Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr T. Bowen, A.W. Jones, A. Lenny a R. Thomas.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Ni chafwyd dim datganiadau ynghylch chwip waharddedig.

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

Cafodd y Pwyllgor restr o eitemau ar gyfer y dyfodol i'w hystyried yn ei gyfarfod nesaf sydd i'w gynnal ar 16 Mawrth 2016.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r rhestr o eitemau ar gyfer y dyfodol.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar y cynnydd a wneir gan y Cyngor o ran gweithredu a chydymffurfio â'r 170 o Safonau newydd y Gymraeg a dderbyniwyd gan Gomisiynydd y Gymraeg ar 15 Medi erbyn y terfynau amser dynodedig, sef naill ai 30 Mawrth 2016 neu 30 Medi 2016.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·        Cyfeiriwyd at fwriad y Cyngor i apelio yn erbyn gosod safonau rhif 27CH, 28 a 73 a cheisio gosod safonau 27D, 29 a 74, yn y drefn honno, yn eu lle, er mwyn caniatáu ar gyfer darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd pan fyddai'r Cyngor yn cyfarfod ag unigolion a ddymunai siarad Cymraeg. Mynegwyd cefnogaeth i'r apêl ar y sail yr ystyrir ei bod yn bwysig bod pobl yn cael cyfle i ddefnyddio eu dewis iaith mewn cyfarfodydd gyda'r Cyngor, a bod darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o gymorth yn y cyswllt hwnnw.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor, gan fod rhai o safonau terfynol y Cyngor a dderbyniwyd gan y Comisiynydd yn caniatáu ar gyfer defnyddio gwasanaeth cyfieithu ar y pryd, fod yr apêl ond yn ceisio sicrhau cysondeb wrth eu gweithredu. Pe bai'r apêl yn cael ei chaniatáu, byddai'r safonau diwygiedig yn galluogi'r Cyngor i drosglwyddo neges gyson i'w staff a defnyddwyr gwasanaethau ynghylch ei ddisgwyliadau pan mae cyfarfodydd yn cael eu trefnu.

·        Cyfeiriwyd at y ffaith bod pob un o'r 22 awdurdod lleol unedol yng Nghymru wedi derbyn setiau gwahanol o safonau gan y Comisiynydd. Er y derbyniwyd bod gan bob awdurdod lefelau sgiliau gwahanol, mynegwyd barn y dylai'r safonau gael eu gweithredu mewn modd cyson ledled Cymru.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor, er bod pob awdurdod wedi derbyn setiau gwahanol o safonau, fod cydymffurfio â nhw yn ofyniad cyfreithiol ac y byddai eu gweithredu yn her i'r holl awdurdodau. Felly, roedd yn bwysig bod gan y Cyngor gefnogaeth ei staff a'r cyhoedd i hybu'r cynigion y gellid eu cyflawni dros amser. Nodwyd bod y Comisiynydd hefyd yn bwriadu i'r holl gyrff cyhoeddus yng Nghymru weithredu'n unol â'r un set o safonau dros amser. Yn y cyswllt hwnnw, awdurdodau unedol oedd y garfan gyntaf o gyrff cyhoeddus y byddai'r safonau yn berthnasol iddynt; byddai carfanau dilynol yn cynnwys cyrff cyhoeddus eraill, gan gynnwys yr awdurdodau iechyd a'r gwasanaethau brys, ac ati.

·        Er bod y safonau newydd i'w croesawu a bod darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd yn bwysig iddynt, atgoffwyd y Pwyllgor fod goblygiadau o ran costau ynghlwm wrth eu gweithredu. O ran Sir Gaerfyrddin, roedd hynny'n golygu cynnwys cynnig twf am £200,000 yn y gyllideb refeniw ar gyfer 2016/17 i gyllido cost cyfieithwyr ychwanegol. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y Bwrdd Gweithredol, yn ei gyfarfod ar 1 Chwefror 2016, wedi cymeradwyo darparu'r cyllid ychwanegol. Byddai'r arian yn dod o setliad cyllideb refeniw'r Cyngor gan Lywodraeth Cymru yr oedd y gostyngiad ynddo yn llai na'r hyn a ddisgwyliwyd yn wreiddiol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar y cynnydd a wneir o ran gweithredu Strategaeth TGCh y Cyngor ar gyfer 2015-18, fel y cymeradwywyd gan y Bwrdd Gweithredol yn ei gyfarfod ar 15 Rhagfyr 2014, mewn perthynas â'r pum thema ganlynol:

Thema 1 - Rhoi gwell mynediad at wasanaethau'r Cyngor i ddinasyddion,

Thema 2 – Hyrwyddo Cynhwysiad Digidol,

Thema 3 – Cefnogi Effeithlonrwydd Busnes,

Thema 4 – Rhannu gwybodaeth ac 'uno' gwasanaethau

Thema 5 – Cefnogi Ysgolion ac Addysg.

Nododd y Pwyllgor, ers Medi 2015, fod Cyd-bennaeth TGCh rhwng Cyngor Sir Caerfyrddin a Chyngor Sir Penfro, yn lle'r trefniant blaenorol gyda Heddlu Dyfed-Powys, ac o ganlyniad i'r trefniant newydd y gall fod angen adolygu'r Strategaeth TGCh bresennol.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·       Gan ymateb i gwestiwn ynghylch defnyddio Microsoft Skype ar gyfer busnes ac a ellid ei ddefnyddio ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor mewn perthynas â fideo-gynadledda, gyda'r aelodau yn cymryd rhan mewn cyfarfodydd gartref, dywedodd y Cyd-bennaeth TGCh, er bod hynny'n dechnolegol bosibl yn ôl pob tebyg, y byddai gofynion deddfwriaethol a gofynion eraill yn gysylltiedig â hynny ac y byddai gofyn ymchwilio i hynny cyn cyflwyno unrhyw gyfleuster o'r fath.

Mewn perthynas â'r uchod, gofynnwyd sut y gellid darparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd mewn cyfarfodydd lle'r oedd y cyfranogwyr mewn mannau gwahanol. Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth, er bod system cyfieithu ar y pryd bresennol y Cyngor yn gwbl ddwyieithog, y byddai angen rhoi ystyriaeth fanwl i'w hehangu i gynnwys y math o gyfarfodydd a awgrymwyd, o ran y math o dechnoleg a all fod ar gael a'i chost. Un enghraifft sy'n cael ei threialu gan Lywodraeth Cymru yn y cyswllt hwnnw ar hyn o bryd yw defnyddio cyfieithu peirianyddol Microsoft i gyfieithu testun o un iaith i'r llall.  

·       Gan ymateb i gwestiwn ynghylch y defnydd cynyddol o dechnoleg symudol fodern, e.e. ffonau symudol / llechi, i gyrchu gwasanaethau, dywedodd y Cyd-bennaeth TGCh fod y Cyngor yn ymchwilio i sut y gallai alluogi'r cyhoedd mewn modd cyfannol i gyrchu gwasanaethau'r Cyngor mewn ffordd sy'n hwylus iddyn nhw ac i'r Cyngor. Un mater sydd angen rhagor o sylw yn y cyswllt hwn yw awdurdodi dinasyddion a sicrhau bod unrhyw wybodaeth a gyrchir gan unigolion yn ddiogel. Pe bai hyn yn cael ei gyflwyno, byddai'n galluogi'r cyhoedd i gyrchu ystod ehangach o wasanaethau'r Cyngor.

·       Cyfeiriwyd at y posibilrwydd o orfod adolygu Strategaeth TGCh y Cyngor yng ngoleuni'r cydweithredu â Chyngor Sir Penfro. Ceisiwyd eglurhad ynghylch a oedd yr adolygiad hwnnw yn debygol o ddigwydd, neu pryd y byddai'n digwydd.

Dywedodd y Cyd-bennaeth TGCh fod adolygiad yn cael ei gynnal ar hyn o bryd i ganfod a fyddai unrhyw fudd o fynd ar drywydd cytundeb darpariaeth TGCh ffurfiol ar y cyd â Sir Benfro o ran arbedion effeithlonrwydd ac arbed costau. Yn y cyfamser, byddai'r Cyngor yn bwrw ymlaen â gweithredu ei strategaeth bresennol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn adolygu'r cynnydd a wneir o ran datblygu swyddogaeth gaffael y Cyngor. Hefyd, roedd yn nodi bod Strategaeth Gaffael newydd yn cael ei datblygu drwy gr?p ffocws trawsbleidiol o aelodau (sy'n cynnwys cynrychiolwyr enwebedig o'r Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau) a bod ei hamseriad wedi'i rannu'n nifer o gerrig milltir allweddol sy'n cynnwys:

-        Y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol

-        Gwiriad Ffitrwydd Llywodraeth Cymru

-        Datganiad Polisi Caffael Llywodraeth Cymru

-        Cyfeiriad y Gwasanaeth Caffael yn y Dyfodol

-        Cynlluniau Gwaith Presennol ac yn y Dyfodol.

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

·        Cyfeiriwyd at dudalen 26 yr adroddiad ac at lefel siomedig yr arbedion a wnaed hyd yma drwy aelodaeth y Cyngor o'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC). Dwysawyd y pryder hwn mewn perthynas â'r contract tanwydd a negodwyd gan y GCC a allai gostio £35,000 ychwanegol i'r Cyngor ar adeg pan mae prisiau tanwydd yn cwympo.

Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael, er bod lefel yr enillion yn llai na'r hyn a ddisgwylid, un ffactor a oedd yn ychwanegu at y siom honno oedd yr ardoll o 0.45% sy'n berthnasol i gontractau'r GCC. Dywedodd fod y Cyngor wedi gwneud cytundeb pum mlynedd â'r GCC, sydd yn ei drydedd flwyddyn ar hyn o bryd, ac ar ddiwedd y pum mlynedd y byddai'r awdurdodau lleol mewn gwell sefyllfa i herio ei berfformiad. Yn ogystal, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal adolygiad o'r gwasanaeth ar hyn o bryd, ac yn archwilio meysydd sy'n cynnwys yr hyn y mae'r GCC wedi'i gynhyrchu, a yw'n talu amdano ei hun ac a yw'n rhoi budd i'w aelodau.

·        Cyfeiriwyd at lefel siomedig yr arbedion a wnaed hyd yma gan y Cyngor fel aelod o'r GCC a gofynnwyd a allai'r Cyngor gael ei eithrio o gontractau amrywiol.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael, er bod yr opsiwn hwnnw ar gael, y byddai'n rhaid i Fwrdd y GCC ganiatáu hynny, ac roedd yn teimlo mai anaml y byddai hynny'n cael ei gymeradwyo. Dywedodd hefyd, er bod y Cyngor yn aelod o'r GCC, ar adegau roedd wedi penderfynu peidio â bod yn rhan o gontractau amrywiol, e.e. darparu deunydd ysgrifennu a'r Fframwaith Ymgynghoriaeth Adeiladu.

·        Cyfeiriwyd at yr arbedion ariannol o £25,000 yr honnir bod y Cyngor wedi'u gwneud drwy fod yn aelod o'r GCC, a mynegwyd barn y dylai'r Cyngor, wrth ystyried gwneud contractau cenedlaethol, roi ystyriaeth i'w heffaith bosibl ar yr economi leol a mentrau bach a chanolig lleol.

Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael, er bod y Cyngor yn nhrydedd flwyddyn y contract pum mlynedd, y byddai angen iddo archwilio unrhyw fuddion a geir yn y dyfodol drwy barhau i fod yn aelod. Gallai hyn gynnwys yr effaith ar yr economi leol, sef ffactor y rhoddwyd ystyriaeth iddo pan benderfynodd y Cyngor fynd ar drywydd Fframwaith Contractwyr Rhanbarthol a pheidio â bod yn rhan o Gontract y GCC.

·        Cyfeiriwyd at yr arbedion o £74,000 a wnaed gan y Cyngor am ei  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Chwarterol ynghylch Rheoli'r Trysorlys a Monitro'r Dangosyddion Darbodaeth am y cyfnod rhwng 1af Ebrill a 31ain Rhagfyr 2015, er mwyn sicrhau bod y gweithgareddau yr ymgymerwyd â nhw yn gyson â gofynion Polisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2015-2016 a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 24 Chwefror 2015.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor, dros y cyfnod monitro o 9 mis, fod buddsoddiadau'r Cyngor wedi rhagori ar “gyfradd 7 niwrnod LIBID”, sef yr enillion meincnod ar gyfer Marchnadoedd Arian Llundain, drwy ennill llog o £0.220 miliwn, sydd £80,000 yn fwy na'r hyn y byddid wedi'i ennill o dan gyfradd LIBID.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiadmonitro.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Polisi a Strategaeth arfaethedig Rheoli'r Trysorlys 2016/17 ac atgoffwyd yr aelodau ei bod yn ofynnol i'r Cyngor, o dan ofynion Côd Ymarfer diwygiedig CIPFA ynghylch Rheoli'r Trysorlys, gynnal Polisi Rheoli'r Trysorlys a oedd yn manylu ar bolisïau ac amcanion ei weithgareddau rheoli'r trysorlys, a chymeradwyo Strategaeth Rheoli'r Trysorlys yn flynyddol cyn dechrau'r flwyddyn ariannol yr oedd yn ymwneud â hi. Hefyd, dan ddarpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2003, roedd yn ofynnol i'r Cyngor gymeradwyo ei Ddangosyddion Darbodaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer y flwyddyn ganlynol.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod y Bwrdd Gweithredol, yn ei gyfarfod ar 1 Chwefror 2016 wrth ystyried Polisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2016/17, wedi cyfeirio at y newidiadau diweddar yn aelodaeth y Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau, a'i fod wedi awgrymu bod aelodau'r Pwyllgor yn cael hyfforddiant diweddaru/gloywi ynghylch Swyddogaeth Rheoli'r Trysorlys. Yn unol â'r awgrym hwnnw, gwneir trefniadau i ddarparu hyfforddiant y byddai ymgynghorwyr rheoli trysorlys y Cyngor hefyd yn ei fynychu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Polisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2016/17 a'r atodiadau cysylltiedig.

Derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad ynghylch peidio â chyflwyno adroddiad craffu a nododd fod adolygiad TIC o'r trydydd sector wedi'i aildrefnu ac y byddai'n cael ei ystyried yn ei gyfarfod ar 24 Ebrill 2016.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 6 Ionawr 2016 gan eu bod yn gywir.