant a ragwelwyd, byddai rheolaeth ychwanegol, o ganlyniad, yn cael ei chynnwys yn y templed monitro. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cyflwynodd yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol - Arweinydd gofnodion cyfarfod Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Sir Gaerfyrddin a gynhaliwyd ar 6 Gorffennaf 2020.Roedd yn ofynnol o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 fod Pwyllgor Craffu - Llywodraeth Leol penodol yn cael ei benodi i graffu ar waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Yn Sir Gaerfyrddin, penodwyd Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau y Cyngor fel y Pwyllgor Craffu perthnasol.

Cytunodd y Swyddog Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth y byddai'n canfod pwy oedd yr aelodau ar Gyngor Partneriaeth Cymru Gyfan, a sefydlwyd gan Lywodraeth Cymru, yn eu cynrychioli.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a gynhaliwyd ar 6ed Gorffennaf 2020.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau am flwyddyn y cyngor 2019/20 a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar waith y Pwyllgor gan gynnwys:-

·       Trosolwg ar y Rhaglenni Gwaith Craffu

·       Y materion allweddol a ystyriwyd

·       Materion oedd wedi'u cyfeirio at y Bwrdd Gweithredol neu Bwyllgorau Craffu Eraill neu ganddynt

·       Presenoldeb yr Aelodau yn y cyfarfodydd

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith ar gyfer gweddill 2020/21 a baratowyd yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor sy'n ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Craffu ddatblygu a chyhoeddi blaenraglen waith bob blwyddyn gan glustnodi materion ac adroddiadau sydd i'w hystyried mewn cyfarfodydd yn ystod blwyddyn y cyngor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau ar gyfer gweddill 2020/21.  

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2020 yn gofnod cywir.